辦公室行政文員崗位操作手冊

辦公室行政文員崗位操作手冊辦公室行政文員崗位操作手冊辦公室行政文員崗位操作手冊辦公室人事行政主管崗位操作手冊一、崗位概述人事行政主管直屬部門:總經(jīng)辦直接上級:總經(jīng)理助理適用范圍:辦公室二、崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)一般性文件起草、資料撰寫等文書工作。2、負(fù)責(zé)各部門相關(guān)行政文書資料的匯總。3、負(fù)責(zé)辦公室衛(wèi)生管理等相關(guān)工作。4、負(fù)責(zé)協(xié)助組織和安排管理層會(huì)議，提供會(huì)議紀(jì)錄與整理。5、負(fù)責(zé)日常水果采購、生日員工聚餐、福利發(fā)放等相關(guān)事宜。6、負(fù)責(zé)公司季度活動(dòng)策劃及實(shí)施安排工作。7、負(fù)責(zé)公司各部門考勤制作及審核工作。8、負(fù)責(zé)辦公室辦公用品采購、資料柜資料補(bǔ)充、加油卡管理。9、負(fù)責(zé)銷售部人員名片印刷工作。10、負(fù)責(zé)辦公室報(bào)刊雜志的訂閱、快遞收發(fā)、固話繳費(fèi)的工作。11、負(fù)責(zé)公司人員招聘、入職培訓(xùn)、勞動(dòng)合同簽訂等工作。12、完成上級領(lǐng)導(dǎo)安排的其它臨時(shí)性工作。三、主要工作1、文件起草、資料撰寫等文書及建檔工作。2、相關(guān)會(huì)議通知、籌備、協(xié)助以及部分會(huì)議紀(jì)要工作。3、辦公用品、飲用水、報(bào)刊雜志、名片等物資的管理工作4、一般性外聯(lián)事務(wù)工作，如移動(dòng)公司、社區(qū)、物業(yè)、勞動(dòng)仲裁機(jī)構(gòu)等等。5、公司員工的考勤工作。6、完成每月績效考核等相關(guān)事宜。7、完成新員工招聘、入職、培訓(xùn)、簽訂勞動(dòng)合同等相關(guān)事宜。8、完成員工檔案的建立、更新、補(bǔ)充、存檔等相關(guān)事宜。四、輔助工作1、協(xié)助銷售部完成出差費(fèi)用的報(bào)銷等工作。2、協(xié)助財(cái)務(wù)部完成銀行對賬單及回執(zhí)單的領(lǐng)取。3、協(xié)助庫房完成產(chǎn)品資料的盤點(diǎn)、申請以及登記。4、協(xié)助嘉恩特公司完成一些文員工作。五、工作細(xì)則1、每日工作2.每周工作:(1)每天督促值日生打掃衛(wèi)生，衛(wèi)生情況偶爾抽查，不合格者處罰。(2)瀏覽招聘網(wǎng)站查看簡歷，對否和公司條件者主動(dòng)打電話了解具體情況并發(fā)送面試邀請函。(3)接待外來客戶以及應(yīng)聘者。(4)報(bào)刊雜物、快遞收發(fā)。(5)銷售部報(bào)銷票據(jù)的審核。(6)辦公室資料柜資料的整理及補(bǔ)充。(7）每天考勤的登記，銷售部如果做不到每天登記，至少每周要做一次考勤核對，保證其真實(shí)性。(8)做好新員工入職辦理、培訓(xùn)、電子檔案錄入等相關(guān)信息。(9)每周客戶短信的群發(fā)。3、每月工作：(1)匯總、編制公司各部門考勤；審核嘉恩特公司考勤。(2)當(dāng)月生日員工福利發(fā)放以及會(huì)餐安排。(3)加油卡油費(fèi)充值以及增值稅發(fā)票的開取。(4)查看員工登記表，對于離職、新進(jìn)員工信息及時(shí)增減更新，合同到期員工，及時(shí)續(xù)簽合同。(5)每個(gè)季度組織一次衛(wèi)生大掃除。4、每年工作:(1)參加公司一年一度公益活動(dòng)，植樹節(jié)。(2)參加公司年度工作總結(jié)大會(huì)。(3)訂閱公司所需的報(bào)刊雜志。(4)填寫父親節(jié)、母親節(jié)祝福賀卡以及禮品的郵寄。(5)員工福利：春節(jié)往返車票報(bào)銷及審核。六、行政文員崗位工作流程一、行政部門工作1、辦公室日常工作管理:2、員工考勤①督促并監(jiān)督員工準(zhǔn)點(diǎn)打卡。②與銷售部組長主動(dòng)核對前一日銷售部人員外出考勤。③每月2號前將電子版考勤導(dǎo)出分發(fā)至考勤員處做考勤，5號之前需定稿，部門領(lǐng)導(dǎo)需簽字交由行政部審核。8號之前行政部審核完畢交由總經(jīng)理處簽字。3、值日衛(wèi)生管理:①制定出衛(wèi)生執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。②制定出值日排班表，當(dāng)天值日生需按照衛(wèi)生執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，由行政部監(jiān)督，不合格者給與處罰。4、辦公用品采購①各部門所需物品需要書面打申請，由部門直接領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部，行政部根據(jù)上交的采購單進(jìn)行采購，口頭通知采購無效。②物品申請單需備注申請物品的數(shù)量、尺寸、大小、品牌等詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)。③采購時(shí)間為固定每月最后一周周五下午統(tǒng)一外出一次采購物品，包括辦公用品、日用品等。④小件物品由行政部保管，大件物品直接入庫，由庫房盤點(diǎn)并簽字。5、員工福利管理:①水果采購：每周一三五采購。水果品種以當(dāng)季水果為主。②生日員工禮品：當(dāng)月生日員工福利由行政部月初統(tǒng)一從財(cái)務(wù)部領(lǐng)取，發(fā)放以不超過員工生日為期限，需在行政部簽字方可領(lǐng)取。③生日員工聚餐:當(dāng)月生日員工人數(shù)接近10人左右則組織一次聚餐，如人數(shù)太少，則累計(jì)至次月一起。具體時(shí)間根據(jù)工作情況以及當(dāng)月生日員工及領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間確定。6、飲用水管理:①每年年初，由行政部統(tǒng)一采購一年水票，目前用量50桶/年，12元/桶。訂水電話：（可開普票）②公司飲水機(jī)兩臺，水桶有6個(gè)，固定一個(gè)水桶放在衛(wèi)生間儲(chǔ)水以備停水之需，當(dāng)只剩一桶飲用水時(shí)則有行政部負(fù)責(zé)打電話叫水，保證辦公室正常飲水。7、報(bào)刊雜志管理:①報(bào)刊、雜志到期后，提前告知總經(jīng)辦詢問是否續(xù)訂。②按日、按期接收各類報(bào)刊雜志。發(fā)生未收到所訂閱報(bào)刊雜志情形的，當(dāng)天上午即與訂閱單位(媒體/郵局)聯(lián)系，反映情況，并作善后處理。③每天上午10:30將各類報(bào)刊雜志統(tǒng)一集中收集到辦公室，并按各部門訂閱的報(bào)刊雜志歸類、整理。8、名片印刷:①名片的印刷統(tǒng)一由上海廣福廣告公司統(tǒng)一印刷，；TEL：②需印刷名片人員需提前半個(gè)月填寫名片申請單，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批簽字然后交由行政部。③QQ聯(lián)系廣告公司，提供名片印制人員姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式、數(shù)量、印刷質(zhì)量以及郵寄方式。④名片審核簽收。若發(fā)現(xiàn)名片有錯(cuò)誤或質(zhì)量達(dá)不到協(xié)議要求等問題的，則行政部須責(zé)成名片印制公司重新印制名片、⑤按次或定期（如每季度結(jié)算一次)據(jù)實(shí)與名片印制公司結(jié)算名片印制費(fèi)用，由行政部核對準(zhǔn)確無誤后填寫費(fèi)用申請，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，然后交財(cái)務(wù)部打款。9、文書工作(1)會(huì)議紀(jì)要工作:①參加辦公例會(huì)等會(huì)議，做好現(xiàn)場記錄，在會(huì)議當(dāng)天或次日完成會(huì)議紀(jì)要的撰寫。②會(huì)議紀(jì)要初稿先報(bào)總經(jīng)理助理處審閱、修改。③定稿后的會(huì)議紀(jì)要在規(guī)定期限內(nèi)發(fā)送至參會(huì)人員QQ郵箱。(2)文書、通知:①做好國家節(jié)假日放假通知安排；②辦公室一般性文件的起草工作（獎(jiǎng)罰通知），按照領(lǐng)導(dǎo)授意草擬；②文件起草后，報(bào)總經(jīng)理助理處審閱、修改。定稿后由行政文員發(fā)文。③發(fā)文文件需在辦公區(qū)公示欄公告。10、會(huì)務(wù)工作(1)參加會(huì)議:①必須參加的會(huì)議:辦公室會(huì)議、年終總結(jié)大會(huì)②代銷售文員參加的會(huì)議:在銷售文員不便時(shí)，代其參加銷售業(yè)務(wù)分析會(huì)、辦公例會(huì)，并做好會(huì)議記錄，撰寫、上報(bào)會(huì)議紀(jì)要。(2)會(huì)議籌備、協(xié)助:①會(huì)議通知:將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、需參會(huì)人員信息以微信形式群發(fā)。②會(huì)務(wù)籌備:會(huì)務(wù)場所現(xiàn)場準(zhǔn)備，有關(guān)會(huì)議資料的提前準(zhǔn)備，會(huì)議所需物品(如投影儀、投影筆、電腦、白板筆、水果等)的落實(shí)，會(huì)議簽到薄的準(zhǔn)備，等等。11、外聯(lián)工作(1)來訪、考察等的接待:①禮貌接待，第一時(shí)間做好茶水服務(wù)。②按領(lǐng)導(dǎo)要求準(zhǔn)備相關(guān)資料及禮品。③特殊來訪客戶提前準(zhǔn)備水果。(2)移動(dòng)/電信業(yè)務(wù)辦理(3)社區(qū)/物業(yè)相