檔案收集與整理

檔案收集與整理xxxxxxxx內(nèi)容一、檔案工作重要性.：?二、貫徹落實(shí)8號(hào)令.：.三、文件材料收集與整理一、檔案工作重要性.:?人類歷史空間相連，時(shí)間相續(xù)，成為不可分割的時(shí)空統(tǒng)一體。.:.維系這個(gè)時(shí)空統(tǒng)一體的事物，就是檔案。.:?檔案無處不在。結(jié)繩記事—甲骨金石--簡(jiǎn)牘縑帛一鐵券金冊(cè)一紙墨文書—音像制品一電子文件（檔案走過的歷程）檔案的概念...本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、?以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形成的歷史記錄。（《檔案法》第二條）...檔案archives:國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直?接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。（檔案工作基本術(shù)語DA/T1-2000)檔案的特點(diǎn).：.具有如下特點(diǎn)：（1）原始性---本質(zhì)屬性

(2)真實(shí)性(3)有效性?..甲骨檔案...?..甲骨檔案...石刻檔案...簡(jiǎn)牘檔案.羊皮檔案.：.紙質(zhì)檔案...聲像檔案...實(shí)物檔案?..電子檔案檔案的作用——存史 維權(quán) 資政 育人——存史 維權(quán) 資政 育人...憑證作用：口說無憑，立字為證。...參考作用：前事不忘，后事之師。...教育作用：以史為鑒，以史育人。.：.李瑞環(huán)為中央檔案館四十周年慶題詞：對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想。.：.胡錦濤：借助檔案，我們可以更好地了解歷史，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。...習(xí)近平：經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，離不開檔案與檔案工作。二、貫徹落實(shí)8號(hào)令

貫徹落實(shí)《規(guī)定》的意義.：.2006年12月18日，國(guó)家檔案局發(fā)布了第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，這是近年來國(guó)家檔案局發(fā)布的有關(guān)機(jī)關(guān)檔案工作的一個(gè)重要業(yè)務(wù)文件。認(rèn)真貫徹實(shí)施《規(guī)定》，對(duì)于正確界定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分文書檔案保管期限，及時(shí)開展檔案價(jià)值鑒定工作，確保國(guó)家檔案資源的齊全完整，具有重要意義。解決三個(gè)關(guān)鍵性問題（一） 明確歸檔范圍一是要克服重“紅頭文件”輕“非紅頭文件”的觀念。二是要以《規(guī)定》為約束，解決文件材料完整歸檔的問題。（二） 把握歸檔重點(diǎn)一為反映單位主要?dú)v史面貌的文件材料。二為反映單位行政管理、行政執(zhí)法活動(dòng)的重要文件材料。三為反映單位主要職能活動(dòng)的重要文件材料。四為反映單位人事活動(dòng)的文件材料。（三） 合理確定保管期限1、 先分永久與定期2、 再分30年與10年在制訂《規(guī)定》時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問題.：.（一）機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的關(guān)系問題?：.（二）《規(guī)定》中沒有列舉到的怎么辦？.：.（三）如何把握重要的和一般的？各單位制訂《規(guī)定》的方法??.一要深入實(shí)際，調(diào)查研究.?.二要以我為主，體現(xiàn)特色；以人為本，覆蓋民生.：?三要反復(fù)論證，保證質(zhì)量?：.四要分清責(zé)任，嚴(yán)格把關(guān)具體工作步驟（一） 成立本單位編制工作小組，召開第一次會(huì)議（二） 調(diào)查摸底（三） 形成“討論稿”（四） 召開編制工作小組第二次會(huì)議（五） 檢驗(yàn)（六） 報(bào)批三、文件材料的收集與整理檔案收集工作（一） 單位檔案室的收集定義＞檔案室接收本單位需要?dú)w檔的文件材料。＞即文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔制度的要求，將辦理完畢的文件材料，經(jīng)系統(tǒng)整理后，移交給單位檔案室集中統(tǒng)一管理。（二） 收集工作的要求＞科學(xué)組織、信息完整、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)控制。（三） 收集工作的依據(jù)建立單位歸檔制度。包括：歸檔范圍歸檔時(shí)間歸檔要求,.文件材料的歸檔范圍...《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》.;《企業(yè)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》文件材料的歸檔范圍A1、反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；A2、本單位工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；A3、本單位需要貫徹執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；4、其他對(duì)本單位工作具有查考價(jià)值的文件材料。文件材料的不歸檔范圍A1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本單位辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；A2、本單位文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；A3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；A4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。歸檔時(shí)間.：.按年度歸檔：適合于文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案等.：.按活動(dòng)結(jié)束時(shí)間歸檔：適合于基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)議文件、專項(xiàng)檢查等.：.按工作階段歸檔：適合于基建檔案、科研檔案等?:.隨時(shí)歸檔：適合于文書檔案、照片檔案、聲像檔案、電子文件、實(shí)物檔案等（四）如何做好單位檔案室的收集工作A1、加強(qiáng)對(duì)歸檔制度的宣傳A2、對(duì)文件形成的超前控制A3、對(duì)文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)A4、全面檢查歸檔的質(zhì)量A5、加強(qiáng)平時(shí)收集工作文件材料整理含義：就是將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的文件材料，進(jìn)行基本分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化的過程。...整理方法?.. 1、傳統(tǒng)整理方法——立卷...2、新的整理方法一一組件文件材料整理程序?:?從檔案整理工作的全過程來看，主要包括區(qū)分全宗-全宗內(nèi)檔案分類-立卷（或組件）-案卷（或件）的排列與編號(hào)-編目-排架等步驟。.:.區(qū)分全宗：將文件按不同的形成機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人分開，以避免不同機(jī)關(guān)形成的文件混合在一起，反映了各單位歷史發(fā)展的面貌。全宗內(nèi)檔案分類：把一個(gè)單位內(nèi)的全部檔案按其在來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別類，并按照一定辦法排列。綜合檔案室（按門類分類）文書檔案、科技檔案、財(cái)會(huì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、特種載體檔案綜合檔案室（按職能分類1）行政管理類、黨群管理類、人事教育類、業(yè)務(wù)類、基本建設(shè)類、科研類、設(shè)備類、會(huì)計(jì)類、人事檔案類、特種載體類綜合檔案室（按職能分類2）行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)

品類、科研類、設(shè)備類、會(huì)計(jì)類、基本建設(shè)類、干部職工類、特種載體類文件材料整理程序.:.裝訂：將歸檔文件以件為保管單位進(jìn)行固定。分類：將每份歸檔文件按年度、保管期限、組織機(jī)構(gòu)或問題等分類方法進(jìn)行分類。?:??:?排列.:?編號(hào).:?編目.?.裝盒?制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等編寫件號(hào)以固定每份歸檔文件序列。編制歸檔文件目錄。將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒、填寫備考表、編整理原則.遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系.:.區(qū)分文件不同價(jià)值.:?便于保管和利用新的整理方法 按件整理...《歸檔文件整理規(guī)則》...2000年12月6日頒布實(shí)施，它是在充分調(diào)研國(guó)內(nèi)外歸檔文件整?理方法和借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性的基礎(chǔ)上，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，提出了完全不同于傳統(tǒng)立卷方法的文件級(jí)整理方法?！兑?guī)則》的制訂，彌補(bǔ)了我國(guó)檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理工作方面的空白，是新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范化、檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。（一）基本概念（一）基本概念.:?歸檔文件立檔單位在其職能活動(dòng)中形成、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。.:?歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。?件 歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件；?文件正本與定稿為一件；?正文與附件為一件；?正文與文件處理單等為一件；?原件與復(fù)制件為一件；?轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；?報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件；?來文與復(fù)文可各為一件。（二）歸檔文件的裝訂1、 歸檔文件的修整包括：?對(duì)破損文件進(jìn)行修裱；?對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；?去除文件上易銹蝕的金屬物；?對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊。2、 歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂“件”內(nèi)排序?對(duì)齊方式?裝訂方式“件”內(nèi)排序?正本在前，定稿在后；?正文在前，附件在后；?原件在前，復(fù)制件在后；

.:?轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；?:*復(fù)文在前，來文在后；.:.不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。.:對(duì)齊方式.:?裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊，便于將來翻閱利用。:采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊。:采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊.:?裝訂方式和用品：常用的有三種.:?線裝：縫紉機(jī)軋線、三孔一線.:.粘接式：包角?變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾選擇原則：符合檔案保護(hù)要求，降低成本、簡(jiǎn)便易行（三）歸檔文件的分類.：?分類方法：年度分類法、機(jī)構(gòu)/問題分類法、保管期限分類法。.：?分類方案：v年度一機(jī)構(gòu)（問題）一保管期限（例1、例2）v年度一保管期限（例3）10年10年10年...例1：200610年10年10年? 人事處…永久、30年、管理處...永久、30年、2007年：辦公室…永久、30年、10年人事處.永久、30年、10年管理處...永久、30年、10年2008年:例2：2006年：黨群類…永久、30年、10年業(yè)務(wù)類…永久、30年、10年行政類…永久、30年、10年2007年：黨群類…永久、30年、10年業(yè)務(wù)類…永久、30年、10年行政類.永久、30年、10年2008年：.：.例3:2006年：永久、30年、10年2007年：永久、30年、10年2008年：永久、30年、10年（四）歸檔文件的排列.：.是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。.：.事由原則.：.結(jié)合時(shí)間、重要程度.：.會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列歸檔文件的排列?:?同一事由內(nèi)的歸檔文件排列?按文件形成時(shí)間的先后順序；按文件的重要程度排列。不同事由間的歸檔文件排列按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列;按事由的重要程度排列；按事由具有的共同屬性分別集中排列。（五） 歸檔文件的編號(hào)?:?歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。.:?歸檔章必要項(xiàng)為：全宗號(hào)、年度、保管期限和件號(hào)，選擇項(xiàng)為：機(jī)構(gòu)（問題）。（六） 歸檔文件的編目.:?歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制《歸檔文件目錄》?:?《歸檔文件目錄》由二部分構(gòu)成.:?歸檔文件目錄?:?歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄.:?歸檔文件應(yīng)逐件編目，目錄中一件只體現(xiàn)一條條目。如：來文與復(fù)文件為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。.:?歸檔文件目錄各項(xiàng)目應(yīng)體現(xiàn)歸檔文件的內(nèi)容和形式特征，方便檢索和利用。?歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。歸檔文件目錄樣式:

歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題 名日期頁數(shù)備注1國(guó)家檔案局檔 辦[2004]8號(hào)國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知2004030522浙江省檔案局浙 檔[2004]56號(hào)浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)［國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見］的通知2004061033杭州市人民政府杭 政[2004]12號(hào)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）200402208.:?歸檔文件目錄用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎排.:?歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊(cè)并編制封面.:?歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目?：?歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄全宗名稱：中國(guó)銀行年度：2004年保管期限： 永—久-機(jī)構(gòu)（問題）:行長(zhǎng)辦公室??????（七）歸檔文件的裝盒裝盒包括