項(xiàng)目八任務(wù)文書的制發(fā)階段

人力資源文書寫作與管理

—項(xiàng)目八：人力資源文書管理

任務(wù)發(fā)文處理任務(wù)三

人力資源發(fā)文處理一、制發(fā)階段（1）編號(hào)人力資源文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)和相關(guān)部門會(huì)簽后，要進(jìn)行及時(shí)編號(hào)和登記，防止發(fā)文混亂。編號(hào)即編寫發(fā)文字號(hào)，同時(shí)也包括編寫文件的份數(shù)序號(hào)，編號(hào)要按公文格式編排，一般包括發(fā)文代字、發(fā)文年號(hào)和該年度發(fā)文序號(hào)三部門組成，如中移發(fā)[2020]11號(hào)，表示為中國移動(dòng)2020年制發(fā)的第十一份公文，必須標(biāo)明“發(fā)”字，跟收文以示區(qū)分。同一份文件只有一個(gè)發(fā)文字號(hào)，編號(hào)時(shí)需同時(shí)登記《發(fā)文登記表》（如表8-3-2），它是今后引用、檢索文件的重要依據(jù)，必須按要求來編寫。案例

為了應(yīng)對(duì)疫情后的復(fù)工復(fù)產(chǎn)，提升公司中高層人員的戰(zhàn)略管理水平迫在眉睫，方盈工程公司人力資源部門收到總經(jīng)理的示意，由人力資源管理部門牽頭組織開展一場(chǎng)集中培訓(xùn)，人力資源部接到任務(wù)后，準(zhǔn)備下發(fā)《關(guān)于組織公司中高層管理人員集中培訓(xùn)的通知》，請(qǐng)問發(fā)文字號(hào)是以人力資源部門發(fā)，還是以公司的名義發(fā)，抑或是無論以公司還是部門的名義制發(fā)均沒有影響？案例診斷：發(fā)文字號(hào)代表著發(fā)出的單位和部門，在一個(gè)公司里，發(fā)文字號(hào)不可混淆，相互混雜。發(fā)文編號(hào)不清晰。實(shí)際上起不到編制發(fā)文字號(hào)的真正作用，既不符合規(guī)范要求，查找起來也十分不便。所以，由哪個(gè)部門或公司負(fù)責(zé)，就以他們的字號(hào)編制。（2）復(fù)核復(fù)核就是指在公文正式印刷之前，專門的文書部門對(duì)文件定稿進(jìn)行再次審核的工作。公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料是否齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范；是否存在錯(cuò)別字、漏字等。在復(fù)合環(huán)節(jié)，如發(fā)現(xiàn)問題需要對(duì)文稿進(jìn)行修改，應(yīng)向簽發(fā)人提出申請(qǐng)，獲得批準(zhǔn)后方可修改。修改后的文稿，需要按程序進(jìn)行復(fù)審和簽發(fā)。（3）繕印繕印是指對(duì)已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)的定稿進(jìn)行排版印制文件正本的過程?？樣∥募话愣际峭ㄟ^打印、膠印、鉛印或復(fù)印的方式來印制公文，必須嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在繕印過程中，必須做到：1.必須以經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的定稿為依據(jù)，忠于原稿，不得隨意改動(dòng)，確需改動(dòng)的需要報(bào)經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)；2.注意排版藝術(shù)，版面的安排要美觀大方、賞心悅目；3.注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對(duì)印制的底板、清樣、廢頁也要管理好，防止泄密。（4）校對(duì)校對(duì)是文件制發(fā)過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是文書綜合部門的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。校對(duì)是在繕印文件過程中將印刷出來的文本清樣與定稿從內(nèi)容到形式進(jìn)行全面對(duì)照檢查的一道程序。校對(duì)由起草者進(jìn)行，校對(duì)時(shí)要以文件定稿為基準(zhǔn)，認(rèn)真仔細(xì)地校對(duì)，連標(biāo)點(diǎn)也不可忽視，把住文件制發(fā)的重要一關(guān)。校對(duì)的具體要求包括：采取“地毯式”檢查的校對(duì)方法，逐字逐句校對(duì)；注意糾正排版錯(cuò)誤，字體、字號(hào)和格式的統(tǒng)一；每次校對(duì)由不同的人進(jìn)行。（5）用印用印是指在印刷好的文件正本的落款處，正確加蓋單位公章，以示文件生效的過程。加蓋單位公章代表人力資源管理部門擬定的文件已經(jīng)生效。公文用印和簽署的意義都在于：作為公文生效取信的憑證；代表職權(quán)；以示負(fù)責(zé)。

我國公文大多以用印生效為主，命令等以簽署為生效標(biāo)志，合同等既需要用印又需要簽署。用印要做到端正、清晰、位置恰當(dāng)，即所謂“上不壓正文，下要騎年蓋月”。（6）登記登記，是人力資源部門在文件發(fā)出之前對(duì)文件的主要內(nèi)容和基本要素的記錄，以便對(duì)發(fā)出文件進(jìn)行清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)、核查和控制等管理。發(fā)文登記的項(xiàng)目要合理，登記要準(zhǔn)確，登記項(xiàng)目主要包括發(fā)文日期、發(fā)往機(jī)關(guān)、公文標(biāo)題、份數(shù)和備注等，大型公司還需把簽收人、附件、歸卷日期和歸入卷號(hào)等列入。發(fā)文登記就是要把文件的基本信息在印制和分發(fā)前登記下來，以便查閱利用。發(fā)文登記同時(shí)也是公文復(fù)核工作的有益補(bǔ)充。案例背景

2020年元旦假期期間，由于方盈工程公司部分工程項(xiàng)目為了加快工作進(jìn)度，一些工作人員在假期依然在崗上班，人力資源部在核實(shí)了打卡記錄和工作值班表后，下發(fā)了《關(guān)于發(fā)放員工2020元旦假期加班工資的通知》，公文經(jīng)過了部門領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)后，在分發(fā)到公司各部門前需在發(fā)文登記表（表8-3-2）上進(jìn)行發(fā)文登記，如下：表8-3-2發(fā)文登記表序號(hào)發(fā)文日期公文標(biāo)題發(fā)往單位/部門發(fā)文字號(hào)份數(shù)備注12020.1.15關(guān)于發(fā)放員工2020元旦假期加班工資的通知項(xiàng)目工程部方盈發(fā)[2020]1號(hào)1急件

（7）分發(fā)分發(fā)又叫封發(fā)，是指對(duì)印刷完畢、需要發(fā)出的文件按分發(fā)的范圍作分封和發(fā)送的過程。分發(fā)是發(fā)文工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，分發(fā)的總的要求是要使文件準(zhǔn)確、合理地進(jìn)行定向、定速、定量的流動(dòng)。文件分發(fā)由文秘部門承擔(dān)，根據(jù)