項目八任務(wù)1收文處理的概念及流程

人力資源文書寫作與管理

—項目八：人力資源文書管理

任務(wù)1：人力資源收文處理任務(wù)一

人力資源收文處理一、收文處理的概念及流程1、概念收文處理是指對外來單位發(fā)送到本企業(yè)的有關(guān)人力資源的文書進行收進處理的一系列程序性的工作，是公文組織與管理環(huán)節(jié)的重要組成部分。收文又可分為閱知性公文和批辦性公文兩大類。2、流程公文收文處理主要的工作流程主要為簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦和歸檔等環(huán)節(jié)（各企事業(yè)單位對收文辦理流程會有一定的差異，但整體上收文處理要有利于分工協(xié)作，提升工作效率，符合公司組織機構(gòu)的設(shè)置）。收文處理的程序，如下圖所示。圖8-1-1收文處理流程圖（1）簽收

簽收就是企業(yè)專業(yè)的文書人員收到文件材料后，在對方的傳遞文書單或送文登記表上簽字，以表示文書已收到，急件應(yīng)當(dāng)注明具體簽收時間，如：2020年1月1日下午2：30。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人外出參加上級會議時帶回的公文，需及時轉(zhuǎn)交綜合部門文書簽收。簽收的目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。簽收是公文處理程序的第一步，對后續(xù)公文處理和執(zhí)行起到了不可預(yù)估的促進作用。

簽收的具體操作步驟一般包括：1.清點。逐件清點所收公文的數(shù)量與傳遞文書單或登記表上的數(shù)量是否一致；2.檢查。檢查所收公文封套上注明的收文機關(guān)、收件人是否為本企業(yè)，核對封套編號與傳遞文書單上登記的相符，檢查公文包裝是否有破損、拆封等問題，如發(fā)現(xiàn)問題要及時退回。3.簽字。經(jīng)過清點和檢查確認無誤后，在傳遞文書單或送文登記表上簽署收件人姓名和收到日期。

簽收雖然是一項看似很簡單的工作，但要求收件人具備認真負責(zé)、耐心的職業(yè)素養(yǎng)，不能馬虎，不怕麻煩，以免出現(xiàn)差錯。（2）登記

公文簽收后，企業(yè)綜合辦公部門逐件拆封核查登記。登記就是對收進的文件在收文登記簿上進行編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理的過程，即制作收文登記表（如表8-1-1）。目的是方便對收文數(shù)量進行控制與管理，便于對收文查找與檢查收文的承辦情況以及后期的查考利用。

登記需要根據(jù)公文的不同屬性和功能、需要辦理的時間以及辦理的不同內(nèi)容進行分門別類的整理，把收到的文書分好類遞交給相關(guān)部門檢閱處理，除事務(wù)性的通知、便函、請柬外，所有來文均屬于收文登記的范圍。案例背景：

方盈工程公司于2020年4月10日收到了總公司下發(fā)的一份《關(guān)于開展2020年春季校園招聘工作的通知》（方盈發(fā)【2020】第10號），要求我公司人力資源部配合總公司一起完成本項任務(wù)，要求在收件后3日后由招聘經(jīng)理王帆承辦，人力資源部張露收文后（文件共4頁，附件有招聘登記表），進行了簽收和登記，登記如下：

表8-1-1收文登記表序號來文單位文號公文標(biāo)題頁數(shù)附件收件人收文日期承辦人承辦日期歸卷情況備注1方盈置業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司方盈發(fā)【2020】第10號關(guān)于開展2020年春季校園招聘工作的通知4招聘登記表張露2020年4月10日王帆2020年4月13日已歸卷

（2）登記收文登記可根據(jù)企業(yè)具體情況采用總登記或分類登記的方法。總登記適用于收文數(shù)量較少的企業(yè)，即把收到的所有文件不分類別，統(tǒng)一登記，按年度、收文時間的先后編號登記。分類登記適用于文件收發(fā)量多的企業(yè)，即對所收到的文件按來源或內(nèi)容進行分類，然后再編號登記。文件登記項目一般應(yīng)包括：收文順序號、收文時間、文件標(biāo)題、密級、份數(shù)、來文單位、主送單位、簽收、歸卷號、備注等。收文登記要及時，字跡要清楚，不要勾抹或涂改，對需要催辦的文件，要在備注欄中加以注明。（3）審核審核即在收到公文時進行審核檢查，主要由文書綜合部門對公文內(nèi)容、行文規(guī)則進行審查核對工作，看其是否合乎規(guī)范，對于審核不符合規(guī)定的來文應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。

公文審核的內(nèi)容一般有：是否應(yīng)當(dāng)由本公司辦理；是否符合行文規(guī)則；文種、格式是否符合要求；涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求等。（4）分送分送也稱分發(fā)或分辦，是指文秘人員在文件登記后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準(zhǔn)確地將收文分送到人力資源管理部門和相關(guān)承辦人員閱辦。分送公文要分清主次緩急，急件要優(yōu)先再時限內(nèi)辦畢，普通文件應(yīng)在收文之日起三日內(nèi)呈交給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。分送的主要依據(jù)有：公文性質(zhì)、重要程度、部門職能分工、涉密程度、緊急程度以及有關(guān)規(guī)定和慣例等。（5）傳閱傳閱，即相關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。一般情況下，需要傳閱的文件有兩種情況：一是文件經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要副職領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱，以掌握文件精神和主要領(lǐng)導(dǎo)的批示意見；二是來文屬于抄送件，這種情況下不需要特別辦理，只要求有關(guān)部門和人員閱讀了解即可，收文后，秘書將文件直接送有關(guān)部門和員工傳閱。需要傳閱的公文要以辦公文書人員為中心進行“輪輻式傳閱”，即前面的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門查看完公文后，要送回辦公文書部門，再由文書人員負責(zé)往下傳，不能脫離文書人員自行傳閱，以保證文書人員及時了解公文傳閱情況，防止公文丟失和積壓。公文在傳閱過程中或公文傳閱完畢后，文書人員要及時對公文進行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時，要按批示意見進行處理。（6）擬辦經(jīng)審核符合規(guī)定的公文，企業(yè)綜合辦公部門對收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考，這就是擬辦。擬辦提出的意見或建議包括：1.在公文處理單上書寫對收文辦理的方案和建議,并簽署擬辦人姓名和日期；2.對內(nèi)容復(fù)雜的公文予以摘錄；3.查詢并附上公文中涉及的有關(guān)指示或規(guī)定，為領(lǐng)導(dǎo)人批辦、部門的具體辦理提供依據(jù)；4.查詢前案處理過的有關(guān)公文，供領(lǐng)導(dǎo)人以及辦理者參考,使需要辦理的事項前后銜接,具有連續(xù)性；5.對需要領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文分清主次緩急,依次報批,以增強批辦的計劃性；6.對收文中有關(guān)數(shù)據(jù)和重要情節(jié)進行初步鑒別。擬辦的意見，是一種參謀性意見或建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時、有效地處理文件，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省了時間和精力，提高了辦文效率。（7）批辦批辦是領(lǐng)導(dǎo)對文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。通常是企業(yè)總經(jīng)理對來文作出批示，這是領(lǐng)導(dǎo)人參與公文處理的重要環(huán)節(jié)，是領(lǐng)導(dǎo)人行使其職權(quán)的過程，也是收文辦理中最重要的程序，它決定了文件的最終處理要求，是決策性的辦文環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)人批辦公文時應(yīng)注意：1.不得越級批辦；2.嚴(yán)格控制批辦范圍；3.批辦意見需明確具體，切實可行；4.不能只閱不批；5.本人無法定奪的問題需擬辦后成交給上級領(lǐng)導(dǎo)決定。（8）承辦承辦一般指貫徹落實文件精神和要求，按領(lǐng)導(dǎo)人批示執(zhí)行具體的工作任務(wù)，辦理有關(guān)事宜的過程。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門（單位）接到企業(yè)辦公室傳閱的公文，要抓緊辦理。緊急公文按時限要求辦理，一般公文在1個工作日內(nèi)辦結(jié)，涉及人財物及其他需要協(xié)調(diào)解決問題的公文力爭在2個工作日內(nèi)辦結(jié)，確有困難無法及時辦理的，應(yīng)當(dāng)予以情況說明。（9）催辦催辦是文書人員或有關(guān)部門對需要承辦的文件進行檢查督促的工作。它是公文處理中一項必要的制度和必不可少的環(huán)節(jié)，是解決文件積壓和延誤，加快公文辦理的有效措施。企業(yè)綜合辦公部門負責(zé)公文催辦，緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。（10）注辦注辦是文件承辦部門或人員在處理完公文后對文件的辦理情況和辦理結(jié)果所作的說明，以備忘待查。這項工作應(yīng)由承辦部門或承辦人完成，承辦完畢后，將情況和結(jié)果填寫在文件處理單中“處理結(jié)果”處。由于注辦的工作方式不同，其內(nèi)容也不盡相同：1.不需要復(fù)文的，注明“已