化龍物業(yè)公司通訊設(shè)備管理制度

化龍物業(yè)公司通訊設(shè)備管理制度1.前言通訊設(shè)備是現(xiàn)代社會中必不可少的工作工具，對提高工作效率、加強(qiáng)內(nèi)部溝通和客戶交流有重要作用。本通訊設(shè)備管理制度旨在規(guī)范化龍物業(yè)公司通訊設(shè)備的管理，保證設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、保密和安全。2.適用范圍本制度適用于化龍物業(yè)公司內(nèi)部所有通訊設(shè)備的管理和使用，包括但不限于電話、傳真、郵箱、短信等。3.設(shè)備分類根據(jù)用途和管理要求，通訊設(shè)備分為公司電話、個(gè)人電話、傳真、郵箱、短信等多種類型。公司電話由公司購買和分配使用，個(gè)人電話由員工個(gè)人購買和使用，傳真、郵箱、短信等為公司統(tǒng)一分配使用。4.使用原則4.1合理使用為確保公司通訊設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和通訊秩序，員工在使用通訊設(shè)備時(shí)必須遵守以下原則：合理用餐時(shí)間：工作日上班時(shí)間內(nèi)應(yīng)以工作為主，不能在工作時(shí)間使用通訊設(shè)備進(jìn)行個(gè)人業(yè)務(wù)和私人通訊；不泄露機(jī)密：不能將公司重要機(jī)密通過通訊設(shè)備進(jìn)行傳輸和交流；實(shí)名使用：員工必須使用屬于自己的通訊設(shè)備進(jìn)行工作通訊，不得代替他人使用；不得濫用：不得濫用通訊設(shè)備，如頻繁打電話、發(fā)送短信等；在通話或發(fā)送短信時(shí)保持文明禮貌。4.2維護(hù)保養(yǎng)通訊設(shè)備的正常使用和維護(hù)對于公司的業(yè)務(wù)運(yùn)作至關(guān)重要，員工在使用通訊設(shè)備時(shí)需嚴(yán)格遵守以下原則：在使用前仔細(xì)查看操作說明書；堅(jiān)持定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備長期使用無故障；定期清理和消毒電話、傳真和計(jì)算機(jī)等通訊設(shè)備；維護(hù)設(shè)備秩序，保持辦公環(huán)境整潔干凈。5.管理責(zé)任5.1部門負(fù)責(zé)人各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保通訊設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，下列責(zé)任由各部門負(fù)責(zé)人來負(fù)責(zé)：確定部門內(nèi)電話編制、方案，并進(jìn)行登記備案；定期檢查部門內(nèi)通訊設(shè)備的使用情況；按照公司的存檔管理制度進(jìn)行存檔，確保通訊記錄的安全性。5.2管理人員公司的通訊設(shè)備管理人員是公司通訊設(shè)備的使用和維護(hù)負(fù)責(zé)人，在工作中，他們應(yīng)嚴(yán)格遵循公司通訊設(shè)備管理流程，確保通訊設(shè)備安全可靠、使用高效：確定新設(shè)備的購置和使用方案；確定后勤保障措施和應(yīng)急預(yù)案；組織開展信息安全培訓(xùn)；定期對通訊設(shè)備的安全性進(jìn)行檢查。5.3員工公司員工是通訊設(shè)備的用戶，應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，不得違反以下規(guī)定：不得將通訊記錄泄露給外部人員；不得將視訊、音訊等技術(shù)設(shè)備或密碼交給不應(yīng)該知道的人員；不得向單位或個(gè)人公開或泄露不應(yīng)公開或未批準(zhǔn)公開的信息等。6.管理流程6.1通訊設(shè)備購置流程部門負(fù)責(zé)人確定購置需求；管理人員編制通訊設(shè)備購置計(jì)劃，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，通知財(cái)務(wù)部門購買相應(yīng)的設(shè)備；營業(yè)部進(jìn)行驗(yàn)收機(jī)器，安裝設(shè)備，登記備案。6.2通訊設(shè)備使用流程部門負(fù)責(zé)人對電話、傳真、計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行定期檢查；在使用前，應(yīng)先拆封檢查設(shè)備，確認(rèn)無誤后使用；使用設(shè)備時(shí)，務(wù)必遵循使用規(guī)則，當(dāng)完成交流需求后，應(yīng)立即掛機(jī)、關(guān)閉等操作。6.3安全檢查流程管理人員應(yīng)每年定期進(jìn)行通訊設(shè)備的安全性檢查；按照規(guī)章制度，對通訊設(shè)備的使用內(nèi)容進(jìn)行必要的審核、記錄和存儲等操作；對員工使用通訊設(shè)備存在的違規(guī)行為，立即進(jìn)行糾正和制止，并及時(shí)將情況匯報(bào)給有關(guān)部門。7.后勤保障后勤保障是通訊設(shè)備使用和管理的重要環(huán)節(jié)，為確保通訊設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，應(yīng)做到以下：定期對通訊設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)；定期消毒通訊設(shè)備，保證使用安全；設(shè)備周圍的工作環(huán)境保持干凈整潔。8.結(jié)論本通訊設(shè)備管