辦公室管理制度細(xì)則

投資管理有限公司行政管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則oo九年四月二十八日目錄第一章 辦公時間第二章 辦公用品與財產(chǎn)管理第三章辦公衛(wèi)生、安全和節(jié)約第四章 計劃、總結(jié)及例會制度第五章 文件及發(fā)文編號第六章 印章管理第七章 車輛第八章 保密第九章 接 待附表本著“效率優(yōu)先、以人為本”的精神，以廣州集團(tuán)總部管理體系為依據(jù)，根據(jù)杭州公司的實(shí)際情況，制定如下補(bǔ)充辦公室管理制度，以進(jìn)一步細(xì)化規(guī)范公司管理秩序，調(diào)動員工的工作積極性。第一章 辦公時間第一條 日常辦公時間規(guī)定（一） 夏時制8：30——12：001：30——5：30，冬令制 9：00——12：：00——5：00。每月允許兩次因?yàn)榻煌ǖ炔豢深A(yù)測原因造成的遲到，原則上不得超過半小時。（二）大小禮拜工作制，每周五個工作日，間隔一周六個工作日；第二條工作時間的特殊規(guī)定（一）由于頭一天工作或應(yīng)酬超過晚八點(diǎn)結(jié)束，次日早上在告知上級主管領(lǐng)導(dǎo)得到批準(zhǔn)前提下，允許遲一小時到崗；（二）就總部規(guī)定不定時工作時間授權(quán)的工作名單執(zhí)行不定時工作制度，其他工作人員實(shí)行上下班時間打卡制；（三）對于不遵守工作時間的人員，首先實(shí)行上級領(lǐng)導(dǎo)提醒制，無效前提下實(shí)行工資扣減處罰（主管領(lǐng)導(dǎo)視情況而定），當(dāng)月超過三分之一工作時間遲到和一周以上曠工者公司有權(quán)力解除合同；（四）不定時工作時間以外的工作人員非正常工作日非國家法定三天大節(jié)假期加班盡可能采取調(diào)休的形式，不再另外支付加班工資；（五）如因工作需要，并經(jīng)公司批準(zhǔn)，在國家法定三天大節(jié)假日需工作，則依照《勞動法》第四十四條第（三）項(xiàng)規(guī)定，支付不低于該員工日工資300%的勞動報酬。第二章辦公用品與財產(chǎn)管理第三條辦公用品申請及購買（一）日常辦公用品（單價不超過50元）由部門負(fù)責(zé)人于上月度結(jié)束前申報下月度辦公用品需求清單給行政辦公室，行政辦公室負(fù)責(zé)匯總后由總經(jīng)理簽字認(rèn)可后由行政辦公室具體人員負(fù)責(zé)購買及辦理入庫登記手續(xù)；（二）單價超過50元的辦公用品，由具體使用人提交申請使用報告給部門經(jīng)理，確認(rèn)簽字并送總經(jīng)理確認(rèn)批準(zhǔn)，送交行政辦公室具體人員實(shí)施采購，涉及到具體采購特殊規(guī)格型號要求需要申請人陪同前往共同采購；第四條辦公用品的領(lǐng)用精品文檔交流 1（一）在第一次鋪底領(lǐng)用基礎(chǔ)上，日常領(lǐng)用采取因時就需原則領(lǐng)??；（二）日常一次性領(lǐng)用超過20元需要部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；（三）領(lǐng)用人需在具體領(lǐng)用出庫清單上簽字；第五條固定資產(chǎn)的“保管責(zé)任人制度”（一）電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備財產(chǎn)必需確認(rèn)具體保管責(zé)任人，原則上誰使用誰為具體責(zé)任人，公共使用設(shè)備具體保管責(zé)任人為行政辦公室文秘，當(dāng)人員離職時一定要向行政辦公室辦理移交清點(diǎn)手續(xù)。（二）對于損壞和遺失等造成設(shè)備非正常工作狀態(tài)，責(zé)任人必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，在維修后無法工作的設(shè)備，須報總經(jīng)理審批處理。第三章辦公衛(wèi)生、安全和節(jié)約第六條辦公衛(wèi)生（一）公共辦公區(qū)域衛(wèi)生，如走廊、電梯廳、衛(wèi)生間等由外聘專業(yè)物業(yè)公司負(fù)責(zé)清潔，會議室、文化室、董事辦公室、總經(jīng)理室由行政辦公室派員負(fù)責(zé)清潔，其他員工辦公室由各自負(fù)責(zé)清潔，可以采取輪流制；（二）必須確保地面、墻面、窗戶、窗臺、桌面的清潔，檔案柜的各位使用人宜確保清潔、整齊以示公司規(guī)范；（三）公司分管行政副總經(jīng)理將不定期檢查，指導(dǎo)這項(xiàng)工作的長期有序開展；第七條辦公安全（一）原則上行政辦公室應(yīng)盡可能離電梯最近，對于來公司的外來人員必須過問后引導(dǎo)其找到具體銜接人，且不可任意其在辦公區(qū)域找人和閑逛，以防偷盜和不必要的損失及麻煩；（二）辦公結(jié)束或臨時離開辦公室必需鎖好門窗；第八條辦公節(jié)約（一）沒有人時隨手關(guān)燈，最后離開結(jié)束辦公的應(yīng)關(guān)閉電腦、復(fù)印機(jī)等所有辦公設(shè)備，以利節(jié)電和防備火災(zāi)；（二）節(jié)約使用紙張，積極提倡單面作廢紙張反面再利用；（三）汽車在不使用時，關(guān)閉空調(diào)，人去室內(nèi)取暖或乘涼；第四章計劃、總結(jié)及例會制度第九條杭州公司例會制度（一）每周一上午9：30——11：00杭州公司實(shí)行例會制度，原則上由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理不在公司時由副總經(jīng)理代為主持，都不在時例會暫停；（二）每個部門做上周總結(jié)和下周計劃在周一例會上提交；（三）例會原則上分為四部分，1）上周總結(jié)、2）下周計劃、3）工作難點(diǎn)和需要協(xié)調(diào)的事情、4）公司新文件、制度；第十條計劃、總結(jié)（一）行政辦公室每月末完成杭州公司上月總結(jié)和下月計劃并經(jīng)總經(jīng)理修改確認(rèn)后上報集團(tuán)總部相關(guān)部門；（二）年度末杭州公司向總部提交上年度工作總結(jié)和下年度工作計劃，由總經(jīng)理負(fù)責(zé)撰寫；（三）每周一提交部門上周總結(jié)和下周計劃（同上條三款）；（四）年度個人和部門分別提交上年度工作總結(jié)和下年度工作計劃；第五章文件及發(fā)文編號第十一條公文形式和編號（一）公司需要使用的公文形式分為精品文檔交流 21）決定或決議（對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)過會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”）；2 ）規(guī)定（發(fā)布公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，用“制度”、“規(guī)定”）；篇二：辦公室管理制度細(xì)則辦公室管理制度及職責(zé).辦公室禮儀職工上班應(yīng)整潔大方在公司內(nèi)職員應(yīng)保持良好的站姿和坐姿，嚴(yán)禁坐在辦公桌上。進(jìn)入辦公室應(yīng)先敲門，經(jīng)同意后在進(jìn)入，出去時應(yīng)回手關(guān)門，不能粗暴。公司內(nèi)職務(wù)稱呼上司職員互敬互愛，不得有威脅恐嚇的語言或粗暴的行為，在辦公室內(nèi)不得大聲喧嘩打鬧，禁止員工對同事使用不文明用語。（違者一次罰款200元，二次以上開除）在公司遇到上司或客戶需問好禮讓，不能搶行。二、辦公室職責(zé)：辦理總經(jīng)理交辦事項(xiàng)；公司總經(jīng)理及公司外來賓客的接待事項(xiàng)；本公司文書的收發(fā)、校對、審核及檔案的整理保管事項(xiàng)；本公司公用賬表的采購、印發(fā)、分發(fā)、保管、登記事項(xiàng)；三、辦公室管理制度;辦公室工作是公司的窗口，是關(guān)系到公司整個工作上請下達(dá)的重要環(huán)節(jié)，為了使辦公室的工作真正達(dá)到服務(wù)、協(xié)調(diào)、高效的目的，更好地發(fā)揮好辦公室工作的職能，特制定本工作管理制度。．向總經(jīng)理報告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情況，同時請示及時處理的。．對突發(fā)的緊急事件，立即請示報告，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見立即辦妥，事后匯報辦理情況。．對有爭議的工作和事情而決定不下，應(yīng)請示報告，在取得領(lǐng)導(dǎo)明確批示意見后，即開展工作。不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密；不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?；不?zhǔn)通過其它方式傳遞公司秘密。四、考勤及請消假制度：．公司員工應(yīng)自覺遵守組織紀(jì)律，嚴(yán)格上下班簽到制度。如遇特殊情況未能按時簽到，應(yīng)在次日由部門負(fù)責(zé)人出具證明并簽字，再由辦公室簽字后方予補(bǔ)勤。否則視同遲到或早退處理。．公司員工有事請假，需寫出請假條，經(jīng)批準(zhǔn)后方可休假。否則視同曠工處理。請假在一天之內(nèi)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批；一天以上需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。并在休假后及時向簽批領(lǐng)導(dǎo)消假。．考勤管理規(guī)定第-條 職員正常工作時間為上午 8時30分至11時30分，下午時30分至5時，因季節(jié)變化需調(diào)整工作時間時由辦公室另行通知。第二條 公司職員一律實(shí)行上下班登記制度。第三條所有職員上下班均需親自登記，任何人不得代理他人或由他人代理登記，違犯此條規(guī)定者，代理人和被代理人均給予記精品文檔交流 3過一次的處分。第四條 員工外出辦理業(yè)務(wù)前須向本部門負(fù)責(zé)人 (或其授權(quán)人)申明外出原因及返回公司時間，否則按外出辦私事處理。第五條職工因公出差，須事先填寫出差登記表，報經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；工作緊急無法請假時，須在辦公室備案，到達(dá)出差地后應(yīng)及時與公司取得聯(lián)系。出差人員應(yīng)于出差前先辦理出差登記手續(xù)并交至辦公室備案。凡過期或未填寫出差登記表者不再補(bǔ)發(fā)全勤獎，不予報銷出差費(fèi)用，特殊情況須報總經(jīng)理審批。五、辦公用品的購置與發(fā)放管理制度：公司所有辦公用品的購置都必須經(jīng)總經(jīng)理審批后方可購置。低值易耗辦公用品各部門每月初應(yīng)向辦公室提報所購物品的明細(xì)，辦公室將根據(jù)庫存情況，上報審批后統(tǒng)一購置。．固定資產(chǎn)的購置，經(jīng)審批購買后，辦公室統(tǒng)一登記入帳，交由需用人使用。使用人應(yīng)加以愛護(hù)和妥善保管，不得丟失和無故損壞，發(fā)現(xiàn)上述情況，將由使用人進(jìn)行賠償，賠償金額按所丟失或損失物品的凈值計算。低值易耗品的發(fā)放，辦公室應(yīng)做好發(fā)放登記，并做到帳物相符。六、公司復(fù)印機(jī)使用制度：復(fù)印文件資料耍辦理登記審批手續(xù)，詳填復(fù)印時間、標(biāo)題份數(shù)。不得使用復(fù)印機(jī)復(fù)印絕密文件和個人材料，否則需公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)印機(jī)由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開機(jī)。七、辦公室衛(wèi)生不得隨地亂扔亂放員工應(yīng)認(rèn)真做好辦公區(qū)的衛(wèi)生工作，公司職員將按值日表輪流值日，每天早晚兩次，做到桌面、地面整潔，辦公桌椅擺放整齊。不值日者罰款 5元。辦公裝上不得擺放與工作無關(guān)的物品。篇三：公司辦公室管理制度細(xì)則辦公室管理制度細(xì)則為加強(qiáng)公司管理，明確規(guī)范員工行為準(zhǔn)則，嚴(yán)格執(zhí)行員工管理制度，維護(hù)公司良好形象，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍，特制定本制度。一、文件管理制度、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司業(yè)務(wù)相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、 整理、立卷、保管。、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。、文件資料檔案的保管、查閱。1）、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。精品文檔交流 42）、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。7 、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料， 須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。8 、對于公司機(jī)密文件及檔案的管理， 要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖， 無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸， 工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。9 、根據(jù)文件、文書目錄整理→排序→編制編目→存檔。 （1）、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。（2）、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。二、辦公用品管理制度第一條 管理要點(diǎn)1 、為了加強(qiáng)辦公用品管理， 規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序， 節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。、辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。第二條制度規(guī)范、單位辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政部全權(quán)負(fù)責(zé)。、辦公用品購臵應(yīng)遵循以下程序：各部門將所需辦公用品填寫辦公用品申購單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報至行政部，行政部根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。、辦公室應(yīng)對辦公用品進(jìn)行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、出入庫時間等，做到賬物相符。、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補(bǔ)填。、任何人不得私自挪用辦公用品。、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放和登記。、管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤查，核實(shí)庫存，保證出入庫等量。第三條管理流程設(shè)計填寫《辦公用品申購單》→審批→采購→入庫登記→發(fā)放。三、日常事務(wù)管理制度第一條員工應(yīng)嚴(yán)格遵守考勤制度，準(zhǔn)時上班按時下班，上下班時間按8：30-12：00.13:30-17:00執(zhí)行。第二條上班后不得外出吃早點(diǎn)或辦私事， 如確有需要須征得直管領(lǐng)導(dǎo)允許， 午休后應(yīng)準(zhǔn)時上班。第三條不得將可能影響辦公環(huán)境的與工作無關(guān)的物品帶入公司。第四條員工上班時必須著裝整潔、得體，不得穿拖鞋及其他不適宜的裝束，不準(zhǔn)佩戴夸張、異精品文檔交流 5類、過大的飾物上班。整體形象符合《基本服務(wù)禮儀標(biāo)準(zhǔn)》中的儀容儀表要求。第五條辦公時間因私會客需和直管領(lǐng)導(dǎo)報備，時間不得超過 30分鐘；因私打電話必須簡短。第六條上班時間內(nèi)辦公室不得大聲喧嘩、 嘻笑打鬧、聚堆聊天、玩游戲、瀏覽與工作無關(guān)網(wǎng)站；任何時候不得使用不文明語言和肢體動作。第七條個人所屬的桌椅、設(shè)備、垃圾桶由各使用人自行清潔；部門所屬的存儲柜、文件柜內(nèi)部由各部門指定專人負(fù)責(zé)整理和清潔；第八條辦公室環(huán)境要求：環(huán)境整潔、擺放有序；隨手清潔，及時歸位；辦公室內(nèi)不得擺放鞋、雨傘等有礙形象和環(huán)境的雜物；嚴(yán)禁隨地吐痰、亂丟紙屑；垃圾桶不超過 3/4滿。第九條工作午休（餐）時間不得飲酒，不得帶有酒精狀態(tài)上班；接待公司客人的除外第十條下班、或離開辦公室30分鐘以上的，須關(guān)閉不使用的電器、電燈等耗電設(shè)備，午餐期間關(guān)