企業(yè)行政管理效率探析

企業(yè)行政管理效率探析

企業(yè)行政管理的理論分析

企業(yè)行政管理的特點(diǎn)

企業(yè)行政管理，是指企業(yè)行政部門和行政人員依靠企業(yè)行政組織、按照企業(yè)行政管理系統(tǒng)的行政流程管理整個(gè)企業(yè)的一系列措施和方案。企業(yè)行政管理的主要特點(diǎn)是：權(quán)威性。企業(yè)行政管理的有效性是建立在企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的上級(jí)權(quán)力與權(quán)威性基礎(chǔ)之上的，上級(jí)行政機(jī)構(gòu)沒(méi)有相應(yīng)的權(quán)力和權(quán)威就不能下達(dá)命令、指示或規(guī)定等。及時(shí)性。企業(yè)行政管理是用命令、指示等來(lái)調(diào)整人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的，其手段和方式直接具體，具有較強(qiáng)的針對(duì)性，因而能迅速發(fā)揮作用。在企業(yè)日常性經(jīng)營(yíng)管理或企業(yè)遇到突發(fā)事件時(shí)，行政管理的及時(shí)性能發(fā)揮重大作用?？v向性。企業(yè)行政管理主要是通過(guò)企業(yè)行政組織內(nèi)部的隸屬關(guān)系進(jìn)行自上而下的縱向指揮和協(xié)調(diào)，往往是企業(yè)上級(jí)行政機(jī)構(gòu)直接對(duì)下級(jí)發(fā)布的指令性要求，因此主要是縱向性的。

企業(yè)行政管理的內(nèi)容

實(shí)行和完善行政首長(zhǎng)負(fù)責(zé)制。實(shí)行行政首長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，建立以其為首的指揮系統(tǒng)，是科學(xué)行政管理的基礎(chǔ)。合理選擇和設(shè)計(jì)行政組織機(jī)構(gòu)。企業(yè)行政管理是依賴行政機(jī)構(gòu)渠道進(jìn)行的，所以，選擇和設(shè)計(jì)符合企業(yè)內(nèi)外特點(diǎn)的組織機(jī)構(gòu)是保證行政命令、指示等迅速流動(dòng)貫徹的重要前提，是達(dá)到行政管理目標(biāo)的必要條件。

確立正確引導(dǎo)、準(zhǔn)確評(píng)價(jià)與適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的激勵(lì)機(jī)制。企業(yè)行政管理的最佳化實(shí)現(xiàn)，在很大程度上取決于被管理者的積極有效的配合和實(shí)施。因此，對(duì)人的管理是現(xiàn)代企業(yè)行政管理的核心，而建立科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制是有效實(shí)施對(duì)人的管理的重要保障。講究行政管理方式的適用性。行政管理中有許多技術(shù)性問(wèn)題，如運(yùn)用何種方式的管理才能容易被接受以及如何下達(dá)命令等，都須因人因時(shí)因地而異。

影響企業(yè)行政管理效率的因素

行政效率的分析，是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。行政管理過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一種因素都會(huì)影響行政效率。如行政決策、計(jì)劃指揮、組織設(shè)置、行政制度、監(jiān)督和控制、企業(yè)文化、行政執(zhí)行、行政管理方式等都是影響行政效率的因素。在這些因素中，行政決策、計(jì)劃指揮、組織設(shè)置、行政制度、企業(yè)文化等都集中體現(xiàn)在整個(gè)行政系統(tǒng)的管理方式上。那么，影響行政效率的主要因素就集中表現(xiàn)在行政管理方式和行政執(zhí)行的效果。而在行政管理活動(dòng)中行政管理方式、行政執(zhí)行的效果又主要涉及管理者與被管理者的關(guān)系以及行政人員的執(zhí)行力。

在企業(yè)中，管理的關(guān)鍵是人的管理，包括對(duì)管理者的管理和對(duì)被管理者的管理。管理者主要指的是企業(yè)行政管理人員，被管理者指的是一般勞動(dòng)者。企業(yè)決策中心制定決策目標(biāo)之后，企業(yè)行政系統(tǒng)調(diào)動(dòng)相關(guān)行政管理人員以一定的行政管理方式，組織指揮企業(yè)的一般勞動(dòng)者按既定的流程通力合作貫徹執(zhí)行已經(jīng)被行政系統(tǒng)細(xì)化的決策目標(biāo)，保證企業(yè)的整個(gè)決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。而在企業(yè)行政系統(tǒng)內(nèi)部的管理中，又包括對(duì)管理者的管理和被管理者的管理。管理者指的是行政領(lǐng)導(dǎo)者，被管理者指的是一般行政人員。

行政領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)企業(yè)的決策目標(biāo)制定一系列的步驟流程，指揮行政人員按照步驟流程從事具體的執(zhí)行工作，保證企業(yè)一般勞動(dòng)者按要求完成工作任務(wù)。在這里，行政人員相對(duì)于勞動(dòng)者，在整個(gè)企業(yè)中是管理者；相對(duì)于行政領(lǐng)導(dǎo)者，在行政系統(tǒng)內(nèi)部又是被管理者。這樣的雙重角色，決定了行政人員執(zhí)行目標(biāo)決策的素質(zhì)即執(zhí)行力對(duì)行政效率的提高，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)有著不可替代的作用。

行政管理方式，是管理方法的一種表現(xiàn)，是在行政管理過(guò)程中管理者與被管理者及其作用對(duì)象相結(jié)合的形式，主要有以泰羅的科學(xué)管理思想為淵源的傳統(tǒng)管理方式和以梅奧的行為科學(xué)流派為淵源的現(xiàn)代管理方式。傳統(tǒng)管理方式以任務(wù)為中心開展管理工作，關(guān)心組織效率，重視組織的設(shè)計(jì)、明確的職責(zé)關(guān)系、確定的工作目標(biāo)，忽視員工的情緒和需要，使員工變成了效率機(jī)器。現(xiàn)代管理方式以員工為中心進(jìn)行管理活動(dòng)，重視員工的感情和需要，強(qiáng)調(diào)和諧的人際關(guān)系和寬松的工作環(huán)境，通過(guò)不斷的激勵(lì)與鼓舞，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性來(lái)實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。不管是傳統(tǒng)還是現(xiàn)代管理方式，都表現(xiàn)為特定的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置和組織文化。

行政執(zhí)行的效果，表現(xiàn)為行政人員的執(zhí)行力。執(zhí)行力是行政人員將任務(wù)目標(biāo)付諸實(shí)施的能力。作為一名行政管理人員，執(zhí)行的能力是其核心素質(zhì)。執(zhí)行是目標(biāo)與結(jié)果之間“不可缺失的一環(huán)”，不是簡(jiǎn)單的戰(zhàn)術(shù)，而是一套通過(guò)提出問(wèn)題、分析問(wèn)題、采取行動(dòng)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的系統(tǒng)流程。企業(yè)行政人員執(zhí)行能力的強(qiáng)弱，直接反映了企業(yè)行政效率的高低。

企業(yè)行政管理效率模式分析

在目標(biāo)確定的情況下，行政效率就由領(lǐng)導(dǎo)者的行政管理方式和行政人員的執(zhí)行力素質(zhì)兩個(gè)因素直接決定。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者行政管理方式與行政人員執(zhí)行力素質(zhì)的不同組合，構(gòu)成以下影響行政效率的四種模式：低素質(zhì)行政人員與傳統(tǒng)行政管理方式的結(jié)合，效率高；低素質(zhì)行政人員與現(xiàn)代行政管理方式的結(jié)合，效率低；高素質(zhì)行政人員與傳統(tǒng)行政管理方式的結(jié)合，效率低；高素質(zhì)行政人員與現(xiàn)代行政管理方式的結(jié)合，效率高。本文從領(lǐng)導(dǎo)者與行政人員之間的互動(dòng)作用來(lái)探討影響行政效率高低的內(nèi)在機(jī)理。領(lǐng)導(dǎo)者與行政人員之間的互動(dòng)作用表現(xiàn)在“領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)行政人員的影響”和“行政人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的制約”兩方面。

領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)行政人員的影響

硬影響。即領(lǐng)導(dǎo)者通過(guò)行政命令、指示、制定考核措施等讓行政人員按要求完成任務(wù)目標(biāo)。如果行政人員按領(lǐng)導(dǎo)者要求去做并完成任務(wù)，就會(huì)得到獎(jiǎng)勵(lì)，反之就會(huì)受到懲罰。硬影響表現(xiàn)出一種強(qiáng)制性，是一種“推”的力量。軟影響。即領(lǐng)導(dǎo)者用自身的行為、企業(yè)文化、約定俗成等影響行政人員，使行政人員形成一種內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，引導(dǎo)行政人員自覺(jué)地去實(shí)現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)。這是一種“拉”的力量。傳統(tǒng)行政管理方式往往更多的注重硬影響，現(xiàn)代行政管理方式則是在一定硬影響的條件下強(qiáng)調(diào)軟影響。

行政人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的制約行政人員的理解能力。領(lǐng)導(dǎo)者的真實(shí)意思是否能被行政人員正確理解，將會(huì)影響任務(wù)執(zhí)行的效果。行政人員的自身工作能力。在理解正確的情況下，行政人員的自身工作能力就成了一個(gè)重要因素。行政人員的工作態(tài)度。能力相同的行政人員，做事的結(jié)果如何，關(guān)鍵在于行政人員對(duì)工作的態(tài)度。行政人員的理解能力準(zhǔn)確到位、自身工作能力強(qiáng)、工作態(tài)度好，就表明行政人員執(zhí)行力素質(zhì)高；反之則素質(zhì)低。

行政管理效率高低的機(jī)理分析

行政人員是領(lǐng)導(dǎo)者命令的執(zhí)行人，因而“領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)行政人員的影響”作用發(fā)揮是由“行政人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的制約”作用決定的。行政效率高低取決于領(lǐng)導(dǎo)者的行政管理方式得到行政人員認(rèn)同的程度高低。取得認(rèn)同的前提是領(lǐng)導(dǎo)者的行政管理方式是否適合行政人員執(zhí)行力素質(zhì)要求。

第一種模式里的行政人員執(zhí)行力素質(zhì)低，行政人員在理解力、自身能力、自律性、工作作風(fēng)等方面就表現(xiàn)出不足，這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)者宜用的行政管理方式是給行政人員簡(jiǎn)單的任務(wù)和正確的方法，并用嚴(yán)格的考核和制度去約束。領(lǐng)導(dǎo)者的行政管理方式適合行政人員的執(zhí)行力素質(zhì)，從而產(chǎn)生較高效率。

第二種模式里的行政人員執(zhí)行力素質(zhì)低，但領(lǐng)導(dǎo)者選擇的方式是要求行政人員自己管理自己，自己設(shè)定目標(biāo)，以求行政人員充分發(fā)揮自己能力。這往往使執(zhí)行力素質(zhì)低下的員工不能勝任，由于沒(méi)有告知明確的做事方法，他們會(huì)無(wú)所適從，從而導(dǎo)致低效率。

第三種模式里的行政人員執(zhí)行力素質(zhì)高，在理解力、自身能力、責(zé)任心等都達(dá)到較高水平，他們要求有較多的自由度，充分發(fā)揮自己的能力，而領(lǐng)導(dǎo)者采用的方法卻是嚴(yán)格的管制，使執(zhí)行效率大大降低。

第四種模式里的行政人員執(zhí)行力素質(zhì)高，領(lǐng)導(dǎo)者采用的方法是讓行政人員充分發(fā)揮自己的能力，領(lǐng)導(dǎo)者充當(dāng)?shù)氖穷I(lǐng)隊(duì)而不是管家。這時(shí)溝通是最有效的方式，以達(dá)到和諧的境界，因而效率最高。

我國(guó)企業(yè)行政管理效率的現(xiàn)狀及對(duì)策

當(dāng)前我國(guó)企業(yè)行政管理中，存在諸多管理不當(dāng)導(dǎo)致效率低下的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：

企業(yè)行政管理人員觀念陳舊、保守。大部分行政工作者認(rèn)為企業(yè)行政管理類似于政府機(jī)關(guān)管理，理應(yīng)模仿、沿用政府的行政管理方式，從而使企業(yè)行政管理保守、僵化，導(dǎo)致決策目標(biāo)貫徹不到位，嚴(yán)重降低了企業(yè)行政效率。

企業(yè)行政管理人員對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)缺乏足夠的了解。企業(yè)行政管理中普遍存在一種現(xiàn)象，即行政管理人員對(duì)自己所在企業(yè)的業(yè)務(wù)并不了解，工作時(shí)常需要一個(gè)學(xué)習(xí)適應(yīng)周期，結(jié)果就直接導(dǎo)致了企業(yè)行政效率的持續(xù)低迷。

企業(yè)行政管理的研究力度不夠。不管是在理論上還是在實(shí)踐中，企業(yè)的行政效率并未引起足夠的重視。據(jù)了解，以“企業(yè)行政管理”為題的出版物數(shù)量不多，質(zhì)量低，更不用說(shuō)以“企業(yè)行政效率”為題的研究。

據(jù)近年來(lái)企業(yè)行政管理的統(tǒng)計(jì)資料顯示，我國(guó)企業(yè)的行政人員中，具有大學(xué)本科以上文化程度的僅占％，具有大專文化程度的僅占％，而具有高中和初中文化程度的卻占％和％。在這樣的行政人員素質(zhì)上，不難想象采用現(xiàn)代管理方式的結(jié)果。如果沒(méi)有泰羅倡導(dǎo)的科學(xué)管理這個(gè)平臺(tái)的支持是不會(huì)有高效率的，盡管這種非人性化的方法在許多人眼里受到批判，但這仍不能完全否認(rèn)它目前在我國(guó)企業(yè)中的有效性，也就是第一種模式。因此，對(duì)大多數(shù)企業(yè)行政管理系統(tǒng)來(lái)講，如何盡快實(shí)現(xiàn)高效率是當(dāng)務(wù)之急。

對(duì)國(guó)外企業(yè)來(lái)