文件檔案資料管理制度

文件檔案資料治理制度1、行政類:本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、打算、決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函件、會議紀(jì)要。公司各類證照。2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度打算、經(jīng)營狀況、托付書、協(xié)議書、合同、工程方案等。3、人事類:勞動人事檔案、勞開工資檔案等。5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機(jī)密級?！癆”一般級文檔包含:公開公布的公司經(jīng)營進(jìn)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會議紀(jì)錄等?！癆AA”機(jī)密級文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營進(jìn)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營工程及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可調(diào)閱。機(jī)密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可調(diào)閱。3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的工程方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。4、一年保存:部門工作打算及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進(jìn)展清理并銷毀。2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)展銷毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可銷毀。機(jī)密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可銷毀。3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各―式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。六、其它本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和方法以本制度為準(zhǔn)。本公司以及屬下營運(yùn)公司和涉及文檔治理的工作人員必需嚴(yán)格遵照執(zhí)行。各關(guān)聯(lián)公司可參照執(zhí)行。本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。韶關(guān)市江控股資產(chǎn)營運(yùn)治理年月日篇二：文件和檔案治理制度文件檔案治理制度目的為標(biāo)準(zhǔn)安全治理體系文件的治理，對包括職業(yè)安康安全在內(nèi)的治理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效掌握，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。對安全記錄檔案進(jìn)展有效掌握，以證明符合規(guī)定要求，為安全治理體系有效運(yùn)行供給客觀證據(jù)，在必要時實(shí)現(xiàn)可追溯性。范圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程治理體系文件的掌握。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合治理體系運(yùn)行中形成的全部記錄的掌握。職責(zé)各過程治理部門職責(zé)：負(fù)責(zé)確定所治理的過程的文件需求。負(fù)責(zé)對所需的文件進(jìn)展籌劃并安排專人編寫。負(fù)責(zé)過程治理文件的〔程序、規(guī)定、制度、表格〕組織編制。負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程治理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。生產(chǎn)部職責(zé)：負(fù)責(zé)治理手冊的編制。負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)治理工作。各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評審和批準(zhǔn)。各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與治理。程序內(nèi)容確定文件種類為便于文件治理，依據(jù)不同的治理方式將綜合治理體系文件分為外來文件、綜合治理體系文件。外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門公布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)〔見法律法規(guī)的識別與評價程序〕；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和方法；相關(guān)方的期望和要求。綜合治理體系文件a.方針、目標(biāo)和指標(biāo)；b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的籌劃；c.掌握各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。a.各類分析/評價/統(tǒng)計數(shù)據(jù)〔如OSHA〕；d.各類檢查、培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動記錄；e.專項風(fēng)險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告；g.?；窇?yīng)建立一欄三卡〔職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、特別工況處置卡〕i.供給商和承包商檔案；j.作業(yè)許可證等；提出文件的編制和修改需求公司全部人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必需向過程負(fù)責(zé)人提出申請。過程負(fù)責(zé)人確定所治理的過程的文件需求。指定編寫人如需要編制或修改，對所需的文件進(jìn)展籌劃并安排專人編寫。治理手冊由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制；部門各過程治理類文件〔治理過程的程序、規(guī)定、表格〕由過程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制；進(jìn)展編寫依據(jù)體系文件編寫的格式要求進(jìn)展文件編寫。文件格式根本內(nèi)容：目的：明確編制本文件要到達(dá)的目的范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和治理范圍c.定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯d.職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對各項活動提出具體的要求、職責(zé)、時限f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖/文件層別名文件類別〔AQ〕公司代號JP其中：序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02，03???等；0102制度用03生產(chǎn)部用QG例子：全部文件〔包括表格〕必需有版本標(biāo)識，如有文件更，版本隨之更。評審和審批文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交相關(guān)部門主管批閱會簽〔由部門主管確定會簽部門的數(shù)量〕，并由文件批準(zhǔn)人應(yīng)對文件進(jìn)展認(rèn)真審核后，假設(shè)同意在批準(zhǔn)欄簽字；假設(shè)不同意將文件返回文件編寫人〔或部門〕，待修改完畢后再批準(zhǔn)。文件審批權(quán)限。a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安康安全方針、總目標(biāo)、治理手冊、治理評審及、最高治理層職責(zé)、公司各部門的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)由治理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。b.過程治理文件〔程序、規(guī)定、制度、表格〕由過程負(fù)責(zé)部門主管審核，安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。c.技術(shù)類工藝操作規(guī)程、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由技質(zhì)部主管審批。d.各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。發(fā)放掌握各過程負(fù)責(zé)人將所編寫的文件經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，將書面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。各部門需建立《文件掌握清單》，在公布/修改文件的同時，文件與文件清單保持全都。使用掌握生產(chǎn)部組織負(fù)責(zé)更治理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。治理體系相關(guān)的文件必需妥當(dāng)保存；各部門負(fù)責(zé)保管本部門相關(guān)文件；不得在文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清楚、易于識別和檢索。文件更文件更改時，由過程治理部門持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件〔原件一份、電子一份〕、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時更《文件掌握清單》，生產(chǎn)部保存批準(zhǔn)的文件原件。同時各部門下發(fā)的綜合治理體系受控書面文件應(yīng)馬上回收并更，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預(yù)期使用。當(dāng)文件在實(shí)施過程中因組織構(gòu)造、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時，原文件編寫單位負(fù)責(zé)組織對文件進(jìn)展評審。假設(shè)需要進(jìn)展修改，由原文件編寫單位負(fù)責(zé)提出文件更改申請后組織對文件進(jìn)展編寫并按原文件的審批程序進(jìn)展審批。安全記錄治理建立記錄清單安環(huán)部制訂安全記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。安全記錄的使用按規(guī)定的工程填寫，全部記錄應(yīng)準(zhǔn)時、真實(shí)，字跡干凈、清楚，不得隨便涂改，不能使用鉛筆填寫。收集定期對安全記錄進(jìn)展收集并整理記錄，放到指定的地點(diǎn)保存或交檔案室存檔。儲存、保護(hù)記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對于電子媒體形式的記錄，必需保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機(jī)病毒干擾，應(yīng)留有備份。記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止喪失、防磁等，同時還要做好標(biāo)識。保存期限依據(jù)“安全記錄臺帳”中保存的期限規(guī)定。處置記錄保存人依據(jù)“安全記錄臺帳”中規(guī)定的處置要求在保存期滿后進(jìn)展處置，包括銷毀或歸檔。相關(guān)文件無相關(guān)記錄篇三：公司檔案治理制度公司檔案治理制度其次條檔案治理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)4、綜合治理部檔案治理員有責(zé)任對二級檔案治理工作進(jìn)展監(jiān)視和指導(dǎo)，每年對二級檔案治理進(jìn)展一次檢查驗收。第三條歸檔制度、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。、經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷治理的各種記錄、文件、、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶效勞工作中形成的文件材料等。、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、修理記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報廢的文件材料等。、技術(shù)治理方面。有質(zhì)量治理、技術(shù)工藝、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等治理中形成的各種文件材料。、打算統(tǒng)計方面。有各種打算、倉庫治理報表、統(tǒng)計報表和打算治理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。、物資供給方面。有物資、原材料選購、庫存保管、供給和工具治理中形成的各種文件材料。、勞開工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞開工資、勞動保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。、財務(wù)治理方面。有財務(wù)治理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。、科學(xué)技術(shù)爭論方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。、其他方面。4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要準(zhǔn)時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保存三份原件，綜合治理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行〔或簽訂〕部門各保存一份。特別狀況只有一份原件時，由綜合部保存原件。第四條檔案保管制度1、公司綜合治理部設(shè)存放檔案的特地庫房，各部門應(yīng)依據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。3、檔案治理員要科學(xué)地編制分類法，依據(jù)分類法，編制分類名目；依據(jù)需要編制專題名目，完善檢索工具，以便于查找。4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次清楚，存放科學(xué)。5、庫存檔案必需圖物相符，帳物相符。7、依據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際狀況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)展整理、剔除。8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案治理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。第五條檔案借閱制度1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)