工程檔案管理制度

工程檔案管理制度一、文件管理系統(tǒng)的建設(shè)目的為保障工程設(shè)計、施工及驗收的質(zhì)量，維護工程設(shè)計和資料的誠信性和完整性，確保工程施工及驗收工作的有效進行，建立全過程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)文件的規(guī)范化管理體系，全面實施文件的電子化存儲，以提高工作效率和政務(wù)透亮度。二、適用范圍本制度適用于全部工程設(shè)計、施工及驗收文件的管理。三、文件管理機構(gòu)文件管理機構(gòu)的工作職責(zé)：負(fù)責(zé)工程設(shè)計、施工及驗收各階段的文件管理工作。包括：準(zhǔn)備、審查、簽署、領(lǐng)發(fā)、存儲、撤銷等。同時建立相關(guān)軟件及硬件設(shè)施、訂立文件管理方法和文件模板，監(jiān)管文件流轉(zhuǎn)和使用情況，以保證文件規(guī)范化、無紙化、電子化管理。四、文件的簽署和使用1、在項目招標(biāo)階段，供應(yīng)商對于合同文件、合同變更、竣工交接文件等有簽署權(quán)。2、項目主管部門對于實施過程中提出的工程變更及各類工程驗收文件有簽署權(quán)。3、文件的簽署應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，并應(yīng)遵從建設(shè)項目的實際需要。4、應(yīng)在項目投入使用前完成簽署工作，工程完成后不得更改已經(jīng)簽署的文件信息。5、文件的使用應(yīng)符合工程計劃，嚴(yán)格依照申請、審批程序，并應(yīng)加強授權(quán)管理和目錄記錄，確保文件使用規(guī)范和數(shù)據(jù)安全。五、文件的存儲和檔案管理1、文件應(yīng)當(dāng)適時、完整地記錄和歸檔。工程文件由項目主管部門依照正式程序進行存儲，建立電子化存儲體系，并實施定期備份和保護措施。2、工程文件的歸檔應(yīng)當(dāng)依照文件保管期限和文件存儲地址的要求，劃分、移交、歸檔，并建立全程資料管理系統(tǒng)，全面保障數(shù)據(jù)資料的安全性和完備性。3、文件的檔案管理應(yīng)當(dāng)遵從文件存儲、利用、保護和廢棄的原則。六、工程文件的審批流程1、工程文件應(yīng)當(dāng)發(fā)起審批前，我公司要求評審委員會組織專家對文件進行評審。2、由申請人或項目主管部門提出申請，申請后，依據(jù)申請人或項目主管部門的要求，組織工程計劃、設(shè)計、施工、驗收和監(jiān)理等各部門進行實施中的審批。3、在實施過程中，工程文件的各個審批階段應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)格的授權(quán)和規(guī)范的管理。4、在文件審批階段，文件的變更應(yīng)得到相應(yīng)的審批，并適時在工程文件中進行記錄。七、文件廢棄程序1、工程文件應(yīng)當(dāng)依照文件保管期限及文件存儲地址的要求，依照標(biāo)準(zhǔn)文化要求進行翻閱并進行檢測。2、工程文件到達(dá)保管年限后，應(yīng)當(dāng)依照文件管理部門的程序進行廢棄處理。假如文件需要長期保留，文件管理部門須提出書面申請，主管部門審批后才可執(zhí)行。3、工程文檔久存者，需是完成工程實際業(yè)務(wù)，多次申請，符合保護要求，證明數(shù)據(jù)自身價值的情況下，方可依照特別程序予以保存。八、安全性和保密性1、工程文件應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密并建立相應(yīng)的保密制度，對不合法的取得、披露、公開、銷毀工程文件的行為，依照有關(guān)法律法規(guī)進行處理。2、工程文件應(yīng)當(dāng)做好數(shù)據(jù)安全保障工作，確保文件信息的完整、真實、精準(zhǔn)、連貫。3、在工程文件管理中嚴(yán)禁泄露或變更工程設(shè)計、施工及驗收信息，一旦發(fā)覺嚴(yán)重情況，依據(jù)有關(guān)部門才能進行查處。九、工程文件管理的監(jiān)督與考核文件管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)依據(jù)文件管理工作的規(guī)范、完整和有效性，進行相關(guān)工作人員的考核，并定期公布工程文件的使用情況和檔案管理情況。若發(fā)覺不規(guī)范或缺陷，文件管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)適時進行整改和完善。十、附則本制度的修訂和適用情況應(yīng)由文檔管理機構(gòu)負(fù)責(zé)，并適時予以公告和調(diào)整。總之，這項工程檔案管理制度的正