業(yè)主檔案管理制度(15篇)

10業(yè)主檔案治理制度(15篇)1物業(yè)資料與業(yè)主檔案治理方案為了確保物業(yè)效勞部及本單位物業(yè)治理所使用的常規(guī)效勞文件的有效性,標(biāo)準(zhǔn)業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本治理方案。一、資料或檔案的收集與保存的房屋修理檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥當(dāng)保管。二、資料或檔案的整理與分類于查找。依據(jù)檔案資料的不同,治理內(nèi)容可以分類為以下幾類。工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、工程批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會審報(bào)告等。業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)具體資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的修理檔案等。其中,消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭狀況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。設(shè)施巡檢記錄等。業(yè)主反響信息:包括效勞質(zhì)量回訪記錄、業(yè)方法見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。本部門員工治理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓(xùn)打算、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)治理記錄等。行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部治理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。三、資料或檔案的歸檔對于全局部類整理好的信息資料,工作人員必需進(jìn)展歸檔保存。檔案治理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲存方式多元化,像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格把握借閱。編制名目、分柜保存。依據(jù)檔案盒規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。檔案名目內(nèi),具體、清楚地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持枯燥、通風(fēng)、清潔,確保儲存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案治理員特地保管,檔案室應(yīng)避開無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。四、資料或檔案的運(yùn)用工作或效勞的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過治理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)當(dāng)按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特別狀況如需查閱須報(bào)治理處。五、業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時,效勞中心應(yīng)將變化狀況庭狀況的普查,對拖欠治理費(fèi)、水電費(fèi)和其他效勞費(fèi)一個月以上的業(yè)主,治理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。六、過期資料或檔案的銷毀對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止連續(xù)使用。依據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),治理人員應(yīng)當(dāng)定期對過期和作廢的文檔進(jìn)展剔除和銷毀,防止檔案的積存和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)展銷毀,但銷毀的同時必需建立已銷毀文檔的清單,便于備查。2物業(yè)工程業(yè)主檔案資料治理規(guī)定職責(zé)范圍治理處綜合組人員負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。檔案的文件材料,必需字跡清楚、真實(shí)、齊全。業(yè)主資料要準(zhǔn)時歸檔,歸檔時要留意整齊,層次清楚,便于快速查找,不得零散堆放,也不得任憑喪失。業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、房屋裝修聯(lián)系表、裝潢施工安全保證責(zé)任書、室內(nèi)設(shè)施驗(yàn)收表、住戶裝潢協(xié)議書、物業(yè)治理合同、住宅移交手續(xù)。檔案資料屬于保密文件,應(yīng)妥當(dāng)保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特別狀況調(diào)出,須填寫《檔案資料調(diào)出登記》,并催促借調(diào)人準(zhǔn)時歸還。檔案的治理環(huán)境必需做到“三防“即:防火、防潮、防變質(zhì)。日常檔案資料檢查中覺察破損現(xiàn)象應(yīng)馬上修復(fù)。2.質(zhì)量記錄:2.1《檔案資料調(diào)出登記》c7.5.1-5.20-a2業(yè)主檔案治理工作規(guī)程(二)一、目的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。二、適用范圍適用于物業(yè)治理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。三、職責(zé)1、效勞中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。2、效勞中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。四、程序要點(diǎn)1、業(yè)主檔案內(nèi)容經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(3(4(5(6(7(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。(10)其他應(yīng)保存的資料。2、檔案盒(夾)的制作依據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)治理××治理處公共事務(wù)部治理的業(yè)主檔案。3cm置上,并排列在檔案柜中。3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后挨次排列在檔案盒(夾)內(nèi)。4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列挨次將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案名目》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。5、業(yè)主檔案的跟蹤:當(dāng)發(fā)生以下狀況變化時,效勞中心副主管應(yīng)將變化狀況記錄在業(yè)主檔案中:a、通訊聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;b、業(yè)主發(fā)生更替時。業(yè)主檔案跟蹤治理:由效勞中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)展一次家庭狀況的普查,對拖欠治理費(fèi)、水電費(fèi)和其他效勞費(fèi)一個月以上的業(yè)156、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特別狀況如需查閱須報(bào)治理處,經(jīng)效勞中心副主管辦理登記手續(xù)前方可查閱。7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)展治理。9、本規(guī)程執(zhí)行狀況作為公共事務(wù)部檔案治理員績效考評的依據(jù)之一。五、記錄《業(yè)主檔案名目》六、相關(guān)支持文件《檔案治理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》4治理處業(yè)主檔案治理程序一.目的標(biāo)準(zhǔn)客戶檔案的治理工作。二.適用范圍適用于治理處業(yè)主檔案的動態(tài)治理。三.職責(zé)物業(yè)部主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。行政接待人員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。四.程序要點(diǎn)業(yè)主檔案內(nèi)容。經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書)。其他應(yīng)保存的資料。檔案盒(夾)的制作。依據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業(yè)主檔案:表示物業(yè)治理公司××治理處物業(yè)部治理的業(yè)主檔案。3cm置上,并排列在檔案柜中。業(yè)主檔案袋的制作。26cm×34cm將寫有“棟號、樓層號、房號“的標(biāo)貼紙貼在檔案袋封面上。將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。案盒(夾)內(nèi)。按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列挨次將檔案有關(guān)內(nèi)容登記時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。業(yè)主檔案的跟蹤。當(dāng)發(fā)生以下狀況變化時,行政接待人員應(yīng)將變化狀況記錄在業(yè)主檔案中:a)通訊聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;b)業(yè)主發(fā)生更替時。業(yè)主檔案跟蹤治理,由行政接待人員每季度進(jìn)展一次家庭狀況的15對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,治理處應(yīng)準(zhǔn)時為業(yè)主建立“業(yè)主檔案“,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。業(yè)主檔案屬絕密檔案,特別狀況如需查閱須報(bào)治理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)前方可查閱。業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)展治理。本規(guī)程執(zhí)行狀況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績效考評的依據(jù)之一。檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便于檢索;檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;借閱檔案要經(jīng)過批準(zhǔn),并做好記錄。511世界物業(yè)業(yè)主檔案治理規(guī)定1.目的2.適用范圍2.13.職責(zé)客服組主任負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作?？头碡?fù)責(zé)依照本規(guī)定具體實(shí)施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。4.程序要點(diǎn):4.1性,加強(qiáng)對業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下治理規(guī)定。業(yè)主檔案內(nèi)容:收樓資料:《業(yè)主家庭狀況登記表》;《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;業(yè)主身份證復(fù)印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;樓宇狀況檢查表;購房認(rèn)購書治理公約簽約頁;12《物業(yè)效勞合同》;裝修資料:《裝修申請審批表》;《住宅室內(nèi)裝修治理協(xié)議》;《裝修承諾書》;《閉水試驗(yàn)確認(rèn)書》;《房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防炎安全承諾書》;《裝修人員治理?xiàng)l例》;照及資質(zhì)證復(fù)印件,業(yè)戶委權(quán)/托付書等);入住日常資料:業(yè)主來函;催繳費(fèi)通知單;5.3.4《整改通知單》;6.業(yè)主檔案袋的整理業(yè)戶資料整理、分類:業(yè)戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最終一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫名目,冊面填寫“業(yè)主檔案資料狀況“表;資料收集按先后挨次主要分為三大部份:業(yè)主資料日常治理資料。業(yè)戶資料歸檔時間和更:客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺;前臺中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;對已收樓業(yè)戶尋常所增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;30補(bǔ)救措施,確保檔案的安全性及準(zhǔn)確性;3銷毀檔案有關(guān)文件必需從嚴(yán)把握,慎重從事;對經(jīng)鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。業(yè)戶資料查閱及印取:查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺進(jìn)展登記,并說明因由;經(jīng)客服組主任審批同意后,前臺效勞人員開啟相應(yīng)的業(yè)戶檔案,抽取有關(guān)業(yè)戶資料;屬查閱資料的,由前臺客服助理伴隨進(jìn)呈現(xiàn)場查閱;屬印取資料的,前臺客服助理嚴(yán)格按上級領(lǐng)導(dǎo)審批意見進(jìn)展印取;保密要求:業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的狀況下,須予以上鎖;30次更;違反上述要求的,對責(zé)任人賜予口頭警告處理;泄露遺失業(yè)戶資料的,對責(zé)任人賜予書面警告處理,造成嚴(yán)峻影響的,賜予辭退。業(yè)主檔案的跟蹤:對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。治理處應(yīng)準(zhǔn)時為業(yè)主建立“業(yè)主檔案“,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。業(yè)主檔案屬絕密檔案,特別狀況如需查閱須報(bào)物業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)前方可查閱。業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)展治理。本規(guī)定執(zhí)行狀況作為客服組對檔案客服助理績效考評的依據(jù)之一。相關(guān)文件和記錄《業(yè)主資料狀況表》wi-nwgz-al.kf-06-4111.2《業(yè)主檔案名目》〔9〕業(yè)主檔案治理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(九)1.0標(biāo)準(zhǔn)業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。2.0適用于治理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。職責(zé)客戶效勞中心行政文員負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。客戶助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。程序要點(diǎn)業(yè)主檔案內(nèi)容經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時公約4.1.2《裝修申請表》業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。其他應(yīng)保存的資料。檔案盒袋的制作依據(jù)檔案柜的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案柜右側(cè)立面距頂部3cm上。業(yè)主檔案袋的制作預(yù)備適量尺寸的檔案袋。將寫有“樓層號、房號“標(biāo)在檔案袋封面上。將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。將各業(yè)主的檔案袋按樓層號、房間號的先后挨次排列在檔案柜內(nèi)。按檔案柜內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列挨次將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)發(fā)生以下狀況變化時,客戶助理應(yīng)將變化狀況記錄在業(yè)主檔案中:業(yè)主發(fā)生更替時。業(yè)主聯(lián)系方式轉(zhuǎn)變時。業(yè)主檔案屬絕密檔案,特別狀況如需查閱須客戶中心主任或主管批準(zhǔn),經(jīng)客戶效勞中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)前方可查閱。業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)展治理。本規(guī)程執(zhí)行狀況作為客戶效勞中心檔案客戶助理績效考評的依據(jù)之一。記錄《業(yè)主檔案名目》相關(guān)支持文件《檔案治理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》7物業(yè)程序文件--小區(qū)業(yè)主檔案治理把握程序1.0標(biāo)準(zhǔn)對業(yè)主檔案保管與查詢工作。2.0適用于物業(yè)效勞中心對業(yè)主檔案的保管與跟蹤。職責(zé)客服部負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作?？头抠Y料專管員負(fù)責(zé)具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。工作程序業(yè)主資料的整理,內(nèi)容包括:收樓資料和裝修資料。收樓資料住戶資料登記表4.1.1.2(前期)物業(yè)效勞合同業(yè)主規(guī)約簽約頁證件辦理申請表消防安全承諾書業(yè)主收樓物品/資料簽收單樓宇狀況驗(yàn)收檢查表業(yè)主/住戶身份證復(fù)印件收樓通知書/物業(yè)交付使用通知書交款通知書等裝修資料裝修申請表復(fù)印相關(guān)圖紙及裝修單位證件復(fù)件業(yè)主授權(quán)/托付書閉水試驗(yàn)確認(rèn)書房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防火安全承諾書消防安全承諾書整改通知單裝修驗(yàn)收申請表等4.1100%。資料裝訂:將業(yè)主檔案分類進(jìn)展裝訂在檔案夾內(nèi),裝訂為收樓資料、裝修資料。稱、歸案日期、歸案人、頁數(shù)/碼等。業(yè)主檔案的跟蹤:當(dāng)發(fā)生以下狀況變化時,資料專管員應(yīng)將變化資料記錄在業(yè)主檔案中通訊聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;業(yè)主發(fā)生更替時。業(yè)主檔案查閱按《質(zhì)量記錄把握程序》執(zhí)行。屬絕密檔案,不得外泄。業(yè)主檔案應(yīng)歸為永久保存性文件。支持性文件《質(zhì)量記錄把握程序》6.0質(zhì)量記錄6.1《資料名目》6.2《記錄查閱審批表》8金融中心(大廈)業(yè)主檔案資料治理規(guī)定1.目的:標(biāo)準(zhǔn)業(yè)主檔安資料的治理。2.職責(zé)范圍2.13.治理規(guī)定檔案的文件材料,必需字跡清楚、真實(shí)、齊全。業(yè)主資料要準(zhǔn)時歸檔,歸檔時要留意整齊,層次清楚,便于快速查找,不得零散堆放,也不得任憑喪失。業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、住宅裝飾、裝修托付申請表、房屋、設(shè)備裝修申報(bào)表、裝飾、裝修責(zé)任書、住戶裝潢竣工驗(yàn)收表、物業(yè)治理公約。檔案資料屬于保密文件,應(yīng)妥當(dāng)保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特別狀況調(diào)出,須填寫《文件借閱、復(fù)制記錄表》,并催促借調(diào)人準(zhǔn)時歸還。檔案的治理環(huán)境必需做到“三防“即:防火、防潮、防變質(zhì)。日常檔案資料檢查中覺察破損現(xiàn)象應(yīng)馬上進(jìn)展修復(fù)處理。質(zhì)量記錄:1.《文件借閱、復(fù)制記錄表》zc-05/b055花園業(yè)主檔案治理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)1.0標(biāo)準(zhǔn)業(yè)主檔案的治理工作。2.0適用于客戶效勞中心業(yè)主檔案的治理。職責(zé)客戶效勞中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。治理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。程序要點(diǎn)業(yè)主檔案內(nèi)容。經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書4.1.3《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書)。其他應(yīng)保存的資料。檔案盒(夾)的制作。依據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其22格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:jch-kh-業(yè)主檔案:表示zzzz治理處客戶效勞中心治理的業(yè)主檔案。3cm位置上,并排列在檔案柜中。業(yè)主檔案袋的制作。26cm*34cm將寫有“棟號、樓層號、房號“的標(biāo)貼紙貼在檔案袋封面上。將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后挨次排列在檔案盒(夾)內(nèi)。按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列挨次將檔案有關(guān)內(nèi)容登記時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。業(yè)主檔案的跟蹤。當(dāng)發(fā)生以下狀況變化時,客戶效勞中心隊(duì)治理員應(yīng)將變化狀況記錄在業(yè)主檔案中:a)通訊聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;b)業(yè)主發(fā)生更替時。業(yè)主檔案跟蹤治理,由客戶效勞中心隊(duì)治理員每季度進(jìn)展一次家庭狀況的普查,對拖欠治理費(fèi)、水電費(fèi)和其他效勞費(fèi)一個月以上1523對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,治理處應(yīng)準(zhǔn)時為業(yè)主建立“業(yè)主檔案“,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。業(yè)主檔案屬絕密檔案,特別狀況如需查閱須報(bào)治理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客戶效勞中心治理員辦理登記手續(xù)前方可查閱。業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸人電腦進(jìn)展治理。本規(guī)程執(zhí)行狀況作為客戶效勞中心隊(duì)檔案治理員績效考評的依據(jù)之一。5.0相關(guān)支持文件66業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定業(yè)主檔案業(yè)主個人資料業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度工作單位、聯(lián)系、辦公業(yè)主(法人)聯(lián)系、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式身份證件復(fù)印件營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復(fù)印件(企業(yè))業(yè)主(法人)照片其他(如托付他人辦理收樓:托付書、被托付人身份證明、被托付人聯(lián)系方式、被托付人照片)家庭成員資料(住宅物業(yè))家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度家庭成員工作或?qū)W習(xí)單位及聯(lián)系方式與業(yè)主關(guān)系各自照片各自聯(lián)系方式產(chǎn)籍資料購房合同復(fù)印件房地產(chǎn)權(quán)書復(fù)印件房屋面積測繪資料收樓通知書收樓證明書及確認(rèn)書收樓驗(yàn)收表業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表鑰匙托管書防火責(zé)任書精神文明公約業(yè)主(臨時)公約前期物業(yè)治理效勞協(xié)議(如有)物業(yè)使用及治理效勞公約(細(xì)則)房屋使用說明書及質(zhì)量保證書房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議物業(yè)使用資料裝修治理資料(申請表、設(shè)計(jì)圖、審圖意見書、裝飾單位裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)單元物業(yè)使用記錄單元物業(yè)修理保養(yǎng)記錄單元物業(yè)修理派工單單元物業(yè)投訴記錄各種業(yè)主托付書、授權(quán)書、申請書、保證書各種整改通知、費(fèi)用單據(jù)、函件物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)聯(lián)系人及、承諾書、治理公約)業(yè)主檔案治理規(guī)定業(yè)主檔案由客戶效勞部設(shè)專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)治理,客戶主管負(fù)治理責(zé)任業(yè)主檔案必需保持文本資料與電子文檔同步共存業(yè)主檔案應(yīng)依據(jù)《業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定》逐步安善內(nèi)容業(yè)主檔案應(yīng)保持完整、準(zhǔn)確并及明更客理人員其治理的業(yè)主檔案文本資料應(yīng)存入檔案保險(xiǎn)柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蝕等安全措施編號、分類、集中存放業(yè)主檔案的挨次登記在與內(nèi)容有關(guān)和〈業(yè)主樓案名目〉中,依據(jù)〈名目〉依次排列存放治理少應(yīng)馬上查找,并確介檔案的完整性建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)業(yè)主檔案通訊聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時,應(yīng)將變化狀況準(zhǔn)時記錄在業(yè)主檔案中業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特別狀況如需查閱須報(bào)治理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱業(yè)主檔案應(yīng)永久保存,并留意適時更業(yè)產(chǎn)檔案應(yīng)包括的內(nèi)容(包括但不限于):業(yè)主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等10-100利益造成損害的予以加重懲罰11賽迪大廈業(yè)主檔案治理規(guī)程建立健全業(yè)主檔案,把握用戶動態(tài),便于用戶治理與針對性效勞。2.范圍適用于賽迪大廈內(nèi)全部用戶的檔案治理。3.職責(zé)3.14.程序用戶檔案內(nèi)容入駐資料用戶姓名、單元號及其他有關(guān)資料;c.用戶其他資料復(fù)印件。遷出資料業(yè)主、搬遷登記單。客戶檔案治理用戶由物業(yè)部上門辦理入駐登記,并向業(yè)主(用戶)供給《賽迪大廈業(yè)主公約書》及《用戶手冊》等文件?？蛣?wù)主管與用戶簽定《治理公約書客務(wù)主管將各種資料按挨次編號登記在《卷內(nèi)文件名目用戶檔案的保管及查閱用戶檔案分入駐檔案及遷出檔案,按統(tǒng)一編號存放。文件柜鑰匙由客務(wù)主管保管。用戶檔案只允許賽迪大廈治理人員查閱。查閱人必需進(jìn)展登記前方可查閱。5.監(jiān)視執(zhí)行由物業(yè)部經(jīng)理監(jiān)視執(zhí)行。6.支持性和相關(guān)性文件jc/zy4.9-0406-1998(1)《治理公約書》7.質(zhì)量記錄及表格jc/jl4.5-0103-01-1998(1)《卷內(nèi)文件名目》jc/jl4.5-0103-02-1998(1)《檔案查閱登記表》jc/jl4.5-0103-03-1998(1)《賽迪大廈用戶檔案名目》jc/jl4.5-0103-04-1998(1)《用戶檔案》jc/jl4.5-0103-05-1998(1)《賽迪大廈業(yè)主(用戶)狀況統(tǒng)計(jì)表》jc/jl4.9-0402-01-1998(1)《用戶遷出登記單》〔6〕業(yè)主檔案治理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(六)1.0標(biāo)準(zhǔn)業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。2.0適用于物業(yè)治理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。職責(zé)公共事務(wù)部主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。治理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。程序要點(diǎn)業(yè)主檔案內(nèi)容經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書4.1.3《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。其他應(yīng)保存的資料。檔案盒(夾)的制作依據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:13住宅園區(qū)業(yè)主檔案治理規(guī)定第一條業(yè)主檔案分類住戶檔案:業(yè)主資料;裝修資料;其他資料。商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料:業(yè)主資料;裝修資料;其他資料。其次條住戶檔案份證復(fù)印件,《入住驗(yàn)房表》,購房