會議組織與溝通

27五月2023會議組織與溝通

群體或組織中相互交流意見的一種形式，它是一種常見的群體活動。會議的定義

交流信息通過會議，管理者可以將有關政策和指示傳達給下屬或員工。同時，管理者也可以從他們那里及時得到反饋及獲得其他方面的有關信息。給與指導企業(yè)通過把員工組織起來進行培訓，以提高他們某個方面或某些方面的技能。使他們更好地適合工作環(huán)境。解決問題會議可以幫助澄清誤會，處理各種沖突并利用他人的知識和技巧來解決問題。作出決策會議可以幫助營造民主的氣氛，給管理者提供共同參與和共同討論的機會，最終作出良好的決策。會議的目的談判目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動的方式討論，力求達成一致的意見。通知目的是為了傳播信息，采取單項的方式，一般沒有討論。解決問題目的是為了利用團體的力量解決問題。通常，要將待解決的問題擺在桌面上，與會者應提出解決的方法。在這類會議上，人們奪回未探求解決的方法而努力，不會停留在過去的狀態(tài)中。決策目的是為了在不同的方案中權(quán)衡利弊做出抉擇。與會者不僅會討論和決策，而且還要遵守會議的決議。交流目的是在于集思廣益，常采用“頭腦風爆法”討論，即安排5-7人，每一位與會者都可以將自己對問題的看法，并從相互間的發(fā)言中得到啟發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會議鼓勵討論。會議的種類會議的組織

會前準備會議過程控制會后工作會前準備明確會議的必要性確定會議的目標準備會議文件確定會議主持人確定與會人員預定會議場所會議過程控制宣布會議的主題和目的根據(jù)會議議程順序提出議題給予每個人闡述觀點的機會控制討論進程遵守預定時間討論結(jié)束后概括觀點確定下次會議議題和時間。

會后工作會議記錄應該準確無誤下發(fā)會議記錄或會議簡報決議要突出任務責任人姓名、時間及驗收標準表明下次會議的日期和時間對執(zhí)行工作進行監(jiān)督和檢查

不開會的原則如果已經(jīng)有每周的例會如果會議的成本過高如果還有比開會更好的方法如果沒什么特別重要的事如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理的人會場布置禮堂型U型圓桌型長桌型課堂式V型會議中的角色會議主持人會議秘書其他與會者

主持人的主要職責做好會前的準備宣布會議準時開始提出會議的議題控制會議進程總結(jié)會議追蹤會議的結(jié)果會議秘書的職責準確記錄會議要點發(fā)放會議紀要確認執(zhí)行人、完成時間以及所需資源在主持人右手落座其他與會者明確會議目的了解會議內(nèi)容作好發(fā)言準備遵守會議制度.影響會議成效的因素會議時間不當會議目的不明確會議持續(xù)太久簡單問題復雜化發(fā)言者過于健談

有效會議的策略不搞形式主義明確會議的目的和目標選擇合適的與會者合理安排會議議程合理安排會務控制好會議分發(fā)會議簡報會議溝通的技巧

建立正面態(tài)度學會傾聽消除抱怨與不滿培養(yǎng)良好情商盡量鼓勵掌握提問技巧強化個人溝通能力第三篇第三章倫理與管理溝通

191、管理溝通中倫理道德觀判斷維度個人目標：不同個體對事物結(jié)果期望判斷的差異。個人規(guī)范：不同個體在特定場合對行為期望的差異。個人信仰：不同個體對特定情況的思想期望的差異。不同價值觀：不同個體對目標、規(guī)范與信仰的優(yōu)先次序判斷的差異。20

2、管理溝通過程要遵守的倫理道德規(guī)范

?（1）避免由于自己的行為而引起對他人的損害?（2）尊重別人的權(quán)利；?（3）不說謊話，不做欺騙別人的事；?（4）信守諾言，按合同辦事；?（5）遵守法律；?（6）即使不是自己引起的，也有義務阻止損害他人利益的事發(fā)生；?（7）幫助那些需要幫助的人；?（8）保持公正；?（9）要求別人也遵守上述各條注意事項。21

3.換位思考中的倫理道德沖突問題討論1.換位思考在實際生活中未必有效，如為了換位,溝通效率下降，最后導致溝通效率下降，還需要換位嗎?2.換位思考過程發(fā)現(xiàn)雙方都不認為(或不可能承認)自己的價值觀或態(tài)度是錯的，怎么辦?3.換位過程并不認可對方的價值觀,但為了溝通需要而“迎奉”對方,就會失去個性和處事原則，您怎么辦?4.為了實現(xiàn)溝通目的,在換位過程會發(fā)現(xiàn)一旦自己站在對方立場去思考,與社會和管理倫理相違背，還能換位思考嗎?221、正確處理好溝通方式與溝通效率的關系

——換位思考更重要的是引導我們要有意識地站在對方的立場思考問題。2、正確處理好換位溝通與個體價值觀的關系

——記住兩個原則：一不要強迫任何一方接受自己的價值觀；二尋求共同點。3、正確處理好換位思考與組織倫理的關系——溝通倫理要站在社會的角度來認知。

正確處理好溝通方式與溝通效率的關系

某家族企業(yè)母親是董事長，兒子是總經(jīng)理，某周二董事長要總經(jīng)理安排一部門經(jīng)理在下周一之前完成某項任務，結(jié)果，當董事長在規(guī)定時間找到部門經(jīng)理詢問任務的結(jié)果時，發(fā)現(xiàn)部門經(jīng)理沒有做，問原因被告知“總經(jīng)理沒有告訴我，我不知道”，董事長的回應是“總經(jīng)理不可能不告訴的”，雙方還發(fā)現(xiàn)了爭辯，董事長便立刻叫來總經(jīng)理，要總經(jīng)理決定解雇該部門經(jīng)理。事后，母親給兒子說：其實，我清楚肯定是你忘記了，但在當初情況下，你必須這樣做，因