【事業(yè)單位電子檔案管理工作問(wèn)題研究（論文）】

事業(yè)單位電子檔案管理工作情況的調(diào)研分析報(bào)告目錄TOC\o"1-2"\h\u4943事業(yè)單位電子檔案管理工作情況的調(diào)研分析報(bào)告 14429摘要 110911一調(diào)研目的 119002二調(diào)查內(nèi)容 2308221調(diào)研對(duì)象 222782調(diào)研方法 282083調(diào)研時(shí)間 221032三調(diào)研結(jié)果 2289413.1檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足 2248373.2檔案管理質(zhì)量需提高 398773.3檔案管理控制重點(diǎn)不明確 525389四調(diào)查總結(jié)或體會(huì) 6摘要隨著國(guó)家與行業(yè)經(jīng)濟(jì)政治的繁榮發(fā)展，事業(yè)單位檔案的數(shù)量迅速增加，其載體也不斷增加。同時(shí)，由于信息技術(shù)的興起迭代，事業(yè)單位檔案轉(zhuǎn)移不徹底、歸屬不明確、責(zé)任履行不到位等問(wèn)題也日益突出。貫徹《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》，完善法制，加強(qiáng)行政監(jiān)督，強(qiáng)化責(zé)任，優(yōu)化檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，促進(jìn)信息一體化，檔案信息化是規(guī)范事業(yè)單位檔案管理的重要手段。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理情況；調(diào)查報(bào)告一調(diào)研目的財(cái)政部等五部委發(fā)布的財(cái)政部以財(cái)會(huì)〔2012〕21號(hào)印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)范》)于20201年11月29日在各行政事業(yè)單位正式實(shí)施。這是深化事業(yè)單位檔案工作的新機(jī)遇。檔案是記錄和反映事業(yè)單位行政與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國(guó)家和單位檔案的重要組成部分。它所包含的檔案信息內(nèi)容具有一定的原始性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性。它不僅可以展現(xiàn)事業(yè)單位與國(guó)家政令活動(dòng)和組織發(fā)展的歷史圖景，而且可以為管理當(dāng)局的行政預(yù)測(cè)、決策和控制提供依據(jù)。因此，對(duì)事業(yè)單位檔案的管理具有重要的意義。二調(diào)查內(nèi)容1調(diào)研對(duì)象以XX省XX市下轄電視臺(tái)、報(bào)社、重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)服務(wù)中心、衛(wèi)生健康委員會(huì)、文化和旅游局、人力資源和社會(huì)保障局、民政局、司法局、科學(xué)技術(shù)局、科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)、民防辦公室、經(jīng)濟(jì)和信息化局、文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會(huì)、機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心、總工會(huì)、城市管理執(zhí)法委員會(huì)、統(tǒng)計(jì)局、人力資源和社會(huì)保障局、組織人事局、教育辦等27所事業(yè)單位。2調(diào)研方法運(yùn)用郵件問(wèn)詢(xún)、實(shí)地走訪(fǎng)、網(wǎng)站搜索等方式對(duì)該事業(yè)單位目前的檔案管理方式以及困境進(jìn)行調(diào)查。3調(diào)研時(shí)間2021年XX月XX日——2022年XX月XX日。三調(diào)研結(jié)果3.1檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足了解檔案管理的重要性不足。檔案是由各事業(yè)單位在特定的文化、科研、教育、行政等事業(yè)活動(dòng)中形成的。它們反映了一定時(shí)期國(guó)家財(cái)政、經(jīng)濟(jì)、政策。它們記錄了各種經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的數(shù)據(jù)和事實(shí)，具有很大的參考價(jià)值和利用價(jià)值。它為當(dāng)?shù)啬酥羾?guó)家政策和當(dāng)?shù)厥聵I(yè)發(fā)展研究和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了豐富的原始數(shù)據(jù)。同時(shí)，通過(guò)事業(yè)單位檔案的積累，可以為事業(yè)單位、機(jī)關(guān)和組織編制重大事件、開(kāi)展歷史研究等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供原材料。但是根據(jù)調(diào)查可知，雖然所有調(diào)查事業(yè)單位都有檔案管理崗位，或者說(shuō)有檔案儲(chǔ)存的地方，但是部分事業(yè)單位管理崗位并不正式，一部分事業(yè)崗位由其他崗位人員同時(shí)兼任。在事業(yè)單位檔案管理調(diào)查對(duì)象中，專(zhuān)門(mén)設(shè)立專(zhuān)業(yè)檔案管理崗位的有7所，占據(jù)25%，其中檔案管理人員共67人，專(zhuān)業(yè)檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生27人的占據(jù)40%，不足一半。表1事業(yè)單位檔案管理專(zhuān)業(yè)崗位以及管理人員專(zhuān)業(yè)性調(diào)查一覽表事業(yè)單位名稱(chēng)檔案管理人員檔案管理專(zhuān)業(yè)專(zhuān)業(yè)人員1高等學(xué)院7否02廣播1否03電視臺(tái)1否04日?qǐng)?bào)社1否05市重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)服務(wù)中心1否06市衛(wèi)生健康委員會(huì)1否07市文化和旅游局1否08市民政局7是49市司法局3是210市科學(xué)技術(shù)局1是111市科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)1否012市民防辦公室1否013市經(jīng)濟(jì)和信息化局1否014市文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會(huì)3否015市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心6否016市總工會(huì)5否017市城市管理執(zhí)法委員會(huì)1否018市統(tǒng)計(jì)局6是619人力資源和社會(huì)保障局7是520組織人事局4是421教育辦5是53.2檔案管理質(zhì)量需提高檔案管理為單位的各項(xiàng)工作和管理提供決策依據(jù)，各項(xiàng)政令工作必須按照現(xiàn)實(shí)規(guī)律辦事，努力取得最大的效益，因此，檔案管理的質(zhì)量亟待提高。事業(yè)單位檔案中記載的各種項(xiàng)目和數(shù)據(jù)是單位執(zhí)行國(guó)家教育、科研、衛(wèi)生等活動(dòng)的原始記錄。通過(guò)運(yùn)用檔案，我們可以分析和比較多年來(lái)資金的來(lái)源和使用情況、人才的流動(dòng)情況、政策的執(zhí)行情況，以及財(cái)務(wù)和成本計(jì)劃的執(zhí)行情況，找出成績(jī)和錯(cuò)誤的原因，否則就無(wú)法為內(nèi)部政令提供決策依據(jù)。不能為保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)、監(jiān)督和實(shí)施國(guó)家政策制度、查處懶政案件提供有力的依據(jù)。根據(jù)表2顯示，事業(yè)單位檔案管理情況質(zhì)量參差不齊。表2事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量一覽表事業(yè)單位名稱(chēng)電子化進(jìn)程追溯年份檔案類(lèi)型清查頻率1高等學(xué)院電子+紙質(zhì)檔案辦學(xué)以來(lái)學(xué)生、人事、公務(wù)有需求查2廣播紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來(lái)內(nèi)部檔案、公務(wù)不查3電視臺(tái)紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來(lái)內(nèi)部檔案、公務(wù)不查4日?qǐng)?bào)社紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來(lái)內(nèi)部檔案、公務(wù)不查5市重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)服務(wù)中心電子+紙質(zhì)檔案90年代內(nèi)部檔案、公務(wù)不查6市衛(wèi)生健康委員會(huì)電子+紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來(lái)內(nèi)部檔案、公務(wù)不查7市文化和旅游局電子+紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來(lái)內(nèi)部檔案、公務(wù)不查8市民政局電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)依法查9市司法局電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)依法查10市科學(xué)技術(shù)局紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來(lái)內(nèi)部檔案、公務(wù)不查11市科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來(lái)內(nèi)部檔案、公務(wù)不查12市民防辦公室紙質(zhì)檔案千禧之后內(nèi)部檔案、公務(wù)不查13市經(jīng)濟(jì)和信息化局電子+紙質(zhì)檔案千禧之后內(nèi)部檔案、公務(wù)不查14市文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會(huì)電子+紙質(zhì)檔案千禧之后內(nèi)部檔案、公務(wù)不查15市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)不查16市總工會(huì)電子+紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來(lái)內(nèi)部檔案、公務(wù)不查17市城市管理執(zhí)法委員會(huì)電子+紙質(zhì)檔案創(chuàng)辦以來(lái)內(nèi)部檔案、公務(wù)不查18市統(tǒng)計(jì)局電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)月查19人力資源和社會(huì)保障局電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)有需求查20組織人事局電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)有需求查21教育辦電子+紙質(zhì)檔案6、70年代內(nèi)部檔案、公務(wù)有需求查根據(jù)調(diào)研可知，在信息化發(fā)展時(shí)期，不少事業(yè)單位已經(jīng)進(jìn)行了電子化辦公，正在以最大努力往無(wú)紙化辦公靠近,但因?yàn)楸Ｃ苄枰豢赡苷嬲饬x上實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化。只是有部分事業(yè)單位，仍舊以紙質(zhì)檔案為主。在檔案類(lèi)型上主要分為公務(wù)檔案和內(nèi)部檔案，考察的是檔案在橫向上的完整性。內(nèi)部檔案包含單位人事、財(cái)務(wù)等除了公務(wù)以外的一切檔案。追溯年份考察的是檔案在時(shí)間上的完整性。在追溯年份上沒(méi)有統(tǒng)一上傳電子檔案，檔案追溯年份因?yàn)楸９茉?、單位新?chuàng)辦等原因，部分只能追溯到千禧年之后。這對(duì)于部分事業(yè)的發(fā)展情況研究是一樣極大的缺失，例如市文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會(huì)因?yàn)閱挝粍?chuàng)立于90年代，又經(jīng)過(guò)地址搬遷，導(dǎo)致檔案丟失。該地的文藝創(chuàng)作人員與作品情況只能從網(wǎng)絡(luò)逸散中尋找零星碎片信息。在檔案清查方面，也沒(méi)有規(guī)律的檔案清查慣例。只有部分事業(yè)單位，例如學(xué)校，因?yàn)閷W(xué)生規(guī)律性的進(jìn)入、畢業(yè)，需要每年進(jìn)行新檔案清查、黨員檔案、學(xué)生檔案的進(jìn)入和轉(zhuǎn)移。其他事業(yè)單位因?yàn)槿藛T調(diào)動(dòng)和公務(wù)安排有新檔案進(jìn)入，少有舊檔案清查情況。民政局等檔案，外部人員按照法律對(duì)自己的檔案進(jìn)行查詢(xún)，內(nèi)部人員依法清查。3.3檔案管理控制重點(diǎn)不明確檔案管理與控制的重點(diǎn)是不清楚的檔案，尤其是公務(wù)憑證，不僅是工作的依據(jù)，而且是各項(xiàng)國(guó)家政策執(zhí)行記錄、明確責(zé)任的書(shū)面證明。它保留著許多歷史標(biāo)志，如領(lǐng)導(dǎo)干部、單位負(fù)責(zé)人和其他有關(guān)事務(wù)人員的簽名和印章，是揭露和調(diào)查犯罪的真實(shí)證據(jù)和有力證據(jù)。各種數(shù)據(jù)可以隨時(shí)反映各事業(yè)發(fā)展的變化，從保證國(guó)家政策有效執(zhí)行。檔案管理與控制的重點(diǎn)不明確，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案無(wú)法查清事業(yè)單位是否符合有關(guān)政策法規(guī)，是否存在懶政、貪污和損害社會(huì)安全的行為，不能防止違法違紀(jì)的發(fā)生。表3事業(yè)單位檔案記錄重點(diǎn)事業(yè)單位名稱(chēng)檔案重點(diǎn)內(nèi)容1高等學(xué)院學(xué)生檔案2廣播公務(wù)記載3電視臺(tái)公務(wù)記載4日?qǐng)?bào)社公務(wù)記載5市重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)服務(wù)中心公務(wù)記載6市衛(wèi)生健康委員會(huì)公務(wù)傳達(dá)7市文化和旅游局公務(wù)傳達(dá)8市民政局公務(wù)記載、公務(wù)傳達(dá)、成果記載、數(shù)據(jù)記載9市司法局公務(wù)記載、公務(wù)傳達(dá)、成果記載、數(shù)據(jù)記載10市科學(xué)技術(shù)局公務(wù)傳達(dá)、成果記載11市科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)公務(wù)傳達(dá)12市民防辦公室公務(wù)傳達(dá)、成果記載13市經(jīng)濟(jì)和信息化局公務(wù)傳達(dá)、成果記載14市文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會(huì)公務(wù)傳達(dá)、成果記載15市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心公務(wù)傳達(dá)16市總工會(huì)公務(wù)記載17市城市管理執(zhí)法委員會(huì)公務(wù)傳達(dá)18市統(tǒng)計(jì)局公務(wù)記載、公務(wù)傳達(dá)、成果記載、數(shù)據(jù)記載19人力資源和社會(huì)保障局公務(wù)記載、公務(wù)傳達(dá)、成果記載、數(shù)據(jù)記載20組織人事局公務(wù)記載、公務(wù)傳達(dá)、成果記載、數(shù)據(jù)記載21教育辦公務(wù)記載、公務(wù)傳達(dá)、成果記載、數(shù)據(jù)記載根據(jù)調(diào)研現(xiàn)實(shí)根據(jù)事業(yè)內(nèi)容不同，各事業(yè)單位檔案記載不同。大多數(shù)單位都有不同的檔案記載側(cè)重。但是根據(jù)數(shù)據(jù)看還是有小部分單位，以公務(wù)傳達(dá)記錄為主，對(duì)于改單位工作成果記錄較少。這個(gè)問(wèn)題與上文所說(shuō)記錄缺失相似，只有部分事業(yè)單位在檔案管理重點(diǎn)上做到面面俱到，這與這些單位有專(zhuān)業(yè)檔案管理崗位，與專(zhuān)業(yè)檔案管理人員有關(guān)。四調(diào)查總結(jié)或體會(huì)事業(yè)單位檔案的形成過(guò)程比一般檔案更為嚴(yán)格和復(fù)雜，因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案一般出了單位本身的人事、財(cái)務(wù)、公務(wù)檔案外，還包含所承擔(dān)的事業(yè)檔案。因?yàn)楣珓?wù)內(nèi)容不同，說(shuō)記錄保持的檔案在數(shù)量、內(nèi)容、保存方式上、各不相同，例如學(xué)校，不僅包含自身大量的人事、財(cái)務(wù)檔案、教育任務(wù)檔案，還有海量的學(xué)生檔案，學(xué)生檔案又分為