合同審查管理程序

XXXX有限公司合同審查管理程序文件編號制訂日期：20年11月1日修訂日期：20年12月1日版次：A.1版頁次第1頁共6頁一、目的確保合同簽訂之合理性、安全性與適用性，以確保公司與客戶之權(quán)益。二、范圍本公司對外銷售之產(chǎn)品適用之。三、定義1.規(guī)格品：本公司色卡上所有顏色的成品。2.非規(guī)格品：本公司色卡上所沒有之顏色的成品。3.打樣：客戶提供供應品，打樣員需于化驗室調(diào)配出相同顏色之色樣，供客戶確認。4.Quotation：報價單。流程圖NNNN不異動接單/取消查詢/答復無庫存Y審核不異動接單/取消查詢/答復無庫存Y審核A詢價/答復訂單來源YY有庫存B有庫存BNNNN排期/重排生產(chǎn)制造不變更入庫/交貨記錄存查Y排期/重排生產(chǎn)制造不變更入庫/交貨記錄存查YY打樣非規(guī)格品AABBXXXX有限公司合同審查管理程序文件編號制訂日期：20年11月1日修訂日期：20年12月1日版次：A.1版頁次第2頁共6頁四、權(quán)責單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程客戶1訂單來源6.1訂單來源6.1.1口頭：如電話、親自拜訪方式下訂單時。6.1.2非口頭：如傳真、郵寄、電子郵件下訂單時。營業(yè)部2詢價/答復6.2詢價/答復6.2.1業(yè)務員接獲客戶以口頭方式詢價時，應先了解客戶性質(zhì)與要求及訂單內(nèi)容后，調(diào)閱相同性質(zhì)客戶之歷史事務數(shù)據(jù)作比較后，向客戶報價，若客戶接受報價，則填寫〝報價協(xié)議書〞如附件1，向營業(yè)部主管報備后，先交由業(yè)務助理建立計算機檔案，再由營業(yè)所主管存檔備查，若客戶不接受時，依本作業(yè)內(nèi)容6.2.3之規(guī)定處理。6.2.2業(yè)務員接獲客戶以非口頭方式詢價時或貿(mào)易組主管接獲國外客戶詢價時，應先了解客戶性質(zhì)與要求及訂單內(nèi)容后，調(diào)閱相同性質(zhì)客戶之歷史事務數(shù)據(jù)作比較后，填寫〝報價協(xié)議書〞如附件1或〝Quotation〞如附件2，向營業(yè)部主管報準簽核后，以傳真或電子郵件方式向客戶報價，若客戶接受報價，請客戶于買方代表欄簽名后，以傳真或電子郵件方式回傳后，先交由業(yè)務助理建立計算機檔案，再由營業(yè)所主管或貿(mào)易組主管存檔備查。6.2.3業(yè)務員遇以下狀況，無法直接報價時，須先以口頭方式向營業(yè)部主管報備獲準后，方可答復客戶，并填寫〝報價協(xié)議書〞如附件1，向營業(yè)部主管報備后，先交由業(yè)務助理建立計算機檔案，再由營業(yè)所主管存檔備查。6.2.3.1業(yè)務員報價，客戶無法接受時。報價協(xié)議書QuotationXXXX有限公司合同審查管理程序文件編號制訂日期：20年11月1日修訂日期：20年12月1日版次：A.1版頁次第3頁共6頁四、權(quán)責單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程6.2.3.2客戶訂單訂購量較多。6.2.3.3同業(yè)競價時。6.2.3.4新產(chǎn)品新規(guī)格。6.2.3.5單一顏色之規(guī)格品，一次訂購60公斤時。營業(yè)部3不異動6.3不異動6.3.1以下狀況出現(xiàn)異常時，業(yè)務員需判定價格與交易條件是否需要異動，若不需要，進入流程4，進行接單，若需要，則進入流程2，進行本作業(yè)內(nèi)容6.2.3。6.3.1.1市場情形(如同業(yè)競價時)。6.3.1.2客戶付款及信用狀況。6.3.1.3訂單訂購量較多時。營業(yè)部4接單/取消6.4接單/取消6.4.1業(yè)務員或業(yè)務助理或貿(mào)易組主管接獲訂單時。6.4.2客戶以各種方式下訂單時，經(jīng)查詢目前無現(xiàn)品庫存，預定之交期又無法滿足客戶要求時，應婉拒該訂單。營業(yè)部5查詢/答復6.5查詢/答復6.5.1業(yè)務助理接獲訂單，或業(yè)務員與貿(mào)易組主管請業(yè)務助理協(xié)助查詢時，于計算機系統(tǒng)中查詢成品庫存或開立暫存之客戶訂購單，若有庫存，直接回復客戶并于暫存之客戶訂購單中輸入交貨日期，轉(zhuǎn)成〝送貨單〞如附件3，進入流程12，進行交貨，如無庫存，則不輸入交貨日期并請客戶待排定交期后回復，進入流程6，進行審核。送貨單XXXX有限公司合同審查管理程序文件編號制訂日期：20年11月1日修訂日期：20年12月1日版次：A.1版頁次第4頁共6頁四、權(quán)責單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程6.5.2營業(yè)部助理確認交期后，以電話或傳真方式聯(lián)絡告知客戶，或通知業(yè)務員與貿(mào)易組主管，以電話或傳真或電子郵件方式聯(lián)絡告知客戶。營業(yè)部6審核6.6審核6.6.1業(yè)務助理每天早上打印前一天之〝業(yè)務(訂貨日)訂購一覽表〞如附件4，分為已交貨與未交貨，呈營業(yè)所主管或營業(yè)部主管審核。6.6.2營業(yè)所主管或營業(yè)部主管判定客戶要求之交期或價格，無法接受者，則進入流程4，婉拒該訂單，若可以接受，進入流程7，進行判定是否為規(guī)格品作業(yè)。業(yè)務(訂貨日)訂購一覽表營業(yè)部7非規(guī)格品6.7非規(guī)格品6.7.1業(yè)務員或貿(mào)易組主管判定是否為規(guī)格品，若為非規(guī)格品，則要求客戶提供供應品，進入流程8，進行試樣，若為規(guī)格品，則進入流程9，進行排期生產(chǎn)。營業(yè)部廠務部8打樣6.8打樣6.8.1業(yè)務員或貿(mào)易組主管依【客戶供應品管制程序】之相關規(guī)定要求客戶提供供應品。6.8.2打樣員依【配方管理程序】之相關規(guī)定，進行打樣?？蛻艄饭苤瞥绦蚺浞焦芾沓绦驙I業(yè)部廠務部客戶9排期/重排6.9排期/重排6.9.1營業(yè)部助理每天上午十點與下午三點時，匯集書面訂單并于計算機系統(tǒng)中，以未交貨為查詢條件，查詢〝業(yè)務(訂貨日)訂購一覽表〞業(yè)務(訂貨日)訂購一覽表XXXX有限公司合同審查管理程序文件編號制訂日期：20年11月1日修訂日期：20年12月1日版次：A.1版頁次第5頁共6頁四、權(quán)責單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程如附件4，填寫〝生產(chǎn)計劃排程表〞如附件5，以傳真或電子郵件方式，將〝生產(chǎn)計劃排程表〞如附件5，交給技術(shù)組主管排定生產(chǎn)日期并將交期填入〝生產(chǎn)計劃排程表〞如附件5，以傳真或電子郵件方式回復給營業(yè)部助理，營業(yè)部助理分別以電話或傳真方式回復客戶交期。6.9.2若客戶同意交期，則進入流程10，進行生產(chǎn)制造作業(yè)，若客戶不滿意交期，營業(yè)部助理先與客戶協(xié)商交期后，以電話聯(lián)絡技術(shù)組主管，協(xié)商重新排定交期，若可依客戶滿意之交期達成協(xié)議，營業(yè)部助理于計算機系統(tǒng)中暫存之客戶訂購單，輸入交貨日期，并以電話或傳真方式回復客戶，營業(yè)部助理與技術(shù)組主管分別修改各自保管的〝生產(chǎn)計劃排程表〞如附件5，并分別由營業(yè)部與廠務部主管簽核。6.9.3營業(yè)部助理與技術(shù)組主管若無法達成協(xié)議，必要時分別由營業(yè)部及廠務部主管與客戶三方進行協(xié)商，議定客戶同意之交期后，則進入流程10，進行生產(chǎn)制造作業(yè)。6.9.4營業(yè)部助理如接獲臨時插單或訂單變更或訂單取消時，須立即以電話通知技術(shù)組主管修改〝生產(chǎn)計劃排程表〞如附件5，營業(yè)部助理與技術(shù)組主管分別修改各自保管的〝生產(chǎn)計劃排程表〞如附件5，并分別由營業(yè)部與廠務部主管簽核，營業(yè)部助理需修改計算機系統(tǒng)中相關暫存之客戶訂購單之交期。生產(chǎn)計劃排程表XXXX有限公司合同審查管理程序文件編號制訂日期：20年11月1日修訂日期：20年12月1日版次：A.1版頁次第6頁共6頁四、權(quán)責單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程廠務部10生產(chǎn)制造6.10生產(chǎn)制造6.10.1廠務部所有相關人員依【生產(chǎn)計劃管理程序】之相關規(guī)定辦理。生產(chǎn)計劃管理程序營業(yè)部廠務部客戶11不變更6.11不變更6.11.1客戶若因故通知營業(yè)部相關人員，變更訂單或取消訂單，進入流程9，通知廠務部修定生產(chǎn)計劃排程，若無，則進入流程12，進行入庫或交貨作業(yè)。廠務部營業(yè)部12入庫/交貨6.12入庫/交貨6.12.1廠務部與營業(yè)部所有相關人員依【成品搬運、儲存、包裝、保存與交貨管理程序】之相關規(guī)定，辦理入