某集團(tuán)公司文件和材料控制程序

×××××集團(tuán)有限公司文件和資料控制程序文件編號(hào)：****版本號(hào)：A/0制定人：綜合企劃部審核人：批準(zhǔn)人：2004年7月1日發(fā)布2004年7月1日實(shí)施尋標(biāo)題她盈客文件和泉資料控肯制程序積編號(hào)遮***舟*扣版本取A/0逮制訂單獨(dú)位翠綜合企沖劃部掠實(shí)施日瑞期第200棕4/7絲/1形頁(yè)次旬1/5程序目的：對(duì)文件（包括質(zhì)量體系文件和外來(lái)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、日常往來(lái)文書等）進(jìn)行有效的控制（嚴(yán)格的分類、編目），確保公司文件資料能被正確規(guī)范進(jìn)行。適用范圍：本程序適用于公司所有質(zhì)量體系文件和資料的管理和控制3.定義：質(zhì)量手冊(cè)：說(shuō)明一個(gè)組織的質(zhì)量方針與描述其質(zhì)量管理體系之文件。程序文件：以目的、范圍、權(quán)責(zé)、定義、作業(yè)內(nèi)容、相關(guān)文件、附件/表單來(lái)說(shuō)明程序步驟的說(shuō)明書。指導(dǎo)書/標(biāo)準(zhǔn)書：說(shuō)明作業(yè)之操作方法及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的文件。表單：執(zhí)行各相關(guān)程序所使用的空白表格，記錄提供活動(dòng)或已達(dá)到結(jié)果之客觀證據(jù)的文件。外部文件：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)法規(guī)。權(quán)責(zé)：駐序號(hào)總文件類豆別芽集制定者痛宴坡審核者并哲批準(zhǔn)者裁1弓質(zhì)量手域冊(cè)脖綜合企代劃部搭管理者該代表瘡總經(jīng)理意2有程序文反件主職能部指門逃管代佳總經(jīng)理音3允作業(yè)指白導(dǎo)書（叼工作手刷冊(cè)）核職能部城門王職能部滔門經(jīng)理歌管代徹4弓表單嘴職能部著門須職能部汪門寧主管蟲職能部神門望經(jīng)理挪流程圖負(fù)（見附魚件一）惕作業(yè)內(nèi)衡容：鑄6.率1付質(zhì)量體見系文件滾和其他呼文件資靠料的制藍(lán)定、審舊核、批戀準(zhǔn)文6.1軍.雪1融公司所秧有質(zhì)量陣體系文禽件和資活料的制貸定、審勁核、批賣準(zhǔn)按權(quán)殖責(zé)規(guī)定耀執(zhí)行。霜6.掙1.模2御文件制桐訂作業(yè)覺：倆視業(yè)務(wù)半需要及夏組織任霜?jiǎng)?wù)，由恨適當(dāng)部貨門指定拔專人以藝各類文擋件之標(biāo)欠準(zhǔn)格式與，擬案滑后填好贊《文件盞制訂、橫修訂、肆廢止申柴請(qǐng)單》貞由擬案桑單位送傳相關(guān)單逗位審查劃無(wú)異議責(zé)后，按漫文件編卡號(hào)系統(tǒng)厲編號(hào)并判注明管蜜制等級(jí)館及分發(fā)跳單位數(shù)察量后，思呈擬案物權(quán)責(zé)部三門核準(zhǔn)呈后頒布平標(biāo)題虎徹?cái)U(kuò)文件和填資料控傷制程序返編號(hào)伙***舒*長(zhǎng)版本穗A/0夫制訂單頁(yè)位眼綜合企拼劃部換實(shí)施日譽(yù)期添200蝕4/7章/1江頁(yè)次辜2/5坦發(fā)行。球（文件障審查、貪核準(zhǔn)、砌頒布、鳳發(fā)行等貧各階段日，若有濃任何異掃議得由恰原擬案套者修改款之，必組要時(shí)得券召開會(huì)綱議研擬翁辦法）鑄。元6.娛2岡文件編殊號(hào)似6粘．知2逆．棵1競(jìng)公司所擾有的已頃審批的代質(zhì)量體洞系文件疊和其它息文件資晚料均應(yīng)駐交綜合騰企劃部冒文件管測(cè)理員渡6用．棒2番．扔2躁綜合企被劃部文蒙件管理臨員負(fù)責(zé)瘦將收到繪的質(zhì)量狐體系文諸件和資劈料按如診下方式攝分類、歷編昂號(hào)叨巴文件編嚷號(hào)系統(tǒng)勉：預(yù)公司簡(jiǎn)膽稱朱演恨搖文件類捧別注危接挖破文件序膠號(hào)潮伯公司簡(jiǎn)郊稱周犬會(huì)克文件類灑別駐工懲早肯文件序?qū)锰?hào)屑封勒蟲類幣別花盾兩創(chuàng)拳序號(hào)悶質(zhì)量手編冊(cè)錫BJ燃—適QM膀程序文舊件壯BJ狐—缸QP急程序文裳件序號(hào)鵲作業(yè)指犧導(dǎo)書農(nóng)BJ療—摘QW瞎作業(yè)指閑導(dǎo)書序苗號(hào)專外來(lái)文磁件居BJ繡—栗QL區(qū)法規(guī)序柜號(hào)泛BJ螞—藏QH蛇上級(jí)文千件序號(hào)廊BJ拋—肢QS墻外來(lái)標(biāo)吵準(zhǔn)序號(hào)攀標(biāo)題扁不沫文件和威資料控雜制程序缺編號(hào)區(qū)***恰*漠版本瞎A/0識(shí)制訂單趨位起綜合企呼劃部饞實(shí)施日稿期琴200名4/7略/1竟頁(yè)次燃3/5皂項(xiàng)目前允期資料如BJ哲—忽QP旅對(duì)應(yīng)程窯序文件蒸序號(hào)璃–惕R胖資料序敵號(hào)擾工程檔撐案流BJ買—備QP砍對(duì)應(yīng)程撤序文件然序號(hào)事–約F司工程檔發(fā)案序號(hào)拒合同、顆標(biāo)書盛BJ鼻—汁QC個(gè)合同標(biāo)首書序號(hào)遼其它文盼件推BJ祥—煩QO新文件序誦號(hào)撕質(zhì)量記島錄表格冒編號(hào)（皮右下角兆）踏BJ予–誰(shuí)Q肚P免對(duì)應(yīng)程繞序文件捕序號(hào)僅—莊表格流販水摟號(hào)繩-銳-嫂表格版沙本閃6菌．笛3煙質(zhì)量體肆系文件斧和資料津的發(fā)放索、收回鍋6.3榨.挖1宅質(zhì)量體顯系文件圈和資料雜分為受音控原版挺、受控殘副本、攏非受控凈副本。生受控索副本僅芽限于在畝公司內(nèi)富部使用誓，非受西控副本稠可視情算提供給閱公司以密外的人巷員使用加。泰6.3瑞.辯3宣經(jīng)頒布孟發(fā)行之減文件，蜂得由綜們合企劃寺部，以郵原案文字件管理繞，由綜曾合企劃船部將之弄列至《頌文件總四覽表》啞中，并帆依擬案當(dāng)單位所抗擬之分申發(fā)單位踐及數(shù)量嫂，影印劑適當(dāng)份音數(shù)，加痕蓋文件漠受控章枯后發(fā)行幟，并請(qǐng)售收文單淘位于《較文件和蘆資料發(fā)艦放射/湊回收登膠記表》樂(lè)上簽收唯。士6.3鄉(xiāng).販3吳修訂及顯廢止時(shí)怒，應(yīng)由岡綜合企郊劃部，溪依分發(fā)寶、回收匯記錄回客收舊版臭之文件驕并作銷括毀?；厝f(wàn)收時(shí)并陣應(yīng)注意幣數(shù)量及示內(nèi)容之廊完整性帖，并記論錄于《淘文件和譯資料發(fā)四放飾/予回收登拆記表》扮。苦6.3三.叮5禾修訂及舒廢止時(shí)才，舊版獎(jiǎng)失效文播件應(yīng)于碌頒布后搖五天內(nèi)樂(lè)回收。蜘6約．場(chǎng)4猴質(zhì)量體戰(zhàn)系文件灑和資料威的保管返6安．欲4膏．謠1釀質(zhì)量體敘系文件沃和資料懲的受控請(qǐng)?jiān)嬗勺嗑C合企跳劃部文嚼件管理帽員負(fù)責(zé)朵統(tǒng)一存奏檔保存叫。坦6含．參4.違2貌質(zhì)量體稈系文件瞞和資料攪的受控竊副本由宣文件持盼有部門倦文件管工理員或描文件持甩有人負(fù)異責(zé)保管蛾。記6.4膀.播3羽文件如事發(fā)現(xiàn)有鹿缺頁(yè)、劑破損、喬字跡模華糊應(yīng)填桂寫《文派件補(bǔ)發(fā)問(wèn)申請(qǐng)單攝》向綜獄合企劃鞭部申請(qǐng)鵲補(bǔ)發(fā)，災(zāi)不得以普影印方桃式自行療處理。俗6.4低.領(lǐng)4區(qū)文件分孝發(fā)份數(shù)依不夠時(shí)朋應(yīng)由使征用單位微主管直四接與文街件制訂闊單檔級(jí)位主管馬協(xié)調(diào)，醒更改文呼件分發(fā)至數(shù)量，海再由制姜訂單位遞，依修東訂程序舊修訂分騰發(fā)單位啟、數(shù)量咽，綜合蘭企劃部故依修訂低之分發(fā)聾單位、策數(shù)量，由再行補(bǔ)吳發(fā)。膀標(biāo)題斧含究文件和翻資料控協(xié)制程序膊編號(hào)比***乖*單版本孩A/0全制訂單證位容綜合企描劃部拉實(shí)施日蓄期艦200擾4/7停/1夕頁(yè)次丘4/5你6.4彩.正5矮文件之鵝借閱規(guī)腳定：借伴（調(diào)）憐閱者先類填寫《悉文件借僚（調(diào)）嚴(yán)閱申請(qǐng)?zhí)菃巍烦瘦^單位主淹管核準(zhǔn)膠后再送狠綜合企食劃部審柄查宋，怠牙借閱管躲制類文爐件時(shí)，牙依管制臣類文件搜借（調(diào)孫）閱規(guī)卡定辦理優(yōu)。刮6棟．某5怎質(zhì)量體換系文件傲和資料向的有效役性控制瘡6.5悄.販1天為確保撫公司質(zhì)訴量體系郊文件和歐資料的哲有效性強(qiáng)能夠得繭到控制糟，對(duì)其單采用版磨本號(hào)、椒修改狀網(wǎng)態(tài)號(hào)來(lái)凍控制最暑新版本碧，版本抱號(hào)采用差英文字惑母鵲A喝、罵B祥、孝C疾…瓜…納表示第衛(wèi)一版修妹改、第樂(lè)二版修廊改劣…嘴…注。版本紡號(hào)修改汽狀態(tài)號(hào)惕之間的卻關(guān)系為汽：每一閉版之質(zhì)王量體系疑文件和唐資料可耳以允許宏修改十提次，即仰修改狀杰態(tài)號(hào)最吃高拐是反1遮0窄，當(dāng)超留過(guò)揉1林0順時(shí)，全乏部文件息換版，留即屠由碑A爸版升臟為煉B腸版，特除殊情況責(zé)下，換筆版可不譜受此限克制。拉坐6如．春5柱．柄2顆文件管堅(jiān)理員應(yīng)深按質(zhì)量廊體系文肌件和資默料的類討別編制英《文件偽持有者安控制清秀單》，岡保證公適司各部竄門確保溪使用最綿新有效夜版本之華文件和過(guò)資料，優(yōu)當(dāng)文件柳更新后右，相應(yīng)過(guò)的《文古件持有尤者控制再清單》解也應(yīng)予增以更新陰。拆6啟．鎮(zhèn)5榜．遍3碑計(jì)劃類果、采購(gòu)背文件、必合同標(biāo)蹈書等一悠次性有標(biāo)效文件倆由審核檔、批準(zhǔn)交人審批堆后生效頂，不受糞上述規(guī)騾定控制辟，并在海《一次由性有效困文件一請(qǐng)覽表》衛(wèi)中登錄貨。偽6嬌．鋼5涂．飲4股外來(lái)文兵件由文渾件管理負(fù)員負(fù)責(zé)廚編制《童外來(lái)文脾件清單姜》，每毒年跟蹤朽一次最箭新有效營(yíng)版本，盛并填寫士外來(lái)文剛件跟蹤微記錄。誓6館．坡6是質(zhì)量體族系文件牽和資料渠的更改蟲掙6追．援6治．溫1圾公司質(zhì)盒量體系臂運(yùn)作過(guò)雕程中的貢各種因蘇素均可制導(dǎo)致質(zhì)芳量體系皂文件和掏資料的吐更改或伍增減，率其更改嘗或增減位的原因素由各相蝦關(guān)部門冊(cè)提出，饅并填寫竭《文件如制腰訂貍/薪修蟲訂勻/停廢止申頌請(qǐng)單》臣，譜按禍5斑.緒1震節(jié)規(guī)定睜審批后務(wù)，交與活文件管柱理員。顧伏6帝．圖6越．嫁2糖質(zhì)量體舟系文件灣和資料看的更改傭一般由滾其原審繡批部門古或人審俱批，如哨因某種址特殊原村因必須滋指定其遵他部門辯或人審筋批時(shí)，蜓該部門飾或人需狂獲得審隔批所需渴依據(jù)的裁背景資刃料，以律保證更越改之適五宜性。孝男6磚．辨6逆．曬3誘文件管播理員接抗到更改站或增減督的質(zhì)量辟體系文葉件和資籮料后，悲應(yīng)更新魂受控原冤版，并言復(fù)印更斑改頁(yè)加縣蓋紅趨色終“年受?？鼐恪毙扔≌潞蟠撸础稛o(wú)文件持籍有者控鬧制清單艱》交給餐所有的踢部門文房件管理緣員或持供有人換邁回原頁(yè)求銷毀，瞇并在修辰改記錄該上作摘切要。姐哄6冰．佛6價(jià)．上4崇質(zhì)量體淡系文件跨和資料鄉(xiāng)的非受蹤控副本兆不受質(zhì)經(jīng)量體系以文件或泛資料個(gè)撒性的控伯制。汁6欠．板7賺質(zhì)量體莫系文件沒(méi)和資料珠的廢棄名6憐．務(wù)7耳．委1排對(duì)于已隊(duì)作廢的高文件，伏如有保延存價(jià)值纖，應(yīng)由辟文件管溫理員統(tǒng)掉一集中求保管其攻上應(yīng)加胃蓋譯“食作扯廢群”頃印章。疲若需銷羅毀，由沒(méi)文件管昨理員統(tǒng)丹一銷毀次，并填確寫《文交標(biāo)題透茄奇文件和回資料控釘制程序墻編號(hào)栽***銷*隸版本斤A/0呈制訂單廣位潑綜合企若劃部系實(shí)施日廊期害200缺4/7芹/1碎頁(yè)次險(xiǎn)5/5糧件銷毀賺作廢登評(píng)記表》祥。蜂8蛋作廢文播件若需饑保留，嶺應(yīng)由相讓關(guān)部門怨提出保湊留申請(qǐng)?jiān)郏?jīng)綜幼合企劃告部批準(zhǔn)狂后予以并保留。網(wǎng)6縮．遙9厭記錄的飛歸檔保淘管，參峰照《記茂錄控制壞程序》壤執(zhí)行。桂6酸．勵(lì)1旨0報(bào)工程技位術(shù)資料份依《工寧程管理牧程序》寺執(zhí)行?？s7窮．相關(guān)單文件名1虎《記錄泰控制程辨序》遼7.洽2最《工程文管理程菌序》臣8選．使用鍬表單凍1裳《一次捕性有效由文件一傻覽表》的8悼．而2刑《文件來(lái)持有者萬(wàn)控制清悲單》常8趴．多3區(qū)《文件楚發(fā)講放錘/吩回收登載記表》撓8謝．變4什《外來(lái)齒文件清希單》積8括．川5值《文件帆補(bǔ)發(fā)申憤請(qǐng)單》答8強(qiáng)．猾6方《文件底制輩訂競(jìng)/規(guī)修啊訂師/憑廢止申比請(qǐng)單》弱8.啊7創(chuàng)《文件政銷毀作唉廢登記器表》湊8.倍8限《文件己借（調(diào)悼）閱申只請(qǐng)單》仗殺8.叔9駐《文件前總覽表總》努***場(chǎng)*-0鬼6A受文件制肺定襖/樣修蓋訂暗/恒廢止申琴請(qǐng)單制定：修訂：廢止：土申請(qǐng)單貢位設(shè)申請(qǐng)人君申請(qǐng)日愈期窩慰年奶孩月榮采日膛著文件編櫻號(hào)賺文件名師稱武原內(nèi)容氏：劫建議內(nèi)柳容：吩原制訂權(quán)單位意溫見手可行拿：坊虎弓擦不可行挑：唇某英持修訂后舌可行：剛擬修訂吃內(nèi)容：居批縮表括準(zhǔn)仍審饅督孕核原制屑往鬧定赴***燭*-0旦5A視文件補(bǔ)報(bào)發(fā)申請(qǐng)敘單評(píng)申劉虎請(qǐng)悠單資她位氣申寇嘆請(qǐng)亭日熟帶期川文件編紫號(hào)冊(cè)補(bǔ)發(fā)份頑數(shù)俱申請(qǐng)補(bǔ)倚發(fā)理由輛請(qǐng)領(lǐng)人垃簽收攀批準(zhǔn)裁審核峰申請(qǐng)人鍬注：文慧件補(bǔ)發(fā)祖應(yīng)經(jīng)權(quán)袍責(zé)部門霸負(fù)責(zé)人殲核準(zhǔn)峰***慮*-0菠4A饒外來(lái)文籍件清單帽序號(hào)體登記日償期出文件編擔(dān)號(hào)震文件名手稱魔文件來(lái)聯(lián)源鎖企劃部斥簽收荷份豈/您頁(yè)疊借閱槽部門夜企劃部奴日期鐮借閱人叔日期姑回收人臟1討2阿3溫4承5葵6火7燕8監(jiān)9恭10捐11訴12探13惰14露15痛16駝17管18治19廣