一日常資料管理3

工程內(nèi)業(yè)工作交流之一：日常資料、檔案的管理日常工作資料的分類(lèi)資料、檔案分類(lèi)保管，建立相應(yīng)的目錄和電子文檔，是對(duì)資料員日常工作的根本要求。一個(gè)分類(lèi)合理、有序的資料庫(kù)，對(duì)資料的保管和利用，對(duì)保證日常工作的順利進(jìn)行是非常有益的。反之那么是有害的。一、文件資料分類(lèi)管理工程部的文件資料包括從工程前期立項(xiàng)開(kāi)始到規(guī)劃、施工許可、工程驗(yàn)收、備案登記全過(guò)程所產(chǎn)生的文件。此類(lèi)文件較為重要，在后面的工作中經(jīng)常使用其復(fù)印件或資料數(shù)據(jù)。此類(lèi)文件宜采用資料冊(cè)或資料盒分類(lèi)存放，建立紙質(zhì)和電子目錄，建議分類(lèi)如下：=1\*GB3①前期文件=2\*GB3②規(guī)劃類(lèi)資料③工程類(lèi)資料④消防類(lèi)資料⑤防雷類(lèi)資料=6\*GB3⑥檢測(cè)〔驗(yàn)〕資料=7\*GB3⑦工程竣工資料例1：晉愉綠島工程部工程前期文件卷內(nèi)目錄序號(hào)文件名稱(chēng)文件編號(hào)發(fā)文單位復(fù)印件歸檔份數(shù)文件時(shí)間備注1關(guān)于晉愉地產(chǎn)(集團(tuán))股份開(kāi)發(fā)"晉愉綠島映像A區(qū)"建設(shè)的立項(xiàng)批復(fù)大渡口計(jì)委[2004]70號(hào)大渡口區(qū)開(kāi)展方案委員會(huì)★3建設(shè)工程選址意見(jiàn)書(shū)D8-1/02地塊渝規(guī)選[2004]大字第0137號(hào)重慶市規(guī)劃局★5建設(shè)工程方案設(shè)計(jì)規(guī)劃審查意見(jiàn)渝規(guī)地審[2004]大字第0006號(hào)重慶市規(guī)劃局★200411.17關(guān)于下達(dá)"晉愉·綠島映像"A區(qū)一期、二期工程年度投資方案的通知大渡口計(jì)委[2004]119號(hào)大渡口區(qū)開(kāi)展方案委員會(huì)★10固定資產(chǎn)投資工程投資許可證晉愉綠島映像A區(qū)一期、0007823大渡口計(jì)委★/11關(guān)于晉愉地產(chǎn)(集團(tuán))股份"晉愉·綠島映像"一期工程初步設(shè)計(jì)的批復(fù)渡建[2004]177號(hào)大渡口區(qū)建委★14晉愉·綠島映像建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)渡國(guó)地字(16)號(hào)重慶市大渡口區(qū)國(guó)土資源局★15關(guān)于晉愉·綠島映像工程辦理規(guī)劃管理手續(xù)的函復(fù)意見(jiàn)書(shū)渝規(guī)函[2006]大字第0107號(hào)重慶市規(guī)劃局★16DD4-7-2國(guó)土證渝國(guó)用(2004)第1008號(hào)市國(guó)土資源局★2004.827DD4-6-3房地證100房地證2006字第14號(hào)市國(guó)土資源局★28重慶市城市建設(shè)工程〔初步設(shè)計(jì)〕配套綠地審查意見(jiàn)書(shū)四期重園建初[2005]204號(hào)重慶市園林事業(yè)管理局★30重慶市建設(shè)工程防空地下室方案審查意見(jiàn)通知書(shū)(2021)渝結(jié)建審(大渡口〕第11-2號(hào)市人防辦公室★36建設(shè)工程規(guī)劃設(shè)計(jì)方案審查意見(jiàn)書(shū)渝規(guī)建審〔2021〕大字第0018號(hào)重慶市規(guī)劃局★37重慶市人民政府關(guān)于重慶晉愉地產(chǎn)〔集團(tuán)〕股份有償使用國(guó)有建設(shè)用地的批復(fù)渝府地[2021]319號(hào)重慶市人民政府★2021.3.2043重慶市主城區(qū)城市夜景燈飾建設(shè)工程竣工審核表晉愉綠島大渡口燈飾建設(shè)小組市市政管委會(huì)1注：表中序號(hào)按有代表性的文件內(nèi)容選取，故序號(hào)不連貫。下同。例2：晉愉綠島工程部規(guī)劃類(lèi)資料文件卷內(nèi)目錄序號(hào)文件名稱(chēng)文件編號(hào)發(fā)文單位復(fù)印件歸檔份數(shù)文件時(shí)間備注一、規(guī)劃許可文件1-1建設(shè)工程規(guī)劃許可證晉愉·綠島映像D8-1/02D8-2/02D6-3/02D6-4/02渝規(guī)建證(2004)大字第0019號(hào)市規(guī)劃局★二、規(guī)劃驗(yàn)收文件2-1建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證三期3.4號(hào)樓.A14棟.游泳池功能房渝規(guī)建驗(yàn)(2007)大字第0319號(hào)市規(guī)劃局★三、備案登記文件3-1建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案登記證一、二期車(chē)庫(kù)建竣備字(2006)19號(hào)大渡口建委★四、其他文件4-1竣工驗(yàn)收備案申請(qǐng)書(shū)一、二期//留底例3：工程類(lèi)資料晉愉綠島工程部工程類(lèi)資料文件卷內(nèi)目錄序號(hào)文件名稱(chēng)文件編號(hào)發(fā)文單位原件復(fù)印件歸檔份數(shù)文件時(shí)間備注一、施工許可證1-1建筑工程施工許可證一、二期大渡口建委★1-12建筑工程施工許可證D6地塊二期30﹟、31﹟號(hào)樓工程大渡口建委★二、招投標(biāo)文件2-1重慶市建設(shè)工程施工招標(biāo)投標(biāo)情況確認(rèn)書(shū)、重慶市建設(shè)工程中標(biāo)通知書(shū)一、二期渝(大渡)招確[2004]044號(hào)晉愉集團(tuán)★2-5重慶市建設(shè)工程施工招標(biāo)投標(biāo)情況確認(rèn)書(shū)、重慶市建設(shè)工程中標(biāo)通知書(shū)四期渝(大渡)招確[2006]晉愉集團(tuán)★三、質(zhì)量監(jiān)督文件3-1重慶市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督登記表一、二期2004-32晉愉集團(tuán)★3-11建設(shè)工程平安管理報(bào)監(jiān)書(shū)D6地塊一期商業(yè)及1號(hào)車(chē)庫(kù)安監(jiān)管[2021]15號(hào)大渡口區(qū)建設(shè)工程施工平安管理站★四、交房標(biāo)準(zhǔn)文件4-1綠島映像車(chē)庫(kù)交房標(biāo)準(zhǔn)研發(fā)中心★4-12晉愉綠島·嶺海洋房區(qū)1﹟-26﹟及3﹟車(chē)庫(kù)工程裝飾施工標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)研發(fā)部★五、綠化類(lèi)文件5-1重慶市城市建設(shè)工程初步設(shè)計(jì)配套綠地審查意見(jiàn)書(shū)重園建初[2005]068號(hào)重慶市園林事業(yè)管理局★晉愉·綠島映像三、四期5-6重慶市建設(shè)工程規(guī)劃環(huán)節(jié)并聯(lián)審批協(xié)辦意見(jiàn)函D6-3/02.D6-4/02地塊〔嶺?！尘G化渝園建方協(xié)字[2021]019號(hào)重慶市園林事業(yè)管理局★六、環(huán)保類(lèi)文件6-1重慶市建設(shè)工程試生產(chǎn)〔預(yù)驗(yàn)收〕環(huán)保審批意見(jiàn)書(shū)渝渡環(huán)試[2005]21號(hào)大渡口區(qū)環(huán)保局★6-5重慶市建設(shè)工程試生產(chǎn)環(huán)境保護(hù)批復(fù)渝〔渡〕環(huán)試[2021]22號(hào)大渡口區(qū)環(huán)保局★七、電力類(lèi)文件7-1關(guān)于晉愉綠島映像建設(shè)工程工程規(guī)劃環(huán)節(jié)協(xié)辦意見(jiàn)的函渝電協(xié)辦意見(jiàn)[2021]004號(hào)重慶市電力公司★第頁(yè)例4：消防類(lèi)資料晉愉綠島工程部消防類(lèi)文件卷內(nèi)目錄序號(hào)文件名稱(chēng)文件編號(hào)發(fā)文單位原件復(fù)印件文件時(shí)間備注1-1建筑工程消防設(shè)計(jì)的審核意見(jiàn)書(shū)一、二期施工圖設(shè)計(jì)的消防設(shè)計(jì)[2004]渝公消(建)字第774號(hào)市消防局★1-2建筑工程消防設(shè)計(jì)的審核意見(jiàn)書(shū)一、二期工程(調(diào)整)施工圖設(shè)計(jì)的消防設(shè)計(jì)[2004]渝公消(建)字第901號(hào)市消防局★1-3建筑工程消防設(shè)計(jì)的審核意見(jiàn)書(shū)映像幼兒園工程(設(shè)計(jì)變更)施工圖設(shè)計(jì)的消防設(shè)計(jì)[2005]渝公消(建)字第005420號(hào)市消防局★1-9重慶市建筑工程施工圖消防設(shè)計(jì)備案告之書(shū)映像三期消防撲救面及場(chǎng)地修改工程施工圖消防設(shè)計(jì)備案[2006](渝)公消備字第〔0275)市消防局★1-10規(guī)劃環(huán)節(jié)協(xié)辦意見(jiàn)函建筑工程消防設(shè)計(jì)的審核意見(jiàn)書(shū)D6-3/02.D6-4/02地塊方案設(shè)計(jì)調(diào)整渝公消(建方)字[2021]第0025號(hào)市消防局★1-11建筑工程消防設(shè)計(jì)的審核意見(jiàn)書(shū)D6地塊一期工程初步設(shè)計(jì)渝公消(建擴(kuò))字[2021]第0092號(hào)市消防局★1-13重慶市建筑工程施工圖消防設(shè)計(jì)備案告之書(shū)D6地塊一期工程設(shè)計(jì)備案[2021]渝公消備字第〔0096〕市消防局★1-16建筑工程消防設(shè)計(jì)的審核意見(jiàn)書(shū)同意大浪淘沙室內(nèi)裝飾設(shè)計(jì)渝公消(建擴(kuò))字[2021]第0064號(hào)市消防局★2-1建筑工程消防驗(yàn)收的意見(jiàn)書(shū)映像A1-A13棟消防合格[2005]渝公消(建驗(yàn))字第005664號(hào)市消防局★2-6建筑工程消防驗(yàn)收的意見(jiàn)書(shū)A14會(huì)所消防驗(yàn)收不合格渝公消(建驗(yàn))字[2007]第0268號(hào)市消防局★2-15建筑工程消防驗(yàn)收的意見(jiàn)書(shū)D6地塊幼兒園消防驗(yàn)收合格[2007](建驗(yàn))字[2021]第0068號(hào)市消防局★例5：防雷類(lèi)資料晉愉綠島工程部防雷類(lèi)文件卷內(nèi)目錄序號(hào)文件名稱(chēng)文件編號(hào)發(fā)文單位復(fù)印件文件時(shí)間備注前期文件1-1重慶市建設(shè)工程防雷工程施工圖審查意見(jiàn)書(shū)一、二期9-48單元、會(huì)所渝雷審(大)(2004)(11)字第034號(hào)市防雷中心★1-5重慶市建設(shè)工程防雷設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)意見(jiàn)書(shū)D6地塊一期1-26﹟樓.商業(yè).幼兒園.1、3號(hào)車(chē)庫(kù)渝雷評(píng)(大渡口區(qū))初(2021)〔03)第3號(hào)市防雷中心大渡口分中心★1-8重慶市建設(shè)工程防雷設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)意見(jiàn)書(shū)D6地塊二期27-31﹟樓.2號(hào)車(chē)庫(kù)渝雷評(píng)(大渡口區(qū))施(2021)〔06)第4號(hào)市防雷中心大渡口分中心★驗(yàn)收文件2-1重慶市建設(shè)工程防雷工程竣工驗(yàn)收合格證及檢測(cè)報(bào)告綠島映像9﹟樓渝氣雷驗(yàn)[2006]DD第DD50029號(hào)市防雷中心★2-84重慶市建設(shè)工程防雷工程竣工驗(yàn)收合格證及檢測(cè)報(bào)告3號(hào)車(chē)庫(kù)渝氣雷驗(yàn)[大渡口區(qū)]第32號(hào)、渝雷檢〔建〕字00018398號(hào)市防雷中心大渡口分中心★第頁(yè)例6：檢測(cè)〔驗(yàn)〕資料晉愉綠島工程部綠島三期檢測(cè)〔驗(yàn)〕資料文件卷內(nèi)目錄歸檔編號(hào)文件名稱(chēng)出文單位(人)出文時(shí)間歸檔份數(shù)歸檔時(shí)間備注1重慶市房屋建筑工程施工圖設(shè)計(jì)文件審查報(bào)告三期1～7棟工程05-K-2(審)號(hào)第三設(shè)計(jì)院原件12006.11前附：施工圖設(shè)計(jì)更改單3房屋建筑和市政根底設(shè)施設(shè)計(jì)文件審查合格書(shū)(消防專(zhuān)篇)CTDI[2005]92號(hào)第三設(shè)計(jì)院原件12006.128民用建筑工程室內(nèi)環(huán)境檢測(cè)報(bào)告映像三期1棟2006-134九龍建設(shè)工程質(zhì)量檢測(cè)中心原件19建筑節(jié)能計(jì)算報(bào)告書(shū)嶺海1號(hào)商業(yè)研發(fā)部116檢測(cè)報(bào)告一期環(huán)境邊坡治理錨桿抗拔NO.30-202100001恒意檢測(cè)公司223基樁低應(yīng)變動(dòng)力檢測(cè)報(bào)告3、4號(hào)洋房09240061拓業(yè)檢測(cè)公司181檢測(cè)報(bào)告室內(nèi)空氣二期29號(hào)樓K2021-241重慶市中凱室內(nèi)環(huán)境檢測(cè)183四性檢驗(yàn)報(bào)告塑鋼窗嶺海高層30.31號(hào)樓建新建筑節(jié)能檢測(cè)公司1注：本資料按工程映像一、二期，三期、四期、五期和嶺海分別存于資料盒。例7：工程竣工驗(yàn)收資料〔以嶺海洋房為例〕晉愉綠島工程部嶺?？⒐べY料卷內(nèi)目錄序號(hào)文件名稱(chēng)出文單位文件時(shí)間原件復(fù)印件備注21竣工工程概況登記表D6地塊一期商業(yè)及、幼兒園及1﹟車(chē)庫(kù)、配套工程晉愉集團(tuán)、興達(dá)監(jiān)理122工程竣工報(bào)告書(shū)D6地塊一期洋房1至26號(hào)樓及3﹟車(chē)庫(kù)康達(dá)、興達(dá)監(jiān)理223工程竣工驗(yàn)收通知書(shū)D6地塊一期洋房1至26號(hào)樓及3﹟車(chē)庫(kù)晉愉集團(tuán)124單位〔子單位〕工程質(zhì)量竣工評(píng)估報(bào)告D6地塊一期洋房1至26號(hào)樓及3﹟車(chē)庫(kù)興達(dá)監(jiān)理225工程質(zhì)量質(zhì)量評(píng)價(jià)報(bào)告D6地塊一期洋房1至26號(hào)樓及3﹟車(chē)庫(kù)興達(dá)監(jiān)理26勘察文件質(zhì)量檢查報(bào)告D6地塊一期洋房1至26號(hào)樓及3﹟車(chē)庫(kù)省勘院227設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更質(zhì)量檢查報(bào)告D6地塊一期洋房1至26號(hào)樓及3﹟車(chē)庫(kù)卓創(chuàng)設(shè)計(jì)228D6地塊一期洋房及3號(hào)車(chē)庫(kù)竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要晉愉、質(zhì)監(jiān)站、康達(dá)、卓創(chuàng)、興達(dá)監(jiān)理、省勘院229建設(shè)工程竣工驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)D6地塊一期洋房1至26號(hào)樓及﹟車(chē)庫(kù)、配套工程晉愉、質(zhì)監(jiān)站、康達(dá)、卓創(chuàng)、興達(dá)監(jiān)理、省勘院230建設(shè)工程檔案驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)D6地塊一期洋房及3﹟車(chē)庫(kù)晉愉、、興達(dá)監(jiān)理、城建檔案館231大渡口區(qū)建筑能效節(jié)能率核查意見(jiàn)表D6地塊一期洋房1-26號(hào)樓重慶市節(jié)能協(xié)會(huì)232質(zhì)量保修書(shū)D6地塊一期洋房1至26號(hào)樓及3﹟車(chē)庫(kù)康達(dá)建司★第2頁(yè)二、圖紙按工期分為：三期、四期、五期、零星工程和和嶺海，分裝不同的鐵皮柜，有紙質(zhì)和電子目錄。例8：目錄綠島嶺海工程高層圖紙目錄編號(hào)領(lǐng)圖日期圖紙名稱(chēng)數(shù)量〔套〕出圖時(shí)間備注總數(shù)發(fā)出現(xiàn)存2431﹟樓給施工圖設(shè)計(jì)〔第二版〕電氣7欣耀1.廣廈4.監(jiān)理1.裘工1109.042531﹟樓給施工圖設(shè)計(jì)暖通7廣廈4.監(jiān)理1.何工1109.0426晉愉嶺海〔高層〕翡冷翠27﹟棟塑鋼門(mén)窗分部工程門(mén)窗施工圖1監(jiān)理1.李翔1109.11茂鑫出A4白圖39晉愉·綠島翡泠翠29﹟標(biāo)準(zhǔn)層電梯間施工圖6五一3.監(jiān)理1.李翔1140晉愉·綠島翡泠翠30﹟標(biāo)準(zhǔn)層電梯間施工圖6欣耀3.監(jiān)理1.曹宏1141晉愉·綠島翡泠翠31﹟標(biāo)準(zhǔn)層電梯間施工圖6欣耀3.監(jiān)理1.曹宏11例9：領(lǐng)用單圖紙領(lǐng)用單圖紙名稱(chēng)嶺海30#、31#樓景觀(guān)圖出圖單位設(shè)計(jì)部領(lǐng)圖時(shí)間出圖時(shí)間總數(shù)量2冊(cè)(張〕領(lǐng)用單位份數(shù)領(lǐng)用人簽字領(lǐng)用時(shí)間備注寰林園林3監(jiān)理1何豪1存檔1三、日常文字資料日常工作經(jīng)常產(chǎn)生、使用的文字資料，建立紙質(zhì)和電子目錄，存放于資料盒內(nèi)，按不同性質(zhì)分類(lèi)參考如下：1、施工組織設(shè)計(jì)方案2、技術(shù)變更核定單3、工程部發(fā)文4、集團(tuán)內(nèi)部來(lái)函5、施工單位來(lái)函6、合同文件此類(lèi)文件每一類(lèi)又按工期分為：一、二期、三期、四期、五期、零星工程和嶺海。7、會(huì)議紀(jì)要8、職能部門(mén)文件9、集團(tuán)公司文件10、工作方案11.材料設(shè)備需求方案表12.材料核價(jià)單13.產(chǎn)值表14.工程款支付表例10：目錄晉愉綠島工程部施工組織設(shè)計(jì)方案卷內(nèi)目錄四期小高層歸檔編號(hào)文件名稱(chēng)發(fā)文單位(人)歸檔份數(shù)時(shí)間備注1施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)(重慶晉愉·綠島映像四期工程22～25棟錨桿擋墻)①報(bào)審表三建、興達(dá)監(jiān)理、工程部1②審查意見(jiàn)興達(dá)監(jiān)理1③審批意見(jiàn)工程部1④施工方案三建公司22施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)(四期工程22～25棟公共行車(chē)道路加寬)①報(bào)審表三建、興達(dá)監(jiān)理、工程部1④施工方案三建公司13施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)(施工臨時(shí)用電)①報(bào)審表三建、興達(dá)監(jiān)理、工程部2④施工方案三建公司2歸檔人:李建生第5頁(yè)例11：目錄晉愉綠島工程部技術(shù)變更核定單卷內(nèi)目錄四期小高層歸檔編號(hào)名稱(chēng)出文單位(人)歸案頁(yè)數(shù)歸檔時(shí)間備注412高層27-31號(hào)電梯電纜變更研發(fā)部1413翡冷翠標(biāo)準(zhǔn)層電梯間設(shè)計(jì)變更寰林公司141429棟外墻文化石和文化石頂部XPS線(xiàn)條研發(fā)部241528.29棟負(fù)一層電梯門(mén)預(yù)留洞口李翔141631號(hào)樓入戶(hù)殘疾人坡道研發(fā)部341728號(hào)樓消防電梯住宅首層增設(shè)電梯層站研發(fā)部1494高層30-31#電井照明線(xiàn)路線(xiàn)槽明裝〕何軍1495大浪淘沙入口處玻璃屋面排水曹宏22021.3.29歸檔人:李建生第5頁(yè)例12：領(lǐng)用單嶺海工程技術(shù)變更單發(fā)文簽收單序號(hào)文件名稱(chēng)收文單位份數(shù)簽收人簽收時(shí)間備注487設(shè)計(jì)變更〔30#31#樓屋面排煙井砌筑〕欣耀建司3阿清元監(jiān)理1劉建本錢(qián)管理部1王迪審計(jì)中心1李易曹宏1曹宏存檔1李建生歸檔人:李建生第5頁(yè)例13：目錄工程部發(fā)文卷內(nèi)目錄嶺海工程歸檔編號(hào)文件名稱(chēng)接文單位(人)歸檔頁(yè)數(shù)時(shí)間備注381工作聯(lián)系函〔30、31#樓室內(nèi)飄窗龍骨〕欣耀建司2382關(guān)于晉愉嶺海30#樓景觀(guān)陽(yáng)臺(tái)欄桿面管壁厚問(wèn)題的回復(fù)柯總、甘總、劉總、審計(jì)、工程管理部12383工作聯(lián)系函〔對(duì)2021.2.28質(zhì)量整改匯總表的答復(fù)〕嶺海物管處2384工作聯(lián)系函〔27#樓樣板房精裝飾工程末棚整改〕金橋裝飾1385報(bào)告〔大浪淘沙宿舍自來(lái)水維修方案〕甘總2386關(guān)于嶺海商業(yè)消防中心電腦主機(jī)喪失的報(bào)告甘總2387工作聯(lián)系函〔防火門(mén)進(jìn)度〕建筑木材廠(chǎng)2388工作聯(lián)系函〔30.31號(hào)樓入戶(hù)門(mén)兩樘安裝〕美心防盜門(mén)1歸檔人:李建生第5頁(yè)例14：目錄晉愉綠島工程部集團(tuán)內(nèi)部來(lái)函卷內(nèi)目錄嶺海歸檔編號(hào)文件名稱(chēng)來(lái)文單位〔人〕歸檔頁(yè)數(shù)歸檔時(shí)間備注102關(guān)于盛世融城工程拆遷戶(hù)過(guò)渡房用水電費(fèi)及改線(xiàn)費(fèi)用的說(shuō)明盛世融城工程部1103關(guān)于小區(qū)公路鐵護(hù)欄維修的函嶺海物管處1104關(guān)于翡冷翠12棟修建便道的函嶺海物管處1歸檔人:李建生第5頁(yè)例15：目錄晉愉綠島工程部施工單位來(lái)函卷內(nèi)目錄嶺海工程歸檔編號(hào)