公文排版 辦公室常用公文處理排版方法

公文排版辦公室常用公文處理排版方法云南省審計(jì)廳辦公室常用公文處理排版方法根據(jù)審人發(fā)〔2001〕103號(hào)、審辦法〔2002〕21號(hào)文件的有關(guān)規(guī)定，以及廳辦公室日常文處理工作的處理工作的經(jīng)驗(yàn)，審計(jì)機(jī)關(guān)常用公文的排版方法如下：一、平行文的排版方法。云審發(fā)文件中的平行文，包括廳黨組、廳機(jī)關(guān)黨委、紀(jì)檢組文件、經(jīng)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室文件，云審函文件，云審辦發(fā)文件，審計(jì)意見書，審計(jì)通知書，審計(jì)決定等。（一）如文件為wps文件格式太的word文件，另存為txt文件，用word打開重新排版。公文中所用阿拉伯?dāng)?shù)碼均用半角。（二）頁碼設(shè)置。紙張為a4型；頁邊距上為3.7cm、下為3.5cm、內(nèi)外側(cè)（或左右側(cè)）均為2.7cm、頁眉頁為2.5cm。（三）字符數(shù)、行數(shù)設(shè)置。正式公文要求每頁22行、第行28字。可用“頁面設(shè)置”中“文檔網(wǎng)格”進(jìn)行設(shè)置數(shù)值并無固定的設(shè)置數(shù)值（參考數(shù)據(jù)：第行42個(gè)字符、第頁44行），需自行調(diào)節(jié)。頁面、字、行設(shè)置應(yīng)在錄入文字前進(jìn)行行數(shù)設(shè)置另一方法：可在“頁面設(shè)置”中“文檔網(wǎng)格”設(shè)置為“無網(wǎng)格”后，用“格式”，“段落”，“行距”，“多倍行距”進(jìn)行設(shè)置。（四）發(fā)文字號(hào)。居中排布在第6行此為參考數(shù)值，針對(duì)各種文頭不同略微調(diào)整行數(shù)數(shù)），設(shè)置為3號(hào)仿宋，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)括入。如“云審發(fā)〔2006〕88號(hào)?！薄啊病场笨稍凇安迦搿辈藛巍疤厥夥?hào)”的“標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”中選擇，也可在“輸入法狀態(tài)欄”的“軟鍵盤”中選擇。（五）公文標(biāo)題。排布在發(fā)文字號(hào)下空2行的第3行，設(shè)置為2號(hào)小標(biāo)宋體（即方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體。如無此字體，可暫用宋體加粗代替），可成1行或多行居中排布；回行時(shí)要注意做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。（如是方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，需選定后將行間距設(shè)置為“格式”中“段落”“行距”中“固定值”設(shè)為32磅。）（六）主送機(jī)關(guān)。標(biāo)題下空1行頂格排布，設(shè)置為3號(hào)仿宋，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱全冒號(hào)。（七）公文正文。排在主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每起一自然段均要左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)的的不能折行，如折行，通過字間距調(diào)整。正文層次序數(shù)：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。（操作方法見六角括號(hào)“〔〕”操作方法?！埃ㄒ唬?、“1”、“（1）”、“①”在“數(shù)字序號(hào)”中）。正文中的標(biāo)題：正文中如有小標(biāo)題（指單列的小標(biāo)題，正文層次第一層“一、”仍用3號(hào)仿宋體）用3號(hào)小標(biāo)宋體（即方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體。如無此字體，可暫用宋體加粗代替）或3號(hào)黑體字。（八）頁碼設(shè)置。頁碼設(shè)置在“外側(cè)”。用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，數(shù)碼左右各飾1條4號(hào)一字線。操作方法：1、進(jìn)入“頁面設(shè)置”的“版式”中選擇“奇偶頁不同”打√。2、進(jìn)入“插入”菜單中“頁碼”，“位置”選擇頁腳，“對(duì)齊方式”選擇“外側(cè)”，在“首頁顯示頁碼”打√。3、先在單頁碼處操作一次，再在雙頁碼處操作一次。如頁碼位置被移動(dòng)，可手動(dòng)將單頁碼調(diào)至頁面右端，雙頁調(diào)至頁面或端。將鼠標(biāo)移至頁碼所在位置雙擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)頁碼菜單，將原頁碼刪除；選擇頁碼菜單中“插入自動(dòng)圖文集”中“-頁碼-”命令，這時(shí)原頁碼所在頁腳位置處即出現(xiàn)“-頁碼-”（以頁碼1為例，即出現(xiàn)“-1-”），將“-1-”選定后（必須連同一字線一并掃黑）在字號(hào)字體快捷菜單中選擇為四號(hào)仿宋。（九）附件：公文如有附件，在正文下空1行、左空2字，用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1、×××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。（十）成文日期。落款年月日（發(fā)文單位不必落款）必須與正文同一頁，與正文之間空3行。如排版時(shí)日期至下一頁，就調(diào)整正文的行距或字距（一般調(diào)整最后幾頁的行數(shù)），不得采取標(biāo)注“（此頁無正文）”的方法解決；成文日期中“00”設(shè)置為全角，用全角英文狀態(tài)下的大寫“○○”。成文日期也可用“插入”中的“日期和時(shí)間”自動(dòng)生成。單一機(jī)關(guān)發(fā)的公文，位置在靠右端并離右邊界7字；3個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)的公文，在最后一排印章之下或空2字標(biāo)識(shí)。（十一）有密級(jí)的文件，如“秘密”，將其放在首頁第1行右端，兩字之間空1字（全角），如“秘密”，如需同進(jìn)標(biāo)識(shí)保密期限的，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開，秘密兩字間則不空1字距離，如”秘密★三個(gè)月“，密級(jí)文件的份數(shù)編號(hào)在同一行左端，字體均設(shè)置為3號(hào)黑體。（十二）版記部分：版記部分位置放在公文的最后一頁的最下面的位置。如果公文主體之后的空白位置容納不下版記部分，另加一頁在最下面標(biāo)識(shí)版式記，前面可完全空白；每條下劃線均頂兩頭。版記部分排版方法如下：1、主題詞?！爸黝}詞“用3號(hào)黑體字居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字（即方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體。如無此字體，可暫用宋體加粗代替），詞目之間空1個(gè)全角字。2、抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)在主題詞下居左空1個(gè)全角字，用3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)回行時(shí)與上一行冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊。3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于廳內(nèi)分送，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，占1行位置，用3號(hào)仿宋體字；印發(fā)左空1個(gè)全角字，印發(fā)時(shí)間右空1個(gè)全角字。二、審計(jì)重要情況反映、審計(jì)工作簡(jiǎn)報(bào)等公文的排版方法。（一）期數(shù)。居中排在第4行（此為參考數(shù)值，針對(duì)各種文頭設(shè)置字體不一致的情況，排版時(shí)可根據(jù)文頭不同略微調(diào)整行數(shù)），設(shè)置為3號(hào)仿宋。（二）成文日期。居右頂格排在第6行，設(shè)置為3號(hào)仿宋。（三）標(biāo)題。排在成文日期后第3行。（四）擬文單位。居右排在正文后，外加圓括號(hào)。（五）報(bào)送單位。必須在最后一頁末下端，每一條下劃線均頂兩端，文字部分空1個(gè)字。其他排版方法與云審發(fā)平行文相同。三、云南審計(jì)信息的排版方法。（一）期數(shù)。居中排在第4行，設(shè)置為3號(hào)仿宋。（二）總期數(shù)。居中排在第5行，設(shè)置為3號(hào)仿宋。（三）成文日期。居右頂格排在第7行，設(shè)置為3號(hào)仿宋。（四）目錄。目錄標(biāo)識(shí)居中排在成文日期后第3行，設(shè)置為2號(hào)宋體；目錄標(biāo)識(shí)后空一行排布目錄內(nèi)容，設(shè)置為3號(hào)仿宋。（五）信息。每篇信息標(biāo)題用3號(hào)黑體居中排布，標(biāo)題后空一行為信息內(nèi)容，擬文單位居右排在正文后，外加圓括號(hào)。每篇信息之間空一行。信息與目錄分頁排列。（六）報(bào)送單位。必須在最后一頁末端，每一條下劃線均頂兩頭，文字部分空1個(gè)字。其他排版方法與云審發(fā)平行文相同。四、上行文的排版方法。云審