物業(yè)公司物資管理制度

物業(yè)公司物資管理制度一、制度背景近年來(lái)，隨著樓宇、小區(qū)業(yè)主數(shù)量的不斷增加，物業(yè)公司的業(yè)務(wù)也變得越來(lái)越繁忙。物業(yè)公司需要掌握大量的物資信息，例如辦公用品、清潔用品、維修工具、維修材料等等，對(duì)物資的管理成為了物業(yè)公司日常工作中的一項(xiàng)不可忽視的重要工作。為了規(guī)范物資管理工作，物業(yè)公司建立了物資管理制度。二、管理范圍物業(yè)公司物資管理制度適用于所有的物業(yè)資產(chǎn)。包括但不限于：1.辦公用品。（包括筆、紙、辦公椅等辦公用品）2.清潔用品。（包括清潔劑、洗滌用品等清潔用品）3.維修工具。（包括螺絲刀、鉗子、錘子等維修工具）4.維修材料。（包括油漆、線材、電線等維修所需材料）三、管理流程1.采購(gòu)流程采購(gòu)計(jì)劃階段。在采購(gòu)計(jì)劃階段，物業(yè)公司應(yīng)根據(jù)需要制定物資采購(gòu)計(jì)劃，制定采購(gòu)計(jì)劃的人員需要對(duì)需要采購(gòu)的物品數(shù)量、品質(zhì)、規(guī)格以及必要的其他條件進(jìn)行評(píng)估。當(dāng)制定計(jì)劃時(shí)，應(yīng)在計(jì)劃書上列出以下內(nèi)容：物資的名稱，規(guī)格，數(shù)量及預(yù)算金額，采購(gòu)的依據(jù)和要求。采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)評(píng)估方面的注意，必要的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收要求等。采購(gòu)、審核、核準(zhǔn)、簽合同等需要經(jīng)過的必要程序及流程，必要時(shí)還應(yīng)注明每個(gè)程序需要花費(fèi)的時(shí)間及對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人。采購(gòu)審核及報(bào)批階段在采購(gòu)計(jì)劃獲得備案后，需要進(jìn)行采購(gòu)審核，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審核。審核通過后，需要報(bào)辦公室或財(cái)務(wù)部門審核，并進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算。預(yù)算確認(rèn)后，采購(gòu)部門可以進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)過程階段采購(gòu)部分在確認(rèn)預(yù)算的情況下，可以進(jìn)行物資采購(gòu)，采購(gòu)內(nèi)容必須嚴(yán)格遵守采購(gòu)計(jì)劃中所列出的物資品種、數(shù)量及預(yù)算金額?？梢赃M(jìn)行詢價(jià)、招標(biāo)、比價(jià)、單一來(lái)源等采購(gòu)方式，根據(jù)合同內(nèi)容進(jìn)行簽訂。在采購(gòu)過程中，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)過程及結(jié)果進(jìn)行記錄和公示。2.入庫(kù)管理流程進(jìn)貨驗(yàn)收階段所有采購(gòu)的物資均須進(jìn)行采購(gòu)驗(yàn)收，檢查物資是否與合同內(nèi)容一致，并檢查物資的數(shù)量、品質(zhì)、規(guī)格等是否符合要求，以及是否有損壞。檢查合格后，采購(gòu)部門可以將物資運(yùn)入庫(kù)房或倉(cāng)庫(kù)，并進(jìn)行入庫(kù)管理。入庫(kù)管理階段需要建立物資入庫(kù)臺(tái)帳，確保物資準(zhǔn)確入庫(kù)，目的是為了便于追蹤物資的物流、存儲(chǔ)量、用量以及庫(kù)存量等情況。入庫(kù)時(shí)應(yīng)對(duì)物資進(jìn)貨單、發(fā)票等進(jìn)行記錄并歸檔，對(duì)于收入不符合規(guī)定的物資應(yīng)進(jìn)行退貨并確保，記錄相關(guān)信息。3.出庫(kù)管理流程領(lǐng)料申請(qǐng)階段所有物資的領(lǐng)用必須進(jìn)行申請(qǐng)，需要領(lǐng)用的人員要向物業(yè)部門提出領(lǐng)用申請(qǐng)，并填寫物資領(lǐng)用單。描述領(lǐng)用的目的、物品類型、數(shù)量、時(shí)間等相關(guān)信息，申請(qǐng)單需要簽字并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。物資領(lǐng)用階段當(dāng)領(lǐng)用申請(qǐng)得到主管領(lǐng)導(dǎo)的審批后，物資管理部門負(fù)責(zé)將申請(qǐng)表交付領(lǐng)用人員，并經(jīng)過簽字確認(rèn)，負(fù)責(zé)領(lǐng)用的人員需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)領(lǐng)取，并按照規(guī)定的用途使用物資。4.報(bào)廢管理流程當(dāng)某些物資年限較長(zhǎng)或者使用壽命已到，它們需要進(jìn)行報(bào)廢。針對(duì)需要報(bào)廢的物資，應(yīng)進(jìn)行評(píng)價(jià)并填寫物資報(bào)廢的申請(qǐng)表，并經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后方可進(jìn)行報(bào)廢處理。對(duì)于被報(bào)廢的物資，應(yīng)徹底銷毀或轉(zhuǎn)移。四、管理責(zé)任物資采購(gòu)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)物資采購(gòu)計(jì)劃、物資采購(gòu)過程中的審核和簽訂、物資采購(gòu)到貨后的驗(yàn)收。物資采購(gòu)負(fù)責(zé)人必須確保物資采購(gòu)?fù)耆蠘I(yè)務(wù)要求并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作。物資管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)物資的管理、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、安全和保管，并按規(guī)定將所有物資購(gòu)置及使用情況的記錄、報(bào)表，定期向公司的領(lǐng)導(dǎo)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行傳送。部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)進(jìn)行物資采購(gòu)、管理工作的部門負(fù)責(zé)，并對(duì)物資采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用等情況進(jìn)行監(jiān)督和審查，確保物資的采購(gòu)及使用符合規(guī)定。五、總結(jié)物業(yè)公司物資管理制度對(duì)公司的管理制度健全和規(guī)范起著重要的作用。制度規(guī)定了物資管理的具體步驟，包括采購(gòu)、