全公文管理制度

公文管理制度為規(guī)范XXX有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）公文管理工作，規(guī)范公文處理，提高公文辦理的質(zhì)量和效率，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。1管理職責(zé)1.1公文的歸口管理部門(mén)為企業(yè)管理部（總經(jīng)辦），是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)人員為公司文控。其主要職責(zé)為：1.1.1負(fù)責(zé)本制度中規(guī)定的公文制發(fā)相關(guān)工作；1.1.2負(fù)責(zé)本制度中規(guī)定的收文處理相關(guān)工作；1.1.3負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)期間，各項(xiàng)目部來(lái)文查收、分發(fā)、存檔；負(fù)責(zé)對(duì)其他項(xiàng)目部發(fā)文、登記、存檔。1.1.4負(fù)責(zé)公司文件歸檔。1.2公文擬稿部門(mén)的職責(zé)1.2.1根據(jù)業(yè)務(wù)需要，起草公文。1.2.2擬稿部室主任是本部室公文起草的第一責(zé)任人，必須經(jīng)本部門(mén)主任審核把關(guān)，確保公文的格式規(guī)范、語(yǔ)句通順、無(wú)錯(cuò)別字，并對(duì)公文的真實(shí)性負(fù)責(zé)。2公文的種類(lèi)和格式2.1公司公文，是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是傳達(dá)國(guó)家方針、政策，貫徹上級(jí)公司各項(xiàng)管理規(guī)定，發(fā)布規(guī)章制度，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和洽商工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。2.2公文處理，指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和公司關(guān)于商業(yè)秘密的管理規(guī)定，確保國(guó)家機(jī)密以及公司商業(yè)秘密的安全。2.3公司公文的種類(lèi)按照行文關(guān)系，主要分為上行文、平行文、下行文三種。2.3.1上行文（一）請(qǐng)示適用于向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（二）報(bào)告、匯報(bào)適用于向上級(jí)部門(mén)或有關(guān)主管部門(mén)匯報(bào)工作，反映情況，請(qǐng)求備案，答復(fù)上級(jí)部門(mén)或有關(guān)主管部門(mén)的詢(xún)問(wèn)。2.3.2平行文函，適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。2.3.3下行文（一）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通知適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門(mén)和不相隸屬單位的公文，向所屬單位發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)要求所屬單位執(zhí)行、辦理、遵守和需要周知的事項(xiàng)，任免人員。（三）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。（四）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。（五）意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（六）會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。（七）簡(jiǎn)報(bào)適用于通報(bào)本單位相關(guān)經(jīng)營(yíng)管理情況及其他各類(lèi)信息。3公文制發(fā)程序公文制發(fā)，指以本單位名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、用印、登記、分發(fā)、存檔等程序。3.1擬稿擬稿也稱(chēng)草擬、起草公文。由具體負(fù)責(zé)的部門(mén)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)。3.1.1領(lǐng)導(dǎo)交擬。交擬是領(lǐng)導(dǎo)以口頭或書(shū)面的形式布置的任務(wù)，擬稿人必須明確領(lǐng)導(dǎo)交擬文稿的主題。3.1.2了解情況，收集材料。3.1.3明確文種，編列提綱。3.1.4全面構(gòu)思，擬寫(xiě)正文。3.1.5必須寫(xiě)明發(fā)文日期、發(fā)文數(shù)量（文控必須留一份原件存檔）、收文機(jī)構(gòu)、抄送機(jī)構(gòu)。3.2審核公文起草后，必須由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確保公文種類(lèi)適合、公文用詞恰當(dāng)、公文內(nèi)容清晰、模板套用準(zhǔn)確、公文編號(hào)無(wú)誤后，方能上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.3簽發(fā)3.3.1公司公文需加蓋公章的，正常執(zhí)行公章審批程序，呈報(bào)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)。3.3.2各類(lèi)批復(fù)、意見(jiàn)等，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)（簽批領(lǐng)導(dǎo)或委托簽批人）在文件上批示、簽發(fā)。3.3.3會(huì)議紀(jì)要必須經(jīng)與會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（由山東公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議紀(jì)要，由公司與會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）。3.3.4簽發(fā)原則，確保與文件相關(guān)的各部門(mén)主任、分管領(lǐng)導(dǎo)均同意。3.4用印印章是機(jī)關(guān)職權(quán)的重要憑證，文件經(jīng)加蓋印章，就表示發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)發(fā)文的認(rèn)可，文件即具有法定的效力。必須嚴(yán)格按照公司《印章管理制度》執(zhí)行。3.5登記為便于公司公文的查找、處理和統(tǒng)計(jì)等，文控需做好發(fā)文臺(tái)賬，登記發(fā)文編號(hào)、文件標(biāo)題、發(fā)文日期、備注等。3.6分發(fā)分發(fā)是指把已制成的公文發(fā)出。分發(fā)的對(duì)象按文件上的要求，以及《公章審批單》上的發(fā)往單位，分別發(fā)出，要確保準(zhǔn)確無(wú)誤。4收文處理4.1收文處理，是指對(duì)收到公文的處理過(guò)程，包括登記、擬辦、批辦、承辦等程序。4.1收文處理原則4.1.1公司所收到的公文，包括上級(jí)公司下發(fā)的公文和外部單位發(fā)給公司的公文，各部室、員工個(gè)人均無(wú)權(quán)利自留，必須交予文控存檔。4.1.2收文處理必須確保上情下達(dá)、信息通暢，有布置、有落實(shí)，有責(zé)任人。4.2收文處理流程4.2.1接收上級(jí)公司通過(guò)辦公郵箱、辦公群下發(fā)的各類(lèi)文件，均由文控負(fù)責(zé)查收；外部單位發(fā)給公司的文件，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員接收后，交予文控接收。4.2.2登記上級(jí)公司及外部單位發(fā)來(lái)的文件均由文控做好《接收文件登記臺(tái)賬》（見(jiàn)“附件一”）登記工作。4.2.3批辦文控根據(jù)收到的文件，制作《文件批辦單》（見(jiàn)“附件二”），根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)班子分工，報(bào)給分管領(lǐng)導(dǎo)批辦。為保證工作效率，批辦意見(jiàn)需明確“牽頭部室或人員、配合部室或人員”，確保責(zé)任明確。（一）分管領(lǐng)導(dǎo)作出批示的，文控將文件電子版發(fā)給相關(guān)部室，并由牽頭部室主任或指定的辦理人員，以及配合部室主任在批辦單上簽字確認(rèn)。（二）根據(jù)實(shí)際情況，需呈報(bào)給總經(jīng)理批示的，分管領(lǐng)導(dǎo)在批辦意見(jiàn)上注明，由文控呈報(bào)給總經(jīng)理作批示，審批單簽字確認(rèn)程序同上一條。（三）由文控做好《文件批辦單登記臺(tái)賬》（見(jiàn)“附件三”），并將批辦單編號(hào)、存檔。（四）由于文件緊急辦理，且無(wú)法呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批辦的，由文控按照批辦程序，通過(guò)郵件或電話形式呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批辦后，將批辦意見(jiàn)告知責(zé)任人，并在《文件批辦單臺(tái)賬》上注明“電話或郵件批示，***辦理”，以備查。4.2.4落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示的辦理責(zé)任人，必須嚴(yán)格落實(shí)文件要求，做好上報(bào)、傳達(dá)等各項(xiàng)要求。按照要求上報(bào)文件完畢的，必須確認(rèn)收件人已收到，并將電子版文件發(fā)給文控留存，文控將在《文件批辦單臺(tái)賬》上注明辦理結(jié)果。5公文歸檔5.1以公司名義制發(fā)的公文，由文控留存1份原件，分類(lèi)整理、歸檔，個(gè)人不得將應(yīng)當(dāng)歸檔的公文據(jù)為己有或者拒絕歸檔。5.2以部室名義，聯(lián)合其他部室辦理的公文，原件由主辦部室整理、歸檔，其他部室保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。5.3文控需將《接收文件登記臺(tái)賬》、《文件批辦單臺(tái)賬》、《文件批辦單》、文件、辦理結(jié)果留存。5.4擬制、修改和簽批公文，應(yīng)用黑色簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍(lán)墨水進(jìn)行書(shū)寫(xiě)。6公文管理6.1公文由企業(yè)管理部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔。6.2公文除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)企業(yè)管理部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以翻印，并建立《公文翻印臺(tái)賬》（見(jiàn)“附件四”），注明翻印的部室、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。6.3公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位證明章。6.4不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，企業(yè)管理部不予以接收、存檔。6.5銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。6.6機(jī)構(gòu)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí)，需要?dú)w檔的公文由原機(jī)構(gòu)整理（立卷）后，移交檔案部門(mén)存檔。6.7工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。7責(zé)任考核7.1各部室主任是本部室公文起草的第一負(fù)責(zé)人，如上報(bào)的公文出現(xiàn)文種錯(cuò)誤、公文內(nèi)容表達(dá)不清、出現(xiàn)錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)等錯(cuò)誤的，由企業(yè)管理部直接退回?cái)M稿部門(mén)。7.2與其他部室相關(guān)的公文在簽發(fā)過(guò)程中，必須確保與文件相關(guān)的各部門(mén)主任、分管領(lǐng)導(dǎo)均已同意，否則產(chǎn)生的一切問(wèn)題，由擬稿部室負(fù)責(zé)。7.3任何單位發(fā)往公司的公文，各部室、員工個(gè)人