學(xué)校思想政治檔案管理指南

學(xué)校思想政治檔案管理指南范圍本文件提供了學(xué)校思想政治檔案（以下簡稱思政檔案）管理過程中思政文件材料的收集、整理、裝訂、編頁、裝盒和排架以及思政檔案的鑒定、保管、利用及電子文件管。本文件適用于。規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。

思政文件材料ideologicalandpoliticaldocumentsandmaterials

思政電子文件ideologicalandpoliticalelectronic數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于光盤、硬盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，記錄和反映學(xué)校思想政治工作各項(xiàng)活動的文件。包括文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。

按件整理managearchivesindividually將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

思政檔案ideologicalandpoliticalarchives學(xué)校思想政治工作中直接形成的具有保存價(jià)值的、經(jīng)過整理歸檔的、各種類型和載體的思政文件材料（3.1）。

分類方案classificationscheme對單位形成歸檔的思政文件，用文字或圖表等形式表列出類目名稱，按照一定順序排列的一種類目表。檔案分類方案亦稱檔案分類大綱。

檔號archivalcode

信息包documentsInformationpacket由內(nèi)容信息和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的信息整體?？倓t明確歸檔時(shí)間與責(zé)任單位，保持學(xué)校思政檔案按照要求歸檔。應(yīng)歸盡歸，保持學(xué)校思政檔案系統(tǒng)完整。嚴(yán)格管理流程，保持學(xué)校思政檔案真實(shí)可用。根據(jù)需要采取一定的技術(shù)方式，保持思政檔案保管和利用條件安全可靠。學(xué)校思政文件材料的歸檔范圍主要包括：綜合反映本學(xué)校思政工作整體情況的文件材料；反映本學(xué)校課程思政建設(shè)隊(duì)伍的文件材料；反映思政專業(yè)建設(shè)的文件材料；反映思政教學(xué)與實(shí)踐情況的文件材料；反映思政科研情況的文件材料；反映思政教材情況的文件材料；反映學(xué)生思政情況的文件材料；反映思政課程教評情況的文件材料以及其他具有保存價(jià)值的思政文件材料。具體歸檔范圍參見附錄A。學(xué)校思政檔案的保管期限劃分為永久、定期30年和定期10年。具體的期限劃定參見附錄A。文件材料收集與歸檔概述各形成部門宜按照歸檔要求，把具有保存價(jià)值的各種形式和載體的思政文件材料及時(shí)形成積累，收集齊全，整理規(guī)范后向檔案部門移交歸檔。文件材料收集思政文件材料在辦理完畢后宜及時(shí)收集，并實(shí)行部門預(yù)歸檔制度。學(xué)校思政工作中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料均做到收集齊全。學(xué)校思政文件材料收集歸檔范圍可參照《學(xué)校思政文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（見附錄A），并結(jié)合學(xué)校的實(shí)際需要執(zhí)行。電子文件材料收集參照GB/T18894執(zhí)行。將電子檔案相關(guān)的軟硬件環(huán)境一并進(jìn)行收集。文件材料歸檔歸檔的思政文件材料做到內(nèi)容齊全完整、簽署手續(xù)完備，書寫一般使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。歸檔的文件材料為原件。確需使用復(fù)制件歸檔，加蓋復(fù)制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。紙質(zhì)文件材料和電子文件材料同步收集歸檔，電子檔案的內(nèi)容與元數(shù)據(jù)保證準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性。思政文件材料的歸檔時(shí)間一般按年度進(jìn)行，在次年的6月底前完成歸檔。由形成部門負(fù)責(zé)人審核簽字后向?qū)W校檔案部門辦理歸檔手續(xù)。思政文件材料整理一般遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。做到紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。宜符合GB/T18894的規(guī)定。歸檔文件一般以每份文件為一件，宜依據(jù)DA/T22，按件整理：正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊、圖冊、教材等一冊（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。學(xué)校宜制定思政文件材料分類方案，并保持分類標(biāo)準(zhǔn)的穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性。學(xué)校根據(jù)形成思政文件材料的內(nèi)容和數(shù)量劃分類目，思政文件材料可以設(shè)置成一級類目，亦可在原有一級類目的基礎(chǔ)上設(shè)置為二級類目。思政文件依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性的原則。檔號的結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接。檔號宜按以下內(nèi)容XX:全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T13編制；檔案門類代碼：檔案所屬門類的代碼，由相關(guān)類別分類號“思政”拼音首字母“SZ”標(biāo)識；年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2020”年度；保管期限：永久、30年、10年分別以代碼“Y”“D30”D10”標(biāo)識；機(jī)構(gòu)（問題）代碼：由拼音首字母“J”標(biāo)識；件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。歸檔文件在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。明確歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。歸檔章包括全宗號、年度、分類號、保管期限、件號以及頁數(shù)。歸檔文件依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目做到準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。歸檔文件逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，對復(fù)文的編目體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目宜符合以下條件：序號：填寫歸檔文件順序號；檔號：檔號按照7.4編制；文號：文件的發(fā)文字號；沒有文號的，不用標(biāo)識；責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；題名：文件標(biāo)題；沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，宜全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”；日期：文件的形成時(shí)間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909；密級：文件密級按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫；機(jī)密、秘密、沒有密級的，不用標(biāo)識；頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)；文件中有圖文的頁面為一頁；備注：注釋文件需說明的情況，是否公開（包括主動公開、申請公開、不予公開、內(nèi)部文件）。歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。歸檔文件目錄除保存電子版本外，一般打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，編制封面。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。思政文件以件為單位裝訂。裝訂牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，維持不變。相同期限的思政文件裝訂方式盡量保持一致，不同期限的裝訂方式相對統(tǒng)一。用于裝訂的材料，不包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。永久保管的思政文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的思政文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。編頁紙質(zhì)文件以件為單位編制頁碼，空白頁不編制頁號。頁碼逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。將思政文件材料按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度保管期限的文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。檔案盒采用無酸紙制作。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。具體宜符合以下條件：盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章；整理日期：歸檔文件整理完成日期；檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章；檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。思政電子文件根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔范圍，依據(jù)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，確定思政電子文件歸檔范圍。電子文件形成部門負(fù)責(zé)思政電子文件的歸檔工作，檔案管理部門負(fù)責(zé)思政電子文件歸檔的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和電子檔案接收、保管、利用等工作。確保電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性。電子文件歸檔采用在線歸檔或離線歸檔的方式，向檔案管理部門移交經(jīng)過整理的思政電子文件，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上與紙質(zhì)項(xiàng)目檔案保持一致，且二者建立關(guān)聯(lián)。思政電子文件整理完成后，由形成部門負(fù)責(zé)對文件信息進(jìn)行鑒定和檢測，包括內(nèi)容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體文件內(nèi)容的一致性等。電子文件信息包經(jīng)過形成部門鑒定和檢測后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)識。歸檔標(biāo)識中含有歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間、文件信息包名稱等信息。采取離線方式歸檔時(shí)，將帶有歸檔標(biāo)識的思政電子文件拷貝至耐久性好的存儲介質(zhì)上，存儲介質(zhì)設(shè)置成禁止寫入的狀態(tài)。存儲介質(zhì)的選擇依次為光盤、移動硬盤等。存儲電子檔案的介質(zhì)或裝具上一般貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體序號、類別號、文件起止號、密級、保管期限、存入日期等。思政電子文件歸檔由檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)，并填寫《電子文件歸檔登記表》（格式參見GB/T18894），檢驗(yàn)合格后辦理移交手續(xù)。思政檔案鑒定參見《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，且在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。學(xué)校檔案管理部門對思政檔案進(jìn)行鑒定具體參見附錄A。思政檔案的保管具備必要的設(shè)施設(shè)備，電子檔案按要求備份，以確保檔案安全。檔案庫房滿足防火、防盜、防水、防潮、防高溫、防紫外線照射、防塵、防有害生物（霉、蟲、鼠）的條件。建立檔案庫房管理制度，加強(qiáng)日常庫房管理。建立檔案利用制度，對利用的范圍、對象、審批辦法等做出規(guī)定。利用檔案原件一般在閱覽室查閱，并反饋利用效果。根據(jù)學(xué)校工作需要編制必要的編研材料，如專題文件匯編、大事記、專題研究等。檔案部門定期對檔案接收、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并建立統(tǒng)計(jì)臺賬；定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

（資料性）

學(xué)校思想政治文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表見表A.1。類別序號歸檔范圍保管期限綜合1上級下達(dá)的有關(guān)思想政治工作的政策性、指導(dǎo)性文件及有關(guān)規(guī)定30年2有關(guān)學(xué)校馬克思主義學(xué)院建設(shè)、思政課教育教學(xué)改革、教學(xué)方法、培養(yǎng)目標(biāo)等方面的指示、意見、規(guī)定、辦法永久3學(xué)校思想政治工作的發(fā)展規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報(bào)告、簡報(bào)、總結(jié)、請示及批復(fù)永久4校領(lǐng)導(dǎo)講思政課的工作安排、講稿、課件永久5有關(guān)思政工作的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表（思政課教師名單、輔導(dǎo)員名單、組織員名單、思政教師個(gè)人簡歷、發(fā)表論文、教材著作的編寫、參加學(xué)術(shù)研討會議、承擔(dān)課題及科研成果等）30年隊(duì)伍建設(shè)1師德師風(fēng)建設(shè)材料：有關(guān)師德建設(shè)體制機(jī)制、教育制度、教育計(jì)劃的規(guī)定、辦法；開展師德師風(fēng)專題教育學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)記錄、專題研究交流會材料；表彰先進(jìn)典型的相關(guān)材料；師德建設(shè)宣傳動員階段、組織實(shí)施階段總結(jié)；教師職業(yè)道德測試試卷與成績單等30年2教職工政治思想工作動態(tài)及相關(guān)材料30年3輔導(dǎo)員、思政課教師和專職組織員隊(duì)伍建設(shè)的有關(guān)規(guī)定、思政課教師崗位X貼、職稱評聘、績效考核、考勤管理的規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則等30年4教師課程思政的教學(xué)能力培養(yǎng)、教學(xué)管理工作計(jì)劃、規(guī)定和總結(jié)永久5思想政治理論課教師訪學(xué)交流、進(jìn)修的計(jì)劃、安排、總結(jié)永久6思想政治理論課教學(xué)工作量的規(guī)定、執(zhí)行情況、統(tǒng)計(jì)報(bào)表30年7課程思政教學(xué)團(tuán)隊(duì)、教學(xué)名師評選材料、推優(yōu)評選、表彰先進(jìn)集體和個(gè)人的通知、通報(bào)永久專業(yè)建設(shè)1思想政治精品課程申報(bào)、建設(shè)、評審的有關(guān)材料永久2關(guān)于思想政治理論課教師、輔導(dǎo)員名師工作室、馬克思主義學(xué)院碩士點(diǎn)申報(bào)、審批、建設(shè)的相關(guān)材料10年3思政課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)大綱永久教學(xué)與實(shí)踐1思政課程試題庫、教學(xué)運(yùn)行情況、教學(xué)通知、課表永久2思政課程和課程思政的聽課記錄、典型教案、重要備課記錄、教學(xué)方法改革、典型案例、教學(xué)比賽等教學(xué)實(shí)踐活動的有關(guān)材料30年3應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的線上教學(xué)方式、教學(xué)研討會、學(xué)術(shù)交流會、網(wǎng)絡(luò)名站名欄、文化工作室、互動社區(qū)建設(shè)的相關(guān)材料及相關(guān)聲像類材料、優(yōu)質(zhì)課錄播、慕課等永久4有關(guān)思政課實(shí)踐教學(xué)的組織機(jī)構(gòu)、教學(xué)安排、內(nèi)容形式、成績評定、安全實(shí)施的規(guī)定、實(shí)施方案、細(xì)則等材料永久類別序號歸檔范圍保管期限教學(xué)與實(shí)踐5思政課實(shí)踐教學(xué)模式的通知、表彰、獲獎(jiǎng)情況的有關(guān)材料及照片、影像等資料，包括第二課堂思政講座、思政學(xué)術(shù)論壇、學(xué)術(shù)交流、思政微電影、優(yōu)質(zhì)微課等30年6思政課實(shí)踐教學(xué)、育人基地、虛擬仿真實(shí)踐中心、大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項(xiàng)目等建設(shè)、教學(xué)運(yùn)行情況、教學(xué)反饋情況的有關(guān)材料永久7學(xué)生社會實(shí)踐、志愿服務(wù)、社會調(diào)查活動有關(guān)