物業(yè)項(xiàng)目總經(jīng)理信箱使用管理規(guī)定

物業(yè)項(xiàng)目總經(jīng)理信箱使用管理規(guī)定1.引言本管理規(guī)定是為了規(guī)范物業(yè)項(xiàng)目總經(jīng)理信箱的使用，并確保物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)住戶與物業(yè)公司之間的溝通和信任。本規(guī)定是物業(yè)公司的法定文件，所有物業(yè)公司員工和住戶都需要遵守該規(guī)定。2.定義2.1總經(jīng)理信箱總經(jīng)理信箱是物業(yè)公司為了方便住戶與物業(yè)公司溝通而建立的電子信箱。2.2住戶住戶是指在物業(yè)公司所管理的小區(qū)或物業(yè)項(xiàng)目?jī)?nèi)居住的人，包括業(yè)主和租戶。3.總經(jīng)理信箱的使用3.1總經(jīng)理信箱的開通物業(yè)公司應(yīng)統(tǒng)一開通總經(jīng)理信箱，同時(shí)將該信箱地址在物業(yè)公司官網(wǎng)和小區(qū)物業(yè)公告欄中公示。3.2總經(jīng)理信箱的接收物業(yè)公司應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)總經(jīng)理信箱的接收和答復(fù)。每周至少應(yīng)安排一次統(tǒng)一回復(fù)留言。3.3租戶使用總經(jīng)理信箱的應(yīng)注意事項(xiàng)住戶在使用總經(jīng)理信箱時(shí)，應(yīng)遵循以下規(guī)定：不得在總經(jīng)理信箱中張貼不合法、違反社會(huì)公德和網(wǎng)絡(luò)道德的信息；不得向其他住戶發(fā)出垃圾郵件，不得進(jìn)行擾亂物業(yè)秩序或宣傳推銷等行為；不得向物業(yè)公司提出不實(shí)信息、惡意投訴或者進(jìn)行像“匿名信”一樣的發(fā)送；不得以虛假身份或冒名頂替的方式發(fā)送郵件。3.4總經(jīng)理信箱管理制度物業(yè)公司應(yīng)規(guī)定總經(jīng)理信箱管理制度，對(duì)使用總經(jīng)理信箱的行為規(guī)范和操作流程進(jìn)行明確說明，同時(shí)也應(yīng)對(duì)住戶提交的信息進(jìn)行必要的保密。4.總經(jīng)理信箱管理責(zé)任物業(yè)公司應(yīng)制定具體的管理程序，對(duì)總經(jīng)理信箱進(jìn)行管理，保證信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性。主要職責(zé)如下：定期檢查總經(jīng)理信箱的郵件情況，及時(shí)回復(fù)合規(guī)郵件監(jiān)管員工回復(fù)信箱郵件的內(nèi)容，避免不當(dāng)言行優(yōu)化回復(fù)郵件冗長(zhǎng)情況，保證質(zhì)量和規(guī)范性5.總經(jīng)理信箱使用的權(quán)利和義務(wù)總經(jīng)理信箱使用所涉及的權(quán)利和義務(wù)應(yīng)在本規(guī)定中得到明確說明，以確保住戶對(duì)信箱使用有助于了解和體驗(yàn)物業(yè)服務(wù)。物業(yè)公司可以不回復(fù)不符合規(guī)定的電子郵件，并在不違反隱私條款的情況下保存相應(yīng)的郵件信息；物業(yè)公司應(yīng)妥善保管住戶的基本信息，不得將其泄漏給其他人或單位；即使收到順序可能重疊的郵件，物業(yè)公司也應(yīng)對(duì)每一次發(fā)送郵件進(jìn)行答復(fù)并給出解決方案。6.總經(jīng)理信箱的保障物業(yè)公司應(yīng)功能齊全，穩(wěn)定運(yùn)行，確保住戶及員工的信件得到及時(shí)處理。物業(yè)公司應(yīng)盡力確保總經(jīng)理信箱的安全、可靠、連貫；物業(yè)公司應(yīng)在任何情況下對(duì)住戶的郵件保密；物業(yè)公司必須對(duì)總經(jīng)理信箱的維護(hù)、管理和保護(hù)負(fù)責(zé)。7.責(zé)任追究為保證物業(yè)項(xiàng)目總經(jīng)理信箱的正常使用，各職能部門和員工應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行該規(guī)定。如果有職能部門和員工違反規(guī)定，物業(yè)公司將依據(jù)中國(guó)有關(guān)法律法規(guī)予以處罰。8.結(jié)語通過本管理規(guī)定，將有利于住戶進(jìn)行告知、增強(qiáng)信息溝通，并提高物業(yè)公司的服務(wù)質(zhì)量。物業(yè)公