02催收業(yè)務(wù)檔案管理辦法

催收業(yè)務(wù)檔案管理辦法第一章總則第一條為加強公司催收業(yè)務(wù)檔案管理，統(tǒng)一公司催收業(yè)務(wù)檔案管理模式，確保公司催收業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范、有序開展，特制定本辦法。第二條本辦法適用于公司催收業(yè)務(wù)資料存檔、調(diào)閱以及使用等管理行為。第二章催收業(yè)務(wù)檔案存檔范圍第三條公司對日常業(yè)務(wù)中所涉及的各類文件、資料和信息均應(yīng)進行收集匯總，并根據(jù)涉及內(nèi)容將催收業(yè)務(wù)檔案資料劃分為不同的類別。第四條公司催收業(yè)務(wù)檔案資料包括但不限于以下類別：一、人力資源類指公司催收人員管理的相關(guān)文件和資料，包括：簡歷、公司催收人員變更單、公司催收人員系統(tǒng)權(quán)限變更單、公司催收人員職級調(diào)整單，以及涉及人員管理的其他歸檔資料。二、財物管理類指公司財務(wù)、催收設(shè)備、物品管理的相關(guān)文件和資料，包括：催收設(shè)備管理及維護的相關(guān)信息資料、催收業(yè)務(wù)的各類費用單據(jù)、費用結(jié)算申請表和確認表、財務(wù)與催收設(shè)備、物品管理的相關(guān)簽單、以及涉及財物管理的其他歸檔資料。三、業(yè)務(wù)管理類指公司催收業(yè)務(wù)管理的相關(guān)文件、工單、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和資料，包括：公司催收部門向銀行提交的各類業(yè)務(wù)溝通單（轉(zhuǎn)單申請、賬戶調(diào)整申請、數(shù)據(jù)查詢申請等）、賬戶還款明細數(shù)據(jù)、月報等各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)及確認表、績效成績報備表、催收業(yè)務(wù)管理相關(guān)簽單以及涉及催收業(yè)務(wù)管理的其他歸檔資料。四、客戶檔案類指以逾期客戶為索引，將涉及某一逾期客戶的所有個人信息、催收記錄和相關(guān)材料作為一套完整資料整理歸檔，包括：客戶基本信息、催收記錄、外訪記錄、催收錄音等涉及客戶的其他歸檔資料。五、其他類如出現(xiàn)以上四類無法涵蓋的歸檔材料和信息，可歸并于其他類檔案。第三章催收業(yè)務(wù)檔案存檔管理第五條公司催收業(yè)務(wù)檔案實行集中管理原則，即指定專人、專柜、專用電腦（設(shè)備）進行催收業(yè)務(wù)檔案的管理工作。第六條公司催收業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)按照統(tǒng)一的業(yè)務(wù)分類標(biāo)準(zhǔn)，建立明確的分類、編碼、標(biāo)識、索引、歸檔、調(diào)閱原則。第七條公司設(shè)立檔案管理專員對催收業(yè)務(wù)檔案進行集中管理。檔案管理專員原則上由公司行政助理擔(dān)任。第八條檔案管理專員的職責(zé)一、對催收業(yè)務(wù)開展中形成的各種檔案資料進行收集、整理、立卷、統(tǒng)計和管理；二、督促和協(xié)助相關(guān)業(yè)務(wù)人員整理需要歸檔的文件資料；三、集中統(tǒng)一管理催收業(yè)務(wù)中涉及的所有檔案；四、辦理檔案出借和閱覽；五、負責(zé)檔案的鑒定和超過保存期限檔案的銷毀工作。第九條公司紙質(zhì)催收業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)需要，應(yīng)劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”等保密標(biāo)識，并分級分期保存于專屬的檔案柜中，檔案柜應(yīng)做上鎖處理，鑰匙由檔案管理專員保管。第十條公司電子催收業(yè)務(wù)檔案及催收錄音檔案應(yīng)由專屬電腦及存儲硬盤集中歸檔管理。電子文件的歸檔應(yīng)實行備份制，即在電子文件歸檔時應(yīng)制作相應(yīng)的拷貝件，同時存檔。第十一條公司電子催收業(yè)務(wù)檔案及存放電腦需設(shè)定密碼和登陸權(quán)限，密碼設(shè)定應(yīng)含字母及數(shù)字，長度要求8位以上,并且要定期進行密碼變更維護。第十二條公司催收業(yè)務(wù)檔案資料須保存三年以上，檔案管理人員在對催收業(yè)務(wù)檔案的集中管理中，應(yīng)嚴(yán)格恪守保密制度，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。第十三條公司催收業(yè)務(wù)檔案的標(biāo)識管理公司催收業(yè)務(wù)歸檔資料包括各種紙質(zhì)文檔資料和電子文檔信息。歸檔的紙質(zhì)文檔資料和電子文檔信息均按照相應(yīng)類別作標(biāo)識處理。紙質(zhì)文檔資料在歸檔時應(yīng)放置在相應(yīng)標(biāo)識的檔案盒中。電子文檔信息在歸檔時應(yīng)存放到相應(yīng)的電子文件夾中。歸檔的電子文件同時存在紙質(zhì)或其他載體形式時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。第四章催收業(yè)務(wù)檔案使用管理第十四條公司催收業(yè)務(wù)檔案使用管理應(yīng)建立相應(yīng)的檔案借閱登記制度和檔案借閱審批制度。第十五條公司催收業(yè)務(wù)檔案借閱登記制度公司檔案管理專員應(yīng)根據(jù)檔案分類設(shè)立專類檔案借閱登記簿，須登記借閱人、崗位、借閱時間、批準(zhǔn)人、借閱人簽章、歸還時間等內(nèi)容。第十六條公司催收業(yè)務(wù)檔案借閱審批制度公司催收人員因工作需要借閱檔案資料，應(yīng)填寫借閱單，經(jīng)催收主管批準(zhǔn)后方可調(diào)閱，使用期限原則上不得超過三個工作日。銀行因工作需要查閱檔案資料，需報備總經(jīng)理。第五章附則第十七條本辦法