辦公軟件excel應(yīng)用培訓(xùn)

PAGE6Excel技巧大全一、認(rèn)識excel窗口Excel是一個電子表格處理軟件，電子表格由一張張表格組成，首先我們來學(xué)習(xí)一下如何輸入和保存電子表格，下面我們認(rèn)識一下它的窗口；1.啟動Excel1）點擊“開始－所有程序－Microsoft－MicrosoftOfficeExcel2003”；2.Excel窗口1）出現(xiàn)一個滿是格子的空白窗口，這就是一張電子表格了，第一個格子看著邊框要粗一些，處于選中狀態(tài)；2）最上面是標(biāo)題欄，默認(rèn)的是文件名Book1，保存的時候起一個有意義的，Excel的文件稱作“工作薄”；3）再下面是菜單欄，里面是各個操作命令，記住常用的“文件”和“格式”菜單；4）再下面是工具欄，里面是一些常用的菜單命令，在分界線的地方可以點擊下拉按鈕，找到其他操作按鈕；5）下面的空白是工作區(qū)，數(shù)據(jù)輸入在各個格子中，每個格子稱作一個“單元格”，而且橫向和縱向有坐標(biāo)定位，第一個格子是A1；6）最下邊是狀態(tài)欄，里面的sheet1、sheet2是指各個工作表；3.練習(xí)看一下Excel的窗口，說一下它的各個組成部分。二、輸入和保存1.啟動Excel1）點擊“開始－所有程序－Microsoft－MicrosoftOfficeExcel2003”；2）出現(xiàn)一個滿是格子的空白窗口，這就是一張電子表格了，第一個格子看著邊框要粗一些，處于選中狀態(tài)；2.輸入數(shù)據(jù)1）在左上角第一個格子中輸入數(shù)字1，然后按一下回車鍵，活動單元格移到下邊一格；2）繼續(xù)輸入2，然后按回車，接著輸入3，一直輸?shù)?，可以用小鍵盤來輸入；3）再點一下第一個單元格A1，重新回到第一格，按一下Tab鍵(在Q的左邊），活動單元格跳到B1；輸入2，然后再按一下Tab鍵，活動單元格跳到右邊C1的格子里，輸入3；4）繼續(xù)按Tab鍵，一直輸?shù)?，可以發(fā)現(xiàn)按回車鍵是向下，按Tab鍵是向右。3.保存文件1）點菜單“文件－保存”命令，出來一個另存為對話框，在上面位置找到自己的文件夾，把下面的文件名改成“輸入保存”，點右邊的保存按鈕；2）第一次保存會出來另存對話框，以后點“保存”，直接就保存了，不再出現(xiàn)這個對話框。三、創(chuàng)建表格1.啟動Excel1）點擊“開始－所有程序－Microsoft－MicrosoftOfficeExcel2003”；2）出現(xiàn)一個滿是格子的空白窗口，這就是一張電子表格了，第一個格子看著邊框要粗一些，處于選中狀態(tài)；2.創(chuàng)建表格1）表頭：在第一個單元格中輸入“成績表”，按回車鍵到第二行，第一行一般是表格的名稱；2）在第二行中依次輸入“姓名、語文、數(shù)學(xué)、英語”，分別從A2到D2單元格，按回車鍵到第三行；3）在第三行開始輸入每個人的成績，如下圖所示，按回車鍵向下移動，按Tab鍵橫向移動，分?jǐn)?shù)可以用小鍵盤輸入：4）再在下面的狀態(tài)欄上邊的“Sheet1”上雙擊一下（也可以點右鍵，選“重命名”命令），變黑以后輸入“成績表”三個字，按一下回車鍵，把表格的名稱改一下；5）點菜單“文件－保存”命令，以“成績表”為文件名，保存文件到自己的文件夾中；四、居中對齊輸入好數(shù)據(jù)以后，還需要對表格進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐虐妫迅袷皆O(shè)置好。1.啟動Excel1）點擊“開始－所有程序－Microsoft－MicrosoftOfficeExcel2003”；2）出現(xiàn)一個滿是格子的空白窗口，這就是一張電子表格了，第一個格子看著邊框要粗一些，處于選中狀態(tài)；2.設(shè)置格式1）點菜單“文件－打開”命令，找到自己的文件夾，打開上次保存的“成績表”文件；2）從第1格開始拖動鼠標(biāo)沿對角線到“85”那一格，用框選的方法，選中所有數(shù)據(jù)單元格；3）把鼠標(biāo)移到藍(lán)紫色里面，瞄準(zhǔn)“數(shù)學(xué)”那兒敲右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式(F)..”命令，出來一個格式面板；4）在格式面板中，點上面的“對齊”標(biāo)簽，把“水平對齊”和“垂直對齊”都設(shè)為“居中”，點“確定”；5）這時所有的數(shù)據(jù)都居中顯示了，標(biāo)題應(yīng)該在表格的中央，在空白處點一下，取消選擇；再用拖動選擇的方法，選中A1－D1，瞄準(zhǔn)中間藍(lán)紫色部分敲右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式(F)..”命令；6）在出來的“對齊”格式面板中，把下面的“合并單元格”打勾選中，點“確定”；7）點一下菜單“文件－保存”命令，保存一下文件；五、插入填充有時候需要改變表格的結(jié)構(gòu)，比如新插入一行或一列：1.啟動Excel1）點擊“開始－所有程序－Microsoft－MicrosoftOfficeExcel2003”；2）出現(xiàn)一個滿是格子的空白窗口，這就是一張電子表格了，第一個格子看著邊框要粗一些，處于選中狀態(tài)；2.Excel窗口1）點菜單“文件－打開”命令，在自己的文件夾中找到上次保存的“成績表”文件，打開它；2）在第一行上邊的標(biāo)題“A”上點一下，在標(biāo)題上點擊就會選中A這一列；3）瞄準(zhǔn)“A”，點一下鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“插入”命令，這樣就會自動在左邊插入一列空白列，原來的A列變成B列；4）選中標(biāo)題的A1到E1單元格，瞄準(zhǔn)敲右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式..”命令，在對齊面板中，把“合并單元格”的勾點一下變黑，把標(biāo)題設(shè)為居中；5）再點一下A2單元格，選中它，輸入“序號”；6）再在下邊的A3單元格中輸入數(shù)字1，注意單元格的右下角有一個小黑塊，這是“填充手柄”，把鼠標(biāo)移過去瞄準(zhǔn)，指針會變成黑十字，瞄準(zhǔn)按住左鍵（指針變成黑十字)，往下拖到第5行，可以發(fā)現(xiàn)從A3到A5都填充上了1，對于輸入相同的數(shù)據(jù)很方便；7）按一下Ctrl＋Z組合鍵，撤銷一下，這兒的序號應(yīng)該逐漸增大，重新瞄準(zhǔn)A3單元格旁邊的填充手柄，同時按住Ctrl鍵(黑十字上面多出一個加號)，然后拖動手柄到A5，這次序號就逐漸增大了；8）選中新增的A2－A5單元格，瞄準(zhǔn)敲右鍵，選“設(shè)置單元格格式”命令，在對齊中設(shè)為居中對齊；9）點菜單“文件－保存”命令，保存一下文件，也可以按Ctrl＋S組合鍵；六、文本列寬在數(shù)據(jù)中，有一類是文字類的文本格式，像身份證號碼、學(xué)號等：1.啟動Excel1）點擊“開始－所有程序－Microsoft－MicrosoftOfficeExcel2003”；2）出現(xiàn)一個滿是格子的空白窗口，這就是一張電子表格了，第一個格子看著邊框要粗一些，處于選中狀態(tài)；2.輸入文本1）點菜單“文件－打開”命令，打開上次的“成績表”文件；2）瞄準(zhǔn)表格上邊的標(biāo)題“B”點右鍵，選“插入”命令，在A列的后面插入一個空白列，原來的B列變成C列了；3）在序號旁邊的單元格輸入“學(xué)號”，作為列標(biāo)題，在下面輸入學(xué)號“02007072001”，按回車鍵后發(fā)現(xiàn)最前面的0沒了，原來是當(dāng)數(shù)字自動省略了，選中B3－B5這三個單元格，敲右鍵選“設(shè)置單元格格式”，

3.在“請鍵入文件名稱或Web頁名稱”輸入框中，輸入超級鏈接目標(biāo)文件的地址。

4.按下“確定”按鈕即可?？梢钥吹饺鐖D14-9的結(jié)果，在建立超鏈接的單元格內(nèi)容下有下劃線出現(xiàn)同時用蘭色顯示。

14.2.2修改超級鏈接的目標(biāo)

1.選定包含文本超級鏈接的單元格，請單擊超級鏈接旁邊的單元格。然后使用方向鍵移動到包含超級鏈接的單元格上。

2.單擊“插入超級鏈接”按鈕，出現(xiàn)如圖14-8的對話框。

3在“請鍵入文件名稱或Web頁名稱”輸入框中，輸入新的目標(biāo)地址。

4.按下“確定”按鈕即可。14.2.3復(fù)制或移動超級鏈接

1.如果要選定包含文本超級鏈接的單元格，請單擊超級鏈接旁邊的單元格。然后使用方向鍵移動到包含超級鏈接的單元格上。

2.如果要復(fù)制超級鏈接，請單擊“復(fù)制”按鈕。如果要移動超級鏈接，請單擊“剪貼”按鈕。

3.單擊希望包含復(fù)制或移動的超級鏈接的單元格。

4.單擊“粘貼”按鈕即可。應(yīng)用Excel辦公軟件時所碰到的相關(guān)問題：1.如何設(shè)置文件下拉窗口的最下面的最近運行的文件名個數(shù)？

打開“工具”，選“選項”，再選“常規(guī)”，在“最近使用的文件清單”下面的文件個數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名，則將“最近使用的文件清單”前的復(fù)選框去掉即可。2.在EXCEL中輸入如“１-１”、“１-２”之類的格式后它即變成１月１日，１月２日等日期形式，怎么辦？

這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成，你只要點擊主菜單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數(shù)字”菜單標(biāo)簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了

3.在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時保存文件？

點擊“工具”菜單“自動保存”項，設(shè)置自動保存文件夾的間隔時間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項，那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏...”選上“自動保存”，“確定”。然后進(jìn)行設(shè)置即可。

4.用Excel做多頁的表格時，怎樣像Word的表格那樣做一個標(biāo)題，即每頁的第一行（或幾行）是一樣的。但是不是用頁眉來完成？

在EXCEL的文件菜單－頁面設(shè)置－工作表－打印標(biāo)題；可進(jìn)行頂端或左端標(biāo)題設(shè)置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標(biāo)劃定范圍即可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。

5.在Excel中如何設(shè)置加權(quán)平均？

加權(quán)平均在財務(wù)核算和統(tǒng)計工作中經(jīng)常用到，并不是一項很復(fù)雜的計算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到的那個單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應(yīng)的各個數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。6.EXCEL中有序號一欄，由于對表格進(jìn)行調(diào)整，序號全亂了,可要是手動一個一個改序號實在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決？

如果序號是不應(yīng)隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話，那么在制作EXCEL表格時就應(yīng)將序號這一字段與其他字段分開，如在“總分”與“排名”之間空開一列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列字段設(shè)為隱藏，這樣在調(diào)整表格（數(shù)據(jù)清單）的內(nèi)容時就不會影響序號了。

7.用Excel2000做成的工資表，只有第一個人有工資條的條頭（如編號、姓名、崗位工資），想輸出成工資條的形式。

這個問題應(yīng)該這樣解決：先復(fù)制一張工資表，然后在頁面設(shè)置中選中工作表選項，設(shè)置打印工作表行標(biāo)題，選好工資條的條頭，然后在每一個人之間插入行分頁符，再把頁長設(shè)置成工資條的高度即可。

使用自定義方式重裝了一遍中文office97，Ｅxcel的打印紙選項中只有A4一種，怎么辦？隨便安裝一個打印機(jī)驅(qū)動程序就可以了。

8.在Ｅxcel中小數(shù)點無法輸入，按小數(shù)點，顯示的卻是逗號，無論怎樣設(shè)置選項都無濟(jì)于事，該怎么辦？

這是一個比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個小時的時間，但說白了很簡單。在Ｗindows的控制面板中，點擊“區(qū)域設(shè)置”圖標(biāo)，在彈出的“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“區(qū)域設(shè)置”里選擇“中文（中國）”，在“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“數(shù)字”屬性里把小數(shù)點改為“.”（未改前是“，”），按“確定”按鈕結(jié)束。這樣再打開Excel就一切都正常了。

9.如何快速選取特定區(qū)域？

使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取A2：A1000，最簡便的方法是按F5鍵，出現(xiàn)“定位”窗口，在“引用”欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域A2：A1000。

10.“Ctrl＋*”的特殊功用

一般來說，當(dāng)處理一個工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時，通過選定表格中某個單元格，然后按下Ctrl＋*鍵可選定整個表格。Ctfl＋*選定的區(qū)域是這樣決定的：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。

11.如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格？

有時，需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護(hù)，或填入與其他單元格不同的顏色，以提醒用戶注意不能在有此顏色的區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)。以下方法可以幫助快速選取所有包含公式的單元格：≡瘛氨嗉”＼“定位”，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對話框中選擇“公式”項，按“確定”按鈕即可?

12.如何去掉網(wǎng)格線？

1）除去編輯窗口中的表格線

單擊“工具”菜單中的“選項”，再選中“視圖”，找到“網(wǎng)格線”，使之失效；

2）除去打印時的未定義表格線

有時會出現(xiàn)這樣的情況：你在編輯時未定義的表格線（在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線），一般情況下在打印時是不會打印出來的，可有時卻偏偏不聽使喚給打印出來了，特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線，只要在單擊“文件”、“頁面設(shè)置”、“工作表”菜單，點擊一下“網(wǎng)格線”左邊的選擇框，取消選擇“網(wǎng)格線”就行了。

13.如何快速地復(fù)制單元格的格式？

要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分?jǐn)?shù)據(jù)上，可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的“格式刷”按鈕，此時鼠標(biāo)變成了刷子形狀，然后單擊要格式化