實驗室工作檔案管理制度

實驗室工作檔案管理制度一、制定背景為了規(guī)范實驗室檔案管理工作，優(yōu)化實驗室檔案管理流程，提高檔案管理質(zhì)量和效率，特制定此實驗室工作檔案管理制度。二、適用范圍本制度適用于實驗室所有工作人員和檔案管理工作的實習(xí)生，包括實驗室裝備檔案、項目檔案、合同協(xié)議檔案等各類檔案。三、職責(zé)分工實驗室主任：負責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌和監(jiān)督，對檔案的歸整、存儲和使用負最終決策權(quán)。實驗室管理員：負責(zé)日常檔案管理工作，包括檔案的整理、歸檔、出借和移交等操作。實驗室內(nèi)部審計人員：負責(zé)對實驗室檔案的審核和審查工作，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中的不規(guī)范行為。四、檔案管理流程實驗室檔案的歸檔（1）檔案歸檔前，應(yīng)先進行清理和整理，處理損壞、重復(fù)、無效等檔案，保持檔案資料的規(guī)范性和準確性。（2）將檔案按照文件類型、主題、時間順序等要素分類，編制檔案目錄，并確定每一份檔案的檔號。（3）在檔案文件上注明正確的檔號和借閱記錄。實驗室檔案的存儲（1）檔案應(yīng)當存儲于明確的檔案柜內(nèi)，并按照分類、順序、時限等要素標明檔案存儲位置。（2）檔案存儲前，應(yīng)進行分類、裝訂和封存，將每份檔案進行質(zhì)量檢查，確保檔案資料的完整性和準確性。（3）檔案存儲后，定期對檔案進行保管和維護，如無特殊情況，檔案平時應(yīng)封存并蓋章，以保證檔案的安全性和完整性。實驗室檔案的使用（1）實驗室檔案的使用應(yīng)該是在許可范圍內(nèi)的，使用人應(yīng)按照規(guī)定程序申請使用，保證檔案的安全性和完整性。（2）對于經(jīng)常被使用的檔案，應(yīng)在審批通過后放置于易于使用的地點，并確定使用者及使用期限。（3）使用完畢后，應(yīng)及時歸檔和封存，并按照規(guī)定把使用情況記錄在檔案目錄內(nèi)。實驗室檔案的管理（1）實驗室檔案管理應(yīng)遵循檔案管理法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，建立科學(xué)健全的檔案管理制度，規(guī)范各項工作。（2）定期對檔案管理工作進行檢查和考核，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。（3）加強宣傳教育，使全體工作人員遵循檔案管理制度，增強檔案安全的重要性和其他方面的防范意識。五、違規(guī)處理對于檔案管理工作中的違規(guī)行為，實驗室主任和管理員有權(quán)對其進行整改或糾正，情況嚴重者，應(yīng)采取相應(yīng)的懲罰措施，同時進行記錄并報告上級管理部門。六、執(zhí)法時效本制度將于頒發(fā)之日起生效，實驗室所有工作人員和檔案管理的實習(xí)生必須遵守并執(zhí)行。制度修改應(yīng)當經(jīng)過實驗室主任審批，并定期進行修訂和完善。七、附：常用檔案型號檔號檔案名稱存放位置L01實驗設(shè)備購買檔案實驗室主任辦公室L02合同協(xié)議檔案實驗室主任辦公室L03人員檔案人事部門或辦公室L04財務(wù)管理檔案財務(wù)部門或辦公室L05項目驗收檔案項