文員勝任素質(zhì)模型

-.z文員勝任素質(zhì)模型目錄第一局部文員勝任素質(zhì)認(rèn)知根底2一、文員及文秘崗位定位思考2二、小測(cè)試：你是一個(gè)優(yōu)秀的文秘人員嗎？2三、企業(yè)文員崗位任職要求華為案例：31.根底類文員的任職要求32.助理類文員的任職要求33.華為根底類文員具備的素質(zhì)要素：34.華為助理類文員具備的素質(zhì)要素：3第二局部文員勝任素質(zhì)模型3一、標(biāo)準(zhǔn)名稱3二、標(biāo)準(zhǔn)定義3三、標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)造3第三局部級(jí)別角色定義和根本條件3一、角色定義3二、標(biāo)準(zhǔn)素質(zhì)模型3文秘勝任素質(zhì)模型前言全面提高個(gè)人的綜合素質(zhì)，掌握工作所需的各項(xiàng)專業(yè)技能，幫助其從繁雜瑣碎的工作中解放出來(lái)，科學(xué)高效地處理各項(xiàng)辦公事務(wù)，從而最大限度地發(fā)揮助手作用，提升文員自身職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的同時(shí)，提高公司的整體辦事效率。文員隊(duì)伍是公司人員組成中負(fù)有特殊使命的團(tuán)體，文職人員工作在公司的運(yùn)作中起著不可或缺的作用，作為專業(yè)隊(duì)伍中的一支獨(dú)立小分隊(duì)，有其獨(dú)特性，并且在公司任職資格工作中承當(dāng)了開(kāi)路先鋒的作用，為了使文員工作有章可循，提高工作績(jī)效，并不斷向新的目標(biāo)努力，特制定本素質(zhì)指南。第一局部文員勝任素質(zhì)認(rèn)知根底文員及文秘崗位定位思考小測(cè)試：你是一個(gè)優(yōu)秀的文秘人員嗎？序號(hào)檢測(cè)容良一般差1良好的文字處理能力，字體優(yōu)美，書(shū)寫(xiě)工整。2良好的口頭表達(dá)能力，如得體地應(yīng)對(duì)。3善于與人溝通。4隨機(jī)應(yīng)變能力強(qiáng)。5能嚴(yán)守秘密慎重處理文件。6能準(zhǔn)確理解上司的意圖。7能沉著處理緊急事件。8能代表經(jīng)理出席員工大會(huì)并講話，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)經(jīng)理的意見(jiàn)。9及時(shí)將企業(yè)外部信息傳遞給經(jīng)理10經(jīng)理外出時(shí)能主動(dòng)主持辦公室工作。11良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的進(jìn)取心。12精力充分。13良好的安排時(shí)間的能力〔如出差方案與安排〕14良好的記憶力，尤其對(duì)人名、地名、反響迅速。15有組織觀念和團(tuán)隊(duì)精神。16與同事及上司能融洽相處，并能從中協(xié)調(diào)作用17能參與企業(yè)具體工程的開(kāi)展。18積極主動(dòng)而非被開(kāi)工作。19懂辦公室財(cái)務(wù)管理。20知錯(cuò)能及時(shí)糾正。21知道何時(shí)征求上司的意見(jiàn)和給上司建議22能以最正確的方式管理文件〔歸檔、保存、查找23有一定數(shù)學(xué)頭腦。24會(huì)多種語(yǔ)言25求知欲強(qiáng)。26掌握先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用。27能代替上司處理日常事務(wù)。28獨(dú)立工作能力強(qiáng)。華為文員崗位勝任要求案例根底類文員的任職要求1、職責(zé)部門文檔管理部門員工的人事信息管理、考勤管理、信息傳遞及處理。部門外流程上下接口的協(xié)調(diào)工作。根據(jù)要求制作文件。部門會(huì)議〔學(xué)習(xí)、培訓(xùn)〕的會(huì)務(wù)工作。部門辦公物品〔日常辦公用品，固定資產(chǎn)〕的例行管理。各項(xiàng)規(guī)章制度在部門的執(zhí)行、協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)展部門方案的制定與跟蹤部門文體活動(dòng)組織及部門宣傳工作、部門6S例行管理。主管交辦的其它事務(wù)。2、素質(zhì)敬業(yè)精神：在期限準(zhǔn)確保質(zhì)完成工作。效勞精神：滿足外客戶的工作需求。細(xì)心：對(duì)自己的工作有警覺(jué)，發(fā)現(xiàn)并防止錯(cuò)誤。團(tuán)隊(duì)精神：支持團(tuán)隊(duì)決定，與團(tuán)隊(duì)成員分享相關(guān)信息，必要時(shí)提供幫助。溝通：正確表達(dá)并獲得理解和支持。邏輯思維：發(fā)現(xiàn)問(wèn)題根本關(guān)系，根據(jù)重要性分出任務(wù)輕重緩急。保密：嚴(yán)格遵守制度并催促他人遵守制度。助理類文員的任職要求1、職責(zé)協(xié)助部門主管進(jìn)展資源方面的管理，以使資源的合理利用協(xié)助或負(fù)責(zé)本部門與相關(guān)部門建立并維持良好的工作關(guān)系，輔助推動(dòng)部門組織氣氛的建立及宣傳工作以保證工作的正常開(kāi)展負(fù)責(zé)培訓(xùn)、指導(dǎo)、考核下屬文員的工作，負(fù)責(zé)文員任職資格認(rèn)證工作以保證文員體系的技能、效勞滿足工作的需要。根據(jù)工作需要起草建立各項(xiàng)規(guī)章制度，優(yōu)化重整流程，并組織推行。協(xié)助公司級(jí)或部門大型會(huì)議的組織、對(duì)外交流的接待，籌劃、組織本部門的會(huì)議并跟蹤負(fù)責(zé)決議推行負(fù)責(zé)公文、信息及問(wèn)題的預(yù)處理，協(xié)助部門方案工作并監(jiān)控工作進(jìn)度有效準(zhǔn)確地調(diào)查相關(guān)工作信息并為管理決策層提供有效依據(jù)負(fù)責(zé)以下單項(xiàng)職責(zé)：輔助人力資源管理、輔助財(cái)務(wù)管理、機(jī)要信息管理、機(jī)要文檔管理、部門固定資產(chǎn)系統(tǒng)管理、輔助工程方案管理等〔注：助理崗位既有助理類的大局部工作也有根底類文員工作，或既有根底類文員工作也負(fù)責(zé)單項(xiàng)職責(zé)，或全職做單項(xiàng)職責(zé)的工作〕2、素質(zhì)領(lǐng)導(dǎo)能力：能領(lǐng)導(dǎo)人們有效在一起工作，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作。效勞精神：預(yù)測(cè)客戶需求并主動(dòng)滿足。溝通：正確表達(dá)并影響他人取得共鳴。影響能力：為特定目的,特意采用影響策略或戰(zhàn)術(shù)，有具體行動(dòng)。敬業(yè)精神：最短的時(shí)間主動(dòng)改善及完成工作。團(tuán)隊(duì)精神：倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)合作，積極參與團(tuán)隊(duì)活動(dòng)并主動(dòng)為團(tuán)隊(duì)成員提供幫助。成就導(dǎo)向：努力發(fā)現(xiàn)*系統(tǒng)或個(gè)人工作方法的改良點(diǎn)，并做出具體改變以改良績(jī)效。方案組織：協(xié)調(diào)、調(diào)動(dòng)資源，有效地制定自己和團(tuán)隊(duì)的工作方案，采取有效及時(shí)的行動(dòng)。華為根底類文員具備的素質(zhì)要素：要素1.1組織你自己的工作要素1.2開(kāi)發(fā)自我提高績(jī)效要素1.3維護(hù)工作環(huán)境以輔助工作流程要素1.4維護(hù)平安和穩(wěn)定的工作場(chǎng)所要素2.1創(chuàng)造并保持與其它員工的有效工作關(guān)系要素2.2問(wèn)候和幫助來(lái)訪者要素3.1處理入局及出局通話要素3.2收取、整理并分發(fā)要素3.3信息系統(tǒng)的建立與信息維護(hù)要素3.4信息接收與傳送要素3.5信息查找與恢復(fù)要素3.6信息系統(tǒng)的平安與要素4.1用現(xiàn)有的文檔系統(tǒng)存儲(chǔ)信息要素4.2從現(xiàn)有的文檔系統(tǒng)獲取信息要素5.1根據(jù)所提供的材料，利用適當(dāng)工具制作所要求的文本要素5.2復(fù)印要素6.1根據(jù)需求申購(gòu)辦公設(shè)備要素6.2領(lǐng)用辦公設(shè)備，建立資產(chǎn)臺(tái)帳要素6.3辦公設(shè)備的日常管理及盤(pán)點(diǎn)要素7.1會(huì)議前準(zhǔn)備要素7.2協(xié)助會(huì)議進(jìn)展要素7.3會(huì)后整理涉及的職業(yè)素質(zhì)包含自我管理、自我學(xué)習(xí)、辦公自動(dòng)化、數(shù)據(jù)和信息管理、客戶接待、有效溝通、團(tuán)隊(duì)和跨部門協(xié)作、人際關(guān)系、日程管理、上司行程管理、辦公設(shè)備管理、會(huì)議管理等等華為助理類文員具備的素質(zhì)要素：要素1.1挖掘個(gè)人潛力，提高績(jī)效〔認(rèn)證重點(diǎn)：能否客觀認(rèn)識(shí)自己、評(píng)價(jià)自己〕要素1.2方案和組織個(gè)人工作進(jìn)度表〔認(rèn)證重點(diǎn)：工作方案的制定、執(zhí)行、調(diào)整〕要素:1.3獲取組織個(gè)人工作活動(dòng)中所需要的信息〔認(rèn)證重點(diǎn)：自我提高的意識(shí)，包括知識(shí)、業(yè)績(jī)、工作改良等方面〕要素2.1與同事一起創(chuàng)造、培育和維持有效的工作關(guān)系〔認(rèn)證重點(diǎn)：與周邊同事關(guān)系的融洽度、人員心理動(dòng)態(tài)了解、建立的關(guān)系對(duì)部門工作的促進(jìn)作用〕要素2.2與外部聯(lián)系人員一起創(chuàng)造、培育和維持有效的工作關(guān)系〔認(rèn)證重點(diǎn)：建立的關(guān)系對(duì)部門工作的促進(jìn)作用〕要素3.1調(diào)研、收集和選擇信息以滿足指定的需要〔認(rèn)證重點(diǎn)：敏銳發(fā)現(xiàn)主管需求，并提供相應(yīng)信息；信息匯總能力〕要素3.2準(zhǔn)備并提供信息以滿足指定的需要〔認(rèn)證重點(diǎn)：信息分析能力；報(bào)表的美觀、規(guī)性〕要素4.1按要求起草文件〔信函〕〔認(rèn)證重點(diǎn)：起草文件符合要求〕要素4.2制定制度以滿足工作的需要〔認(rèn)證重點(diǎn)：制度的下發(fā)與推行，并根據(jù)推行情況優(yōu)化制度〕要素5.1方案和組織工作〔認(rèn)證重點(diǎn)：明確工作容的輕重緩急；合理安排各種源〕要素5.2監(jiān)控工作目標(biāo)的實(shí)施〔認(rèn)證重點(diǎn)：準(zhǔn)確合理設(shè)置監(jiān)控點(diǎn)；針對(duì)未完成情況進(jìn)展分析補(bǔ)救；做好工作經(jīng)歷的總結(jié)與積累〕要素6.1會(huì)務(wù)的監(jiān)控與實(shí)施〔認(rèn)證重點(diǎn)：會(huì)務(wù)的統(tǒng)籌安排及監(jiān)控〕要素6.2會(huì)議的有效組織〔認(rèn)證的重點(diǎn)：自行組織會(huì)議，促進(jìn)會(huì)議效果的達(dá)成〕要素7.1提高團(tuán)隊(duì)績(jī)效要素7.2新文員培養(yǎng)要素8.1數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)管理〔認(rèn)證重點(diǎn)：數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、備份、檢索和質(zhì)量〕要素8.2平安合理地利用軟硬件資源〔認(rèn)證重點(diǎn)：有效使用軟硬件工具〕要素8.3建立并維護(hù)獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)，按規(guī)定控制權(quán)限〔認(rèn)證重點(diǎn)：明確相關(guān)文件及條例要求，建立網(wǎng)絡(luò)及控制權(quán)限〕要素9.1配合上級(jí)部門，推行文檔制度、條例〔認(rèn)證重點(diǎn)：流程學(xué)習(xí)能力，深入淺出地理解，繼而有效推行〕要素9.2宣傳、培訓(xùn)接口工作〔認(rèn)證重點(diǎn)：廣泛宣傳流程規(guī)，積極參與培訓(xùn)工作〕與根底類文員不同，助理類文員的要求更高，還要培養(yǎng)新人、做好團(tuán)隊(duì)建立，并組織和參與會(huì)議，推動(dòng)各項(xiàng)制度的建立和執(zhí)行，并能有效的監(jiān)控和實(shí)施，這個(gè)過(guò)程中還有大量的商務(wù)文書(shū)的起草和撰寫(xiě)，不僅對(duì)協(xié)調(diào)，還要做好對(duì)外部的銜接，助理類文員的綜合素質(zhì)大大提升。結(jié)合社會(huì)實(shí)踐和普遍文員崗位的真實(shí)需求，我們?yōu)閯傔M(jìn)入職場(chǎng)的文員建立了一套實(shí)用有效的文員素質(zhì)模型，滿足校企雙方的需求。第二局部文員勝任素質(zhì)模型標(biāo)準(zhǔn)名稱文員勝任素質(zhì)模型標(biāo)準(zhǔn)定義文員勝任素質(zhì)模型是指從事各類文員、秘書(shū)、客服人員的崗位工作的勝任條件和素質(zhì)要求。標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)造本標(biāo)準(zhǔn)包括級(jí)別角色定義、行為標(biāo)準(zhǔn)、必備知識(shí)、技能標(biāo)準(zhǔn)、素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。第三局部級(jí)別角色定義和根本條件角色定義文員角色描述：具備良好的效勞意識(shí)、合作意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、意識(shí)，以及積極平和的心態(tài)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，了解根本的商務(wù)禮儀，了解企業(yè)的相關(guān)規(guī)章制度，具有一定的溝通技巧。協(xié)助主管和員工處理部門各類事務(wù)，為部門業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展提供有效的行政效勞、人事效勞、秘書(shū)效勞、客戶效勞和支持。標(biāo)準(zhǔn)素質(zhì)模型核心容初級(jí)文員中級(jí)文員高級(jí)文員行為標(biāo)準(zhǔn)單元1：提高流程的工作效率單元2：維護(hù)有效的外部關(guān)系單元3：信息傳達(dá)與處理單元4：文檔管理單元5：文案制作單元6：日