中央研究院公文系統(tǒng)使用說(shuō)明

10中心爭(zhēng)論院公文系統(tǒng)使用說(shuō)明96.12.5茲依序分?jǐn)⑷缦拢汗膸ぬ?hào)公文帳號(hào)僅限本院同仁使用，凡公文承辦人使用本系統(tǒng)前必須先取得一組「公文帳號(hào)及密碼使用者名稱」及「密碼」欄位輸入，始得進(jìn)主管督導(dǎo)辦理移交接辦人員使用。公文治理者單位收發(fā)人員“mailto:dfasscs@.tw“dfasscs@.tw本系統(tǒng)。公文製作相關(guān)規(guī)定為主〔參考本院秘書(shū)組網(wǎng)頁(yè)，或參照國(guó)家文官培訓(xùn)所編印之「公文製作及習(xí)作」等參考資料。相關(guān)規(guī)範(fàn)擇要公文程式類別6簡(jiǎn)述如下：函：各機(jī)關(guān)處理公務(wù)有以下情形之一時(shí)使用：請(qǐng)求或報(bào)告時(shí)。同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)間行文時(shí)。備忘錄、簡(jiǎn)便行文表，其適用範(fàn)圍較函為廣泛，舉凡答復(fù)簡(jiǎn)單案情，寄送一般文件、書(shū)刊，或?yàn)橐话懵?lián)繫、查詢等事項(xiàng)行文時(shí)均可使用，其性質(zhì)不如函之正位知照或協(xié)作辦理事項(xiàng)案，以「書(shū)函」辦理為宜。請(qǐng)求、建議時(shí)使用。：以個(gè)人或單位名義於洽商或回復(fù)公務(wù)時(shí)使用。例如總辦事處各組、室以單位名義洽商或回復(fù)公務(wù)時(shí)使用。公文製作一般原則根本認(rèn)識(shí)效率，因此要讓對(duì)方快速且簡(jiǎn)潔看懂就行，同時(shí)其製作屬要式行為，要有它應(yīng)具備之要件─行文之緣由、依據(jù)、目的與立場(chǎng)。根本要求簡(jiǎn)單明瞭達(dá)8公文文字應(yīng)簡(jiǎn)淺明確，並加具標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！垢驹瓌t後據(jù)以繕發(fā)。一般而言，公文製作並不愿定要先簽辦然後撰稿〔即所謂「。頇先簽辦後撰稿。有時(shí)如案情特別，文稿內(nèi)容頇另為說(shuō)明；或頇限時(shí)辦發(fā)不及先行請(qǐng)示之案件，以「簽稿併陳」方式陳判。其餘一般案情簡(jiǎn)單，或例行承轉(zhuǎn)之案件則以「以稿代簽」方式陳判。如屬不頇簽復(fù)之一般文件，則可簽請(qǐng)首長(zhǎng)或經(jīng)授製作公文，應(yīng)遵守以下全形、半形字形標(biāo)準(zhǔn)之規(guī)定。全形書(shū)寫(xiě)內(nèi)文：中文字體及併同於中文中使用之標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)以全形為之。阿拉伯?dāng)?shù)字、外文字母以及併同於外文中使用之標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)以半形為之。文件編號(hào)文件編號(hào)，右側(cè)是公文組號(hào))。單位公文治理者登錄紙本來(lái)文時(shí),請(qǐng)?jiān)谠撐牡谝豁?yè)左上角註記「文件編號(hào)：XXXX」，以利公文流程之治理。機(jī)關(guān)全銜全銜為「××所、處〔。聯(lián)絡(luò)方式例：承辦人：何祚屏電話：02-2789-9870傳真：02-2785-3847email：“mailto:tsoping@.tw“tsoping@.tw速別一般公文之處理時(shí)限如下：最速件公文：指特別緊急，限1日內(nèi)辦畢之公文。速件公文：指頇從速處理，限3日內(nèi)辦畢之公文。一般件公文：指一般例行案件，限6日內(nèi)辦畢之公文。限期公文：指來(lái)文或依其他規(guī)定，訂有期限之公文。專案管制公文：指涉及政策、法令或需多方會(huì)辦、分辦，且需30日以上方可辦結(jié)之複雜案件，經(jīng)申請(qǐng)為專案予以管制之公文。密等及解密條件或保密期限一般公務(wù)機(jī)密文書(shū)列為「密後以括弧註記?！父郊拐?qǐng)?jiān)]明內(nèi)容名稱、媒體型式、數(shù)量及其他有關(guān)字樣。單位名稱下註明「含附件」或「含○○附件WORD或EXCLE檔，並以掃描器為輔，於附件製作後隨公文陳核上傳。上傳之附件電子檔原則上以可攜文件方式處理。.PDF的，使用者需於個(gè)人電腦中安裝AcrobatReader，方能開(kāi)啟此類檔案。並請(qǐng)安裝AcrobatReader5以上之版本。正副本與受文者為了正確執(zhí)行公文電子交換，宜自公文製作網(wǎng)頁(yè)的受文者選單上點(diǎn)選。各〔處〕組/室/會(huì)/中心」等。切〔」包夾，如「本院數(shù)學(xué)爭(zhēng)論所〔含收支報(bào)告表、結(jié)報(bào)清冊(cè)各一份註中得有頓號(hào)。如受文者為集合名詞，如：本院各所〔處。但又有某些單位除外時(shí)，請(qǐng)於表示之〔頓號(hào)分隔，如：本院各所〔處〔不含數(shù)學(xué)、物理，受文者清單中便不會(huì)出現(xiàn)數(shù)學(xué)與物理兩個(gè)單位。署名不論電子文或紙本，代擬院稿亦同，署名部份請(qǐng)使用預(yù)設(shè)之署名〔包含主管職稱及姓名〔預(yù)設(shè)署名如有變更，請(qǐng)通知秘書(shū)組所長(zhǎng)陳垣崇出國(guó)、副所長(zhǎng)蕭百忍代行?！阜诸愄?hào)」及「保存年限」9211月核定之「檔案分類及保存年限區(qū)分表」填列。決行層次與會(huì)辦單位行政單位分層負(fù)責(zé)明細(xì)表」等規(guī)公文組來(lái)文的「文件編號(hào)」為公文組號(hào)。沒(méi)有來(lái)文的公文組以最先創(chuàng)製的簽或稿之「文件編號(hào)」為公文組號(hào),此文件編號(hào)是整組簽稿中文件編號(hào)最小者。在公文流程治理上,以整個(gè)公文組為流動(dòng)單位,請(qǐng)勿分離。所以，公文組如按「陳核」鈕，同時(shí)陳核全部簽稿。個(gè)人分類承辦人撰寫(xiě)公文稿件，得依個(gè)人的需要而設(shè)定分類，以備日後檢索。此欄位最多輸入8個(gè)中文字。電子交換件，都可以採(cǎi)電子交換，不必寄送紙本：受文者為適用電子交換機(jī)制之範(fàn)圍。公文沒(méi)有附件，或全部附件屬於電子檔，不含紙本附件(如憑證)或其他實(shí)體附件(如錄音帶)1M為限。公文之密等僅限非機(jī)密。制」，以利提升行政效率。方來(lái)文。歸檔選項(xiàng)填註9610起實(shí)施處理流程之檢討調(diào)整，承辦人於創(chuàng)簽、稿時(shí)，有關(guān)「開(kāi)放主旨」、「本文數(shù)量」、「附件媒體」及「附件名稱」等歸檔需填欄位，請(qǐng)依規(guī)定填列。列印IE瀏覽器左上角「檔案」->「版面設(shè)定」的設(shè)定值：1.頁(yè)首和頁(yè)尾：將設(shè)定值全部清空。2.邊界：左:20mm，右:20mm，上:10mm，下:10mm。3.->於「頁(yè)尾」欄設(shè)定&b第&p頁(yè)共&P頁(yè)，詳參公文製作直式轉(zhuǎn)橫式相關(guān)設(shè)定。如設(shè)定值皆正確，而列印仍有問(wèn)題，請(qǐng)洽計(jì)算中心。2.定型稿代擬院稿處承辦單位擬稿，再逕自發(fā)交承辦單位辦理，不經(jīng)過(guò)總收文的分文程序。發(fā)文5.2.2後半節(jié)。9610月起亦將「範(fàn)例稿定型製定型文書(shū)」等性質(zhì)相近之選項(xiàng)功能予以取消，將「範(fàn)例稿」及需取文件編號(hào)之相關(guān)「定型書(shū)表」整併於「定型稿」選項(xiàng)內(nèi)。舉總務(wù)組「工友在職證明書(shū)(稿)」為例，說(shuō)明其作業(yè)流程如下：申請(qǐng)者點(diǎn)選「定型稿」－＞總務(wù)組「工友在職證明書(shū)(稿)」製作內(nèi)容後存檔，並獲所屬單位核可。隨即將紙本申請(qǐng)書(shū)送至總務(wù)組，總務(wù)組承辦人在首頁(yè)點(diǎn)「定型稿」－＞總務(wù)組「工友在職證明書(shū)(文號(hào)編號(hào)製作)」按鈕，收到系統(tǒng)回應(yīng)的文件編號(hào)，正式進(jìn)入流程。將文件編號(hào)抄錄至申請(qǐng)書(shū)的左上角?？倓?wù)組單位收發(fā)按文件編號(hào)接續(xù)治理流程。9448日文，啟動(dòng)未達(dá)200萬(wàn)採(cǎi)購(gòu)案之開(kāi)標(biāo)、比價(jià)等監(jiān)辦通知單機(jī)制，目前該機(jī)制置於代擬院稿〔定型稿〕總務(wù)組項(xiàng)下之監(jiān)辦「開(kāi)會(huì)通知2份開(kāi)會(huì)通知單，陳核、決行後，發(fā)文至院時(shí)會(huì)傳送電子文至?xí)?jì)室及政風(fēng)室，或?qū)⒈疚牧?份紙本附件分送該單位。個(gè)人公文個(gè)人公文查詢本系統(tǒng)供給更多樣化的查詢功能，進(jìn)入個(gè)人公文查詢畫(huà)面，可自「文件編號(hào)發(fā)文日期主旨」及「?jìng)€(gè)人分類」等多個(gè)項(xiàng)目切入，尋一個(gè)公文組含多份簽稿時(shí)，各簽稿再按文件編號(hào)遞增排列。個(gè)人欲查詢已陳核乃至已結(jié)案(非待辦中)的公文，於「範(fàn)圍」處選擇「不文件編號(hào)」查詢本筆資歸檔選項(xiàng)」相關(guān)資料後，再行「陳核」，發(fā)文完畢直接歸檔。逾期歸檔公文展延與稽催承辦之公文除發(fā)文後逕行歸檔外，其餘公文於退稿後14天內(nèi)即應(yīng)歸檔，假設(shè)未歸檔該公文即進(jìn)入稽催作業(yè)，因故無(wú)法歸檔者，承辦人員應(yīng)對(duì)此公文提出展延申請(qǐng)，經(jīng)單位主管同意，並由單位收發(fā)人員於公文系統(tǒng)之展延核準(zhǔn)作業(yè)註記後，進(jìn)入展延。併案之公文，以公文組號(hào)為主進(jìn)行稽催與展延。逾期歸檔展延之申請(qǐng)進(jìn)入個(gè)人公文查詢畫(huà)面->範(fàn)圍點(diǎn)選未歸檔->按查詢，可查出全部未結(jié)案公文〔不含待辦公文中不需展延之公文。承辦人申請(qǐng)－經(jīng)查詢後，公文退稿天數(shù)超過(guò)14[申請(qǐng)]鈕〔[，視同未提出展延申請(qǐng)，將申請(qǐng)單列2份，經(jīng)單位主管蓋章同意後，再送至單位收發(fā)人員處，進(jìn)行核準(zhǔn)作業(yè)之註記。經(jīng)核準(zhǔn)之公文即進(jìn)入展延，不再出現(xiàn)於檔案稽催單上，直至展延截止日期為止。該公文如曾展延過(guò)，展延紀(jì)錄可由[展延申請(qǐng)單]中的已展延次數(shù)連結(jié)點(diǎn)入查詢。展延申請(qǐng)機(jī)制亦可於「單位收發(fā)人員」之公文系統(tǒng)中提出，於範(fàn)圍->點(diǎn)選待展延->按查詢，則可查詢各單位全部逾期歸檔待展延之公文，由應(yīng)歸檔逾期歸檔則以藍(lán)色顯示〕連結(jié)點(diǎn)入，可提出展延申請(qǐng)。申請(qǐng)作業(yè)方式同承辦人。展延核準(zhǔn)之註記各單位收發(fā)人員收到承辦人員送交已批示之展延申請(qǐng)單後，可於首頁(yè)之展延核準(zhǔn)功能，查詢出承辦人已於線上提出展延申請(qǐng)之公文，將主管批示同意展延之公文，於系統(tǒng)上勾選“是“，不同意的勾選“否“，再按確認(rèn)鈕，並將經(jīng)主管同意展延之申請(qǐng)單送交檔案室，完成展延申請(qǐng)手續(xù)。發(fā)文未辦「發(fā)文未辦」選項(xiàng)自9610月以併入「?jìng)€(gè)人公文」選單內(nèi)，承辦人得藉以追蹤該單位的公文，經(jīng)院方發(fā)文至本院各單位後，受文單位是否尚未辦理。檔管事項(xiàng)9610治理相關(guān)之功能選項(xiàng)整併於「檔管事項(xiàng)」之選項(xiàng)內(nèi)。歸檔清單2份歸檔清單連同檢查完畢符合歸檔1份清單存查。單位收發(fā)人員3份清單，調(diào)案申請(qǐng)[調(diào)案申請(qǐng)單]〔或文件編號(hào)[申請(qǐng)]鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示調(diào)案公文內(nèi)容，列印出2份紙本，送1份由檔案室留存，另1份經(jīng)檔案室簽收後交承辦人存查。1次公文系統(tǒng)帳號(hào)及密碼進(jìn)入[調(diào)案申請(qǐng)單]以便申請(qǐng)調(diào)案。調(diào)案密碼修改目前進(jìn)入線上[調(diào)案申請(qǐng)單]之帳號(hào)、密碼預(yù)設(shè)為與公文系統(tǒng)一樣。欲變更調(diào)案申請(qǐng)密碼者請(qǐng)點(diǎn)選進(jìn)入後變更之。其他功能發(fā)文字號(hào)及條碼發(fā)文字號(hào)發(fā)文字不變，發(fā)文號(hào)異動(dòng)如次：為３位，如：091為３位，如：091年度號(hào)支號(hào)

為7位數(shù)字，最後一位原則上固定為0，例外狀況見(jiàn)支號(hào)a至z累進(jìn)。唯總辦事處收文號(hào)，不得自行變更。條碼91101第一頁(yè)左上角，不頇另貼條碼。揭文書(shū)時(shí)，仍將文件編號(hào)抄錄於第一頁(yè)左上角，可暫不貼條碼。單位收發(fā)於歸檔前列印條碼補(bǔ)貼。傳遞院->所處在流程治理的過(guò)程中公文自一地點(diǎn)流向另一地點(diǎn)，稱為傳遞。例如「總收/印傳遞清單，並於列印完成時(shí)確認(rèn)。製作傳遞清單的按鈕位於公文系統(tǒng)的首頁(yè)「?jìng)鬟f清單後,再點(diǎn)選「列印完成,全部待傳遞電子公文即刻送至下一站,就無(wú)法再印出傳遞清單了。傳遞。馬上傳遞的公文不會(huì)出現(xiàn)在傳遞清單上。所處->院：(含代擬院稿)(純電子公文不需使用傳遞清單)(含代擬院稿)後，該類公文並不會(huì)直接至院，而需待所處收發(fā)人員列印傳遞清單，並於列印完成時(shí)作確認(rèn)。遞清單列印出。撤文來(lái)文已進(jìn)入公文流程狀態(tài)，其原發(fā)文機(jī)關(guān)〔所處〕〔所處〕應(yīng)於公文系統(tǒng)上送出『請(qǐng)撤文』鈕及提出撤文單送至總辦事處承辦單位辦理撤文。目前系統(tǒng)供給以下窗口辦理撤文：系統(tǒng)會(huì)將此份公文退承辦人。會(huì)將此此份公文傳遞至承辦單位收發(fā)窗口。目前撤文之紙本公文應(yīng)歸總辦事處檔案室。電子公布欄本院電子公布欄分「限制性」及「公開(kāi)性」，限制性者應(yīng)視同紙本來(lái)文，需有單位收文，及分文與承辦。公開(kāi)性則不需辦理單位收文，直接由本院網(wǎng)頁(yè)閱覽擷取相關(guān)資料。全院各所〔處、組、室、會(huì)、中心、爭(zhēng)論中心、院長(zhǎng)室、副院長(zhǎng)室、處長(zhǎng)室、生命科學(xué)圖書(shū)館，均有專人治理。行政大樓各單位之刊載流程，由業(yè)務(wù)承辦。行政大樓各單位承辦人應(yīng)於簽辦公文時(shí)，依公文性質(zhì)檢視是否得以刊載電子公佈欄，並於「中心爭(zhēng)論院公文系統(tǒng)」選擇限制性，抑或公開(kāi)性，並註記