公司行政費用管理系統(tǒng)規(guī)章制度

行政費用管理辦法一、目的為加強公司費用管理、控制不合理費用開支；也為了加強公司內部管理，規(guī)范總經辦財務報銷行為，統(tǒng)一報銷程序，提高總經辦的財務管理水平，合理控制費用支出，特制定本辦法。行政費用管理通過預算管理、額度管理和行政管理三種方法除公司特別規(guī)定的項目外，嚴禁先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在報銷時扣除該費用金額。二、行政費用分類本制度中的行政費用指總經辦在部門運營過程中所產生的費用，并按費用的可變性，分為標準費用、臨時費用。具體明細如下：標準費用工資薪酬：為每月員工所發(fā)放工資；員工險金：指公司為員工繳納的社會保險、意外保險等；休假路費：指員工每年一次回家路費的報銷；電話補貼費：指員工每月所報銷的通訊費；過節(jié)費：指節(jié)日期間公司按照統(tǒng)一標準給予員工的福利；辦證費用：辦理土地證、房產證、他項權證、項目預測面積和實測面積所產生的費用。辦公室固話費：辦公室固定電話費和光纖費。臨時費用辦公耗材費用：總經辦每月按預算標準購買的辦公用品及為新員工購買的小件辦公品，傳真機、打印機、復印機用色帶、墨盒、墨粉、復印紙等，以及管理部門日常發(fā)快件的“快遞費”；固定資產費用：總經辦每月按審批流程所購買的固定資產費用；接待費：因公接待和總經辦為領導辦公室（董事長、總經理）購買的茶葉、純凈水、礦泉水、紙巾、住宿、餐飲等所產生的費用；差旅費：總經辦員工因公外出發(fā)生的路費、住宿費、餐飲費等；車管費：指車輛用油、存車費、修理費、檢車費等費用；工傷醫(yī)療費：指員工因受傷由公司承擔的醫(yī)療費用；生日、慰問福利：指每月生日或員工其他慰問福利所產生的費用；員工（聯(lián)誼）活動費：指公司員工聯(lián)誼或員工活動時所產生的費用；招聘費：指人事招聘過程中所產生的一切費用，包括招聘廣告、宣傳、制作、場地租賃、餐飲、住宿；

年檢咨詢費：是指企業(yè)參加工商聯(lián)合年費、企業(yè)變更費、專項咨詢費等；辦證費：開發(fā)報建相關所需費用、權證辦理費用；培訓費：指員工外出培訓（含考察、調研），以及參加同行會議，所產生的一切費用（交通費、餐飲費、住宿費、報名費、材料費等）；會務費：指公司在外召開會議時所產生的一切費用（場地費、餐飲、交通、住宿等）。食堂費用：指員工食堂每月所產生的費用；三、適用范圍本辦法適用總經辦所有行政費用的管理。四、管理方法（一）預算管理1.定義預算管理是指:總經辦各職能端口在每月25日前向總經辦經理提交下月費用計劃表，由總經辦經理、財務經理進行費用審核、總經理和董事長審批。（見表1《費用計劃表》）2.具體實施（1）每月25日前，總經辦各職能端口向部門負責人提交下月的《費用計劃表》，次月5日前完成《費用計劃表》審批流程后，由職能端口或部門負責人走借支流程。（2）本方法適用費用類型辦公耗材費用、固定資產費用、接待費、差旅費、車管費、工傷醫(yī)療費、生日福利、慰問福利、聯(lián)誼費、員工活動費、招聘費、年檢咨詢費、辦證費、培訓費、會務費。（4）借支流程由各職能端口月初報當月支金預算，填寫《費用計劃表》經公司財務經理、總經理或董事長領導簽字后，由總經辦經理按計劃再填寫借支單（附《費用計劃表》），再由財務經理簽字后即可借支。3.臨時費用報銷方法（1）每月25-30日報銷費用類型，含辦公耗材費用、固定資產費用、差旅費、車管費、聯(lián)誼費、員工活動費、招聘費、培訓費、會務費、節(jié)日福利、年檢咨詢費、接待費。額度較大的可按照公司財務規(guī)定直接走付款審批流程。（2）每季度報銷費用類型，含食堂費用、工傷醫(yī)療費、生日福利、慰問福利等。（3）季度費用報銷原則上每季度報銷完畢，特殊情況除外。4.報銷流程（1）每月25-30日報銷，報銷要求：辦公耗材費用報銷時須在報銷單后面附《辦公用品購置計劃單》。固定資產費用報銷時須在報銷單后面附《固定資產購置申請表》。差旅費報銷時須在報銷單后面附《出差申請表》車管費報銷時須在報銷單后面附各種正規(guī)發(fā)票，若無發(fā)票在費用產生前須在《費用計劃表》中備注或提前向總經辦經理報備。員工活動（聯(lián)誼）費報銷時須在報銷單后面附各項費用明細和發(fā)票，若無發(fā)票在費用產生前須在《費用計劃表》中備注或提前向總經辦經理報備。招聘費報銷時須在報銷單后面附各項費用明細。培訓費報銷時須在報銷單后面附《培訓申請表》。會務費報銷時須在報銷單后面附各項費用明細。節(jié)日福利報銷時須在報銷單后面附費用明細。接待費報銷時須在報銷單后面附每次接待時產生的費用明細單。年檢咨詢費報銷時須附發(fā)票。（2）每季度報銷費用，報銷要求：食堂費用報銷時須在報銷單后面附每月領導已簽字的《員工食堂每月采購費用統(tǒng)計表》。工傷醫(yī)療費報銷時須附發(fā)票。生日／慰問福利報銷時須在后面附明細表。（二）額度管理1.額度管理指費用在一定的額度范圍內控制使用，額度確定的依據是歷史數(shù)據、工作職務、員工人數(shù)等，可由財務部統(tǒng)一管理。2.本辦法適用于標準費用類型工資薪酬、員工險金、休假路費、年檢咨詢費、辦證費用、電話補貼費、節(jié)日福利、食堂費用、辦公固話費3.標準費用的管理（1）標準費用中工資薪酬、員工險金、休假路費、電話補貼費、節(jié)日福利由財務部統(tǒng)一管理。（2）辦證費用、食堂費用、辦公室固話費4、借支流程工資薪酬、員工險金、休假路費、電話補貼費、節(jié)日福利、食堂費用由財務部統(tǒng)一管理，無須借支。食堂費用、年檢咨詢費、辦證費用、辦公室固話費由負責管理的各職能端口月初報當月支金預算，填寫《費用計劃表》經領導簽字后，行政專員或總經辦經理按計劃再填寫借支單，最終由財務部經理簽字后即可借支，無須再向上級領導請示。額度較大的可按照公司財務規(guī)定直接走付款審批流程。4.報銷流程（1）工資薪酬、交通福利費、通訊福利費、節(jié)日福利、電話補貼的發(fā)放按照人力資源部制定的費用表并經財務審核，領導審批后的金額，由財務部發(fā)放。（2）月度報銷辦公室固話費月度報銷時須在報銷單后面附《辦公室通訊費用明細表》。見表3《辦公室通訊費用明細表》辦證費用月度報銷時須附正規(guī)發(fā)票（3）季度報銷食堂費用季度報銷時須在報銷單后面附每月領導已簽字的《員工食堂每月采購費用統(tǒng)計表》。（三）行政管理1.行政管理指費用報銷人在費用產生前，采用書面的形式向部門負責人及以上領導提出本次費用計劃，經公司領導同意后，按公司《付款審批》走審批到財務部門報銷費用。（見表2《付款審批》）適用費用類型單筆費用額度超過2萬元以上的；可先使用后付費的產品，即商家可提前出具發(fā)票且金額數(shù)目較大的。3.具體實施（1）當月完成付款。行政管理費適用于有發(fā)票的費用類型，可不走借支流程，而是按照公司《付款審批》流程簽字完畢后，直接由財務部付款，但費用仍需計入所屬項目類型中，以便年底統(tǒng)計。五、總經辦資金內部使用流程1、總經辦所有借支費用（食堂費用除外）以總經辦經理名義借支，部門任何員工不得借支。2、各版塊工作資金管理人月初到部門經理處填寫臨時《借支單》，按《費用計劃表》領取工作備用金。3、各版塊工作負責人所管轄范圍的資金使用由版塊負責人管理。4、各版塊工作負責人月底在《原始憑證粘貼單》上粘貼發(fā)票，并在《費用報銷單》上填寫報銷金額，其余信息不用填寫。5、總經辦經理審核發(fā)票金額與報銷金額是否一致，并按照領款單金額核對當月資金使用情況，堅持多退少補原則。六、本辦法由總經辦制定，最終解釋權歸總經辦所有。七、本辦法自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。八、附件表1《費用計劃表》表2《付款審批》表3《辦公室通訊費用明細表》表4《接待費用明細表》表5《辦公用品購置計劃單》表6《固定資產購置申請表》表7《出差申請表》總經辦2015年5月20日已閱，簽字確認表：表1月行政費用計劃表序號所屬項目預算額度最近一次費用額度費用管理人備注合計元。部門負責人意見財務部意見總經理意見董事長意見表2付款審批表發(fā)起部門：發(fā)起人：日期：年月日標題內容及金額（須附正規(guī)發(fā)票）發(fā)起部門意見財務部意見分管副總意見子公司總經理意見成本控制中心意見總經理意見董事長意見表3辦公室通訊費用明細表序號固定電話號碼所屬部門/使用人本月費用上月費用部門負責人簽字確認備注表４接待費用明細表接待時間接待地點接待費用客人數(shù)量簽字人備注合計元。表5辦公用品申請購置計劃單日期：年月日申請部門預計購置時間編號品名規(guī)格單位數(shù)量預算額度實際金額備注預算額度合計元實際額度合計元行政專員總經辦經理意見總經理/董事長簽字簽字行政主管簽字注：1、行政專員編制購買清單→總經辦經理審核簽字→總經理/董事長簽批→行政主管采購完畢后簽字→行政專員清單留存復印件。2、500元內（不含）簽至總經辦經理處，1000元（不含）簽至總經理處，1000元（含）須簽至董事長。表6固定資產購置申請表申請部門：一般□緊急□日常用品□其他□年月日序號商品名稱規(guī)格/型號單位數(shù)量預計單價預計總價實際總價使用人用途１２３４６７８合計申購人：申購部門經理：申購部門分管副總：總經辦經理：備注：首先考慮公司內部進行物品調撥，其次購買。分公司總經理：總公司總經理：董事會（10萬元以上采購）：行政主管：備注：（1）實際總價由行政主管填寫，并簽字后交由行政專員存復印件；申購人申購部門經理申購部門分管副總總經辦經理