會(huì)務(wù)流程指南

會(huì)務(wù)流程指南會(huì)務(wù)工作千頭萬(wàn)緒、環(huán)節(jié)眾多，稍有不慎就可能發(fā)生疏漏和失誤。謀劃會(huì)前預(yù)備個(gè)進(jìn)程和每一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)可能發(fā)生的問(wèn)題超前謀劃?！惨弧持朴喎桨笗?huì)議方案是組織會(huì)議的總安排，主要包括會(huì)議名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議程、會(huì)務(wù)工作任務(wù)及職責(zé)分工等內(nèi)容。會(huì)議方案要簡(jiǎn)潔明白、具體清楚、可操作性強(qiáng)，并須報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)議部門(mén)依據(jù)方案要求落實(shí)各自職責(zé)。〔二〕明確任務(wù)在會(huì)議籌備階段，主要有以下任務(wù)：報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)單位、報(bào)名要求、聯(lián)系人姓名和等。會(huì)議通知要求表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡(jiǎn)意賅，尤其是時(shí)間、地點(diǎn)要明確，時(shí)2．下發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知有、短〔微〕信、書(shū)面及內(nèi)網(wǎng)郵件等多種方式，可視狀況選用一種或同時(shí)使用多種。下發(fā)通知肯定要留意：一是保密，涉密會(huì)議不能通過(guò)短信、微信公布。二是負(fù)責(zé)，必需確保會(huì)議通知準(zhǔn)時(shí)送達(dá)參會(huì)者。對(duì)于書(shū)面通知，要制作簽收登記表，對(duì)每一份通知的發(fā)出都要簽字確認(rèn)。通過(guò)電子郵件發(fā)送，要實(shí)行保存回執(zhí)發(fā)送方式。承受短信、微信方式發(fā)送，應(yīng)要求接收者準(zhǔn)時(shí)回復(fù)。落實(shí)參會(huì)人員。統(tǒng)計(jì)匯總會(huì)議請(qǐng)假人員名單，必要時(shí)對(duì)請(qǐng)假狀況進(jìn)展核實(shí)。對(duì)參會(huì)人員名單要認(rèn)真核對(duì)，確保沒(méi)有出入，并打印紙質(zhì)請(qǐng)假人員名單準(zhǔn)時(shí)向參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議主持人報(bào)告。協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)。依據(jù)會(huì)議要求，以當(dāng)面報(bào)告、、短信、微信等多種方式，提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議。著重向領(lǐng)導(dǎo)提示會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主要參與〔部門(mén)〕1小時(shí)再以適當(dāng)方式提示領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議時(shí)間。預(yù)訂會(huì)議室。會(huì)議時(shí)間確定之后，要馬上與后勤、物業(yè)等會(huì)議室治理效勞部門(mén)聯(lián)系，預(yù)訂會(huì)議室，并請(qǐng)物業(yè)效勞人員幫助做好保潔、編印會(huì)議須知。對(duì)于全省業(yè)務(wù)工作會(huì)議、全行干部職工大會(huì)、參會(huì)人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班、會(huì)議工作人員名單及聯(lián)系方式、留意事項(xiàng)等。制作會(huì)議證件。依據(jù)會(huì)議需要制作代表證、出〔列〕席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結(jié)合會(huì)議主題和內(nèi)8．會(huì)場(chǎng)布置。主要指主席臺(tái)及附屬設(shè)施的布置。總體要求是標(biāo)準(zhǔn)和諧、莊重大方，并與會(huì)議主題和內(nèi)容相全都。一是合理布置主席臺(tái)。場(chǎng)布置的重點(diǎn)。要綜合考慮會(huì)議性質(zhì)、臺(tái)上就座人數(shù)、便利領(lǐng)導(dǎo)出入以及主席臺(tái)大小等多方面因素。二是附屬設(shè)施調(diào)試。主要有音響、燈光、音，確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂(lè)曲的要提前試播一次，最需要提前修理更換；要提前預(yù)備好攝像、話筒電源。有投影演示時(shí)要提前預(yù)演一次，并視需要準(zhǔn)時(shí)調(diào)整燈光。制作、擺放桌簽。依據(jù)最終確定的參會(huì)人員名單，制作桌簽；要認(rèn)真核對(duì)全場(chǎng)桌簽，防止遺漏、重復(fù)和消滅錯(cuò)別字。依據(jù)文明禮儀手冊(cè)位圖，打印后放置會(huì)場(chǎng)便利查閱。負(fù)責(zé)車輛調(diào)度，對(duì)乘車人員進(jìn)展統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)，防止遲到、遺漏，車輛較多時(shí)還要對(duì)車輛編號(hào)、分組，以便利調(diào)度。或聞單位，在會(huì)場(chǎng)安排好聞宣傳人員專座，并協(xié)調(diào)連接。分發(fā)會(huì)議材料。會(huì)議材料要列表登記，發(fā)放時(shí)要逐一登記，要做到不漏一份、不少一人?？梢砸暊顩r在會(huì)前通知參會(huì)單位〔人員〕派座位上。對(duì)擺放在主席臺(tái)上的材料，要從頭到尾檢查挨次和頁(yè)碼，整齊擺放，確保不出過(guò)失。對(duì)于涉密文件，要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)保密規(guī)定編號(hào)登記，準(zhǔn)時(shí)收回或提示按保密規(guī)定流轉(zhuǎn)、保存，防止泄密?！踩撤止ぢ鋵?shí)確保萬(wàn)無(wú)一失。細(xì)化會(huì)中效勞小事，周到、細(xì)致是做好會(huì)中效勞工作的根本要求。會(huì)中效勞工作繁雜瑣碎，狀況不斷發(fā)生變化，肯定要留意細(xì)節(jié)，精細(xì)周密?！惨弧辰M織會(huì)議報(bào)到會(huì)議報(bào)到工作主要包括人員身份確認(rèn)、報(bào)到登記、依據(jù)會(huì)議要求發(fā)放資料、提示留意事項(xiàng)等。要做到快速準(zhǔn)確、熱忱周到、急躁細(xì)致、井然有序。〔二〕做好會(huì)議簽到安排專人打印簽到表放置會(huì)場(chǎng)，提示到會(huì)人員簽到，并做好到會(huì)人員清點(diǎn)、登記工作，實(shí)時(shí)把握人員到會(huì)狀況，并視狀況催促參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到會(huì)。會(huì)議開(kāi)頭后要統(tǒng)計(jì)匯總到會(huì)人數(shù)，登記遲到、缺席人員名單?！踩尘S護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序會(huì)議召開(kāi)期間，要安排專人現(xiàn)場(chǎng)值班，維護(hù)好會(huì)場(chǎng)內(nèi)外秩序。一是實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)會(huì)場(chǎng)音響、燈光等狀況，覺(jué)察問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)解決。二是準(zhǔn)時(shí)提示、制止會(huì)場(chǎng)內(nèi)大聲喧嘩、隨便走動(dòng)、接聽(tīng)等不遵守紀(jì)律行為，同時(shí)防處理，努力削減對(duì)會(huì)議的干擾和影響。會(huì)后總結(jié)要實(shí)效果的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)會(huì)后工作總結(jié)會(huì)務(wù)組織的閱歷、教訓(xùn)，推動(dòng)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，以進(jìn)一步優(yōu)化會(huì)務(wù)工作機(jī)制，提升會(huì)議效果?！惨弧撤党绦谄?，對(duì)個(gè)別因工作需要暫留的人員，在食宿方面要妥當(dāng)安排?！捕巢牧蠚w檔會(huì)后要準(zhǔn)時(shí)將會(huì)議方案、通知、簡(jiǎn)報(bào)、發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、音像資料等相關(guān)資料收集齊全，按規(guī)定整理歸檔，以備查考。同時(shí)，要依據(jù)保密相關(guān)要求，對(duì)需回收的會(huì)議材料逐份清點(diǎn)、登記回收。依據(jù)需要公布會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或信息、起草編發(fā)會(huì)議紀(jì)要，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話等。〔三〕會(huì)后總結(jié)每次會(huì)議完畢后，要準(zhǔn)時(shí)、客觀、準(zhǔn)確地做好總結(jié)。系統(tǒng)梳理、分析會(huì)務(wù)工作成功閱歷及存在的問(wèn)題、缺乏。尤其要留意收集整理參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見(jiàn)、建議，為以后進(jìn)一步改進(jìn)會(huì)務(wù)工作供給借鑒。同時(shí)要提升自身素養(yǎng)。一是統(tǒng)籌全局的意識(shí)。會(huì)務(wù)工作任務(wù)重、要求高、涉及面廣，需要?jiǎng)?wù)各環(huán)節(jié)的連接和工作落實(shí)，謀劃好每一細(xì)節(jié)，確保會(huì)務(wù)組織周到、高效、有序。務(wù)各環(huán)節(jié)的連接和工作落實(shí)，謀劃好每一細(xì)節(jié)，確保會(huì)務(wù)組織周到、高效、有序。應(yīng)變意識(shí)，提升應(yīng)變力量，處變不驚、處變不亂，