會議策劃與準(zhǔn)備

關(guān)于會議策劃與準(zhǔn)備第1頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三你會開會嗎？——只有你重視了會議，你才能有一個高效的會議

第2頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三

A公司總經(jīng)理讓新來不久的秘書小白安排一次部門經(jīng)理會議，討論一下公司新的營銷方案，要求各部門正副經(jīng)理參加，各部門事先要做好相關(guān)的準(zhǔn)備，以多媒體的形式介紹本部門的創(chuàng)意和想法。小白欣然接受任務(wù)，她把會議時(shí)間安排在周一上午8點(diǎn)半，地點(diǎn)在公司小會議室，并很快在公司網(wǎng)絡(luò)辦公平臺上發(fā)出了通知?？偨?jīng)理看到通知，立即把小白叫到辦公室，問她：“小白，你怎么回事？安排時(shí)間、地點(diǎn)為什么不征求我的意見？為什么自己就把通知發(fā)了？公司小會議室能坐得下二三十個人嗎？你難道不知道小會議室沒有投影設(shè)備？”一連串的問題把小白問懵了，不是總經(jīng)理讓她安排會議的嗎？

回到辦公室小白情緒低沉，辦公室主任陳大姐過來安慰她。問明情況后陳大姐告訴她，安排一次會議可不是件簡單的事情，會前有很多準(zhǔn)備工作，要把會議的程序、議題、人員、場所以及其他一些細(xì)節(jié)認(rèn)真地進(jìn)行安排，安排好了以后還應(yīng)寫成會議方案，以領(lǐng)導(dǎo)審閱通過后，才能進(jìn)行具體的準(zhǔn)備工作。

有人覺得小白有些冤枉，就為這點(diǎn)小事挨了總經(jīng)理的批，你認(rèn)為呢？你認(rèn)為會議應(yīng)該有哪些準(zhǔn)備工作？案例中小白的問題出在哪里，你認(rèn)為應(yīng)如何避免？

第3頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三

小白的問題出在哪里?

會前的準(zhǔn)備工作有哪些、應(yīng)該怎么做？

（請討論并發(fā)言）第4頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三

會議策劃與準(zhǔn)備：

會議計(jì)劃、會議方案會議機(jī)構(gòu)與會務(wù)人員會議預(yù)算會議選址與會場布置會議文件第5頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三一、會議計(jì)劃---會議的總體構(gòu)思和基本程序會議的目的、召開的必要性、可行性；會議的日期、時(shí)間、地點(diǎn)；經(jīng)費(fèi)預(yù)算，經(jīng)費(fèi)來源、主要開支；與會者身份、人數(shù)；會議通知和請柬；會場的選擇和布置；會場各種配套設(shè)施；安全措施；會議形式；信息發(fā)布方式；會議組織者分工與各自的職責(zé)任務(wù)；會議相關(guān)文件的起草、審定、印刷。第6頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三會議準(zhǔn)備工作還包括:

查閱與本次會議有關(guān)的資料；估計(jì)各方觀點(diǎn)、利益點(diǎn)；明確會議議題、議程及要點(diǎn)；制定詳細(xì)的日程安排；成立籌備組（大中型會議）和會務(wù)組（小型會議）；預(yù)備會議，將任務(wù)落實(shí)到人；預(yù)估可能發(fā)生的意外情況，準(zhǔn)備應(yīng)對措施；與相關(guān)部門、人員溝通，征求意見建議相關(guān)信息咨詢，如車輛、住宿、會場、飲食同類會議的組織方法及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

第7頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三甘特表：將實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求進(jìn)行對比第8頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三會議籌備工作進(jìn)度甘特表第13周第14周第15周第16周第17周第18周周二周四周二周四周二周四周二周四周二周四周二周四制定計(jì)劃

成立會議籌備組

聯(lián)系代表

聯(lián)系會場

會場設(shè)計(jì)

準(zhǔn)備文件

材料印刷

會場布置

迎接代表

會議召開

善后工作

內(nèi)容時(shí)間第9頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三會議方案----會議計(jì)劃的具體體現(xiàn)內(nèi)容:

會議概述會議主題會議形式會議日程安排會議經(jīng)費(fèi)來源及預(yù)算會議的準(zhǔn)備工作其他需要說明的事項(xiàng)第10頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三2008杭州·日本商機(jī)研討會會議方案一、會議名稱：“了解日本市場、拓展日本市場”——2008杭州·日本商機(jī)研討會。二、會議時(shí)間：2008年10月25日下午（14:30—17:10），會期半天。三、會議地點(diǎn)：杭州天元大廈五樓弈樂廳。（杭州市江干區(qū)錢潮路2號，聯(lián)系電話：88111111）四、組織機(jī)構(gòu)：主辦單位：杭州市經(jīng)濟(jì)委員會、協(xié)辦單位：日本貿(mào)易振興機(jī)構(gòu)五、會議目的：進(jìn)一步貫徹落實(shí)市委、市政府“走出去”戰(zhàn)略，深化招商引資“重攻日韓”策略，加深對日本的投資環(huán)境、產(chǎn)業(yè)現(xiàn)狀、市場特點(diǎn)、政策法律等內(nèi)容的了解，加快我市企業(yè)與日本各行業(yè)的企業(yè)的交流與合作，通過對口信息交流，探索技術(shù)引進(jìn)、項(xiàng)目合作、互利共贏的機(jī)會。六、參會人員

第11頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三七、會議議程：杭州市人才辦副主任致辭并代表356工程赴日韓考察團(tuán)介紹代表團(tuán)及在日期間有關(guān)情況（2：30-2：45）；日本貿(mào)易振興機(jī)構(gòu)副所長致辭（2：45—2：55）；杭州市經(jīng)委領(lǐng)導(dǎo)介紹杭州產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)情況（2：55—3：05）；

……（3：05—3：35）；亞可亞咨詢(上海)有限公司高田騰董事長介紹……（3：35——4：20）；

……（4：20—5：00）；參會雙方進(jìn)行互動交流（5：00—5：10）招待晚宴（5：30—）杭州市經(jīng)濟(jì)委員會****辦公室

2008年**月**日第12頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三會議議程、會議日程和會議程序會議議程：會議順序的總體安排。先緊要后輕次；標(biāo)示時(shí)間。會議日程：會議每天活動的具體安排。（一天以上的會議）會議程序：具體一次會議的詳細(xì)步驟。第13頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三第十一屆全國人民代表大會第一次會議議程

（2008年3月4日第十一屆全國人民代表大會第一次會議預(yù)備會議通過）

一、聽取和審議國務(wù)院總理溫家寶關(guān)于政府工作的報(bào)告

二、審查和批準(zhǔn)2007年國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃執(zhí)行情況與2008年國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃草案的報(bào)告

批準(zhǔn)2008年國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃

三、審查和批準(zhǔn)2007年中央和地方預(yù)算執(zhí)行情況與2008年中央和地方預(yù)算草案的報(bào)告

批準(zhǔn)2008年中央預(yù)算

四、聽取和審議全國人民代表大會常務(wù)委員會委員長吳邦國關(guān)于全國人民代表大會常務(wù)委員會工作的報(bào)告

五、聽取和審議最高人民法院院長肖揚(yáng)關(guān)于最高人民法院工作的報(bào)告

六、聽取和審議最高人民檢察院檢察長賈春旺關(guān)于最高人民檢察院工作的報(bào)告

七、審議國務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案

八、選舉第十一屆全國人民代表大會常務(wù)委員會委員長、副委員長、秘書長、委員

九、選舉中華人民共和國主席、副主席

十、決定國務(wù)院總理的人選

十一、決定國務(wù)院副總理、國務(wù)委員、各部部長、各委員會主任、中國人民銀行行長、審計(jì)長、秘書長的人選

十二、選舉中華人民共和國中央軍事委員會主席

十三、決定中華人民共和國中央軍事委員會副主席、委員的人選

十四、選舉最高人民法院院長

十五、選舉最高人民檢察院檢察長

十六、決定第十一屆全國人民代表大會各專門委員會的設(shè)立及其組成人員的人選第14頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三第15頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三材料組技術(shù)組后勤組保衛(wèi)組宣傳組組織組秘書組會議機(jī)構(gòu)二、會議機(jī)構(gòu)的組成及人員的選擇第16頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三常見的會議機(jī)構(gòu)：

秘書組：會議文字工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種任務(wù)；

材料組：會議材料的印刷、發(fā)放、回收、整理、匯集及歸檔等工作；

組織組：會議代表的編組、簽到、代表資料審查、會議協(xié)調(diào)、會議議程的控制；

技術(shù)組：設(shè)備安裝、調(diào)試、維護(hù)；

宣傳組：對外聯(lián)絡(luò)溝通、宣傳報(bào)道，會議攝影、錄音、錄像；

后勤組：后勤保障，食宿、交通、娛樂、生活用品的供應(yīng)、證件的準(zhǔn)備及制作、車船機(jī)票的預(yù)訂工作；

保衛(wèi)組：會議安全和保密工作。第17頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三三、會議預(yù)算原則：節(jié)約、精簡、實(shí)用、周到會議開支項(xiàng)目：交通費(fèi)用會場費(fèi)用住宿費(fèi)用餐飲費(fèi)用游覽費(fèi)用宣傳交際費(fèi)各種耗材費(fèi)會議紀(jì)念品工作人員勞務(wù)費(fèi)各種臨時(shí)費(fèi)用第18頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三會議預(yù)算的基本格式：

1、會議的基本信息

2、會議的主要經(jīng)費(fèi)開支項(xiàng)目

3、每個項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)

4、預(yù)備金第19頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三四、會議選址和布置會議場所的選擇大小適中設(shè)備齊全保密型好安全性強(qiáng)避免干擾經(jīng)濟(jì)實(shí)用符合規(guī)定不同會議場所的特點(diǎn)比較：第20頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三上級的辦公室優(yōu)點(diǎn)：參考資料在手邊；上級的權(quán)威性得到加強(qiáng)。缺點(diǎn)：可能會有電話干擾，或者有人打擾。

第21頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三下屬的辦公室優(yōu)點(diǎn)：可能提高下屬的地位和士氣。缺點(diǎn)：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適第22頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三單位會議室優(yōu)點(diǎn)：避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題。缺點(diǎn)：外人可能同與會者接觸而打擾會議。第23頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三會議中心優(yōu)點(diǎn)：具有開大會的設(shè)備；需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)。缺點(diǎn)：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機(jī)會。第24頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三會場布置----大會主席臺座次排列

根據(jù)中國人的傳統(tǒng)習(xí)慣，一般遵循“左為上，中為上，前為上”的原則。

單排排列方法是：當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1號首長居中，2號首長排在1號的左邊，3號首長排在右邊，其他按一左一右依次排列。第25頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，現(xiàn)有兩種排法：A.1號、2號首長同時(shí)居中，1號首長排在居中座位的左邊，2號首長排右邊，其他仍按一左一右依次排列。B.

1號、2號首長同時(shí)居中，2號首長依然在1號首長的左邊，其他仍按一左一右依次排列。第26頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三會場布置----小會場座次安排圓桌型會議桌：與會者地位平等，利于靈活自由地交流。主席可以坐在任何的位置。長方形會議桌：適用于內(nèi)部會議或者雙邊談判的現(xiàn)場。進(jìn)行內(nèi)部會議時(shí)，職務(wù)最高的人應(yīng)該位于短矩形邊的一側(cè)，且應(yīng)面門而坐。進(jìn)行雙邊談判時(shí)，雙方可分別坐于桌子長邊的兩側(cè)。各方職位最高者應(yīng)在己方居中的位置。橢圓形會議桌：適用于內(nèi)部會議，職務(wù)最高的人位于橢圓形會議桌的一頭。正方形會議桌：封閉的u型，使對面的與會者能有更多的傾向性交流。

第27頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三同領(lǐng)導(dǎo)和來賓召開座談會，一般在小型會議室，會議桌是長條形或橢圓形，主方和客方相向而坐。如會談桌一側(cè)朝向正門，則主方坐背門一側(cè)，客方坐面向門一側(cè)，即遠(yuǎn)離門口一方為上。

A為上級領(lǐng)導(dǎo)或外賓席，B為主方席；當(dāng)A為外賓時(shí)，A3與B3分別為客方與主方譯員。如會談桌一端朝向正門，即縱向擺放，則以面向門方向?yàn)闇?zhǔn)，左側(cè)為客方，右側(cè)為主方。

第28頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三

沙發(fā)室坐席的排列，主方與客方分坐左右兩側(cè)，客方坐在左側(cè)，主方坐在右側(cè)。如果是接待外賓，則客方坐在右側(cè)，主方坐在左側(cè)。如需譯員、記錄，則分別安排在主賓和主人的身后。

注：A為主方席，B為客方席。注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)或來賓席，B為主方席。第29頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三會場布置座位標(biāo)識：座位號標(biāo)識、團(tuán)組標(biāo)識、席卡、桌次、指示牌、座次圖會場裝飾：會標(biāo)、會徽、標(biāo)語、花卉、燈光視聽設(shè)備：第30頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三第31頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三第32頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三五、會議文件的準(zhǔn)備會議通知開幕詞、閉幕詞講話稿其他會議文件第33頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三會議通知第34頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三會議通知內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、主題參會人員。會議通知的寫作格式

1、標(biāo)題（發(fā)文機(jī)關(guān)）+事由+文種

2、主送機(jī)關(guān)名稱會議通知的正文，開頭是受文單位

3、正文前言：開會目的主體：具體事項(xiàng)結(jié)尾：提出要求第35頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三在單位內(nèi)部，經(jīng)常使用簡單式的會議通知。會議通知致：各部門經(jīng)理、營銷部主任發(fā)自：董事會高級秘書通知：定于5月11日（星期一）上午8：00~12：00在公司會議室召開銷售工作會議，總結(jié)今年第一季度公司銷售情況，布置第二季度銷售工作。如您不能出席，請派一名副手參加。

2009年5月8日第36頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三重要會議、或?qū)τ谏霞墕挝换蝾I(lǐng)導(dǎo)人要另發(fā)“請柬”或“邀請函”第37頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三發(fā)布會議通知注意事項(xiàng)：應(yīng)提前一段時(shí)間發(fā)會議通知，以便與會者做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。重要會議、或?qū)τ谏霞墕挝换蝾I(lǐng)導(dǎo)人要另發(fā)“請柬”或“邀請函”。發(fā)出會議通知或邀請的多種方式：直接發(fā)布公告性通知、文件邀請、電話邀請、電子郵件、委托人通知等。第38頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三開幕詞說明會議的指導(dǎo)思想、宗旨、重要意義、提出開好會議的中心任務(wù)和要求。由標(biāo)題、稱謂、正文三部分組成標(biāo)題（**會議開幕詞）或（**領(lǐng)導(dǎo)在**會議上的開幕詞）或（**領(lǐng)導(dǎo)在**會議開幕式上的講話稱謂：開頭：問候語之后宣布大會開幕。主體：會議策籌備和出席會議情況；會議召開的背景及意義；會議的性質(zhì)、目的及主要任務(wù)；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標(biāo)及深遠(yuǎn)影響，等等。結(jié)尾：祝大會圓滿成功。第39頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三在中國教育學(xué)會2010年度工作會議上的開幕詞中國教育學(xué)會會長顧明遠(yuǎn)（2010年3月28日）尊敬的小婭副部長、尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、各位代表：中國教育學(xué)會一年一度的工作會議今天在這里召開了。感謝陳小婭副部長來參加我們的會議，并要給會議作報(bào)告，傳達(dá)教育部今年的工作部署和精神。這次會議適逢《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（征求意見稿）公布征求意見的時(shí)候。我想經(jīng)過一個月的征求意見以后會很快公布實(shí)施。毫無疑問，我會今年的工作就是要集中在學(xué)習(xí)《綱要》、宣傳《綱要》、實(shí)施《綱要》上。為了學(xué)習(xí)《綱要》，我先講一點(diǎn)體會。

《綱要》是在中央直接領(lǐng)導(dǎo)下，征集了全國各界人士的意見，歷經(jīng)一年半的時(shí)間制定出來的。在制定《綱要》之前，由發(fā)改委、教育部、財(cái)政部、科技部、人力資源和社會保障部等14個部委、幾十所高等學(xué)校和六大教育學(xué)會組成了十一個調(diào)研小組，對教育領(lǐng)域的問題進(jìn)行全面、廣泛而深入的調(diào)研；《綱要》工作小組委托……進(jìn)行調(diào)研；國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)小組劉延?xùn)|同志召開了多次有百名各界人士參加的專家咨詢委員會議，聽取各方面的意見；……今年1月，溫家寶總理又親自召開了五次座談會，聽取各種意見和建議；并到學(xué)校第一線視察、聽課，多次發(fā)表重要講話和指示，為《綱要》的制定指明了方向。這次《綱要》……體現(xiàn)了問計(jì)于民、科學(xué)決策的過程。……是集體智慧的結(jié)晶。第40頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三

這次《綱要》對我國今后10年教育改革和發(fā)展進(jìn)行了整體設(shè)計(jì)，提出了20個字的戰(zhàn)略方針：優(yōu)先發(fā)展、育人為本、改革創(chuàng)新、促進(jìn)公平、提高質(zhì)量。…………

首先，要解放思想。

……

第二，要改革創(chuàng)新。

……

第三，要勇于試驗(yàn)。

……

中國教育學(xué)會擁有50多個分支機(jī)構(gòu)和專業(yè)會員，各地教育學(xué)會都是我會的團(tuán)體會員。我會的所有分支機(jī)構(gòu)和團(tuán)體會員都要把學(xué)習(xí)《綱要》、宣傳《綱要》、落實(shí)《綱要》為己任，領(lǐng)導(dǎo)廣大會員解放思想，努力創(chuàng)新，大膽試驗(yàn)。

最后預(yù)祝會議圓滿成功！謝謝大家！

第41頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三閉幕詞對大會基本內(nèi)容和主要精神進(jìn)行肯定和強(qiáng)調(diào)，鼓勵與會人員貫徹落實(shí)會議精神，并提出今后任務(wù)，指明方向。由標(biāo)題、稱謂和正文三部分組成。標(biāo)題（**會議閉幕詞）或（**領(lǐng)導(dǎo)在**會議上的閉幕詞）或（**領(lǐng)導(dǎo)在**會議閉幕式上的講話稱謂：開頭：首先簡明說明大會在什么情況下圓滿結(jié)束，勝利閉幕。之后，簡要概括總結(jié)大會情況、對大會做出基本評價(jià)。主體：對大會通過的主要文件、研究解決的重大問題、成果及經(jīng)驗(yàn)、會議的重要意義及如何貫徹狐疑精神等方面進(jìn)行歸納肯定，并提出要求。結(jié)尾：宣布大會勝利閉幕，并再次對與會者和相關(guān)單位表示感謝和祝愿。第42頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三講話稿廣義：人們在特定場合發(fā)表講話的文稿；狹義：領(lǐng)導(dǎo)講話稿，各級領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上發(fā)表的宣傳、指示、總結(jié)性的講話文稿。講話稿的內(nèi)容由會議主題和講話者身份來決定。文秘人員在寫講話稿之前，必須首先了解會議的主題、性質(zhì)、議題、講話的場合、背景，以及領(lǐng)導(dǎo)者的指示要求，聽眾的身份、背景情況、心理需求和接受習(xí)慣等。第43頁，講稿共50頁，2023年5月2日，星期三在福州大學(xué)2009年校友工作會議上的講話校友會秘書長程玉敏（2009年7月25日）各位領(lǐng)導(dǎo)、各位校友、各位來賓：今天，全國乃至全球各地的福大校友帶著一顆顆火熱的愛校之心相聚在美麗的僑鄉(xiāng)泉州，共敘校友情誼，共謀學(xué)校發(fā)展。在此，我代表校友會的同仁向大家表示熱烈的歡迎，對各地校友會一直以來對學(xué)校校友工作的關(guān)心和支持表示衷心的感謝，在這里，尤其要感謝東道主——泉州校友會，他們?yōu)檫@次會議做了大量的工作，花費(fèi)了不少的人力物力和財(cái)力，讓我們對他們的辛勤工作表示衷心的感謝！今年初，我們召開了校內(nèi)校友工作會議。今天我們再一次召開會議，在這里，我向各位領(lǐng)導(dǎo)、各地校友會會長、秘書長和校友們匯報(bào)下這兩年校友總會的工作情況，我的匯報(bào)分八個方面。

…………

各位領(lǐng)導(dǎo)，各位校友、各位來賓，校友會雖然做了一些工作，但與學(xué)校走區(qū)域特色創(chuàng)業(yè)型強(qiáng)校之路的辦學(xué)理念及創(chuàng)建東南強(qiáng)校宏偉目標(biāo)的要求，與廣大校友在事業(yè)與學(xué)識上進(jìn)一步拓展的需要還有一定的距離，有待于我們進(jìn)一步解放思想，開拓創(chuàng)新，求真務(wù)實(shí)，使我校校友工作再上一個新臺階。校友是學(xué)校的人才產(chǎn)品，是學(xué)校的品牌，校友們的人格魅力、工作業(yè)績與社會貢獻(xiàn)，檢驗(yàn)著學(xué)校的辦學(xué)水平和培養(yǎng)質(zhì)量，校友在社會贊譽(yù)度越高，母校的社會知名度就越高。一流的大學(xué)一定有一流的校友，也必定有一流的校友工作者和一流的校友會。讓我們大家一起努力，做好校友工作，為福州大學(xué)輝煌的明天，為福大校友事業(yè)蓬勃發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)！我們驕傲，因?yàn)槲覀兌加幸粋€共同的名字“福大人