大學文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

大學文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第一條為便于學院各立檔單位界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映本院主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《機關文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定中的文件材料是指本院在工作活動過程中形成的具有保存價值的各種門類和不同載體的文件材料。第三條本院形成的教學、人事、科研、基建、財會等專門檔案的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。第四條本院文件材料應實行紙質檔案和電子檔案雙軌歸檔管理制度。應歸檔的紙質文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。本院對應歸檔的電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔，電子文件歸檔辦法按《電子公文歸檔管理暫行辦法》執(zhí)行。第五條文件材料歸檔范圍是：（一）反映本院主要職能活動和基本歷史面貌的，對本院工作、社會和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）本院工作活動中直接形成的在維護學院、社會和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；（三）本院需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；（四）其他對本院工作具有查考價值的文件材料。第六條文件材料不歸檔范圍是：（一）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需辦理的文件材料，上級機關征求意見，未定稿的文件材料；任免、獎懲非本院工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次院對稿；未經會議討論、未經院領導審閱、簽發(fā)的未生效的文件材料；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，負責人兼任外單位職務形成的與本院無關的文件材料；（三）同級單位的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料，以參考為目的從各方面收集來的文件材料。第七條凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向院檔案室移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。第八條本院文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第九條永久保管的文書檔案主要包括：(一)本院制定的規(guī)章制度性文件材料；(二)本院召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)本院職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；(四)本院關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、各類年度統(tǒng)計報表等；(五)本院機構演變、人事任免等文件材料；(六)本院房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料；(七)上級機關制發(fā)的屬于本院主管業(yè)務的重要文件材料。（八）縣級以上表彰獎勵文件材料；行政處分警告以下（不含警告）文件材料。第十條定期保管的文書檔案主要包括：（一）本院職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；（二）本院召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（三）本院人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本院一般性事務管理文件材料；（五）本院關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、各類年度以下的統(tǒng)計報表等；（六）上級機關制發(fā)的屬于本院主管業(yè)務的一般性文件材料；（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本院主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本院的復函、批復等文件材料；（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。第十一條文書檔案保管期限表結構采取按內設機構分類組合排列形式，表中未列的文件材料，可按其具體內容，參照相應類別相似條款，確定其保管期限。第十二條本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。 ***學院各類材料歸檔范圍和保管期限表黨群類檔案歸檔范圍和保管期限表黨務綜合序號類目名稱保管期限1上級及本院關于黨建工作建設的文件材料（如文件是本針對本校的，則永久保存）30年2本院黨代會文件材料（1）大會計劃、通知、工作報告、議程、決議、總結、記錄、發(fā)言稿、領導講話稿、照片、錄音、大會主席團、秘書長和代表、列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會選舉辦法，選舉結果和上級批復等。永久（2）提案及辦理情況；會議簡報、會議情況、反映記錄、小組會議記錄等30年（3）參考文件；工作人員名單；工作證；代表證、列席證及選票式樣10年3本院黨委會、黨委擴大會、書記校長碰頭會、總支書記會、黨委中心組會議記錄、紀要、決議及會議討論的文件永久4黨委工作計劃、報告（包括調查報告）、總結（包括經驗總結）永久5上級及本校關于黨委工作的文件306黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉、通報和通知永久7以黨委名義召開的工作會議材料永久8院黨委和上級黨委調研、檢查、巡視學校工作形成的文件材料永久9黨委負責同志在校內的重要講話稿和參加上級召開會議發(fā)言稿永久10黨委工作簡報永久11黨委大事記永久12反映本院黨委領導任職期間重要活動的有關材料永久13黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模永久14黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計材料永久15表彰獎勵材料永久16黨委保密、秘書工作的有關文件30年17黨總支工作形成的文件材料30年18黨委與有關機關聯系、協(xié)商工作的來往文件30年19各黨支部工作計劃、總結、報告、經驗介紹、調查材料、會議記錄和統(tǒng)計表30年紀檢序號類目名稱保管期限1上級機關頒發(fā)的關于紀委工作的文件材料（1）針對本校的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（2）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2本校關于紀檢工作的文件3本院紀委會、紀委擴大會會議記錄、紀要永久4本院紀委工作規(guī)章制度、計劃、報告、總結、調查材料、統(tǒng)計年報永久5黨員處分的報告、決定，批復及申訴、復查、撤消處分形成的材料永久6群眾來信、來訪及處理意見（1）有領導重要批示和有重要查處結果的永久（2）有領導批示但查無事實的10年組織序號類目名稱保管期限1上級機關頒發(fā)關于組織工作的文件材料（1）針對本校的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2本校組織機構設置、變動的材料永久3本院組織工作計劃、總結、規(guī)章制度30年4落實政策的有關材料30年5干部任免的文件材料永久6黨員名冊永久7表彰先進黨組織和優(yōu)秀黨員的文件材料永久8黨員違紀處分材料（1）受黨內警告以上處分（嚴重警告、撤銷黨內職務、留黨查看、開除黨籍）形成的文件材料永久（2）受到黨內警告處分形成的文件材料30年（3）受到通報批評形成的文件材料10年9支部改選報告、審批材料30年10本院出席上級黨代會代表名單及選舉材料永久11黨內統(tǒng)計報表永久12關于吸收新黨員、預備黨員轉正或取消資格、黨員退黨的文件材料永久13黨員組織關系（轉出、轉入）介紹信存根永久14院黨校開辦情況文件材料30年宣傳教育序號類目名稱保管期限1上級機關頒發(fā)關于宣傳工作的文件材料（1）針對本校的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2宣傳工作會議記錄永久3本院宣傳工作計劃、總結，規(guī)章制度30年4本院教職工政治思想工作動態(tài)及調查材料30年5表彰宣傳教育工作先進集體、先進個人有關材料永久6反映本院重大活動的剪報及圖表永久7本院對外宣傳報送統(tǒng)計永久8宣傳工作簡報10年9有關學生思想政治工作的決定、通知、條例永久10學生思想政治工作計劃、報告、總結30年11關于學生政治工作隊伍的選拔、管理文件30年12學生思想政治工作典型調查材料和統(tǒng)計30年統(tǒng)戰(zhàn)序號類目名稱保管期限1上級機關頒發(fā)關于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件（1）針對本校的永久（2）需長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需短期貫徹執(zhí)行的10年2本院統(tǒng)戰(zhàn)工作會議記錄永久3本院統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調查、典型材料、統(tǒng)計報表永久4本院各民主黨派成員和負責人名冊及有關材料永久5統(tǒng)戰(zhàn)工作表彰先進的名單及事跡材料永久6本院各級人大代表、政協(xié)委員名單（冊）及審批材料永久7本院關于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件和規(guī)章制度30年8臺、港、澳和僑務工作材料30年工會序號類目名稱保管期限1上級機關頒發(fā)關于工會工作文件材料（1）針對本校的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2院工會工作會議記錄、紀要永久3院工會工作統(tǒng)計報表永久4本院工會會員代表大會、教職工代表大會的有關文件材料30年（1）大會的報告、通知、名單、議程、工作報告、領導人講話、大會發(fā)言稿、討論通過的文件、決議、紀要、簡報、候選人情況介紹、選舉結果、上級批復等永久（2）重要的賀信、賀電、提案30年（3）會議參考文件、會議籌備工作計劃、總結、會議服務機構材料；工作人員名單、工作證、代表證及選票式樣10年5工會表彰先進集體、個人事跡材料和名單永久6本院出席全國、省教代會、工代會代表名單、發(fā)言材料永久7處分工會會員的有關材料30年8基層工會干部名冊、工會會員名冊永久9有關婦女工作委員會的材料30年10工會開展活動形成的文件材料30年11本院關于工會工作的文件和規(guī)章制度30年12員工醫(yī)療、保健、計劃生育調查材料及統(tǒng)計表團委序號類目名稱保管期限1上級機關頒發(fā)關于共青團及學生工作的文件材料（1）針對本校的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2本院團代會、學代會的文件材料（1）大會工作報告、通知、名單、議程、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言和大會通過的文件、上級批復等永久（2）重要的賀電、賀信、提案30年（3）會議參考文件；工作人員名單、工作證、代表證及選票式樣10年3院團委工作計劃、總結、會議記錄永久4院團委工作有關規(guī)章制度30年5本院團組織、專職干部統(tǒng)計報表永久6表彰獎勵先進團支部、優(yōu)秀團員材料永久7團員受紀律處分及撤銷處分的材料30年8批準入團、離團材料及名單30年9團干部、團員名單永久10團委工作簡報10年11院學生會文件、材料30年12本院學生組織參與的各種學會、社團的有關材料30年13院團委牽頭進行的重大活動的有關材料30年14社團活動、勤工儉學、社會實踐有關材料30年15團費收支、結存情況文件材料10年行政類檔案歸檔范圍和保管期限表行政綜合序號類目名稱保管期限1上級機關頒發(fā)關于行政事務的文件材料（1）針對本院的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2上級機關領導視察、檢查本院工作時形成的文件材料（包括題詞、錄像、照片等）永久3全院性的規(guī)章制度永久4學院年度、學期工作計劃、報告、總結永久5院長辦公會、校長書記碰頭會議記錄、紀要永久6學術委員會委員名單、會議記錄、紀要永久7本院教育事業(yè)規(guī)劃、計劃及上級批復永久8學院及辦公室制發(fā)的文件材料（1）學院制定的各項管理辦法、本院重要問題的請示請示、發(fā)展規(guī)劃、決定事項、統(tǒng)計報表永久（2）交流合作協(xié)議、通知、自評報告30年（3）評優(yōu)（獎）、檢查、活動、假期安排類通知10年9學院評估材料永久10學院基層統(tǒng)計報表永久11教職工代表大會文件材料永久12本院召開的重要會議文件材料永久13本院編輯、編寫的文件材料（1）大事記、組織沿革、畫冊、年鑒、永久（2）簡報30年（3）情況反映、工作信息10年14有關全院性工作的調查材料和經驗總結永久15校史工作材料永久16啟用印章的文件及印模永久17學院許可證、執(zhí)照、資質證、資格證的審批、管理材料永久18學院有關區(qū)域變化、邊界糾紛文件材料永久19校友總會工作材料（1）校友會成立、領導致辭、章程、影像資料永久（2）活動方案策劃、工作總結30年20校慶工作材料永久21處理人民群眾來信來訪文件材料（1）有領導重要指示和有重要查處結果的永久（2）有領導一般批示和有一般事實查處結果的30年（3）有領導批示但查無事實的10年人事序號類目名稱保管期限1上級機關頒發(fā)有關人事工作的文件（1）針對本校的永久（1）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（2）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2本院人事工作的規(guī)章制度30年3本院人事工作計劃、總結、調查材料、會議記錄30年4關于機構、編制規(guī)劃、計劃報告及上級批復永久5院內機構設置、變更的決定、通知永久6本院人事統(tǒng)計年報表永久7本院工資調整及其他報表30年8表彰和獎勵先進集體、先進教職工的材料永久9本院教職工名冊永久10處分教職工的材料和復查、撤銷處分的材料（1）受到行政警告以上處分（記過、記大過、降級、撤職、開除）永久（2）受到行政警告處分30年（3）受到通報批評形成的文件材料10年11人事任免文件永久12本院教職工評定、聘任專業(yè)技術職稱的批復、呈報表、通知永久13教職工的調動（調入、調出）材料永久14教職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職等文件永久15教職工年度考核材料30年16關于教職工死亡、撫恤、困難補助等福利工作的規(guī)定、通知永久17本院教師國內外進修計劃、總結及名單30年18關于教職工離退休、退職的文件材料永久19關于教職工援外和支援邊遠地區(qū)工作的函件及名單永久20本院師資培養(yǎng)管理工作計劃、規(guī)定、總結永久21本院和外單位相互聘請兼職教師函件、登記表及復函30年22本院授予國內專家、學者、知名人士榮譽職稱的儀式講話稿及有關材料30年23本院使用臨時工有關材料30年24退休教職工返聘工作的文件材料10年監(jiān)察序號類目名稱保管期限1上級頒發(fā)有關監(jiān)察工作的文件（1）針對本院的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2本院監(jiān)察工作方面的規(guī)章制度30年3監(jiān)察工作計劃、總結、報告30年4監(jiān)察工作統(tǒng)計年報及重要報表永久5本院對部門、項目的審計通知、報告、批復30年武裝、保衛(wèi)序號類目名稱保管期限1上級頒發(fā)有關保衛(wèi)工作的文件（1）針對本院的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2本院關于武裝、保衛(wèi)工作的文件30年3本院保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告30年4本院保衛(wèi)工作統(tǒng)計報表永久5本院師生員工案件的偵察、調查、處分結論材料及上級的批復、判決書30年6本院師生員工案件的平反、復查處理結論及上級的批復30年7保衛(wèi)部門的安全檢查、調查記錄、工作簡報10年8上級機關對本校人武、保衛(wèi)工作進行檢查、評估有關材料永久總務、后勤序號類目名稱保管期限1上級頒發(fā)有關總務、后勤工作的文件（1）針對本院的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2本院關于總務、后勤工作的文件3本院總務、后勤工作的有關規(guī)章制度、工作計劃、報告、總結、30年4上級機關對本院總務、后勤工作進行檢查、評估有關文件材料永久5學院周邊環(huán)境治理工作文件材料永久6本院愛國衛(wèi)生、公費醫(yī)療、保健工作計劃、總結、規(guī)定、通知等文件30年7校園綠化工作的文件材料30年8職工承租、購置本院住房（1）職工承租、購置本院住房的合同、協(xié)議和有關手續(xù)永久（2）職工住房分配、出售規(guī)定、方案、細則、住房情況統(tǒng)計表、調查表、住房申請30年9本院與院內外單位、個人關于房產方面而簽訂的有償、集資合同與協(xié)議永久10總務工作統(tǒng)計報表永久11本院固定資產管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料永久12本院物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料30年13學院基建年度維修、調整計劃30年檔案、圖書序號類目名稱保管期限1上級頒發(fā)有關檔案、圖書工作的文件（1）針對本院的永久（1）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（2）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2本院檔案、圖書館工作的有關規(guī)章制度、工作計劃、報告、總結30年3本院檔案、圖書館概況、全宗介紹、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、統(tǒng)計年報永久4年度檔案歸檔、移交、銷毀清冊永久5上級對本院檔案工作進行檢查、評估有關文件材料永久6檔案信息資源匯編材料30年7本院檔案、圖書館與校外交流的有關材料30年8圖書館圖書、刊物處理材料及銷毀清冊30年院產序號類目名稱保管期限1院產管理工作的有關規(guī)章制度、工作計劃、報告、總結30年2院產和有關單位簽訂的合同、協(xié)議書（1）金額大于大于50萬永久（2）金額大于10萬小于50萬30年（3）金額小于10萬10年3產業(yè)利潤情況綜合表永久4本院公司的各種統(tǒng)計年報永久5本院成立、撤銷公司的報告及上級批復等有關材料30年6本院公司關于人事變動、干部任免、聘用的決定、通知30年7本院公司人員獎懲名單及事跡材料、重大事故的調查分析及處理意見30年教學類檔案歸檔范圍和保管期限表綜合序號類目名稱保管期限1上級下達的有關教學工作的文件材料（1）針對本院的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2本院教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)規(guī)格、學制等方面的指示、規(guī)定、辦法永久3學院規(guī)劃、實施計劃、有關教學的規(guī)章制度、會議記錄、調研報告、簡報、總結永久4教學檢查、評估和各級優(yōu)秀教學質量評獎材料永久5教師工作量的規(guī)定及考核材料30年6非學歷教育的培訓班、進修班材料30年7教學統(tǒng)計報表永久8學生運動會材料30年學科與實驗室建設序號類目名稱保管期限1上級有關學科、專業(yè)設置及實驗室建設的文件材料（1）針對本院的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2學科、專業(yè)、實驗室論證、評估、申報、審批材料永久3重點學科、專業(yè)、實驗室建設材料永久4學科、專業(yè)、實驗室建設計劃、簡報、總結材料30年5學科、專業(yè)、實驗室建設統(tǒng)計報表永久招生序號類目名稱保管期限1上級有關招生工作的文件材料（1）針對本院的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2招生計劃、招生簡章、專業(yè)介紹、生源計劃永久3新生錄取材料及新生名單永久4委培、代培、自費生計劃、合同及名單30年5招生工作安排、招生工作總結10年學籍管理序號類目名稱保管期限1新生入學登記表永久2學生學籍卡片永久3學生成績總冊永久4在校學生名冊永久5學生學籍變更材料（1）轉學、退學、異動信息表永久（2）升學、留級、休學、復學、轉系等30年6學生獎勵材料（獎學金、優(yōu)秀學生、先進班級）30年7學生處分材料30年（1）警告處分以上的永久（2）警告處分30年8特困學生補助、助學垡款工作材料30年課堂教學與教學實踐序號類目名稱保管期限1各專業(yè)教學計劃、教學大綱永久2課程建設要求及安排，校歷表，課表30年3各系、科、專業(yè)課程試題庫30年4典型教案、重要備課記錄30年5教學實習、生產實習計劃、總結及有關材料10年6社會調查、社會實踐計劃、總結及有關材料10年畢業(yè)生序號類目名稱保管期限1上級有關畢業(yè)分配的文件材料30年2畢業(yè)生工作計劃、簡報、總結30年3畢業(yè)生供需統(tǒng)計、計劃、合同30年4畢業(yè)生正式分配方案及調配派遣名冊永久5畢業(yè)證、派遣證存根領取簽收冊、檔案寄送清單、畢業(yè)就業(yè)草案30年6畢業(yè)生質量跟蹤調查和信息反饋材料30年教材序號類目名稱保管期限1自編、主編教材30年2各系各專業(yè)使用教材目錄30年3自編、主編教學指導書、實習指導書和習題集30年4其他有保存價值的自編參考資料10年附錄：存系教學類檔案序號類目名稱保管期限1畢業(yè)生論文及評審意見30年2課堂教學材料、課程進度表10年3教師任課安排、教案30年4優(yōu)秀實習報告10年5本專業(yè)教學檢查、調查材料及總結10年6教師工作量核算、登記材料10年科學研究類檔案歸檔范圍和保管期限表綜合管理序號類目名稱保管期限1科研行政管理文件材料30年2科研計劃管理文件材料30年3科研成果管理文件材料30年4科研經費管理文件材料30年5申報科學基金及有關批復30年6學會工作（學術活動）材料10年科研準備階段序號類目名稱保管期限1開題報告與課題調研論證材料30年2任務書、合同、協(xié)議書永久3課題研究計劃30年4計劃執(zhí)行情況、計劃調整或撤銷報告10年5課題投資和預決算材料10年研究實驗階段序號類目名稱保管期限1實驗、測試、觀測、調查、考察的各種原始記錄含關鍵配方、工藝流程及綜合分析材料）永久2數據處理材料，包括計算機處理材料（如程序設計說明、框圖、計算結果）永久3設計的文字說明和圖紙（底圖、藍圖、機械設計圖、電子線路圖等）永久4研究工作階段小結10年5配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、影片拷貝等永久6樣品、標本等實物的目錄永久總結鑒定階段序號類目名稱保管期限1研究報告、研制報告永久2論文專著永久3工藝技術報告永久4技術訣竅報告永久5專家評審意見永久6鑒定會材料（鑒定代表名單、會議記錄，鑒定意見）30年7鑒定證書永久8推廣應用意見30年9課題工作總結30年申報獎勵階段序號類目名稱保管期限1科研成果登記表永久2科研成果報告表永久3科研成果獎勵申報與審批材料永久4科研成果獲獎材料（獎狀、獎章、證書）原件或影印件永久5專利申請書或證書原件或影印件永久推廣應用階段序號類目名稱保管期限1轉讓合同、協(xié)議書永久2生產定型鑒定材料永久3成果被引用或投產后反饋意見10年4推廣應用方案及實施情況10年5擴大試生產的設計文件、工藝文件30年6成果宣傳報導材料10年7國內外學術交流材料10年基本建設類檔案歸檔范圍和保管期限表綜合序號類目名稱保管期限1上級有關基建工作的文件材料（1）針對本院的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2本院基建工作規(guī)章制度30年3本院基建工作計劃、總結、簡報30年4全院性總體規(guī)劃、設計總平面圖永久5基建工作年度總結、統(tǒng)計報表30年6基建工程財務預、決算30年7水、電、氣管道分布圖永久8地質勘探、地形測量材料永久9本院關于土地、校舍調撥、征用、租借的報告、合同、協(xié)議書及上級批復永久10上級有關房地產工作管理的文件（1）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（2）需要短期貫徹執(zhí)行的10年11本院各類房屋所有權證和土地使用證永久12本院有關房產、土地方面處理糾紛、歷史遺留問題及市政規(guī)劃涉及房產調整對外協(xié)議永久13院房地產各類統(tǒng)計表30年14院房地產工作計劃、總結、請示及上級批復30年15院房地產管理部門制定的各項辦法、規(guī)定、條例等30年按單項工程設置類目1、可行性研究序號類目名稱保管期限1項目建議書及上級批復永久2可行性研究報告（含選址、方案論證）永久3項目評估永久4環(huán)境預測、調查報告永久5設計任務書及計劃任務書永久2、設計基礎序號類目名稱保管期限1工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明永久2地形、地貌控制點建筑物、構筑物及重要設備及安裝測量定位、觀測記錄永久3水文、氣象、地震等其它設計基礎材料永久3、設計文件序號類目名稱保管期限1初步設計永久2技術設計永久3施工圖設計10年4技術秘密材料、專利文件永久5設計計算書30年6關鍵技術實驗永久7總體規(guī)劃設計永久8設計評價、鑒定及審批30年4、工程管理文件序號類目名稱保管期限1征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書永久2承包合同、協(xié)議書、招標、投標、租賃文件永久3施工執(zhí)照永久4環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣、暖供應協(xié)議書永久5產權證書永久5、施工序號類目名稱保管期限1土地施工文件（1）開工報告、工程技術要求、技術交流、圖紙會審紀要10年（2）施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術措施、施工安全措施、施工工藝30年1（3）原材料及構件出廠證明、質量鑒定30年（4）建筑材料實驗報告30年（5）設計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批永久（6）土建施工定位測量地質勘察永久（7）土、巖試驗報告，基礎處理，基礎工程施工圖永久（8）隱蔽工程驗收記錄永久（9）工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告永久（10）分項、分單位工程抽量檢查、評定30年（11）交工驗收記錄證明30年（12）竣工報告、竣工驗收報告永久2設備及管線安裝施工文件（1）開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要10年（2）設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批30年（3）焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄30年（4）隱蔽工程檢查驗收記錄30年（5）強度、密閉性試驗報告30年（6）設備調試記錄10年（7）施工安裝記錄、安裝質量檢查、評定、事故處理報告30年（8）系統(tǒng)調試、實驗記錄30年（9）管線清洗、通水、清毒記錄30年（10）管線標高位置，坡度測量記錄30年（11）中間交工驗收記錄證明，工程質量評定30年（12）竣工報告、竣工驗收報告30年3電氣、儀表安裝施工文件（1）開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審10年（2）設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批30年（3）調試、整定記錄30年（4）性能測試和校核30年（5）施工安裝記錄，質量檢查評定，事故處理報告30年（6）操作、聯動試驗10年3（7）電氣裝置交接記錄10年（8）中間交工驗收記錄、工程質量評定30年（9）竣工報告、竣工驗收報告30年6、竣工驗收序號類目名稱保管期限1竣工驗收報告永久2全部竣工圖紙永久3質量評審材料永久4工程現場聲像材料永久5竣工驗收會議決議文件永久7、基建財務、器材管理序號類目名稱保管期限1財務計劃、年度計劃10年2工程概算、預算、決算永久3主要材料消耗、器材管理10年4交付使用的固定資產永久儀器設備類檔案歸檔范圍和保管期限表綜合序號類目名稱保管期限1上級有關儀器、設備管理工作的文件材料（1）針對本院的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2本院有關儀器設備工作的規(guī)定、辦法、制度等30年3本院儀器設備工作的計劃、報告、總結、調查材料30年4本院儀器設備購置計劃、報告及經費分配方案30年5本院儀器設備移交清冊及設備儀器報廢，調撥報告和批復30年6本院有關儀器設備工作的綜合性統(tǒng)計報表30年儀器設備項目序號類目名稱保管期限1本院儀器設備申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等）30年2上級或主管領導批復和準購批示30年3定購合同（復印件）和會議紀要、記錄及協(xié)議書等30年4進口設備過程中有關的技術商務文件30年5開箱記錄及裝箱單30年6安裝、調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單30年7驗收報告及文件材料30年8索賠來往函件及結果文件30年9設備說明書及全套隨機文件材料與設備共存10使用、檢修、故障事故記錄（設備履歷表）與設備共存11重大事故的調查分析及處理意見與設備共存12技術改造和開發(fā)過程中形成的技術文件材料與設備共存出版類檔案歸檔范圍和保管期限表綜合序號類目名稱保管期限1上級有關編輯出版工作的文件（1）針對本院的永久（2）需要長期貫徹執(zhí)行的30年（3）需要短期貫徹執(zhí)行的10年2編輯出版工作計劃、總結、重要請示報告及上級批復永久3本院編輯出版工作規(guī)劃、統(tǒng)計年報表永久4本院編輯出版工作規(guī)章制度30年5本院編輯出版工作人員獲獎名單及事跡材料（1）國家、省級的永久（2）院級的30年報紙、刊物序號類目名稱保管期限1、《**交院》（校報）永久2出版通知單、書刊、音像出版物樣品永久3各級審稿單或歷次審稿意見與作者的來往信件30年4獲獎或受查處情況的文件材料30年財會、審計類檔案歸檔范圍和保管期限表序號類目名稱保管期限1上級機關頒發(fā)的關于財務會計工作、審計工作的文件材料1.1針對本院的、重要的永久1.2需要長期貫徹執(zhí)行的、涉及本院的、一般的30年1.3需要短期貫徹執(zhí)行的10年2學院關于財務會計、審計工作制發(fā)的文件材料2.1財務會計工作、審計工作規(guī)定、計劃、總結、請示、批復等30年2.2財會檔案移交目錄清冊永久2.3財會檔案銷毀清冊永久2.4有短期保存價值的10年3各種會計憑證（包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表）30年4會計賬簿4.1日記賬30年4.2總賬30年4.3稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬30年4.4明細分類、分戶賬或登記簿30年4.5現金出納賬、銀行存款賬30年5會計報表5.1決算報表永久5.2年度以上各種統(tǒng)計報表（含工資報表）永久5.3年度以下各種計劃、統(tǒng)計報表10年6工資清冊6.1工資發(fā)放名冊、卡片永久6.2工資轉移、證明、通知存根30年6.3各種獎金、獎學金、貸學金、助學金、名冊、卡片等10年7其他類7.1會計移交清冊永久7.2會計檔案保管清冊永久7.3會計檔案銷毀清冊永久聲像載體類檔案歸檔范圍和保管期限表綜合（黨政群團）序號類目名稱保管期限1中央、省市及上級黨政領導來院視察等材料永久2本院領導的重要活動材料永久3本院各類重大會議（黨代會、工代會、教代會、團代會、學代會）永久4本院校慶等重大紀念、慶?；顒硬牧嫌谰?省級以上代表團、兄弟院校代表來院活動材料永久6本院重大宣傳活動材料永久教學1本院開學、畢業(yè)典禮活動、畢業(yè)論文答辯場面等活動材料30年2本院畢業(yè)生（含成人教育）照片30年3本院體育運動會材料30年4本院學生軍訓活動場面30年5本院教學活動獲獎照片30年科學研究1本院舉