合同評(píng)審和管理控制程序

合同評(píng)審和管理控制程序LQ/QP006-2019XXX電器有限公司LQ/QP006-2019合同評(píng)審和管理控制程序1、目的準(zhǔn)確理解顧客要求，確保在合同簽訂前與顧客的分歧已經(jīng)解決，公司具備履約能力，有效防范不能履約風(fēng)險(xiǎn)。2、范圍適用于公司銷售合同的評(píng)審和管理。3、術(shù)語(yǔ)定義特殊合同：顧客要求對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行設(shè)計(jì)更改或重新設(shè)計(jì)的、交期過(guò)短會(huì)打破現(xiàn)有生產(chǎn)計(jì)劃和節(jié)奏的、付款條件苛刻或金額達(dá)到或超過(guò)100萬(wàn)元可能存在資金風(fēng)險(xiǎn)的合同均屬特殊合同。4、流程5、執(zhí)行方式5.1、顧客溝通業(yè)務(wù)員通過(guò)與顧客溝通，充分了解顧客的要求和期望，并接收書面訂單。適用時(shí)，業(yè)務(wù)員應(yīng)收集客戶的相關(guān)資料，建立客戶檔案。5.2、合同評(píng)審5.2.1、非特殊合同由業(yè)務(wù)員進(jìn)行評(píng)審，外貿(mào)部長(zhǎng)審核后報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理簽核，評(píng)審情況直接在合同上記錄；5.2.2、特殊合同則由業(yè)務(wù)員開(kāi)立《特殊合同評(píng)審記錄表》LQ/QP006-01報(bào)外貿(mào)部長(zhǎng)，根據(jù)情況組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審情況應(yīng)記錄在《特殊合同評(píng)審記錄表》LQ/QP006-01上：A、技術(shù)部負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品技術(shù)要求進(jìn)行評(píng)審，并作設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)費(fèi)用預(yù)算；B、品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品要求的品質(zhì)保證能力進(jìn)行評(píng)估；C、制造部負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品交期及制造成本進(jìn)行評(píng)估；D、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)付款條件的風(fēng)險(xiǎn)防范進(jìn)行評(píng)估；E、采購(gòu)部負(fù)責(zé)物料采購(gòu)周期及采購(gòu)成本的評(píng)估；F、業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)在評(píng)審中提出的與顧客有關(guān)的事項(xiàng)與顧客代表進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)；G、外貿(mào)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)訂單評(píng)審情況進(jìn)行審核，并報(bào)總經(jīng)理審批。5.2.3、評(píng)審結(jié)論為不能接受的合同，業(yè)務(wù)員應(yīng)在結(jié)束后的1個(gè)工作日內(nèi)反饋給顧客，可能時(shí)與客戶就合同進(jìn)行修正，修正后的條款由外貿(mào)部長(zhǎng)重新組織評(píng)審。5.3、簽訂合同總經(jīng)理/董事長(zhǎng)簽核的合同，由業(yè)務(wù)員發(fā)送給客戶簽字確認(rèn)。5.4、通知生產(chǎn)外貿(mào)部業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶要求制作《生產(chǎn)作業(yè)單》LQ/QP006-02報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后通知制造、品質(zhì)和采購(gòu)部，同時(shí)將合同登入《合同臺(tái)帳》LQ/QP006-03。5.5、組織生產(chǎn)按照《生產(chǎn)管理控制程序》LQ/QP011-2009執(zhí)行，成品入庫(kù)后通知外貿(mào)部報(bào)檢。5.6、報(bào)檢5.6.1、外貿(mào)部接到通知后，及時(shí)報(bào)客戶和商檢局安排客檢和商檢；5.6.2、客戶（或驗(yàn)貨公司）及商檢的檢驗(yàn)有品質(zhì)部安排協(xié)助，并做好記錄。5.6.3、檢驗(yàn)不合格有品質(zhì)部按《不合格處置控制程序》LQ/QP019-2009規(guī)定組織處置，返工產(chǎn)品重新報(bào)檢。5.7、拖柜5.7.1、檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品，由業(yè)務(wù)員根據(jù)合同要求安排拖柜；5.7.2、拖柜產(chǎn)品，由業(yè)務(wù)員通知成品倉(cāng)庫(kù)，由成品倉(cāng)庫(kù)組織裝貨，客戶對(duì)裝柜有特殊要求時(shí)一并傳達(dá)給倉(cāng)庫(kù)。5.8、收款5.8.1、產(chǎn)品交付后，業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)催收貨款，有問(wèn)題時(shí)應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告；5.8.2、需要時(shí)，財(cái)務(wù)應(yīng)及時(shí)提供協(xié)助。5.9、售后服務(wù)及合同歸檔5.9.1、合同履行完畢，由合同管理人員將合同裝訂保存；5.9.2、合同屬于公司商業(yè)機(jī)密，其保存和管理應(yīng)能確保其不會(huì)被損壞、丟失、失密；5.9.3、業(yè)務(wù)員應(yīng)跟蹤客戶對(duì)公司服務(wù)的感受，對(duì)客戶的反饋意見(jiàn)及時(shí)作出反應(yīng)，并記錄在客戶檔案之內(nèi)，對(duì)顧客的投訴應(yīng)啟動(dòng)《顧客抱怨處置程序》LQ/QP020-2009；5.9.4、外貿(mào)部，每年至少一次組織對(duì)客戶滿意度的調(diào)查和分析，并提交報(bào)告給總經(jīng)理和管理評(píng)審會(huì)議。5.10、合同更改5.10.1、在合同履行過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)無(wú)法滿足合同約定時(shí)，提出部門應(yīng)反饋給外貿(mào)部，由業(yè)務(wù)員編制《合同更改申請(qǐng)》LQ/QP006-04經(jīng)5.10.2、如果是客戶提出更改要求，業(yè)務(wù)員應(yīng)填制5.10.3、合同更改提出后，業(yè)務(wù)員應(yīng)第一時(shí)間通知公司各相關(guān)部門采取應(yīng)對(duì)措施。5.11、更改評(píng)審5.11.1、我司提出的更改要求，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)5.11.25.11.3、客戶或我司如不同意更改則仍應(yīng)按照原合同執(zhí)行5.11.4、評(píng)審情況應(yīng)記錄在《合同更改申請(qǐng)》LQ/QP006-045.12、執(zhí)行更改5.9.1、經(jīng)評(píng)審?fù)夂螅赓Q(mào)部應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)將更改要求通知工程、生產(chǎn)、品質(zhì)、制造、采購(gòu)等部門；5.9.2、各有關(guān)部門應(yīng)立即按照更改后的要求執(zhí)行。6、記錄6.1、本程序要求的記錄由外貿(mào)部管理，保存3年以上；6.2、《特殊合同評(píng)審記錄表》LQ/QP006-016.3、《生產(chǎn)作業(yè)單》LQ/QP006-026.4、《合同臺(tái)帳》LQ/QP006-036.5、《合同更改申請(qǐng)》LQ/QP006-04附錄A附錄BXXX電器有限公司LQ/QP006-02生產(chǎn)作業(yè)單LQ/QP006-02附