淺析完善人事檔案管理問題的措施

淺析完善人事檔案管理問題的措施

論文摘要:改革開放以來,我國(guó)企業(yè)的人事檔案管理發(fā)生了很大的變化。本文在分析人事檔案存在問題和原因的基礎(chǔ)上,提出了幾點(diǎn)完善措施。希望本文的研究能為相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展指引新的方向。

一、人事檔案管理存在的問題

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,特別是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入,舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題,傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要,企業(yè)人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況,在不同程度上存在著許多問題,已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要,亟待人們加以解決。當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題有:

1、企業(yè)人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

由于上述原因,當(dāng)前企業(yè)許多人的人事檔案質(zhì)量不高,缺乏利用價(jià)值,其人事檔案材料空洞的、形式的多,細(xì)致的、實(shí)際性的少;反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多,反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)的少;反映過去情況的多,反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多,定量描述少;或者只講優(yōu)點(diǎn),避免缺點(diǎn);內(nèi)容空乏,個(gè)人總結(jié)和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評(píng)價(jià)和反映一個(gè)人的情況。

2、“棄檔”增多

所謂“棄檔”就是拋棄了自己的檔案,對(duì)于有關(guān)記載個(gè)人信息的檔案下落和管理不聞不問。一位“棄檔”的先生袒露心跡:“10年前從國(guó)企出來,到處瞎折騰,哪有心思管檔案的事,想的是弄出點(diǎn)兒名堂再說。后來做生意,只關(guān)心賺錢,檔案的事早就拋到腦后了,生存第一嘛。如果檔案能讓我生活更好的話,讓我不管我都不愿意。但它無助于生活,我才懶得理它,沒有它,我照樣活得很輕松?！?/p>

3、傳統(tǒng)的人事檔案管理體制不適應(yīng)新的形勢(shì)

表現(xiàn)為管理體制上實(shí)行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理、管理方法上實(shí)行“檔隨人走”、管理模式上實(shí)行封閉式管理,人力、物力、資金不到位,重復(fù)浪費(fèi)極為嚴(yán)重。

二、人事檔案管理問題形成的原因

1、收集的對(duì)象范圍太窄

一些企業(yè)的人事部門只關(guān)注收集單位主要領(lǐng)導(dǎo)人及高層干部的材料,而忽視了廣大普通職工的材料收集,造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多,普通職工的材料少的現(xiàn)象。事實(shí)上,人事檔案并不是人物檔案或名人檔案,其收集的對(duì)象范圍不應(yīng)只局限于著名人物和主要領(lǐng)導(dǎo)人,而應(yīng)是單位的每一個(gè)員工。無論員工現(xiàn)任何職,是否出眾,都是該單位寶貴的人力資源,有關(guān)其個(gè)人的材料,都是單位的寶貴財(cái)富,人事部門均應(yīng)根據(jù)規(guī)定收集齊全。

2、整理不規(guī)范

整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作,在《干部檔案整理工作細(xì)則》中曾明確要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊?！薄巴ㄟ^整理使每一個(gè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的目的。同樣,對(duì)于企業(yè)人事檔案工作來說也應(yīng)如此。把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提,許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂,甚至根本沒有清理,有些單位檔案隨已立卷成冊(cè),但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理,給檔案利用帶來了諸多不便。

3、企業(yè)員工人事檔案意識(shí)淡薄

有一部分企業(yè)員工對(duì)于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視,認(rèn)為人事檔案是“身外之物”,可有可無,要用時(shí)想到、不用時(shí)不要,認(rèn)為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展,有意無意地就遺棄了檔案。中新網(wǎng)曾經(jīng)公布了一項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù):在2068名被調(diào)查者中,認(rèn)為“工作中注重的是能力,檔案沒用”的占到被調(diào)查者人數(shù)的%,另有%的人表示“無所謂”,只有%的人認(rèn)為“擇業(yè)自由,但檔案不能遺棄”。這些數(shù)據(jù)將目前社會(huì)上人事檔案意識(shí)淡薄的事實(shí)擺在我們面前,機(jī)制不適應(yīng)或規(guī)定不合理等因素可以很快改進(jìn),但這種社會(huì)整體意識(shí)上的欠缺是非常嚴(yán)重的,這是導(dǎo)致大量棄檔現(xiàn)象發(fā)生的最主要的原因。

三、企業(yè)完善人事檔案管理的措施

1、探索區(qū)域性人事檔案管理中心的管理方法

建設(shè)區(qū)域性的人事檔案管理中心,就是建立保管包括黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在內(nèi)的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心,并運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段對(duì)人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理和開發(fā)利用,使其更好為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。這里的區(qū)域性主要以行政區(qū)域?yàn)橹?可以指一個(gè)縣、一個(gè)市,也可以指一個(gè)省的范圍。從整體上看,全國(guó)性的人事檔案管理中心是一個(gè)人事檔案的管理系統(tǒng),它是由眾多的子系統(tǒng)組成的,這些子系統(tǒng)就是人事部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的各省、市、縣的人事檔案憐理中心。這是一個(gè)控制系統(tǒng),它保證了國(guó)家人事部門對(duì)人事檔案的管理與控制,既必要又可行。在操作上,形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保憐個(gè)人或其員工的人事檔案,由單位及時(shí)補(bǔ)充新材料,按期交納一定的保管費(fèi)用,用工單位利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘了人才,也必須向其交納一定傭金。人事檔案管理中心通過保管、提供利用乃至信息開發(fā)等眾多職能,實(shí)現(xiàn)服務(wù)人才,促進(jìn)整個(gè)社會(huì)人才資源的合理配置。

2、完善企業(yè)人事檔案內(nèi)容制度

切實(shí)從企業(yè)人力資源管理和利用的角度出發(fā),把反映個(gè)人業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長(zhǎng)、工作業(yè)績(jī)、個(gè)人信用、職業(yè)培訓(xùn)、違法記錄等方面的內(nèi)容納入人事檔案中去,適當(dāng)采用定量指標(biāo)考核作為對(duì)個(gè)人工作業(yè)績(jī)和態(tài)度的記錄,突出個(gè)人能力的發(fā)展,提高人事檔案信息的利用價(jià)值。具體可從以下四個(gè)方面做起:第一,強(qiáng)調(diào)“個(gè)性化”與“辨識(shí)度”;第二,減少主觀內(nèi)容;第三,擯除冗余內(nèi)容;第四,擴(kuò)充新內(nèi)容。

3、對(duì)人事檔案工作進(jìn)行考核評(píng)估

結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系,探索市場(chǎng)化的企業(yè)人力資源評(píng)估體系和人事檔案評(píng)估體系,是形成公平、公正、公開的人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,為企業(yè)人力資源的開發(fā)帶來直接的效益。具體可從以下三個(gè)方面做起:第一,主管部門定期考核制度,主管人事檔案的各級(jí)檔案局(館)、人事組織部門等,有義務(wù)對(duì)企業(yè)人事檔案的保管進(jìn)行監(jiān)督,可以采用定期考核的辦法來執(zhí)行;第二,中介機(jī)構(gòu)測(cè)評(píng)制度,從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展看,人事檔案的測(cè)評(píng)體系將起到越來越大的作用,人事代理制度的施行與市場(chǎng)化運(yùn)作的方式會(huì)對(duì)人事檔案的測(cè)評(píng)體系要求提高;第三,個(gè)人監(jiān)督制度,就是同一內(nèi)容的檔案材料交由檔案當(dāng)事人和人事檔案管理部門兩方共同審核、鑒定,尤其是組織機(jī)構(gòu)的主觀評(píng)議部分,對(duì)于持有異議的部分