工作方法與技巧課件

工作方法與技巧實(shí)用文檔如何以最快捷的方式，最少的時(shí)間、資源來解決工作中遇到的問題？實(shí)用文檔就像是世界上出現(xiàn)鎖以后就必然有與之相應(yīng)的鑰匙一樣，問題與方法也是共存的。

而如何找到最合適、最高效的工作方法，是每一個(gè)管理者需要認(rèn)真對待的問題。實(shí)用文檔第一步正確做事，更要做正確的事“效率是‘以正確的方式做事’，而效能則是“做正確的事”。——管理大師彼得·德魯克效率與效能無法兼得時(shí)，我們首先應(yīng)著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。”實(shí)用文檔一、效率與效能“正確地做事”強(qiáng)調(diào)的是效率，其結(jié)果是讓我們更快地朝目標(biāo)邁進(jìn)；“做正確的事”強(qiáng)調(diào)的則是效能。換句話說，效率重視的是做一件工作的最好方法，效能則重視時(shí)間的最佳利用——這包括做或是不做某一項(xiàng)工作?！白稣_的事”是由企業(yè)戰(zhàn)略來解決的，“正確地做事”則是執(zhí)行問題。實(shí)用文檔二、找出“正確的事”工作的過程就是解決一個(gè)個(gè)問題的過程。搞清楚交給你的問題是不是真正的問題？實(shí)用文檔三、開始時(shí)就懷有最終目標(biāo)每一件事和每一項(xiàng)工作都會有其特定的最好結(jié)果，這個(gè)最好結(jié)果就是我們做一件事和一項(xiàng)工作所期望達(dá)到的最終目標(biāo)。一開始時(shí)心中就懷有最終目標(biāo)，意味著從一開始時(shí)你就知道自己的目的地在哪里，從一開始時(shí)你就知道自己現(xiàn)在在哪里。從而使我們很快地確定事情的重要性，它是讓我們永遠(yuǎn)走在做正確的事的大道上的重要保障。實(shí)用文檔第二步做要事，而不是做急事常見的工作狀況：很多人在工作中常常被各種瑣事、雜事所糾纏。有不少人由于沒有掌握高效能的工作方法，而被這些事弄得筋疲力盡，心煩意亂，總是不能靜下心來去做最該做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最應(yīng)該做的事，結(jié)果白白浪費(fèi)了大好時(shí)光，致使工作效率不高，效能不顯著。實(shí)用文檔一、編排行事優(yōu)先次序

大量研究表明，在工作中，人們總是依據(jù)下列各種準(zhǔn)則決定事情的優(yōu)先次序：

（1）先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。（2）先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。（3）先做容易做的事，然后再做難做的事。（4）先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事。（5）先處理資料齊全的事，再處理資料不齊全的事。實(shí)用文檔（6）先做已排定時(shí)間的事，再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。（7）先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。（8）先做別人的事，然后再做自己的事。（9）先做緊迫的事，然后再做不緊迫的事。（10）先做有趣的事，然后再做枯燥的事。（11）先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。（12）先做自己所尊敬的人或與自己有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或與自己沒有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事。（13）先做已發(fā)生的事，然后做未發(fā)生的事。實(shí)用文檔很顯然，上述各種準(zhǔn)則，都不符合高效工作方法的要求。實(shí)用文檔到底哪些事項(xiàng)應(yīng)先著手處理？哪些事項(xiàng)應(yīng)延后處理，甚至不予處理？應(yīng)按事情的“重要程度”編排行事的優(yōu)先次序。所謂“重要程度”，即指對實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。實(shí)用文檔每日待處理事件的三個(gè)層次（1）今天“必須”做的事（即最為緊迫的事）。（2）今天“應(yīng)該”做的事（即有點(diǎn)緊迫的事）。（3）今天“可以”做的事（即不緊迫的事）實(shí)用文檔二、精心確定主次我從哪里來，要到哪里去？我需要做什么？什么能給我最高回報(bào)？什么能給我最大的滿足感？實(shí)用文檔三、事情的四個(gè)層次重要而且緊迫的事情重要但不緊迫的事情緊迫但不重要的事情既不緊迫又不重要的事情實(shí)用文檔危機(jī)緊急的問題有限期的任務(wù)、會議準(zhǔn)備事項(xiàng)A準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作價(jià)值觀的澄清計(jì)劃B關(guān)系的建立真正的休閑充電授能自主管理干擾，一些電話一些信件、報(bào)告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動(dòng)C細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性”活動(dòng)D無關(guān)緊要的信件看太多的電視緊急不緊急重要不重要矩陣圖實(shí)用文檔你的時(shí)間都花費(fèi)在哪個(gè)象限了呢？是A嗎？要是那樣，可以想像你每天的忙亂程度，這么做會耗費(fèi)你巨大的精力，而一個(gè)又一個(gè)問題會像大浪一樣向你沖來。要是經(jīng)常這樣，你早晚有一天會被擊倒、壓垮、焦頭爛額、狼狽不堪。要是C的話，你的工作效率就可想而知了。不要以為這些是緊急的事就認(rèn)為它們也很重要，實(shí)際情況是，這些事情的緊迫性常常是由別人的輕重緩急來決定的，你始終在被別人牽著鼻子走路。實(shí)用文檔要是D呢？很遺憾，如果長此以往，你將一事無成。你既沒有工作效率，也沒有絲毫的工作效能可言。它除了浪費(fèi)了你很多時(shí)間以外，還證明你是一個(gè)控制不住自己情緒的人。只有在象限B，它才是卓有成效的個(gè)人管理的核心。盡管這些事不緊急，但它卻決定了我們的生活質(zhì)量、受教育程度、品味培養(yǎng)、工作業(yè)績等等。只有養(yǎng)成“做要事不做急事”的良好個(gè)人習(xí)慣，你工作起來才會駕輕就熟。你會提前做工作計(jì)劃，按時(shí)復(fù)習(xí)功課，經(jīng)常鍛煉身體，保持良好狀態(tài)，并且避免了臨陣磨槍的緊張和尷尬。實(shí)用文檔四、把重要事情擺在第一位1、每天開始都有一張優(yōu)先表2、把事情按先后順序?qū)懴聛恚贫ㄒ粋€(gè)進(jìn)度表：（1）估價(jià)。首先，你要用目標(biāo)、需要、回報(bào)和滿足感這四項(xiàng)內(nèi)容對將要做的事情做一個(gè)估價(jià)。（2）去除。第二是去除你不必要做的事情，把要做但不一定要你做的事情委托別人去做。（3）估計(jì)。記下你為目標(biāo)所必須做的事，包括完成任務(wù)需要多長時(shí)間，誰可以幫助你完成任務(wù)等資料。實(shí)用文檔第三步關(guān)注大畫面例：麥肯錫公司接手任務(wù)的時(shí)候，心里早就打定主意，那就是無論遇到什么困難，最終目標(biāo)就是把任務(wù)完成，把問題解決。這樣促使著麥肯錫歷經(jīng)坎坷卻從容不迫。這也是麥肯錫公司取得今天聲譽(yù)的重要原因。實(shí)用文檔一、最終目標(biāo)當(dāng)你感到完全被它包圍時(shí)，就應(yīng)該后退一步，琢磨琢磨你正在努力完成的內(nèi)容——最終目標(biāo)。你要時(shí)不時(shí)地從正在做的事情中抬起頭來想一想。問自己一些最基本的問題：你在做的事情對解決問題究竟如何？它是如何推進(jìn)你的思路的？這是不是你現(xiàn)在正在進(jìn)行的最重要的事情？如果它沒有多大的幫助，你為什么還要做呢？實(shí)用文檔終極目標(biāo)指的是把你的工作或是人生按照一個(gè)整體來考慮，明確自己想要什么，從一開始就知道自己的目的地，清楚自己在哪里，在做什么，自己每一天每做一件事都不會偏離自己的目標(biāo)，自己每邁出的一步始終都是沿著正確的方向進(jìn)行的。實(shí)用文檔二、我現(xiàn)在做的，是否使我更接近目標(biāo)？任何大的目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，都是依托在一個(gè)個(gè)小的階段上的。美國管理大師杜拉克說過：“不能管理時(shí)間，便什么也不能管理！”你的目標(biāo)是空泛的嗎？自己所列的目標(biāo)只是空談嗎？實(shí)用文檔追問一下自己？（1）我訂下的這套遠(yuǎn)期、中期與近期目標(biāo)是不是明確，是不是可行？（2）對于下星期所想從事的工作，我是不是已有清晰的概念？（3）在一個(gè)工作日開始之前，我是不是已考慮妥當(dāng)這一天的工作次序？（4）我是不是以事實(shí)之重要性而非以其緊迫性作為確定行事優(yōu)先次序的依據(jù)？（5）我是不是把注意力集中于目標(biāo)而非集中于過程，又是不是以績效而非以活動(dòng)量作為自我考核之依據(jù)？（6）我是不是能在工作效率最高的時(shí)間內(nèi)做重要的事？（7）我今天能否為達(dá)成遠(yuǎn)期、中期或近期目標(biāo)做某些事？（8）我是不是每天都保留少量的時(shí)間做計(jì)劃，并思考與我的工作有關(guān)的問題？（9）我是不是善用上下班的時(shí)間？（10）我是不是故意減少中午的飯量，以免在下午打瞌睡？實(shí)用文檔（11）我是不是對自己的作息時(shí)間做松馳的安排，以令自己擁有時(shí)間應(yīng)付突發(fā)的危機(jī)及意外事件？（12）我是不是盡量將工作授權(quán)他人處理呢？（13）我是不是將挑戰(zhàn)性的工作以及例行性工作都授權(quán)他人處理呢？（14）我是不是根據(jù)“權(quán)責(zé)相稱”的原則將工作授權(quán)給他人呢？（15）我是不是努力組織下屬對他們感到困難或不耐煩的工作進(jìn)行“反授權(quán)”呢？（16）我是不是有效地利用下級的協(xié)助讓自己能比較輕松地調(diào)度自己的時(shí)間，同時(shí)又避免成為浪費(fèi)部屬時(shí)間的根源呢？（17）我是不是采取了某些措施，防止一些無用的資料及刊物擺放在我的辦公桌上并且占用我的時(shí)間呢？（18）當(dāng)我與客戶進(jìn)行溝通時(shí)，我是不是能嘗試以電話或親身到訪的形式去處理事情，而只有在無可避免的情況下才利用書面的形式溝通呢？（19）除了在例外情況下，我是不是嘗試在下班后把工作拋到腦后呢？（20）倘若需要加班，而且可自由選擇加班時(shí)間，我是不是寧可提前上班而不延遲下班？實(shí)用文檔（21）我是不是能促使自己迅速地作出一些微小的決策？（22）我是不是在獲得關(guān)鍵性資料的第一時(shí)間就馬上制定決策？（23）對經(jīng)常會出現(xiàn)的工作或者精神危機(jī)，我是不是時(shí)時(shí)保持警覺性，并采取預(yù)防措施呢？（24）我是不是經(jīng)常為自己及他人定下工作完成的截止時(shí)間呢？（25）最近我是不是可以拒絕任何毫無益處的例行工作或例行活動(dòng)呢？（26）我是不是在口袋中或書包中，攜帶一些文件材料，如在排隊(duì)時(shí)，在等候室中、在火車上，或在飛機(jī)上的空閑時(shí)間里拿出來進(jìn)行處理呢？（27）當(dāng)我面對許多需要解決的問題時(shí)，我是不是應(yīng)用“80/20原則”（即帕累托原則，指只集中精力處理20%的重要問題，而不受80%的不重要的問題所困擾）來對付呢？（28）我是不是真正能夠控制自己的時(shí)間？我的行動(dòng)是不是取決于自己，而不是取決于環(huán)境，或按照他人的優(yōu)先次序來進(jìn)行呢？（29）我是不是努力一次就把一件事情做好呢？（30）我是不是積極地設(shè)法避免常見的干擾（如訪客、會議、電話等），好不讓它們經(jīng)常妨礙我每天的工作呢？實(shí)用文檔（31）我是不是能總是面對現(xiàn)實(shí)，思考現(xiàn)在需要做的事情，而不是總懷念過去的得失成敗，或者擔(dān)心未來的變化莫測呢？（32）我是不是能總是牢記“時(shí)間就是金錢”這句話呢？（33）我是不是能騰出一些時(shí)間為下級進(jìn)行培訓(xùn)，或考慮幫他們尋找培訓(xùn)機(jī)會呢？（34）我是不是盡量將該打的電話集中在一起進(jìn)行呢？在打電話之前是不是先準(zhǔn)備好有關(guān)的資料，而不是想起什么說什么，卻常常忘記了最重要的事呢？（35）我是不是能熟練掌握對處理文件很有幫助的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)呢（36）我是不是有時(shí)把自己的工作環(huán)境封閉起來，以避免工作受到他人之干擾？（37）在一天工作完了之后，我是不是反省一下：哪些工作無法按原定計(jì)劃進(jìn)行？無法按原定計(jì)劃進(jìn)行的原因是什么？以后如果再出現(xiàn)這種情況，我該如何補(bǔ)救？（38）在我籌備會議之前，我是不是先思考一下還有沒有比開會更好的解決問題的辦法？（39）開會時(shí)我是不是注意控制自己的說話時(shí)間和方式，以避免自己和大家的時(shí)間浪費(fèi)在空洞的會議中，使會議的效率盡量提高呢？（40）我是不是定期檢查自己的時(shí)間支配方式，以確定自己有沒有擺脫以前那種浪費(fèi)時(shí)間的陷阱呢？實(shí)用文檔你能對每一個(gè)問題都能做出令人滿意的回答的話？如果可以你一定已經(jīng)把自己的計(jì)劃做得非常完善了！！實(shí)用文檔第四步高效時(shí)間管理技巧減少文件堆積的最有效工具之一，是個(gè)大廢紙簍。不錯(cuò)，一個(gè)小的廢紙簍可能馬上就要堆滿了，廢紙簍是你丟棄大量文件的好地方?？墒?，一旦紙簍滿了，人們常找其他較為耐久的場所去放置廢物。這有點(diǎn)不像話，因?yàn)閬G進(jìn)紙簍里的文件不會再出現(xiàn)，而你把文件放在其他地方，將占用大量的空間和時(shí)間，而本質(zhì)上卻一點(diǎn)用處都沒有。實(shí)用文檔每天制一個(gè)圖表究竟每天要做些什么呢？你可以在一天結(jié)束時(shí)靜坐半個(gè)小時(shí)，首先問問自己：“今天我做到的3件最重要的事情是什么？”隨后再想想明天的工作計(jì)劃，并以表格的形式把它們記載下來。實(shí)用文檔在工作中，我們經(jīng)常能聽到類似下列的說法：“天??！時(shí)間過得真快”“我的時(shí)間總是不夠”“時(shí)間對我來說過得特別快”“這件事不急，我可以留待明天再做”“真是抱歉，我延遲了一點(diǎn)”“我忘記了時(shí)間了嗎，這總可以了吧？”實(shí)用文檔你能詳細(xì)的指出在工作中的每一分鐘，或者每一個(gè)鐘頭里做了些什么是嗎？其中有多少時(shí)間是用在有意義的和有用的事情上的？更重要的事，因?yàn)椴缓侠淼墓ぷ鞣椒?，又浪費(fèi)了多少時(shí)間？我所能告訴給你的只是，每天制定一個(gè)圖表。實(shí)用文檔有效的方式，從廢紙簍開始有效處理文書的方式包括下列幾個(gè)范疇：立即處理——不要擱下來不采取行動(dòng)。閱讀并保存——第一次閱讀時(shí)，你該知道哪些是有用的資料，將那些認(rèn)為有必要保存的東西，收集起來。閱讀后丟棄——第二次閱讀時(shí)，保存那些可能有用，但不是立即需要的文件。如果你在兩周內(nèi)不看的話，就扔了吧。文件檔——收集資料，準(zhǔn)備保存的地方，直到采取行動(dòng)為止。實(shí)用文檔雜亂無章是一種壞習(xí)慣建立一個(gè)較佳的工作秩序，增加單位時(shí)間的使用效率，合理組織工作，這既是最容易的事，也是最困難的事。辦公桌面是否整潔，是工作條理化的一個(gè)重要方面。實(shí)用文檔如果你的辦公桌上經(jīng)常物品、文件堆積如山，就花時(shí)間來整理一下吧。把你辦公桌上所有與正在做的工作無關(guān)的東西清理出來，把立即需要辦理的找出來，放在辦公桌中央，其他的按照分類分別放入檔案袋或者抽屜里不要因?yàn)槭艿礁蓴_或者疲倦放下正在做的工作，轉(zhuǎn)而去做其他不相干的事情，除非你是去樓外呼吸一下新鮮空氣。一項(xiàng)工作做完后，一定要把與這項(xiàng)工作相關(guān)的資料收拾整齊，并按照類別把它們放到合適的位置，千萬不要把它們就這樣攤放在辦公桌上。實(shí)用文檔第五步有效的建議請記?。耗悴豢赡軐⒄麄€(gè)海洋煮沸！個(gè)人的知識和能力是有限的，依靠