淺談檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性獲獎科研報告

淺談檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性獲獎科研報告摘

要：在當前的信息數(shù)字化時代，數(shù)字化檔案已漸漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這使得檔案數(shù)字化建設(shè)已提上了日程。本文對檔案數(shù)字化管理的重要性進行了深入分析，總結(jié)了檔案數(shù)字化發(fā)展的重要作用，以期為檔案數(shù)字化建設(shè)提供重要的理論支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理;

數(shù)字化;

重要性

檔案是一種“獨一無二”的信息資源，其作為人們?nèi)粘；顒又兄苯有纬傻臍v史記錄，能夠真實的反映人類社會在政治、經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)等方面的發(fā)展演變過程。隨著我國社會經(jīng)濟水平的不斷提高，檔案的種類及數(shù)量越來越多，這增加了檔案資料管理與利用的的難度性，為了更好的開發(fā)和利用好檔案，增加檔案管理的實效性，檔案的數(shù)字化發(fā)展必定是未來發(fā)展的主要趨勢，這樣可以使得檔案工作逐漸從傳統(tǒng)的封閉、神秘的管理模式走向開放、公正的現(xiàn)代管理模式。

1檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)手段等將紙質(zhì)、光盤等各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息進行存儲，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，可及時為人們提供各項利用，促進了檔案信息收集整理、檢索利用等的網(wǎng)絡(luò)化，充分實現(xiàn)了資源共享。

2當前基層檔案室數(shù)字化建設(shè)存在的主要不足

2.1基層檔案室管理人員素質(zhì)不高

相對于其他業(yè)務(wù)部門，檔案室常常會受到忽視，很多基層檔案室欠缺檔案管理和信息化處理的復(fù)合型人才，管理人員也往往以勞務(wù)派遣的臨時工為主，欠缺現(xiàn)代化的高科技技能，無法完全熟練的掌握計算機技術(shù)，不能及時的獲悉檔案管理工作的最新信息與技能。同時基層檔案室缺乏對管理人員的考核機制，無法激勵管理人員參與基層檔案室的建設(shè)和管理工作，也是造成基層檔案室人才隊伍建設(shè)普遍落后的一大原因。在基層檔案室管理的過程中，大多數(shù)的管理人員由于思想意識不到位，認為基層檔案室管理只是對整個基層檔案室進行管理與維護，忽略了基層檔案室的全方面管理，造成基層檔案室的各種設(shè)備儀器經(jīng)常會出現(xiàn)故障，最終導(dǎo)致基層檔案室的應(yīng)用效果不理想。

2.2基層檔案室數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用水平不高

在基層檔案室數(shù)字化建設(shè)過程中，由于信息數(shù)據(jù)共享水平不高、缺乏整體化智能化的管理系統(tǒng)，造成基層檔案室數(shù)字化建設(shè)技術(shù)應(yīng)用效果并不理想，受到人員素質(zhì)和管理機制影響，最終使得整個的數(shù)字化管理依然停留在傳統(tǒng)模式下，無法快速地轉(zhuǎn)變?yōu)榛鶎訖n案室數(shù)字化建設(shè)。在開展數(shù)字化建設(shè)的過程中，由于忽視了實際應(yīng)用，很容易造成基層檔案室數(shù)字化建設(shè)的使用效率并不高的問題。

2.3數(shù)字化處理過程中標準不統(tǒng)一

檔案信息管理數(shù)字化的前提條件就是檔案基礎(chǔ)工作的標準化、規(guī)范化。因為各檔案的性質(zhì)、形式、格式等的不同及其他方面的原因可能導(dǎo)致在檔案著錄等數(shù)字化方面標準不統(tǒng)一、缺乏規(guī)范性、從而一定程度上影響到了檔案數(shù)字化的發(fā)展。

2.4資料更新不及時

在基層檔案室數(shù)字化建設(shè)開展過程中，還存在更新速度慢、缺乏后期更新維護意識等問題，造成網(wǎng)絡(luò)資源過于陳舊，沒有與時俱進，不符合實際需求。在基層檔案室數(shù)字化建設(shè)開展的過程中，由于許多基層檔案室數(shù)字化建設(shè)在建設(shè)的過程中缺乏必要的網(wǎng)絡(luò)因素，無法真正投入到正常的活動中，甚至還存在資料丟失的問題，導(dǎo)致基層檔案室數(shù)字化建設(shè)的開展效果并不理想。

3檔案數(shù)字化發(fā)展的重要作用

3.1確保對歷史資料檔案得到妥善

檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有效地增強檔案歷史資料保管的質(zhì)量水平。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各種現(xiàn)代化的資料保存技術(shù)不斷涌現(xiàn)，對傳統(tǒng)的歷史珍貴資料也能夠進行無損保存。例如，歷史悠久具有豐富文化價值的檔案資料，主要采用磁盤、光盤、錄像帶、紙質(zhì)材料管理，但是由于這些材料非常容易受潮變質(zhì)，甚至還會被老鼠等啃食，導(dǎo)致資料信息不夠完整，造成檔案管理失去意義。因此，必須要利用計算機掃描技術(shù)，對各種紙質(zhì)檔案、錄像帶檔案進行數(shù)字化處理，形成數(shù)字化信息文件不僅可以在互聯(lián)網(wǎng)上快速傳播，而且還能夠?qū)υM行妥善保管，而且數(shù)字資料所占的空間比較小，一般只需要一個普通的安全移動硬盤，就能夠隨時隨地地存儲，使整個歷史檔案資料管理的效果得到大幅度提升。

3.2為檔案編研工作提供充足的依據(jù)

在檔案管理的過程中，管理人員能夠利用數(shù)字化管理手段，對數(shù)據(jù)資料進行整理，不用再對立卷工作進行重復(fù)勞動，這樣就能夠極大地減輕工作人員的負擔(dān)，確保檔案管理人員能夠有充足的時間和精力對檔案信息資源進行開發(fā)利用，提高檔案資源管理的整體質(zhì)量，確保文獻匯編、數(shù)據(jù)匯編等工作有效開展。此外，在開展檔案管理工作時，也能夠有效解決利用方式、利用方法與社會利用需求之間存在的矛盾，提高檔案資源利用的效率。充分運用計算機技術(shù)，能夠保證檔案管理的總體質(zhì)量和管理效果，確保檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價值。

3.3檔案管理數(shù)字化具有非常多的優(yōu)點

對珍貴的歷史文獻資料進行自動掃描、自動收集、自動處理，能夠形成全新的檔案信息形態(tài)，能夠?qū)⒏鞣N載體的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理信息，而且還能夠上傳至互聯(lián)網(wǎng)形成計算機檔案數(shù)據(jù)庫，可以方便人們及時地對數(shù)據(jù)資源進行處理，為人們的社會發(fā)展作出重要的貢獻。

檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)n案數(shù)據(jù)資料起草、修改和研發(fā)都集中在計算機上進行，使檔案管理更加方便快捷，還能夠使檔案資料更加開放，幫助更多人查閱檔案資料，能夠提高檔案管理的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的發(fā)展，促使數(shù)據(jù)信息群快速形成，為更多的人士提供檔案服務(wù)，滿足社會對檔案資料的實際需求。

4基層檔案室數(shù)字化途徑

4.1加強基層檔案室數(shù)字化管理，確保基層檔案室信息共享

基層檔案室建設(shè)，必須要積極加強數(shù)字化管理的宣傳與推廣，讓廣大基層檔案室管理人員能夠正確認識數(shù)字化建設(shè)的必要性;同時，還要提高基層檔案室數(shù)字化建設(shè)的標準，確?；鶎訖n案室共享機制順利實現(xiàn)，提高基層檔案室數(shù)字化利用的整體效率。

4.2加大資金投入力度，確保數(shù)字化建設(shè)水平

切實有效地宣傳，能夠幫助部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員正確認識數(shù)字化管理的重要性，從而積極加強對管理工作的有效支持，確保管理工作順利開展;加強數(shù)字化建設(shè)的資金投入力度，吸引社會資金參與基層檔案室數(shù)字化建設(shè)，能夠確保資金充足。

4.3培養(yǎng)檔案管理數(shù)字化人才，加強管理人員的思想教育

在加強數(shù)字化建設(shè)的同時，還應(yīng)該加強管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，讓這些管理人員既能夠掌握專業(yè)的管理知識，又能夠擁有現(xiàn)代化的計算機操作技術(shù)。

4.4統(tǒng)一管理軟件，加強軟件的維護與管理

為了盡可能減少軟件包容性不足問題的出現(xiàn)，基層檔案室數(shù)字化建設(shè)必須要建立統(tǒng)一的管理軟件，確保資料能夠?qū)崿F(xiàn)共享;在軟件維護和數(shù)據(jù)備份的過程中，也要對軟件進行定期維護，確保管理軟件安全穩(wěn)定運行。

結(jié)束語：

本文對檔案數(shù)字化發(fā)展