應(yīng)收賬款管理制度(含流程)

應(yīng)收賬款管理制度(含流程)

應(yīng)收賬款管理制度一、前言1.目的本制度的目的在于規(guī)范公司的應(yīng)收賬款管理，降低應(yīng)收賬款產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。2.范圍本制度適用于TU事業(yè)群客戶。3.內(nèi)容本制度包括以下內(nèi)容：3.1期內(nèi)應(yīng)收賬款管理3.2質(zhì)保金管理3.3逾期應(yīng)收賬款管理3.4訴訟收款管理3.5壞賬管理4.定義本制度中涉及到的一些術(shù)語(yǔ)的定義如下：4.1期內(nèi)應(yīng)收賬款：在約定的收回日期內(nèi)的應(yīng)收賬款。4.2質(zhì)保金：在建筑工程竣工驗(yàn)收交付使用后，從應(yīng)付的建設(shè)工程款中預(yù)留的用以維修建筑工程在保修期限和保修范圍內(nèi)出現(xiàn)的質(zhì)量缺陷的資金。4.3質(zhì)保金金額：一般情況下，質(zhì)保金金額按實(shí)際出貨量的5%進(jìn)行計(jì)算；有特殊情況的，按照銷售合同實(shí)際操作。4.4質(zhì)保金期限：一般情況下，質(zhì)保金在工程竣工后一年到期；有特殊情況的，按照銷售合同實(shí)際操作。4.5逾期應(yīng)收賬款：在約定的收回日期到期之后，仍然沒(méi)有到賬的應(yīng)收賬款。4.6催款函：一種催交款項(xiàng)的文書(shū)，是交款單位或個(gè)人在超過(guò)規(guī)定期限，未按時(shí)交付款項(xiàng)時(shí)使用的通知書(shū)。4.7客戶通話記錄簿：為了有效催收逾期應(yīng)收賬款，法務(wù)部門擬定的記錄電話催收過(guò)程中相關(guān)信息（電話催收日期，通話內(nèi)容等）的記錄簿。二、期內(nèi)應(yīng)收賬管理1.過(guò)程職責(zé)本過(guò)程由銷售部門與法務(wù)部門負(fù)責(zé)，包括過(guò)程策劃、文件編制/修訂及發(fā)布控制。1.1銷售部門職責(zé)1.1.1及時(shí)將客戶付款所需的所有材料送達(dá)客戶。1.1.2對(duì)客戶即將到期的應(yīng)收賬款進(jìn)行付款提示。1.1.3客戶如表示無(wú)法按時(shí)還款的，銷售部門應(yīng)及時(shí)反饋給法務(wù)部門，并做進(jìn)一步處理。1.2法務(wù)部門職責(zé)1.2.1提醒銷售部門對(duì)客戶進(jìn)行付款提示。1.2.2對(duì)還款習(xí)慣較差的重點(diǎn)客戶進(jìn)行應(yīng)收賬款到期前提示。1.2.3對(duì)銷售部門反饋的無(wú)法按時(shí)還款的客戶進(jìn)行跟蹤，并協(xié)助處理。2.工作流程和內(nèi)容期內(nèi)應(yīng)收賬款管理流程如下：銷售部門：2.1提供付款材料2.2提醒銷售2.3提示付款2.4重點(diǎn)客戶提示2.5異議處理2.6跟蹤異議處理步驟說(shuō)明：2.1及時(shí)將客戶付款所需的所有材料送達(dá)客戶2.2提醒銷售部門對(duì)客戶進(jìn)行付款提示2.3提示客戶付款2.4對(duì)重點(diǎn)客戶進(jìn)行提醒2.5處理客戶的異議2.6對(duì)異議進(jìn)行跟蹤處理：1.1.1銷售部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)逾期賬款并進(jìn)行催收。1.1.2銷售部門應(yīng)當(dāng)向法務(wù)部門報(bào)告逾期賬款情況，協(xié)助法務(wù)部門進(jìn)行法律程序。1.2法務(wù)部門職責(zé)：1.2.1法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)協(xié)助銷售部門進(jìn)行逾期賬款的催收工作。1.2.2法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)制定逾期賬款催收的法律程序，確保公司權(quán)益得到保護(hù)。2工作流程和內(nèi)容逾期應(yīng)收賬款管理流程銷售部門法務(wù)部門一體化體系文件第4頁(yè)，共11頁(yè)文件編號(hào)：版本信息：0.0實(shí)施日期：2011年8月17日逾期賬款2.1不采取法律程序采取法律程序2.2序號(hào)步驟說(shuō)明2.12.2銷售部門發(fā)現(xiàn)逾期賬款，進(jìn)行催收工作。如果催收成功，則流程結(jié)束；如果催收不成功，則流向法務(wù)部門。法務(wù)部門根據(jù)公司制定的法律程序，采取相應(yīng)措施。崗位銷售代表銷售部門主管區(qū)域公司法務(wù)部主管五、改進(jìn)管理1過(guò)程管理職責(zé)本過(guò)程由公司質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)，包括過(guò)程策劃、文件編制/修訂及發(fā)布控制。1.1公司質(zhì)量管理部門職責(zé)：1.1.1負(fù)責(zé)公司整體管理體系的改進(jìn)工作。1.1.2負(fù)責(zé)制定公司管理體系的改進(jìn)計(jì)劃，并定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。1.1.3負(fù)責(zé)組織和開(kāi)展公司管理體系的培訓(xùn)和推廣工作。2工作流程和內(nèi)容改進(jìn)管理流程公司質(zhì)量管理部門一體化體系文件第5頁(yè)，共11頁(yè)文件編號(hào)：版本信息：0.0實(shí)施日期：2011年8月17日改進(jìn)計(jì)劃2.1評(píng)估和調(diào)整2.2培訓(xùn)和推廣2.3序號(hào)步驟說(shuō)明2.12.2公司質(zhì)量管理部門制定改進(jìn)計(jì)劃，并定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。如果評(píng)估結(jié)果良好，則流向培訓(xùn)和推廣；如果評(píng)估結(jié)果不佳，則重新制定改進(jìn)計(jì)劃。2.3公司質(zhì)量管理部門組織和開(kāi)展公司管理體系的培訓(xùn)和推廣工作，確保改進(jìn)計(jì)劃的有效實(shí)施。崗位公司質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人1.1.1銷售部門需根據(jù)客戶逾期程度采取催款措施，包括帶款提貨、電話催款、郵件催款、催款函等。1.1.2銷售部門需協(xié)助客戶制定還款計(jì)劃，并將其反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部門。1.1.3銷售部門需督促并確?？蛻舭催€款計(jì)劃還款。1.1.4對(duì)于逾期情況惡劣的客戶，銷售部門需提出訴訟申請(qǐng)并準(zhǔn)備訴訟。1.1.5在訴訟催收前，銷售部門需提供必要的訴訟證據(jù)，包括信函送達(dá)憑證和電話催收記錄等。1.1.6在訴訟過(guò)程中，銷售部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門進(jìn)行訴訟催款。1.1.7催款函必須以掛號(hào)信、EMS或當(dāng)面簽收的方式寄送，銷售員應(yīng)保留相關(guān)憑證。1.1.8電話催收時(shí)需填寫(xiě)客戶通話記錄簿。1.2法務(wù)部門職責(zé)1.2.1法務(wù)部門需關(guān)注客戶逾期欠款情況，并為銷售部門逾期應(yīng)收賬款催收工作提供專業(yè)意見(jiàn)和建議。1.2.2法務(wù)部門需根據(jù)銷售部門提供的訴訟申請(qǐng)和材料，對(duì)客戶進(jìn)行訴訟催款。1.2.3訴訟結(jié)束后，法務(wù)部門需對(duì)訴訟案件進(jìn)行分析和通報(bào)。2.逾期應(yīng)收賬款管理流程2.1銷售部門需根據(jù)客戶逾期程度采取催款措施。2.2法務(wù)部門需為銷售部門逾期應(yīng)收賬款催收工作提供專業(yè)意見(jiàn)和建議。2.3銷售部門需督促客戶制定合理的還款計(jì)劃。2.4銷售部門需督促客戶按還款計(jì)劃還款。2.5對(duì)于逾期情況惡劣的客戶，銷售部門需提出訴訟申請(qǐng)。2.6法務(wù)部門需根據(jù)銷售部門提供的材料和申請(qǐng)對(duì)客戶提出訴訟。2.7訴訟結(jié)束后，法務(wù)部門需對(duì)案情進(jìn)行分析并通報(bào)。3.訴訟收款管理3.1過(guò)程管理職責(zé)本過(guò)程由銷售部門和法務(wù)部門負(fù)責(zé)，包括過(guò)程策劃、文件編制/修訂及發(fā)布控制。3.1.1銷售部門需主動(dòng)提出對(duì)逾期惡劣或有可見(jiàn)極大風(fēng)險(xiǎn)存在的客戶進(jìn)行訴訟收款。3.1.2銷售部門需積極配合法務(wù)部門準(zhǔn)備訴訟材料。3.1.3銷售部門需主動(dòng)參與訴訟相關(guān)工作。1.1.4當(dāng)銷售部門得知客戶有意向?qū)咎崞鹪V訟時(shí)，必須立即向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部門報(bào)告。1.1.5銷售部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門準(zhǔn)備應(yīng)訴材料。1.2法務(wù)部門職責(zé)1.2.1在訴訟申請(qǐng)得到審批同意后，法務(wù)部門應(yīng)開(kāi)始準(zhǔn)備訴訟。1.2.2法務(wù)部門應(yīng)與銷售部門聯(lián)合，共同準(zhǔn)備訴訟材料。1.2.3法務(wù)部門應(yīng)聘請(qǐng)合格的律師，為公司進(jìn)行訴訟活動(dòng)。1.2.4在應(yīng)訴前，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和銷售部門反饋。1.2.5法務(wù)部門應(yīng)與銷售部門聯(lián)合，共同準(zhǔn)備應(yīng)訴材料。1.2.6法務(wù)部門應(yīng)在訴訟和應(yīng)訴時(shí)，及時(shí)向銷售部門反饋訴訟進(jìn)展。1.2.7在訴訟和應(yīng)訴后，法務(wù)部門應(yīng)對(duì)案情進(jìn)行分析并通報(bào)各相關(guān)部門。2工作流程和內(nèi)容2.1提出訴訟申請(qǐng)，填寫(xiě)訴訟申請(qǐng)表。2.2審核決定是否同意對(duì)客戶進(jìn)行訴訟收款。2.3進(jìn)行訴訟各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。2.4將訴訟進(jìn)展匯報(bào)到相關(guān)部門。2.5對(duì)案情進(jìn)行分析匯報(bào)。六壞賬管理本過(guò)程由銷售部門、財(cái)務(wù)部門與法務(wù)部門負(fù)責(zé)，包括過(guò)程策劃、文件編制/修訂及發(fā)布控制。1過(guò)程管理職責(zé)1.1銷售部門負(fù)責(zé)提供壞賬信息和資料。1.2財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)核實(shí)壞賬信息和資料，并提出處理建議。1.3法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)壞賬進(jìn)行法律評(píng)估和處理建議。銷售部門在應(yīng)收賬款無(wú)法收回且賬齡超過(guò)360天時(shí)，可以申請(qǐng)壞賬核銷。申請(qǐng)條件包括：債權(quán)發(fā)生后兩年內(nèi)無(wú)法定事由終止實(shí)效，公司未行使債權(quán)人權(quán)力；債權(quán)人發(fā)生死亡或終止且無(wú)可繼承財(cái)產(chǎn)；通過(guò)訴訟追償?shù)V訟申請(qǐng)被駁回；案件判決后2年未申請(qǐng)執(zhí)行或無(wú)法執(zhí)行。申請(qǐng)時(shí)需要提交董事會(huì)決議和必要的資料，包括催收帳款的相關(guān)文件。銷售部門主管審批同意后，將核銷費(fèi)用計(jì)入事業(yè)部費(fèi)用。但是，應(yīng)收賬款做壞賬核銷后，銷售部門仍需繼續(xù)追收，如果事后又收回，需要沖回以往的核銷。財(cái)務(wù)部門的職責(zé)包括根據(jù)法務(wù)部門每月計(jì)算的壞賬預(yù)提進(jìn)行賬務(wù)處理，對(duì)銷售部門的壞賬核銷審批同意后進(jìn)行核銷。如果事后又收回已核銷的壞賬，需要沖回以往的核銷。法務(wù)部門的職責(zé)包括每月計(jì)算壞賬預(yù)提，根據(jù)逾期時(shí)間的長(zhǎng)短進(jìn)行預(yù)提比率的設(shè)定。對(duì)于已知的壞帳風(fēng)險(xiǎn)，該筆應(yīng)收賬款應(yīng)該立刻進(jìn)行全