工程項(xiàng)目會(huì)議管理制度

工程項(xiàng)目會(huì)議管理制度

工程項(xiàng)目會(huì)議管理制度1、基本原則公司應(yīng)以多種會(huì)議形式貫徹和落實(shí)各種規(guī)章制度及有關(guān)決定，及時(shí)研究和解決工程建設(shè)管理中存在的問題，多方交流信息，加快信息反饋的速度，不斷完善和改進(jìn)管理工作。所召開的會(huì)議應(yīng)本著既要解決問題，又要縮短時(shí)間的原則。盡量精簡會(huì)議頻率，可開可不開的會(huì)，堅(jiān)決不開；可在基層現(xiàn)場解決的問題，不在會(huì)上研究；屬于部門職責(zé)范圍內(nèi)的事情，不開全體會(huì)議。必須召開的會(huì)議，應(yīng)于會(huì)前通報(bào)議題，事先準(zhǔn)備好供會(huì)議討論的重要事項(xiàng)或文件材料。凡涉及對外或需向上級請示的，一定要在會(huì)前做好協(xié)調(diào)和請示等準(zhǔn)備工作。要使各種會(huì)議開得有內(nèi)容、有決議、有效果。各次會(huì)議要明確主辦部門，同時(shí)明確召集人和會(huì)議籌備人員，準(zhǔn)備好與會(huì)人員簽到表。凡屬部門專業(yè)性質(zhì)的業(yè)務(wù)會(huì)議，原則上各個(gè)業(yè)務(wù)部門自行組織召集會(huì)議，辦公室協(xié)辦。凡涉及到公司會(huì)議，或者兩個(gè)部門以上參加的會(huì)議，以及要求上級領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，均需事前報(bào)辦公室備案并取得協(xié)調(diào)安排后，始得召開。凡會(huì)議需要費(fèi)用開支的，主辦部門必須提前做好會(huì)務(wù)方案，專門編制預(yù)算，經(jīng)辦公室、財(cái)務(wù)部門審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室統(tǒng)籌安排。會(huì)議決定的事項(xiàng)由辦公室或會(huì)議主辦部門根據(jù)會(huì)議紀(jì)要逐項(xiàng)負(fù)責(zé)落實(shí)、督辦，應(yīng)將執(zhí)行情況及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對會(huì)議決定的事項(xiàng)，各部門要堅(jiān)決執(zhí)行、抓緊辦理。在執(zhí)行過程中如存在問題，應(yīng)及時(shí)反饋。對各自職責(zé)范圍內(nèi)的問題，要積極協(xié)調(diào)解決；對涉及其他部門經(jīng)協(xié)商仍解決不了的，要如實(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)反映并提取建議，由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。2、會(huì)議形式工程建設(shè)管理會(huì)議按召開類別主要可分為公司員工大會(huì)、公司周辦公例會(huì)、部門內(nèi)部工作會(huì)、工地現(xiàn)場會(huì)、技術(shù)專題研討會(huì)、工程重大問題專題會(huì)（質(zhì)量、安全、進(jìn)度）、監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)、工地會(huì)議等形式。工程建設(shè)管理會(huì)議召開時(shí)間可分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議兩種。定期會(huì)議要有固定的議題、時(shí)間、參加人員和會(huì)議地點(diǎn)。臨時(shí)會(huì)議一般是指由針對性解決專項(xiàng)問題的專題會(huì)議。3、會(huì)議的組織與落實(shí)員工大會(huì)是臨時(shí)會(huì)議，主要任務(wù)是傳達(dá)公司董事會(huì)和公司領(lǐng)導(dǎo)層對建設(shè)項(xiàng)目管理的要求，本項(xiàng)目總體工作計(jì)劃安排和發(fā)展目標(biāo)，公司最新決策、決議，以及公司下一步重要工作事項(xiàng)布置等。員工大會(huì)一般每季度或半年召開一次，由總經(jīng)理主持，公司全體員工參加。會(huì)議的籌備和召集由總工程師負(fù)責(zé)，擬定會(huì)議議程后報(bào)總經(jīng)理審定。會(huì)議的主要議題是針對工程建設(shè)中出現(xiàn)的重大問題進(jìn)行討論和研究，需要相關(guān)業(yè)務(wù)部門的參與。辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)后3天內(nèi)送總工程師審定后由總經(jīng)理簽發(fā)并發(fā)送到公司各部門。工程重大問題專題會(huì)議是一種大型動(dòng)員和總結(jié)會(huì)議，旨在加強(qiáng)工程建設(shè)的施工質(zhì)量、安全和進(jìn)度管理，以及開展勞動(dòng)競賽活動(dòng)等。該會(huì)議由總經(jīng)理主持，各監(jiān)理代表處、各承包人和有關(guān)建設(shè)協(xié)作單位的代表，以及公司各部門主管以上人員參加。必要時(shí)，還會(huì)邀請董事長和上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)參加。辦公室負(fù)責(zé)籌辦和召集工程重大問題專題會(huì)議，提前3天預(yù)訂和布置會(huì)場，擬定會(huì)議議程并報(bào)總經(jīng)理審定，發(fā)出書面會(huì)議通知。會(huì)議開支預(yù)算由辦公室專題簽報(bào)批準(zhǔn)。會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)要的工作也由辦公室負(fù)責(zé)，會(huì)后7天內(nèi)發(fā)布。監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)是項(xiàng)目工作站與監(jiān)理代表處針對工程施工管理問題進(jìn)行交流的會(huì)議，由項(xiàng)目工作站負(fù)責(zé)主持，每月下旬在各監(jiān)理代表處分別定期召開。要求監(jiān)理代表處總監(jiān)、駐地高監(jiān)及專業(yè)監(jiān)理工程師參加，工程管理部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)主管參加，公司領(lǐng)導(dǎo)酌情參加。主要議程包括各合同段駐地高監(jiān)匯報(bào)各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作情況和存在問題，提出有關(guān)工作方面的建議和意見；總監(jiān)總結(jié)本月監(jiān)理代表處工作，對公司管理工作提出建議和改進(jìn)意見；項(xiàng)目工作站和公司各工程管理有關(guān)部門負(fù)責(zé)人對監(jiān)理代表處轄區(qū)內(nèi)的監(jiān)理工作提出建議和改進(jìn)意見，并交流工作體會(huì)；項(xiàng)目工作站及公司各工程管理有關(guān)部門負(fù)責(zé)人對監(jiān)理代表處提出的問題和意見進(jìn)行答復(fù)。工地會(huì)議分為第一次工地會(huì)議和常規(guī)工地會(huì)議（以下簡稱工地例會(huì)），由監(jiān)理代表處組織召開。第一次工地會(huì)議是在各合同段正式開工前必須召開的會(huì)議，會(huì)議由監(jiān)理代表處總監(jiān)主持，參加人員包括公司領(lǐng)導(dǎo)、公司各工程相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量監(jiān)督站代表、設(shè)計(jì)代表、監(jiān)理代表處專業(yè)工程師、相關(guān)駐地監(jiān)理辦駐地高監(jiān)和駐地監(jiān)理工程師，以及合同段承包人授權(quán)代表、合同段項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人和當(dāng)?shù)卣淼?。?huì)議主要議程包括介紹各方人員及組織機(jī)構(gòu)（包括地址及通訊）；公司向監(jiān)理工程師授權(quán)，并聲明自己仍保留哪些權(quán)利；宣布公司職能機(jī)構(gòu)、主要人員及職責(zé)范圍；承包人向工地代表（項(xiàng)目經(jīng)理）授權(quán)，并提交主要人員名單、項(xiàng)目經(jīng)理部職能機(jī)構(gòu)框圖、職責(zé)范圍及相關(guān)人員的資料材料，以取得監(jiān)理工程師的批準(zhǔn)；宣布承包人的施工進(jìn)度計(jì)劃。監(jiān)理工程師應(yīng)在第一次工地會(huì)議中進(jìn)行審查并口頭予以批準(zhǔn)（或有保留的批準(zhǔn)），會(huì)后正式予以書面確認(rèn)。1.施工進(jìn)度計(jì)劃的批準(zhǔn)時(shí)間以及已經(jīng)獲得批準(zhǔn)的分項(xiàng)工程應(yīng)該在哪些方面進(jìn)行說明；2.根據(jù)已批準(zhǔn)或即將批準(zhǔn)的施工進(jìn)度計(jì)劃，承包人應(yīng)該在何時(shí)開始進(jìn)行哪些工程的施工準(zhǔn)備，是否存在其他限制條件；3.哪些重要或復(fù)雜的分項(xiàng)工程需要單獨(dú)編制進(jìn)度計(jì)劃并提交批準(zhǔn)。3.1檢查承包人的施工準(zhǔn)備承包人應(yīng)該提交以下主要內(nèi)容的陳述報(bào)告，監(jiān)理工程師應(yīng)該逐項(xiàng)澄清、檢查和評述：1.主要施工管理人員和施工人員（包括項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、主要技術(shù)人員和主要機(jī)械操作人員）是否已進(jìn)場或?qū)⒑螘r(shí)進(jìn)場，并應(yīng)提交進(jìn)場人員計(jì)劃和名單；2.用于工程的進(jìn)場材料、機(jī)械、儀器和設(shè)備是否已經(jīng)進(jìn)場或?qū)⒑螘r(shí)進(jìn)場，是否會(huì)影響施工，并應(yīng)提交進(jìn)場計(jì)劃和進(jìn)場清單；3.工程所需的本地材料來源是否已落實(shí)，并應(yīng)提交料源分布圖、供料計(jì)劃清單和向甲方提供的供材計(jì)劃；4.施工進(jìn)度及臨時(shí)工程的進(jìn)展情況，并應(yīng)提交駐地及臨時(shí)工程建設(shè)計(jì)劃和布置圖；5.工地試驗(yàn)室、流動(dòng)試驗(yàn)室及其設(shè)備是否已安裝就緒或?qū)⒑螘r(shí)安裝就緒，并應(yīng)提交試驗(yàn)室布置圖、流動(dòng)試驗(yàn)室分布圖和儀器設(shè)備清單；6.施工測量的基礎(chǔ)資料是否已經(jīng)落實(shí)并經(jīng)過復(fù)核，施工測量是否正在進(jìn)行或?qū)⒑螘r(shí)完成，并應(yīng)提交施工測量計(jì)劃及相關(guān)資料；7.其他與開工條件有關(guān)的內(nèi)容和事項(xiàng)。4.檢查業(yè)主負(fù)責(zé)的開工條件公司應(yīng)對工程占地、拆遷以及其他與開工條件有關(guān)的問題進(jìn)行說明；監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)已批準(zhǔn)或即將批準(zhǔn)的施工進(jìn)度計(jì)劃安排，對上述事項(xiàng)提出建議和要求。5.明確施工監(jiān)理例會(huì)程序在第一次工地會(huì)議上，監(jiān)理工程師應(yīng)明確與承包人的聯(lián)系渠道，明確工作例行程序，并提出有關(guān)表格和說明：1.計(jì)量控制的主要程序、表格和說明；2.計(jì)劃進(jìn)度控制的主要程序、圖表和說明；3.計(jì)量支付的主要程序、證書、報(bào)表和說明；4.延期與索賠的主要程序、報(bào)表和說明；5.工程變更的主