工程公司合同管理制度

工程公司合同管理制度一、制度目的本制度的目的是規(guī)范工程公司的合同管理，保護(hù)公司的合法權(quán)益，提高合作效率，有效降低公司合同糾紛的風(fēng)險(xiǎn)。二、適用范圍本制度適用于工程公司的所有部門和員工，在公司合同管理過(guò)程中必須遵循本制度規(guī)定。三、合同簽訂流程1.合同擬定由需求方提供需求信息，工程公司進(jìn)行方案設(shè)計(jì)，擬定合同范圍、價(jià)格、工期等內(nèi)容。同時(shí)，工程公司需對(duì)需求方進(jìn)行資信評(píng)估，在簽訂合同前了解需求方的信用狀況和合作情況。如需簽訂外幣合同，需對(duì)匯率進(jìn)行評(píng)估，以免匯率風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失。2.合同審批工程公司需要將合同擬定方案進(jìn)行內(nèi)部審批，必須由具備相應(yīng)授權(quán)的職位或部門審批通過(guò)，審批結(jié)果必須通過(guò)公告或郵件等形式通知相關(guān)人員和部門。3.合同簽訂合同簽訂簽署必須由公司授權(quán)簽字人員才具有法律效力。雙方簽訂合同后，工程公司需要復(fù)印一份存檔，并告知各部門具體合同內(nèi)容，包括技術(shù)、質(zhì)量、價(jià)格、工期等要求。4.合同履行工程公司在合同規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成產(chǎn)品或服務(wù)，并在依約定的付款方式收取相關(guān)費(fèi)用。同時(shí)，工程公司需對(duì)合同進(jìn)行全程跟蹤和監(jiān)控，具有問(wèn)題及時(shí)解決。5.合同歸檔合同完成后需要進(jìn)行歸檔。歸檔資料包括合同擬定記錄、審批過(guò)程記錄、簽訂合同復(fù)印件，合同確認(rèn)發(fā)貨單、回款證明、質(zhì)保書(shū)、產(chǎn)品或服務(wù)完成記錄等。四、合同管理要點(diǎn)1.合同周期控制在合同簽訂之前，需要評(píng)估項(xiàng)目設(shè)計(jì)、制造、輸送等周期，確保項(xiàng)目周期符合合同規(guī)定的時(shí)間。如合同項(xiàng)目中存在涉及到自然因素的風(fēng)險(xiǎn)，則需要對(duì)不可抗力因素進(jìn)行合理的預(yù)估和評(píng)估。2.合同履行質(zhì)量控制工程公司在合同履行的過(guò)程中，需要按合同要求制定履約計(jì)劃，確保履約過(guò)程和履約效果穩(wěn)定，簽約的產(chǎn)品或服務(wù)具有合同要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，如需對(duì)合同中約定的接受范圍或質(zhì)量規(guī)格進(jìn)行變更，則需要重新進(jìn)行審批程序。3.合同款項(xiàng)管理工程公司需要制定嚴(yán)格的合同款項(xiàng)管理制度，確保合同款項(xiàng)的收回和支付等工作落實(shí)和執(zhí)行。4.合同變更管理如在合同履行過(guò)程中，需要進(jìn)行合同范圍、價(jià)格、工期、交貨日期等方面的變更，則需要在經(jīng)過(guò)相關(guān)部門或職位審批后進(jìn)行變更，并及時(shí)在變更通知書(shū)中告知需求方。同時(shí)，工程公司需要保留原合同和變更通知書(shū)的復(fù)印件進(jìn)行存檔。5.合同備品備件管理如在合同履行過(guò)程中出現(xiàn)故障或損壞等問(wèn)題，需及時(shí)進(jìn)行維修或更換，則需要制定備品備件管理制度，確保合同產(chǎn)品或服務(wù)正常維護(hù)保養(yǎng)并保證備品備件的完備性。五、合同管理制度紀(jì)律1.保密原則對(duì)涉及工程公司經(jīng)營(yíng)秘密的合同文件，需嚴(yán)格保密，確保信息安全。2.信息共享原則工程公司內(nèi)部員工在合同履行前，需要了解合同相關(guān)信息，需要在內(nèi)部進(jìn)行共享，保證各部門知曉并做好各自的工作。3.信息備份原則對(duì)合同履行中的重要信息，需及時(shí)進(jìn)行備份，確保履約過(guò)程中的安全性和穩(wěn)定性。4.監(jiān)控原則工程公司需要定期進(jìn)行合同履行相關(guān)信息的監(jiān)測(cè)和分析，保證合同履行過(guò)程和效果穩(wěn)定。六、制度管理和監(jiān)督公司需制定相應(yīng)的內(nèi)審制度，對(duì)本制度的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。公司內(nèi)部需成立專門的合同管理委員會(huì)，及時(shí)研究和提出合同管理的相關(guān)議題和問(wèn)題，提供支持和決策建議。在公司的經(jīng)營(yíng)決策中，需重視和推進(jìn)合同管理制度的落實(shí)，保證制度的有效性和穩(wěn)定性。七、制度的修訂和完善工程公司在實(shí)際合同管理中，如發(fā)現(xiàn)制度的漏洞或不完善的地方，應(yīng)及時(shí)對(duì)制度進(jìn)行修訂和完善，確保制度的實(shí)效性和可行性。八、制度執(zhí)