公文寫作基本要求之材料可靠情況確實(shí)

公文寫作基本要求之材料可靠情況確實(shí)公文寫作根本要求之材料牢靠狀況的確

公文的材料包括形成公文主旨和表達(dá)主旨所依據(jù)的事實(shí)現(xiàn)象、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、政策法規(guī)、上級(jí)精神等等。公文材料不同于文學(xué)作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說明體、談?wù)擉w等有用文章不同，它的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個(gè)方面：精神依據(jù)和事實(shí)狀況。

精神依據(jù)是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規(guī)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所公布的相關(guān)政策、規(guī)定以及其他有關(guān)的文件精神。

事實(shí)狀況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的狀況主要指直接發(fā)生的、發(fā)覺的、總結(jié)概括的事實(shí)狀況，即本地區(qū)、本部門、本單位遇到的問題、發(fā)生的事情（過程、動(dòng)向）、工作的進(jìn)程（作法、閱歷）種種。它在公文里表現(xiàn)為詳細(xì)事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計(jì)等形式。這種直接發(fā)生的事實(shí)狀況，是第一手材料。此外，公文的事實(shí)狀況里也包括間接轉(zhuǎn)引來的事例、概述、數(shù)字、閱歷、成果等。

無論哪一類材料，都要求做到真實(shí)、精確、牢靠?！盃顩r的確”，是寫好公文的根本要求。這在新舊兩個(gè)《方法》中是全都的。為了做到材料牢靠、狀況的確，我們?cè)诓牧项A(yù)備上一般要抓好四個(gè)環(huán)節(jié)的工作：占有、篩選、核實(shí)、加工。

（一）詳盡占有材料

寫好公文必需詳盡地占有材料。材料是形成觀點(diǎn)的根底，事實(shí)、數(shù)字，這都是公文表達(dá)出來的“干貨”，固然非常重要?！捌┤绱蠼巢俳?，無土木材料，縱有成風(fēng)盡堊手段，何處設(shè)施？”（清·劉大：《論文偶記》）寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達(dá)兩方面說的。

所謂詳盡地占有材料，一是要“盡”，就是盡可能廣泛地占有材料，“貪多務(wù)得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善”；二是要“詳”，就是具體詳細(xì)。一件事情的起因、過程、結(jié)果、多種因素的干擾、正反影響效果；一件工作的動(dòng)因、背景；一個(gè)問題的正反觀點(diǎn)、來龍去脈，都要盡可能具體詳細(xì)地占有，寫出來的才有說服力。

占有材料，就公文寫作而言，有三條途徑：

1．平常積存，就是積學(xué)儲(chǔ)材。平素留意學(xué)習(xí)、觀看積存，用時(shí)才能厚積薄發(fā)。古人所謂“積學(xué)”，指的就是這個(gè)道理?！暗弥诙眄?，積之在平日”（清·袁守定：《占畢叢談》；“占”，看；“畢”，簡(jiǎn)冊(cè)），說的是一個(gè)道理。平常學(xué)習(xí)、觀看積存豐富，學(xué)問面廣，寫作時(shí)其構(gòu)思就簡(jiǎn)單觸類旁通、思路開闊，擇優(yōu)而用，妙緒泉涌。

2．受領(lǐng)任務(wù)后，查閱文件，搜集資料。這樣得來的材料，就是間接材料。搜集資料時(shí)應(yīng)留意與撰寫任務(wù)、與公文主旨的相關(guān)性，也就是說，要有肯定的方向、范圍。操作方法是首先學(xué)習(xí)相關(guān)的中心文件，進(jìn)一步領(lǐng)悟精神實(shí)質(zhì)，然后查閱上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所公布的相關(guān)政策、規(guī)定，最終翻閱手冊(cè)、年鑒等工具書及報(bào)刊、雜志上相關(guān)的狀況報(bào)道和國內(nèi)外討論成果。這一過程中，始終應(yīng)留意查閱、收集圍繞本單位工作的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)字以及信息、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料，做到：上下通達(dá)，全局了然于胸，命筆瞻前顧后。

3．構(gòu)思之前，實(shí)地調(diào)查，把握第一手狀況。這是最重要的一步。一般狀況，也要調(diào)查了解，不僅可以核實(shí)已把握的材料，而且可以發(fā)覺新問題、新閱歷、新動(dòng)向；重點(diǎn)狀況，尤其要進(jìn)展深入的調(diào)查討論。實(shí)踐證明，組織召開座談會(huì)、調(diào)查會(huì)是一種快捷而有效的方法。假如發(fā)覺實(shí)際調(diào)查的狀況與撰寫者已經(jīng)把握的狀況有出入，可以修正；出入較大，要敬重實(shí)際。即使發(fā)覺實(shí)際狀況與領(lǐng)導(dǎo)意圖相抵觸，也要敬重客觀實(shí)際，采納恰當(dāng)?shù)姆椒?，妥?dāng)協(xié)調(diào)。這是唯物主義者應(yīng)有的態(tài)度，也是黨性的表現(xiàn)。

（二）嚴(yán)格篩選材料

調(diào)查、搜集、積存而來的材料，不是堆砌在寫字臺(tái)上，而是要不斷地分類整理，分析討論，爬梳剔抉，進(jìn)展篩選。篩選材料，貴在一個(gè)“嚴(yán)”字，重在一個(gè)“新”字。主要是依據(jù)以下三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：

1．材料的相關(guān)性

這是以寫作要表現(xiàn)的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點(diǎn)為依據(jù)來區(qū)分對(duì)待不同材料的。與公文主旨有關(guān)聯(lián)的材料，??；無關(guān)的材料，舍。在已經(jīng)選取的材料中進(jìn)一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說明觀點(diǎn)非常有力、嚴(yán)密相關(guān)的材料，要詳，要詳細(xì)、充分；與表現(xiàn)主旨、說明觀點(diǎn)雖有關(guān)系、必不行少，但是關(guān)系又比擬一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實(shí)則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點(diǎn)詳，一般略”；或主見“重則詳，輕則略；近則詳，遠(yuǎn)則略；點(diǎn)則詳，面測(cè)略”。這些來自實(shí)踐閱歷的熟悉，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對(duì)于公文構(gòu)思非常重要。不經(jīng)過這一步，就很難搭起架子。

2．材料的典型性

這是要求篩選出最有代表性的材料來表現(xiàn)主旨，說明觀點(diǎn)。典型一詞，在不同領(lǐng)域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強(qiáng)。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能表達(dá)該類事物的總體本質(zhì)特征，并且預(yù)示著該類事物總體的進(jìn)展方向，那么這份材料就是典型性強(qiáng)、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點(diǎn)鮮亮，主旨突出，增加內(nèi)在的說服力。所以，篩選典型性強(qiáng)的材料對(duì)于構(gòu)思公文非常重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標(biāo)定出質(zhì)量的較高起點(diǎn)。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質(zhì)量對(duì)于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。

3．材料的新奇性

這是要求篩選材料時(shí)應(yīng)先注意選用那些在現(xiàn)實(shí)進(jìn)展中消失的新材料。這些新材料可以是改革開放不斷進(jìn)展的新形勢(shì)下消失的新狀況、新問題、新沖突，也可以是亟待重視的新典型、新閱歷或者需要攝取的新視角、新觀念、新思路、新見解，總之是一切新事物，特殊是那種代表了新的進(jìn)展方向、具有強(qiáng)大生命力的事物。對(duì)于已知的材料，采納新視點(diǎn)來“燭照”，也可能會(huì)發(fā)覺它具有現(xiàn)實(shí)啟發(fā)意義，這也是新奇的；“熟知未必真知”（列寧），從新的角度對(duì)常見的事物進(jìn)展觀看思索，也可能會(huì)有新的發(fā)覺。這同樣是新奇的。應(yīng)當(dāng)留意到一個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)和群眾所關(guān)懷的“熱點(diǎn)”、“難點(diǎn)”、“敏感點(diǎn)”，也往往是行政領(lǐng)導(dǎo)討論工作的“興奮點(diǎn)”、“新奇點(diǎn)”，作為負(fù)責(zé)公文起草的秘書人員、公務(wù)員都要重視選用這些新奇的材料。惟新奇，才引人。構(gòu)思之初，就要考慮到這種“收視率”。

（三）仔細(xì)核實(shí)材料

對(duì)于材料的核實(shí)工作，貫穿于材料預(yù)備過程中的占有、篩選、加工等各個(gè)環(huán)節(jié)。這里集中討論一下是必要的。

一切虛構(gòu)的、生編亂造的、未經(jīng)核實(shí)的材料，包括狀況、數(shù)字、引文等都不能用于公文。新《方法》特殊提出，材料中的人名、地名、數(shù)字、引文等肯定要精確。一旦發(fā)覺疑點(diǎn)就要更正或刪除，這是件嚴(yán)厲的工作。否則一字之差，后果不堪設(shè)想。惟其如此，才能保證做到材料牢靠，狀況的確。

聯(lián)系近年來一些公文中消失的過失，更會(huì)使我們熟悉到核實(shí)材料的重要意義，體會(huì)到核實(shí)工作要由始至終，要全方位，無論反復(fù)幾遍但都須態(tài)度仔細(xì)，抱著劇烈的責(zé)任心，這一要求是特別重要的。此外，我們還要把握一些行之有效的操作方法和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)分析方法。例如，一件事情的發(fā)生，有其起因、背景、過程與影響，有多種因素與內(nèi)在聯(lián)系，這都要核實(shí)；一件工作的動(dòng)因、作法、進(jìn)程與效果，有其主觀與客觀因素，有其遠(yuǎn)因和近因，這在核實(shí)中也必需予以留意。再如，一個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)字，不能僅僅停留在它的計(jì)算是否精確、準(zhǔn)確度是否全都、是否能在公文中起到證明觀點(diǎn)的作用，而且還要核實(shí)一下真假與誤差：它的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系是否科學(xué)合理，是否符合中國的當(dāng)代的現(xiàn)實(shí)，用在某一地區(qū)、某一專業(yè)或行業(yè)是否適合，等等；它的統(tǒng)計(jì)口徑是否恰當(dāng)，是否能夠涵蓋該種類對(duì)象特征，是否與實(shí)際狀況不符，是否有所遺漏或隱瞞，等等；它的計(jì)算方法，特殊是常常采納的“算術(shù)平均加權(quán)系數(shù)”的界定，是否精確合理，在反映差異上是否科學(xué)恰當(dāng)，是否符合實(shí)際，是否能夠反映現(xiàn)實(shí)中的差異和問題，等等。無差異即無信息，信息量固然與信息價(jià)值成正比。一個(gè)材料無信息、無價(jià)值，用它干什么！而且，在數(shù)字的運(yùn)用上，能否使定性分析與定量分析的方法有機(jī)地結(jié)合起來，起到證明觀點(diǎn)的作用，則是比擬簡(jiǎn)單的核實(shí)工作了，那需要在審核文稿階段進(jìn)一步核實(shí)。應(yīng)當(dāng)提示留意的是，當(dāng)前有些上行公文以及工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告中，不僅狀況不的確，而且數(shù)字也不精確，站在這樣不行靠的材料根底上，很難得出全面、正確的結(jié)論。

（四）合理加工材料

選定材料經(jīng)過核實(shí)之后，還應(yīng)當(dāng)對(duì)材料進(jìn)展必要的加工整理，然后再用到文稿里去。實(shí)際操作中可以對(duì)材料進(jìn)展三個(gè)方面的加工：

1．適體剪裁加工

通讀材料，刪削冗贅，化長(zhǎng)為短，變?cè)敒槁?，將交待過多、談?wù)撨^多的無關(guān)的描述、羅嗦的廢話去掉。套話、空話，一律刪除。

變換體裁角度，將描寫、抒情及無必要的談?wù)摳膶憺楸磉_(dá)或說明，在表達(dá)方式上變“曲筆”為“直筆”，直述不曲才適合公文體式。

2．合并提高加工

同一問題，散見于若干材料中，可以摘取概括，變?yōu)楦攀?，或者保存一個(gè)“點(diǎn)”的材料，把其他相像材料綜合成“面”，點(diǎn)面結(jié)合。

同類數(shù)字，可以相加，抽取合并后變成一個(gè)綜合數(shù)字。

變換角度“提高”原材料可用性。例如