外貿(mào)部工作流程

外貿(mào)部工作流程及管理規(guī)定為了加強(qiáng)外貿(mào)部管理，明確責(zé)任，規(guī)范程序，合理規(guī)避風(fēng)險、維護(hù)企業(yè)信譽(yù)和利益，以事前管理為重點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，使業(yè)務(wù)、單證、財務(wù)更好的銜接起來，特制定本工作流程及管理規(guī)定基礎(chǔ)工作的流程1、完成技術(shù)主管交待下來的基礎(chǔ)工作任務(wù)；2、阿里巴巴平臺：A、拍產(chǎn)品/尋找產(chǎn)品：用相機(jī)拍出產(chǎn)品，了解清楚各方面的產(chǎn)品信息，如產(chǎn)品的材料，最小訂貨量，交貨日期，供貨量，價格等，將資料準(zhǔn)備充分后上傳到網(wǎng)站，同時須把所上傳產(chǎn)品的供應(yīng)商的聯(lián)系信息，如電話號碼，郵箱，地址，傳真等等信息建立檔案，交給業(yè)務(wù)主管存檔，方便日后聯(lián)系及查找；處理圖片：將圖片用PHOTOSHOP裁剪出來，使用PHOTOSHOP將圖片和公司固定的圖框拼合起來；上傳產(chǎn)品：上傳圖片要選擇相匹配的關(guān)鍵詞，關(guān)鍵詞要同時在標(biāo)題、主要關(guān)鍵詞、次要關(guān)鍵詞、簡要描述、詳細(xì)描述中出現(xiàn)。產(chǎn)品的詳細(xì)描述使用固有的模板。信息填寫完整度要達(dá)到98%以上，須不定期上傳新產(chǎn)品到阿里巴巴平臺；更新產(chǎn)品及圖片：每天更新產(chǎn)品，每周三須查看數(shù)據(jù)管家，然后制作查看分析報告交主管匯總，主管出解決方案報總經(jīng)理，并須留意櫥窗產(chǎn)品及普通產(chǎn)品的曝光量，及時調(diào)整櫥窗產(chǎn)品，將點(diǎn)擊率高的產(chǎn)品設(shè)為櫥窗產(chǎn)品；3、利用GOOGLE、黃頁搜索引擎，尋找客人信息，拓展市場。二、阿里巴巴詢盤及賬戶管理阿里巴巴主賬號由外貿(mào)主管負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)人員每人負(fù)責(zé)一個子賬號，各自負(fù)責(zé)上傳照片，更新產(chǎn)品及詢盤處理，但不可將子賬號信息泄露給外貿(mào)部以外的人員或其它公司，實(shí)行公司信息資源保密并統(tǒng)一管理，參照公司保密制度執(zhí)行。業(yè)務(wù)人員做到當(dāng)天詢盤當(dāng)天回復(fù)，上班時間詢盤的，下班之前如回復(fù)不了，須自由調(diào)配晚上時間回復(fù)，做到當(dāng)天詢盤當(dāng)天回復(fù)，不得不回或第二天回，晚上收到的詢盤則可第二天回，休息日及特殊原因例外；各業(yè)務(wù)人員回復(fù)客人詢盤時，需CC一份到總郵箱：lonsyexport@,如公司使用企業(yè)郵箱，則另行通知郵箱地址，此郵箱由總經(jīng)理及業(yè)務(wù)主管歸檔；為達(dá)到詢盤數(shù)量最大化，每天各業(yè)務(wù)需更新100張產(chǎn)品信息，外貿(mào)主管不定期檢查；每個周末實(shí)行詢盤數(shù)量統(tǒng)計，詢盤質(zhì)量分析及PK例會，意向客戶統(tǒng)計，已有客人分析，市場分析，時間為每周星期六下午三點(diǎn)，時間有變另行通知；各業(yè)務(wù)星期六13:30前需提供詢盤周報表給業(yè)務(wù)主管（報表格式由業(yè)務(wù)主管傳給各業(yè)務(wù)），給詢盤分等級，由業(yè)務(wù)主管匯總并編好周、月、季報表上報總經(jīng)理；回復(fù)客人第一次詢盤沒有答復(fù)的，第三天應(yīng)該重新發(fā)送一次，沒有答復(fù)的詢盤須做好標(biāo)記，并不定期將公司新款介紹給客戶；所有客戶資源歸公司所有，外貿(mào)部不能將客人詢盤資料及客戶信息占為私有或泄漏給其它公司；三、業(yè)務(wù)及定單流程1、詢盤：收到詢價或得到客人聯(lián)系方式，第一時間發(fā)郵件同客人取得聯(lián)系；2、報價：根據(jù)貨物品名，型號，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格，確定價格條款（是工廠交貨，F(xiàn)OB港口，CIF港口或其它條款），及時準(zhǔn)確給客人報價。3、還盤：根據(jù)客人情況，客人數(shù)量及市場潛力，合理給客人一個最后價格，如果是特殊要求或是大客戶的情況，向業(yè)務(wù)主管說明情況，最后底價向總經(jīng)理申請；4、免費(fèi)樣品單：客人要求寄免費(fèi)樣品時，業(yè)務(wù)員需填寫免費(fèi)樣品申請表，注明運(yùn)費(fèi)支付情況，由主管簽字后方可安排下單并出貨；寄完后將出貨憑證交業(yè)務(wù)主管處留檔。5、確認(rèn)定單：客人要求開具PROFORMAINVOCIE（形式發(fā)票）時（以下簡稱PI），業(yè)務(wù)人員先將PI給業(yè)務(wù)主管檢查并確認(rèn)后方可傳給客人；如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，需提前匯報業(yè)務(wù)主管，業(yè)務(wù)主管向總經(jīng)理請示后方可開PI并傳給客人。6、所有定單在收到客人預(yù)付款或全款后，將PI打印一式二份，一份交業(yè)務(wù)主管處留檔，一份交財務(wù)處。7、下單審批：A、自已工廠生產(chǎn)的，填寫“出口合同評審表”附帶狀態(tài)要求，由業(yè)務(wù)員簽名，財務(wù)確認(rèn)款項簽名，業(yè)務(wù)主管核對，總經(jīng)理審核簽名后，交業(yè)務(wù)自己跟單跟進(jìn)；合同審批結(jié)束后復(fù)印一式三份，一份交業(yè)務(wù)主管存檔，一份交生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人，還有一份自己留底。如果狀態(tài)臨時有變，則需出狀態(tài)更改通知，業(yè)務(wù)員申請，業(yè)務(wù)主管審核，報總經(jīng)理后，業(yè)務(wù)員交生產(chǎn)部進(jìn)行修改。B、外采產(chǎn)品：需要外采的，由業(yè)務(wù)填寫外采申請表，主管審核后交總經(jīng)理核準(zhǔn)，然后交由采購人員向生產(chǎn)工廠下單，下單需同工廠簽定采購單，寫上狀態(tài)要求，由采購員簽字后傳給工廠，工廠必須確認(rèn)回傳，采購單回傳后，業(yè)務(wù)員復(fù)印一式三份（財務(wù)一份，采購負(fù)責(zé)人一份，業(yè)務(wù)主管一份）各自留檔。8、貨物跟蹤：A、交貨期的1/2時，跟蹤訂單目前的生產(chǎn)情況，是否存在問題，有問題第一時間解決，業(yè)務(wù)員個人不能解決的，第一時間向業(yè)務(wù)主管匯報，業(yè)務(wù)主管不能解決的問題，提交給總經(jīng)理。如不及時匯報，由此產(chǎn)生的一切后果由業(yè)務(wù)員自行承擔(dān)；B、交貨前三天，確認(rèn)訂單生產(chǎn)是否正常，保證工廠按時交貨，如不能及時交貨，需馬上同客人溝通，并及時向業(yè)務(wù)主管匯報情況，主管不能解決的提交總經(jīng)理；如不及時匯報，由此產(chǎn)生的一切后果由業(yè)務(wù)員自行承擔(dān)；C、貨物完成后，須嚴(yán)格檢查當(dāng)批貨物的顏色、品質(zhì)、數(shù)量、要求等是否同客人定單要求完全相符，生產(chǎn)是否按狀態(tài)表來執(zhí)行，如發(fā)現(xiàn)異常，須第一時間向主管匯報，并在主管領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)同生產(chǎn)部及外采工廠溝通，由生產(chǎn)部及外采工廠解決；如果解決不了的，由主管第一時間上報總經(jīng)理，對于應(yīng)發(fā)現(xiàn)的異常而未能及時發(fā)現(xiàn)的，或未在第一時間匯報的，所造成的一切后果由業(yè)務(wù)員自行承擔(dān)。D、如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知倉庫。9、出貨前準(zhǔn)備：出貨前一星期定好船倉，安排出貨所有事宜，包括報關(guān)，送貨地點(diǎn)，時間安排等等；空運(yùn)產(chǎn)品則提前三天同貨運(yùn)公司確認(rèn)好收貨地點(diǎn)及時間；10、出貨：出貨前一天，填寫出貨申請表，審批完整后方可發(fā)貨。工廠及采購員見出貨申請表發(fā)貨，出貨后業(yè)務(wù)跟蹤工廠拿到出貨憑證，復(fù)印一份給業(yè)務(wù)主管存檔。11、提單核對：出貨后兩天內(nèi)提供提單補(bǔ)料給貨代公司，同貨代來回確認(rèn)好提單內(nèi)容正確后方可出示正本提單。正本提單需復(fù)印一式二份給，一份業(yè)務(wù)主管留檔，另一份業(yè)務(wù)員自已留檔。12、付款申請：填寫外貿(mào)部付款申請表。附上采購憑證回傳單或貨代公司提供的費(fèi)用明細(xì)表，業(yè)務(wù)簽名，業(yè)務(wù)主管復(fù)核，交財務(wù)，配合財務(wù)手續(xù)，由財務(wù)安排打款。財務(wù)付款后將付款憑證復(fù)印件交給外貿(mào)部備案。13、寄單：寄提單，發(fā)票，裝箱單等清關(guān)文件給客人前，需填寫清關(guān)文件申請表，由財務(wù)核對款項簽名，業(yè)務(wù)主管核對所有單據(jù)(包括提單，發(fā)票，裝箱單等等)簽名后，方可寄單，如私自寄單，一切因此造成的損失業(yè)務(wù)員自行承擔(dān)。14、文件存檔：所有的報價，銷售合同，采購憑證，提單等文件必須留存一整套以備查用。15、業(yè)務(wù)員定期回訪客戶并做好售后服務(wù)。16、業(yè)務(wù)員平時應(yīng)注意收集運(yùn)價變動，船期，航線，等信息，為報價提供幫助。四、日常事項1、部門人員輪流培訓(xùn)講課，業(yè)務(wù)主管及技術(shù)主管不定期對業(yè)務(wù)員實(shí)行培訓(xùn)，業(yè)務(wù)員輪流向部門人員講課，各自取長補(bǔ)短，提高團(tuán)隊整體水平。課程內(nèi)容包括：客人來訪工廠模擬培訓(xùn)，報價注意事宜，搜索引擎等等，具體講課人到時候輪流執(zhí)行，課程自定，每星期一次，并做好《培訓(xùn)記錄表》。2、客人來訪提前一天通知業(yè)務(wù)主管；并告知是否需要幫助，如部門配