文書檔案管理制度電子版（二篇）

第8頁共8頁文書檔案管理制?度電子版一、?歸檔時間機關?各職能股室、二?級單位按歸檔范?圍，在每年__?__月底前，將?上年度的文書檔?案分類、立卷，?交由檔案中心統(tǒng)?一編號存檔。?二、歸檔范圍?1、上級主管機?關及其部門寄發(fā)?給區(qū)教育局的指?導性文件，包括?通知、指示決定?、命令、條例、?規(guī)定、計劃、總?結、領導講話、?批示、批復、意?見等。2、本?局領導或局內人?員到上級機關匯?報、開會帶回來?的文件材料以及?向上級機關報送?的報告、請求和?其他材料。3?、上級非隸屬機?關的同級機關發(fā)?來屬于方針、政?策性的需要區(qū)教?育局貫徹執(zhí)行及?發(fā)來備案的重要?文件材料。4?、本局代上級機?關或區(qū)領導草擬?征求意見、建議?的各種規(guī)定、條?例、制度的最后?文稿材料。5?、本局召開全區(qū)?教育工作會議_?___通知、議?程、____、?記錄、決議、決?定、討論通過的?文件、領導講話?、局務會議記錄?等材料。6、?本局頒發(fā)的或與?其他機關聯(lián)合頒?發(fā)的命令、決定?、條例、通報、?通知、批復、指?示、總結、報告?、計劃、請示等?文件材料。7?、本____干?部（教師）招聘?、選拔、職務任?免、工作調動_?___通知、批?復等文件。8?、本局進行調查?研究、檢查工作?或者其他機關協(xié)?商、協(xié)議工作形?成的文件材料。?9、本局處理?群眾來信來訪形?成的各種材料和?處理指示、意見?。10、領導?對本局簽發(fā)的重?要批示或簽發(fā)的?重要文件材料原?件。11、本?局的歷史沿革、?大事記及反映本?局重大活動的照?片、講話、剪報?、材料等。1?2、本局制訂的?工作計劃、總結?以及各類名冊、?報表、統(tǒng)計表等?材料。13、?本____機關?及二級單位干部?職工任免、調資?、獎懲（包括轉?移工資、行政、?黨、團____?存根）等文件材?料。14、下?級機關送來的各?種計劃、報告、?信息、總結、請?示、重要會議活?動的報道及送達?備案的各類統(tǒng)計?表等。15、?專業(yè)技術職務確?認起點職務審批?表、聘任呈報表?、任職資格評審?表、任務合同書?、年度考核登記?表、工作總結和?畢業(yè)證復印件等?。16、各級?各類獎狀、獎旗?、獎牌、獎杯、?榮譽證書等。?17、本單位會?計原始記賬、匯?總憑證、總賬、?明細賬、現(xiàn)金賬?、銀行存賬、日?記賬，月、季度?財務報表、報告?、年度報表，預?算、決算表及分?析材料、各類移?交清冊等。1?8、上級和本局?領導視察、檢查?、表彰、走訪工?作等形成的具有?重要意義的照片?、錄像帶及電化?教材等。19?、本局工程設計?、規(guī)劃圖、征地?建筑投資，工程?基建計劃、合同?書、協(xié)議，投資?項目、土地規(guī)劃?許可證、所有權?證，工程竣工驗?收、材料檢驗、?檢測、報告記錄?，工程預算、決?算、結算書等有?關材料。20?、本局購置的財?產(chǎn)、檔案等交接?憑證及各類設備?說明書、用戶手?冊等。21、?機關各股室、二?級單位或領導認?為需要留存歸檔?的其他資料。?三、查閱利用?1、檔案管理的?目的是為了更好?地利用檔案，必?須認真負責有效?地做好檔案的收?集、歸檔和利用?工作。2、外?單位查閱檔案，?必須持有單位介?紹信，摘抄、復?制卷內材料，須?經(jīng)局分管領導同?意，并經(jīng)檔案管?理人員____?、蓋章后方可調?閱。3、局機?關各股室、二級?單位只限于查閱?本股室工作范圍?內的檔案，查閱?超越本股室職責?范圍的須經(jīng)分管?領導同意，否則?，不予查閱。?4、檔案一律不?外借，確因工作?需要，須經(jīng)分管?領導批準，辦理?相關手續(xù)方可借?用，借用時間最?多不超過三天。?5、查、借閱?文件必須確保卷?宗完整無損，不?得擅自拆卷、涂?改、作標記。任?何人不得將檔案?轉借和調換，查?、借閱檔案按規(guī)?定時間歸還。?6、對歸還的案?卷，必須當面檢?查，發(fā)現(xiàn)問題，?及時提出并進行?處理，造成嚴重?后果的，報請局?黨組對相關責任?人作嚴肅處理。?文書檔案管理?制度電子版（二?）文書檔案管?理是企業(yè)規(guī)范化?管理的重要內容?，也是企業(yè)發(fā)展?過程中的重要見?證資料。文書檔?案的規(guī)范化管理?是企業(yè)走向規(guī)范?和成熟的重要條?件，為進一步完?善文書檔案管理?工作，結合本公?司實際，制訂本?制度。一、收?文制度1、凡?公司收到的文件?、函、電報均由?收發(fā)人員統(tǒng)一簽?收、拆封、編號?、登記（函、電?報直接分送有關?部門），及時送?質管部主管領導?簽批后，分送有?關領導閱批，部?門閱辦，并在文?件傳閱、處理單?上簽字。文件閱?后及時收回歸檔?，送各部門的文?件，由各部門指?定專人保管，閱?后及時送還。?2、公司領導及?有關部門及時閱?文，凡需收回的?文件如數(shù)退回，?不得積壓、丟失?。3、外出參?加會議帶回的公?文應交文書登記?，個人不得保存?任何文件。二?、發(fā)文制度1?、凡以公司名義?發(fā)出的公文，擬?稿人必須用規(guī)定?文稿紙撰稿，由?部門領導簽字，?統(tǒng)一送秘書核稿?，經(jīng)領導審核簽?發(fā)（屬董事會的?由董事長簽發(fā)，?屬公司的由總經(jīng)?理簽發(fā)），由文?書統(tǒng)一登記、統(tǒng)?一印制。凡本公?司繕印發(fā)出的公?文（含定稿和兩?份打印的正件與?附件、批復請示?、轉發(fā)文件含被?轉發(fā)的原件）交?兩份給文書統(tǒng)一?收集管理。2?、公司會簽外單?位文件，經(jīng)相關?部門和領導審核?后會簽。外單位?會簽公司的文稿?，由相關部門起?草，秘書核稿，?公司領導簽發(fā)后?，再送有關部門?會簽。3、聯(lián)?合發(fā)文經(jīng)公司領?導及聯(lián)合發(fā)文單?位領導分別簽批?后由文書統(tǒng)一編?號、印發(fā)。三?、檔案管理制度?（一）歸檔范?圍1、本公司?的歷史沿革、大?事記及反映本公?司重要活動的剪?報、照片、錄音?、錄像等。2?、重要會議材料?，包括會議__?__通知、報告?、決議、領導人?講話、典型發(fā)言?、會議簡報、會?議記錄等。3?、公司在發(fā)展過?程中獲得的被國?家或社會認證或?認可的證明其實?力和相關資格的?證書材料等。?4、公司經(jīng)營管?理活動中產(chǎn)生的?各種文件材料（?即內____文?件），如規(guī)章制?度、調研材料、?機構調整、人事?任免、部門管理?職能性文件、部?門崗位職責等。?5、上級機關?發(fā)來的與本公司?有關____決?定、決議、指示?、命令、條例、?規(guī)定、計劃等文?件材料。6、?公司在經(jīng)營管理?活動中產(chǎn)生的與?上級領導部門間?的往來文件（即?外____文件?），包括請示與?上級機關的批復?、報告、項目立?項、重要函件。?7、公司及各?部門的年度工作?計劃、總結。?8、本公司的各?種統(tǒng)計報表。?9、信訪工作材?料。10、本?公司與有關單位?簽訂的合同、協(xié)?議書，房屋買賣?、租賃協(xié)議，資?產(chǎn)登記等憑證性?文件材料。1?1、本公司干部?任免的文件材料?以及關于職工獎?勵、處分的文件?材料。12、?本公司職工勞動?、工資、福利方?面的文件材料。?13、專業(yè)技?術職稱評審材料?。（二）歸檔?時間1、各部?門應主動在每年?元月底將上年度?具有保存價值的?文件資料移送文?書檔案室。任何?部門或個人不能?把具有保存價值?的文件資料據(jù)為?已有，或者拒絕?歸檔。2、每?年____月份?之前，各部門向?檔案室移交已歸?檔完畢的上一年?度的部門文書檔?案，并辦理移交?手續(xù)。3、凡?是有法律效用的?文件材料，一生?效就歸檔。4?、基建、工程項?目竣工驗收后，?三個月內歸檔。?（三）歸檔要?求1、歸檔的?文件資料不論采?用手稿、印刷件?、復印件、圖片?、軟盤、錄音帶?、錄像帶，都必?須齊全、完整、?系統(tǒng)、條理，保?持有機聯(lián)系。?2、歸檔的書面?文件資料手寫文?稿，不得用圓珠?筆、復寫筆、彩?色筆書寫，不得?采用紅墨水書寫?。出現(xiàn)上述情況?，文書應及時要?求有關部門或人?員進行重抄或復?制。（四）檔?案管理1、檔?案管理。依據(jù)檔?案、來源、時間?、內容、形式分?成若干層次和類?別，案卷排列并?編制案卷目錄。?2、檔案保管?。公司設立專用?文件庫保存檔案?，定期檢查存放?檔案室內的檔案?資料狀況，對字?跡模糊、變質、?損壞、破碎的檔?案資料必須及時?進行恢復、修補?或復制。做好防?盜、防火、防蟲?、防鼠、防潮、?防高溫工作，定?期檢查檔案保管?工作。3、檔?案的鑒定。從檔?案的內容、來源?、時間、程序、?名稱鑒別、檔案?價值，確定各類?檔案的保管期限?，編制成表。?4、檔案的銷毀?。文書檔案保管?期限分為永久、?長期、短期三種?，超過保管期限?的文書檔案經(jīng)公?司質管部及相關?領導批準后，編?制銷毀清冊，辦?理銷毀手續(xù)，方?能銷毀。銷毀要?有二人以上監(jiān)銷?，并在清冊上簽?字。（五）檔?案利用1、凡?需調閱檔案，均?須填寫檔案借閱?單，并在“檔案?借閱登記簿”上