會議管理制度

會議管理制度一、總則為了減少眾多無意義的會議，提高會議的決議效率和提議質(zhì)量，節(jié)省企業(yè)員工的工作時間去完成更多有意義的事務(wù)，以及明確會議決策結(jié)果，方便企業(yè)員工切實跟蹤落實，本制度旨在明確公司組織會議的主要原則，確定會議的基本事項以提高會議的效率與效果。本制度所指的會議包括公司全體員工會議、部門例會等各類會議。二、會前準備及會議的組織行政部為公司會議召集聯(lián)絡(luò)部門，負責公司會議的組織工作。行政部應(yīng)提前做好會務(wù)準備工作，如資料準備、會場布置、設(shè)備調(diào)試等，并在會前把會議時間以及會議事項的大致安排預(yù)先告知與會人員。會議通知形式為當面通知和電話通知，公司全體員工會議需通知到本人，部門會議的通知由各部門自行安排。需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進行書面通知。行政部接到會議通知后，應(yīng)立即通知所有與會人。會議一般應(yīng)安排在所有與會人員都能到會時舉行。如無特殊情況，所有與會人均應(yīng)準時出席，不得請假；如有特殊情況不能參會，須在會議開始前3小時向會議召集人說明情況。如有特殊情況與會人不能到場參會，可安排召開網(wǎng)絡(luò)會議或電話會議。網(wǎng)絡(luò)會議或電話會議正式開始前一小時，由行政部負責通知信號接收方準時參會并協(xié)助其進行設(shè)備調(diào)試；會議開始前半小時，由行政部負責會場設(shè)備的調(diào)試，保證會議進行過程中設(shè)備運行良好、網(wǎng)絡(luò)信號通暢。參會人員應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)做好準備工作（如總結(jié)匯報提綱、工作計劃草案、提案等）。每次會議正式開始前均需專人（由行政部安排）對與會人員到場情況進行統(tǒng)計（包括應(yīng)到人數(shù)、實到人數(shù)及未到原因），并將結(jié)果上報會議主持人。會議的組織部門負責將會議室設(shè)施歸位及垃圾的清理，以便下個會議正常召開。三、各類會議具體規(guī)定★公司員工大會主持與記錄：由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理未能列席時，由總經(jīng)理指定人選負責主持，行政部專人進行會議記錄。召開時間：暫不設(shè)固定時間，根據(jù)公司需要由行政部提前通知。參加人員：公司全體（正式）員工?！锕纠龝鞒峙c記錄：由總經(jīng)理主持，如總經(jīng)理不能參加由公司中層主持，指定專人進行會議記錄。召開時間：每周五17:30，如有特殊情況另行通知。參加人員：全體員工。會議內(nèi)容：各部門及員工匯報一周工作情況；提問題、提方案、提請求、提有必要在會議上通報的事情、提醒有讓大家注意的事情?！锕静块T例會主持與記錄：由各部門負責人主持，指定部門人員進行會議記錄。召開時間：由各部門根據(jù)各自部門的具體情況自行制定。參加人員：各部門內(nèi)全體員工。會議內(nèi)容：員工各自匯報工作完成情況，著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題；各部門按照工作要求和指標提出下步工作計劃；將部門工作的最新進展情況向與會人員通報?！飼h要求每次會議必須有會議紀錄，記錄人由行政部安排，記錄人應(yīng)具備相應(yīng)能力，并能嚴格保密。兩地進行網(wǎng)絡(luò)會議或電話會議時，應(yīng)兩方面同時安排人員進行會議記錄，之后整理匯總。會議紀要須包含：會議時間（起止時間格式為年/月/日/時/分）、議題、主持人、記錄人、與會人員、缺席人員、詳細會議內(nèi)容(發(fā)言記錄)、商議結(jié)果會議紀要由會議記錄員在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，整理完畢交由參會個人確認自己的發(fā)言內(nèi)容，報總經(jīng)理審查（部門會議除外），2日后無反饋需提醒領(lǐng)導(dǎo)批示，無異議后，經(jīng)與會人傳閱并存檔備案。會議中形成的決議，要積極落實，相關(guān)部門負責人要加強決議的督辦、檢查。所有與會人員應(yīng)將手機設(shè)置在振動或靜音狀態(tài)下。參會時，桌面上不得擺放與會議無關(guān)的東西。會議中的文件資料，在會后要及時做好存檔工作，防止公司信息外泄。四、本規(guī)定自總經(jīng)理批準，頒布之日起執(zhí)行。會議考勤表會議名稱：年月日序號姓名簽名簽到時間備注12345678910111213141、會議實行簽到制度，不準代簽、補簽，否則一律按缺勤處理。2、本考勤表會議結(jié)束后交行政部留存，并作為績效考核和處罰的依據(jù)。3、缺席、病假、遲到、早退、事假請注明在備注欄。_____月會議違紀處罰單序號會議名稱會議時間被處罰人處罰原因罰款金額會議通知單會議主題：召集部門：召集人：會議地點：會議時間：20年月日點分會議參加人員：參會要求：手機置于安靜模式；不可遲到早退；請假必須經(jīng)過批準□其他要求請注明：準備事項：□筆□記事本□投影儀□筆記本電腦□茶水□其他準備事項請注明：通知時間：20年月日點分會議通知人：備注：本通知用于舉行的正式會議，送達每位參會人員