股份有限公司合同管理制度

股份有限公司合同管理制度一、背景和目的股份有限公司是一種常見的公司形式，管理制度是公司規(guī)范經營的重要基礎。合同作為公司和合作方之間的協議，是公司合法運營和經營的重要依據，也是公司對外營銷的重要工具。因此，制定合同管理制度是規(guī)范公司運營的必要措施，旨在規(guī)范合同的簽訂、履行和管理流程，保障公司合法權益，降低公司的風險。二、合同簽訂（一）合同類型根據合同用途，合同可以分為采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、加工承攬合同等多種類型。公司各部門應根據具體情況，選擇合適的合同類型，確保合同的合法性、有效性和執(zhí)行性。（二）合同簽訂流程合同需先由申請部門編制合同草案，并提出申請。合同草案由承辦部門、財務部門、法務部門等相關部門審核后，交由申請部門負責人審批。申請部門承辦人員應當對合同內容及相應附標進行核查并備案，附標的訂單數據、發(fā)票、收據、工資單、稅單等相關憑證需要加蓋公章。合同簽訂前，須對申請人進行詢價及談判，價格不得超過公司的采購授權價或內部核定價格。合同簽訂前，應當對合同中涉及的業(yè)務進行審核，確保公司能夠履行合同，并且保證合同條款清晰明確、完整。合同簽訂前必須會同法律部門對其進行法律審查，并簽署《法律意見書》。簽訂完成后，合同原件由申請部門掃描并電子化歸檔，一份備存公司合同管理系統，一份備存申請部門。三、合同履行公司合同的履行需要各部門協同配合，確保合同得到有效履行，保護公司自身的合法權益。（一）履行方式公司應當根據合同的具體內容，編制具體的履行方案，包括耗材、采購、生產、貨運、安裝、調試、售后服務等。各部門應當嚴格按照履行方案的要求履行合同，確保合同得到有效履行。（二）履行情況管理公司應當對所有合同的履行情況進行全面的管理和監(jiān)控，以確保合規(guī)和合同的履行情況。具體包括以下內容：各部門應當及時更新歸檔的合同信息，確保合同的查閱、使用、維護的方便性。合同承辦人應當對合同的履行情況進行跟蹤監(jiān)控，在合同期限結束前及時完成履行情況統計，并將相關資料存檔。對于未能按時履行合同的情況應當及時報告，進行風險分析和應對措施。（三）履行情況審查公司應當對合同履行情況進行定期審查。具體內容包括合同金額和時間、履行情況、合同評估情況等，審核人員應當具備相關專業(yè)知識和資質，對審核的結論應當客觀、正確、合理。四、合同管理（一）合同分類管理公司應當對合同進行分類管理，根據合同類型、履行期限、金額等進行分級管理和歸檔。具體包括采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、加工承攬合同等多種類型。對大額合同應當進行特別管理，建立責任追究機制。（二）合同歸檔管理公司應當建立完善的合同歸檔管理制度，對所有合同進行歸檔管理。具體內容應當包括申請部門、合同編號、合同名稱、合同類型、履行期限、金額等基本信息。各部門應當按照規(guī)定程序建立合同檔案，核對歸檔信息的完整性和準確性。（三）合同備案管理公司應當建立健全的合同備案管理制度，確保合同的合法性、有效性、執(zhí)行性。備案的合同應當加蓋公章。除了備案的合同之外，公司還應當對所有與公司業(yè)務有關的口頭協議進行備案。（四）合同變更管理合同變更是合同管理中重要的環(huán)節(jié)，需要嚴格按照相關規(guī)定執(zhí)行。合同變更應當經過適當的程序，包括合同變更申請、審核、批準、備案等環(huán)節(jié)，并應當對變更份數量、內容、生效時間等進行明確的規(guī)定。五、合同存檔公司應當建立合同存檔制度，確保合同信息的安全性、完整性和可靠性。合同存檔應當由專人負責，同時應當采用相應的保密措施，防止數據的泄露。同時應當建立相應的合同保密管理制度，保護公司重要信息的安全性和機密性。六、合同風險管理合同風險管理是保障公司合法權益和降低經營風險的重要措施。公司應當對合同的風險進行分析和評估，制定相應的風險防范和控制策略，同時建立公司風險管理體系，確保公司合法運營和穩(wěn)健發(fā)展。具體內容請詳見公司風險管理制度。七、合同審計公司應當對合同的履行情況、合同的管理情況等進行定期審計，發(fā)現問題及時糾正，改進合同管理和履行。八、附則本制度