規(guī)章制度人事檔案管理制度

規(guī)章制度人事檔案管理制度1概述為了規(guī)范公司的人事檔案管理流程，保護(hù)員工個(gè)人信息安全，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)章制度。本規(guī)章制度適用于公司管理范圍內(nèi)的所有人事檔案管理工作。2規(guī)章制度2.1人事檔案的建立和歸檔人事檔案主要由公司人力資源部門負(fù)責(zé)建立和管理。公司在職員工的檔案必須完善，包括個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇、培訓(xùn)記錄等內(nèi)容，同時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新和歸檔。公司應(yīng)建立檔案借閱登記制度，禁止任何人員擅自拆卸、篡改、毀壞檔案材料。員工離職后，公司應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理員工檔案的歸檔工作，確保員工檔案真實(shí)、完整、安全。2.2人事檔案保密公司應(yīng)當(dāng)建立完善的人事檔案保密制度，嚴(yán)格保護(hù)員工個(gè)人信息，禁止隨意泄露、傳播。員工檔案資料應(yīng)在授權(quán)情況下方可向他人提供使用，且應(yīng)當(dāng)對(duì)提供方和使用方進(jìn)行記錄。公司應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案保密事項(xiàng)和保密制度進(jìn)行員工培訓(xùn)與教育，加強(qiáng)員工保密意識(shí)。2.3人事檔案的保存期限公司應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，制定人事檔案的保存期限和方法。員工離職后和公司注銷時(shí)，檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3歸檔要求檔案材料必須索引清楚，標(biāo)明檔案號(hào)、題名、文件日期等基本信息。檔案材料必須獲得本人授權(quán)，并應(yīng)當(dāng)保存至原文件，不得對(duì)原文件更改內(nèi)容。重要檔案材料應(yīng)當(dāng)在車間或辦公室設(shè)定柜子和房間，鎖匙管理，確保安全。檔案材料要保證在可保存的環(huán)境下保存，避免受潮、變形或損壞。4異常處理流程如果發(fā)現(xiàn)人事檔案丟失、損壞等問題，必須及時(shí)上報(bào)公司人力資源部門，由專人負(fù)責(zé)調(diào)查處理。如有需要，可以向有關(guān)部門申請(qǐng)重新制作或復(fù)印檔案材料。對(duì)于擅自拆卸、篡改、毀壞檔案材料者，應(yīng)當(dāng)予以嚴(yán)肅處理。5后續(xù)審查公司人力資源部?jī)?nèi)部對(duì)人事檔案管理情況每年進(jìn)行一次審核，必要時(shí)可邀請(qǐng)有關(guān)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。6附件檔案管理流程圖。檔案管理登記表。檔案管理索引表。7結(jié)束語本規(guī)章制度由頭管理部門制定，并于執(zhí)行過程中，如有需要進(jìn)行修改和完善。在公司的人事檔案管理中，