海特爾包裝機(jī)械公司采購流程管理制度

采購流程管理制度--------------------------------------------文件編號(hào)：CGGL01生效日期：2009-09-01共3頁1、總則1制定目的為落實(shí)事業(yè)部所需之生產(chǎn)物料的采購作業(yè)管理，規(guī)范采購運(yùn)作模式，確保采購工作順暢，特制定本規(guī)章。2適用范圍所有與采購有關(guān)的部門以及事業(yè)部所需之生產(chǎn)物料的訂購、采購管理業(yè)務(wù)。除另有規(guī)定外，悉依本流程執(zhí)行。3權(quán)責(zé)單位吹瓶/包裝采購部負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作。吹瓶/包裝總監(jiān)負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。2.請(qǐng)購規(guī)定2、1請(qǐng)購的提出各請(qǐng)購部門班長以上成員依物料需求狀況、庫存數(shù)量等要求，填寫請(qǐng)購單。請(qǐng)購單應(yīng)明確注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位以及大致需求日期等注意事項(xiàng)，經(jīng)部門主管以上人員批準(zhǔn)方為有效。請(qǐng)購單一聯(lián)送交計(jì)劃部，一聯(lián)自存。緊急請(qǐng)購時(shí)，請(qǐng)購部門應(yīng)于備注欄注明。計(jì)劃部計(jì)劃員根據(jù)請(qǐng)購單以及技術(shù)部的技術(shù)配置通知，查找相關(guān)資料，下達(dá)采購計(jì)劃，并經(jīng)計(jì)劃經(jīng)理審核后方為有效。（6）外協(xié)計(jì)劃員須檢驗(yàn)隨同計(jì)劃單一起下發(fā)的圖紙與計(jì)劃單是否一致;（7）緊急采購時(shí)，計(jì)劃部門應(yīng)于采購計(jì)劃備注欄注明（8）計(jì)劃經(jīng)理批準(zhǔn)后的書面計(jì)劃單送采購部主管以上人員確認(rèn)后，返回計(jì)劃部一聯(lián)存檔2．2請(qǐng)購的撤消已開具請(qǐng)購單，并經(jīng)批準(zhǔn)后因各種原因需撤消請(qǐng)購時(shí)，由請(qǐng)購部門以書面方式呈送計(jì)劃人員，必要時(shí)應(yīng)先口頭知會(huì)計(jì)劃部以及采購部。請(qǐng)購部門回收各聯(lián)請(qǐng)購單，并備注“撤消”字樣。計(jì)劃部門接獲通知后，立即通知采購部停止一切采購動(dòng)作，采購部經(jīng)與供應(yīng)商協(xié)商后在用友系統(tǒng)中關(guān)閉定單未能及時(shí)停止采購時(shí)，采購部應(yīng)通知原請(qǐng)購部門并協(xié)商善后工作3.采購方式規(guī)定3.1采購方式確定的依據(jù)采購部應(yīng)根據(jù)下列因素確定最有利的采購方式：物料使用狀況。物料需求數(shù)量。物料需求頻率。市場供需狀況。經(jīng)驗(yàn)。價(jià)格。3.2采購方式3.2.1標(biāo)準(zhǔn)件采購(1)集中采購:可到市場上采購已有的成品標(biāo)準(zhǔn)件;生產(chǎn)通用性物料，以集中采購較為有利，依需求計(jì)劃進(jìn)行采購；對(duì)于每月供應(yīng)商的采購額小于五仟元的，建議也集中采購，以減少供應(yīng)商的管理。（2）合約采購:經(jīng)常使用之物料且價(jià)值較高的，采購部應(yīng)事先選定供應(yīng)商，議定供應(yīng)價(jià)格及交易條件，簽定長期采購合同，以確保物料供應(yīng)來源，簡化采購作業(yè)。3.2.2非標(biāo)件采購（1）外協(xié)加工:供應(yīng)商按我司圖紙要求加工物料,由供方提供材料;（2）委外加工:供應(yīng)商按我司圖紙要求加工物料,由我司提供材料4．采購作業(yè)規(guī)定4.1供應(yīng)商開發(fā)（1）對(duì)于日常的供應(yīng)商，但有需求開發(fā)更多同類型的供應(yīng)商時(shí)，開發(fā)過程將由采購管理部主導(dǎo)，外購組或外協(xié)組予以協(xié)助（2）當(dāng)技術(shù)部有新產(chǎn)品需求時(shí)，請(qǐng)?zhí)峁┰敿?xì)的新產(chǎn)品需求（尤其是技術(shù)要求）給采購管理部，由采購管理部選擇好合適的供應(yīng)商（最好約二、三家）及價(jià)格條款后再反饋給技術(shù)部，技術(shù)部與采購部共同確認(rèn)購買哪（幾）家供應(yīng)商的樣品進(jìn)行試用。試用流程按照《新物料樣品測試報(bào)告》執(zhí)行4.2詢價(jià)、議價(jià)4.2.1詢價(jià)采購人員接獲核準(zhǔn)后之采購計(jì)劃，如果在系統(tǒng)里沒有價(jià)格的新產(chǎn)品，則應(yīng)選擇至少二、三家符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象。屬貨源緊張、獨(dú)家代理、專賣品等特殊狀況，可不受以上條件限制.供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與采購計(jì)劃要求的規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí)，采購人員應(yīng)送技術(shù)部門確認(rèn)。專業(yè)材料、用品或項(xiàng)目，采購部應(yīng)會(huì)同使用部門、技術(shù)部門共同詢價(jià)與議價(jià)。選擇詢價(jià)或采購的對(duì)象，應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商之順序選擇4.2.2議價(jià)4.2.2.1以下情況下，采購員要特別與供應(yīng)商議價(jià)（1）市場價(jià)格下跌或有下跌趨勢(shì)時(shí)應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià);（2）采購頻率明顯增加時(shí)應(yīng)與供應(yīng)商議價(jià);（3）采購數(shù)量加大時(shí)應(yīng)與供應(yīng)商議價(jià);（4）價(jià)格突然偏高時(shí)應(yīng)與供應(yīng)商議價(jià);（5）有同樣品質(zhì)、服務(wù)的供應(yīng)商提供更低價(jià)格時(shí)應(yīng)與原供應(yīng)商議價(jià);4.2.2.2詢價(jià)后，應(yīng)選擇兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)或統(tǒng)一按照我司的條件與供應(yīng)商議價(jià)4.2.2.3議價(jià)時(shí)應(yīng)注意品質(zhì)、交期、服務(wù)、帳期兼顧。4.3呈核及核準(zhǔn)4.3.1標(biāo)準(zhǔn)件核價(jià)方式采購人員詢價(jià)、議價(jià)完成后，于《詢價(jià)匯總表》上填寫詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果，同時(shí)附上書面說明,對(duì)于新價(jià)格不高于原價(jià)格的產(chǎn)品，可以不提供《詢價(jià)匯總表》向上審批以簡化作業(yè)流程，但要提供相關(guān)證明資料給采購管理部留檔。4.3.2非標(biāo)準(zhǔn)件核價(jià)方式（1）采購員初審供方提供的報(bào)價(jià)單,并提供建議說明情況并簽名確認(rèn);（2）交由稽核部對(duì)其報(bào)價(jià)做詳細(xì)審核,最終核出雙方均認(rèn)可價(jià)格;（3）雙方領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)人員簽字認(rèn)可單價(jià)有效;采購核準(zhǔn)權(quán)限規(guī)定，不論金額多寡，均應(yīng)先經(jīng)采購主管審核，并依照核準(zhǔn)權(quán)限逐級(jí)向上呈核。4.4采購作業(yè)采購人員接獲經(jīng)核準(zhǔn)之《采購計(jì)劃單》后，應(yīng)以書面《采購訂購單》形式向供應(yīng)商訂購物料，采購定單須有采購員簽名及主管部門審批后方為有效。同時(shí)要求供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)書面蓋章回傳予以確認(rèn)。（2）外協(xié)采購訂單一式三聯(lián),一聯(lián)交供應(yīng)商,一聯(lián)采購員留存,一聯(lián)交相關(guān)人員審核單價(jià)留檔備案;若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應(yīng)于訂購單上明確注明。采購人員應(yīng)根據(jù)計(jì)劃要求控制物料訂購交期，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。4.5驗(yàn)收與付款依我司倉儲(chǔ)部相關(guān)檢驗(yàn)與入庫之規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收工作。依財(cái)務(wù)管理規(guī)定，辦理供應(yīng)商付款手續(xù)。5、附件[附件]CGGL01-1《采購流程圖》采購流程圖供應(yīng)商請(qǐng)購部門技術(shù)部計(jì)劃部采購部品管部倉儲(chǔ)部財(cái)務(wù)部采購定單采購定單物料物料退貨退貨退貨退貨發(fā)票發(fā)票請(qǐng)購單需求請(qǐng)購單需求新產(chǎn)品開發(fā)需新產(chǎn)品開發(fā)需求技術(shù)配置通知需求核準(zhǔn)需求計(jì)劃需求核準(zhǔn)需求計(jì)劃供應(yīng)商開發(fā)供應(yīng)商開發(fā)供應(yīng)商調(diào)查供應(yīng)商調(diào)查old核準(zhǔn)N采購計(jì)劃處理New請(qǐng)款N特殊申請(qǐng)采購定單價(jià)格核準(zhǔn)比價(jià)議價(jià)詢價(jià)Yold核準(zhǔn)N采購計(jì)