公文解讀之一格式

公文解讀之一

格式？公文應(yīng)該是什么樣子的？有什么特別的地方？本課就是解決這些問題的。要寫好公文，就要先了解公文。什么叫公文一般的定義：公文是用于公務(wù)活動(dòng)的一種應(yīng)用文書。公文出自法定的機(jī)關(guān)單位（黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位），具有處理公務(wù)的合法效用。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中的定義：“黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具?！边@兩個(gè)文件規(guī)定的是黨政機(jī)關(guān)，我們做為企業(yè)，參照?qǐng)?zhí)行。公文種類公文種類有15種：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要（會(huì)議紀(jì)要）公文構(gòu)成要素公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分（原標(biāo)準(zhǔn)是劃分為眉首、主體、版記三部分）。公文格式要素主要是指：版頭（公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭），包括：份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人；1、份號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。公文負(fù)責(zé)制份數(shù)的順序號(hào)，即將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。2、密級(jí)和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和保密期限，保密期限是對(duì)公文秘密等級(jí)時(shí)效規(guī)定的說明。標(biāo)注時(shí)，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。3、緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)公文緊急程度，分別標(biāo)注“特急”、“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角或密級(jí)的下一行；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志（注：原稱“標(biāo)識(shí)”現(xiàn)稱“標(biāo)志”）。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以不加“文件”二字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。5、發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)是發(fā)文機(jī)關(guān)按照發(fā)文順序編排的順序號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)加“號(hào)”組成。編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布，與簽發(fā)人姓名處在同一行。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。6、簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人必須是本機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置（即與發(fā)文字號(hào)同處一行）。高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。2、抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。行文分類分三種：上行文，下級(jí)機(jī)關(guān)給上級(jí)機(jī)關(guān)遞送的文件；下行文，下級(jí)機(jī)關(guān)給上級(jí)機(jī)關(guān)遞送的文件；平行文，同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)相互遞送的文件。行文規(guī)則 一是行文要確有必要，講究實(shí)效。二是行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)行文。三是向上級(jí)行文原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)機(jī)關(guān)同意或者授權(quán)（屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門），請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。四是向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，要主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)，部門和單位不得向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)機(jī)關(guān)提出指令性要求，涉及多個(gè)部門協(xié)商不一致的不得向下行文。五是同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。六是部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。公文處理三大步驟：“公文擬制”（要求“重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)”）“公文辦理”（修改、審核、簽發(fā)）“公文管理”（歸檔）標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)和裝訂要求采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙頁碼底端居中，數(shù)字兩側(cè)加短橫線，宋體小四號(hào)，首頁不要頁碼。一般每面排22行，每行排28個(gè)字，為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，在調(diào)整行距、字距時(shí)，每頁既可減少1行，每行可減少1―2個(gè)字，也可每頁增加1―2行，每行增加1―2個(gè)字。

公文要雙面印刷。

公文裝訂與公文排印一致，左側(cè)裝訂，不掉頁。最新的行文標(biāo)準(zhǔn)，與過去的有一些不同。主要變化可用六句話來幫助記憶：主題詞和份數(shù)不再標(biāo)；密級(jí)緊急左上角；機(jī)關(guān)署名不可少；成文日期用數(shù)字；公文頁碼別忘了。公文的特定格式公文中的橫排表格。A4紙型的表格橫排時(shí)，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字的用法。按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。秘密加急鑫辦字〔2017〕8號(hào)簽發(fā)人：ΧΧΧ關(guān)于下發(fā)《印章管理和使用規(guī)定》的通知各事業(yè)部、職能中心：現(xiàn)將《印章管理和使用規(guī)定》隨通知下發(fā)各單位，望組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員進(jìn)行宣講學(xué)習(xí)，并從即日起按照通知精神嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。一、ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ二、ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ涿州市鑫昊匯元集團(tuán)2017年7月5日