行政秘書培訓(xùn)(會務(wù)、接待)

...v.會議統(tǒng)籌會議的根本要素：時間、地點、參加人員、主要內(nèi)容會議統(tǒng)籌的主要局部：會前準(zhǔn)備會議的根本流程如下：確定召開會議——確定參會人員——確定時間、地點——準(zhǔn)備材料——會議通知——會場布置——會中調(diào)整——會后收拾1、確定召開會議。召開會議一般有三個因素,一是傳達(dá)上級文件精神，二是領(lǐng)導(dǎo)安排，三是部門工作需要。秘書可根據(jù)實際情況請示領(lǐng)導(dǎo)是否召開會議，但以領(lǐng)導(dǎo)安排為主要依據(jù)。2、參會人員。根據(jù)會議內(nèi)容，請示主要領(lǐng)導(dǎo)，確定參會人員，其中首定其他領(lǐng)導(dǎo)或外部門人員。3、會議時間。會議由本部門主辦時，召開會議時間一般由本部門主要領(lǐng)導(dǎo)安排，當(dāng)涉及多位參會領(lǐng)導(dǎo)或其他部門時，應(yīng)根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)安排，征求其他領(lǐng)導(dǎo)或外部門意見。最后，匯總情況，向本部門主要領(lǐng)導(dǎo)匯報，最終確定會議時間。4、會議地點。根據(jù)參會人員的規(guī)格，會議的規(guī)模，所需的設(shè)備情況進(jìn)展安排。校內(nèi)的主要會議室有：第一會議室，配置約40個座位，會議電腦終端機(jī)24臺，無投影音響，主要用于黨委會議、校長辦公會、行政例會等小型會議；行政樓C108，配置約140個座位，有投影音響，可進(jìn)展小型報告會、學(xué)術(shù)講座等；學(xué)術(shù)報告廳，約440個座位，有投影音響，小型舞臺，一般用于校內(nèi)大型會議，文藝表演等。以上三個會場都由學(xué)校辦公室管理，各部門使用需提前申請。另：出于節(jié)約辦學(xué)方面考慮，建議各部門勿頻繁申請使用學(xué)術(shù)報告廳，一般的學(xué)術(shù)報告、講座可申請教學(xué)樓C棟大課室。各二級學(xué)院的內(nèi)部會議，建議由本部門自行安排會議地點。5、材料準(zhǔn)備。會議材料簡單分為：發(fā)言稿、議題兩大類。發(fā)言稿包括：開閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓講話稿、主持詞等。一般提前一天呈送發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)審核。議題包括：上級學(xué)習(xí)文件、工作安排、總結(jié)匯報等。要求會前分發(fā)各參會人員。6、會議通知。會議通知的四要素：內(nèi)容、時間、地點、參加人員。例子：關(guān)于召開2010～2011學(xué)年第一學(xué)期開學(xué)全體教職工會議的通知.doc7、會場布置。根本內(nèi)容有：座次安排、會標(biāo)橫幅、音響投影、茶水水果等。座次安排。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為單數(shù)時，1號領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)排在1號領(lǐng)導(dǎo)左手邊，3號領(lǐng)導(dǎo)排在1號領(lǐng)導(dǎo)右手邊，4號領(lǐng)導(dǎo)排在2號領(lǐng)導(dǎo)左手邊，5號領(lǐng)導(dǎo)排在3號領(lǐng)導(dǎo)右手邊，其他依次類推。根據(jù)職務(wù)等具體情況確定順序號151311975312468101214會場當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為雙數(shù)時，1號領(lǐng)導(dǎo)、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，1號領(lǐng)導(dǎo)排在居中座位的右邊，2號領(lǐng)導(dǎo)排在1號領(lǐng)導(dǎo)的左手邊，其他同上。根據(jù)職務(wù)等具體情況確定順序號1311975312468101214會場會標(biāo)橫幅。校內(nèi)會標(biāo)橫幅常用地點具體尺寸〔單位：米〕地點尺寸第一會議室7×0.8行政樓C1087×0.8學(xué)術(shù)報告廳12×1.5教學(xué)樓中庭中央11×0.8教學(xué)樓中庭兩側(cè)8×0.8推薦會標(biāo)橫幅制造單位及：點紅廣告，3309601音響投影。行政樓C108主席臺音響翻開電源即能使用，根本無需調(diào)試。如使用投影要自備手提電腦，但使用投影將對會標(biāo)有較大影響，建議兩者選一。學(xué)術(shù)報告廳的音響投影由信息中心下屬的電教部負(fù)責(zé)，聯(lián)系：3800213。茶水水果。領(lǐng)導(dǎo)用茶，每隔45分鐘加一次茶；一般參會人員用小支礦泉水，天冷時可不用礦泉水。一般只有座談會、茶話會等場合才需水果。8、會中調(diào)整。在會議進(jìn)展時，如有調(diào)整，需保持冷靜，正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，聯(lián)系有關(guān)人員，盡量安排好工作。9、收拾會場。在參會人員退場之后，收拾現(xiàn)場的會議材料，器材，檢查有無遺漏物件，最后關(guān)閉電源，鎖好門窗，如有借用物品要及時歸還。來訪接待序號主要事項具體內(nèi)容1來訪人員XX、性別、民族、單位、職務(wù)、人數(shù)2來訪時間到達(dá)時間、來訪天數(shù)、離開時間3來訪內(nèi)容4迎送時間、地點、飛機(jī)航班或火車班次、汽車車號、交通〔接待用車〕、聯(lián)系人員、聯(lián)系5會見人員、時間、地點選擇、會場布置〔投影設(shè)備、座次安排、水果茶水、標(biāo)語條幅〕、材料