公文帶電子檔加入說明課件

1進(jìn)入公文系統(tǒng)從桌面上找出公文管理的圖示點(diǎn)兩下進(jìn)入管理者應(yīng)予每位使用公文管理系統(tǒng)人員使用者編號或密碼每一位人員使用公文管理系統(tǒng)均應(yīng)以自己的編號及密碼（有無均可）進(jìn)入輸入使用者編號及密碼後,點(diǎn)[確定]進(jìn)入公文系統(tǒng)2於每日第一次開啟公文系統(tǒng)時(shí),會出此內(nèi)部公告訊息或進(jìn)入公文系統(tǒng)主畫面也可以打開(要關(guān)閉就點(diǎn)選此處╳)於開啟公文系統(tǒng)時(shí),會出此針對個(gè)人提示訊息,來提醒承辦人一日內(nèi)將逾期之公文.以便於公文之結(jié)案時(shí)效或提早作展期關(guān)閉請點(diǎn)此處3確認(rèn)作業(yè)單位(機(jī)關(guān)簡稱)及人員名稱是否正確4承辦人辦理公文管理操作1.創(chuàng)稿流程創(chuàng)簽稿作業(yè)→送核判→函稿修改→送發(fā)文2.收文結(jié)案存查流程收文作業(yè)→承辦作業(yè)結(jié)案→歸檔清單→送歸檔3.收文函覆文流程收文作業(yè)→承辦作業(yè)函覆文→送發(fā)文（列印送紙本）5

創(chuàng)稿流程

創(chuàng)簽稿作業(yè)→送核判→函稿修改→送發(fā)文

（列印送紙本）1.首先點(diǎn)選創(chuàng)簽稿作業(yè)進(jìn)入2.點(diǎn)選[登錄]或從左上角[創(chuàng)簽/稿][登錄]6依照1主旨、2說明、3決行層次、4分類號(會自動帶出保存年限)、5發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、6署名、7聯(lián)絡(luò)方式(會自動帶出見24頁說明)

、8會辦單位(若需會辦見下一頁)輸入資料後,點(diǎn)[登錄]後就會出現(xiàn)創(chuàng)稿流水號.**於符號表下方新增‘剪下’‘複製’‘貼上’三個(gè)功能123456787如須會辦其他科室請?jiān)诘卿浨包c(diǎn)選[會辦單位]依照所要會辦的科室作點(diǎn)選打勾後，按[離開],再點(diǎn)[登錄].將於列印函稿時(shí),帶入公文的版面中出現(xiàn)創(chuàng)稿流水號後.再點(diǎn)選[受文者]設(shè)定受文機(jī)關(guān)8依照所要發(fā)文的機(jī)關(guān)學(xué)校作正副本點(diǎn)選下拉受文機(jī)關(guān)名稱點(diǎn)選後，按+,點(diǎn)選完成後,此區(qū)乃電子交換的受文單位記錄區(qū)此二區(qū)乃列引紙本的受文單位記錄區(qū)9此處請注意，如果受文機(jī)關(guān)是政府機(jī)關(guān)學(xué)校，麻煩盡量由點(diǎn)選方式加入。除此之外，請?jiān)诖藱谥苯虞斎肜缒衬橙嗣蛩饺似髽I(yè)名稱以及各高中職等等此處請注意，如果受文機(jī)關(guān)是政府機(jī)關(guān)學(xué)校，麻煩盡量由點(diǎn)選方式加入。除此之外，請?jiān)诖藱谥苯虞斎肜绯修k單位或其他相關(guān)名稱10此處請注意，如果受文機(jī)關(guān)是’機(jī)關(guān)群組’，麻煩將同步的勾選取消。除此之外，請?jiān)谡緳谥苯虞斎肜纭谒念惏l(fā)行’或其他相關(guān)名稱11點(diǎn)「登錄」後，回到登錄畫面點(diǎn)[列印]後就會出現(xiàn)下面畫面,印出上呈核判後,若主管無修改請直接接到26頁的承辦作業(yè)，若主管有修改再用查詢修改後送發(fā)文（見17-18頁或19-20）。12開會通知單操作說明開啟創(chuàng)簽稿作業(yè)的登錄文別下拉點(diǎn)選‘開會通知單’就會出現(xiàn)下圖格式131.依照1開會事由、2開會日期、3開會時(shí)間、4主持人、5開會地點(diǎn)、6出席者、7列席者、8聯(lián)絡(luò)人、9電話、10備註、11署名、12擬稿方式、13保存期限輸入資料後,點(diǎn)[登錄]後就會出現(xiàn)創(chuàng)稿流水號.2.再點(diǎn)選受文者**於符號表下方新增‘剪下’‘複製’‘貼上’三個(gè)功能14依照所要出席者的機(jī)關(guān)學(xué)校發(fā)文作出席者點(diǎn)選下拉受文機(jī)關(guān)名稱點(diǎn)選後，按+,點(diǎn)選完成後,[此處同步功能會關(guān)閉]15此處請注意，請?jiān)诔鱿吡邢呒案北敬硕谥兄苯虞斎胂嚓P(guān)將出席此彙一的人員名單以及各高中職等等,後按登錄即可*回到登錄畫面點(diǎn)[列印]後就會出現(xiàn)word畫面,印出上呈核判後,若主管無修改請直接到26頁的承辦作業(yè)操作，若主管有修改再用查詢修改後送發(fā)文（見17-18頁）。16點(diǎn)「查詢作業(yè)」後，再點(diǎn)「創(chuàng)簽稿日期」輸入創(chuàng)稿日期，點(diǎn)選「查詢」**96年版新增[發(fā)文號]查詢功能1711.先找出需要修改的公文，點(diǎn)選讓他反白。2.再點(diǎn)選「修改」2開啟此畫面便可以再作主旨及說明的修改，但是再修改後必須點(diǎn)選「確認(rèn)」再點(diǎn)「離開」18**96年版新增**點(diǎn)承會辦作業(yè)→承辦作業(yè)→案件狀態(tài)→ˇ承辦→確定→反白收文號→經(jīng)辦事項(xiàng)→送繕打→創(chuàng)稿修改19就會出現(xiàn)創(chuàng)稿修改畫面,即可修改並於修改完成後點(diǎn)[確認(rèn)]即可20

在子系統(tǒng)登錄編輯畫面中，雙擊『主旨』、『說明』、『擬辦』項(xiàng)目，可進(jìn)入如下的放大編輯畫面。補(bǔ)充：主旨及說明之操作方式21在放大編輯畫面中，點(diǎn)選畫面下方的各編號類型，即可開始使用自動編號功能。在放大編輯畫面中，點(diǎn)選畫面下方的空白按鈕，按鈕會轉(zhuǎn)換成“修改”狀態(tài)，此時(shí)即可進(jìn)行編號修改。修改完畢後再點(diǎn)選修改按鈕，即可回復(fù)一般狀態(tài)。22補(bǔ)充：詞庫新增引入之操作方式將游標(biāo)停留在主旨或說明的最後一個(gè)字，點(diǎn)滑鼠的「右鍵」點(diǎn)選下圖的「個(gè)人」詞庫區(qū)，便可以將剛剛的主旨或說明「新增」至詞庫。當(dāng)下次要使用便點(diǎn)滑鼠右鍵，在點(diǎn)選所要的詞庫後，點(diǎn)「引用」即可。23補(bǔ)充：自訂資料設(shè)定之操作方式。在創(chuàng)稿、承會辦作業(yè)中，為便利登錄人員輸入資料，可先行設(shè)定個(gè)人聯(lián)絡(luò)資料

進(jìn)入自訂資料設(shè)定化後，將游標(biāo)移至要修改的項(xiàng)目，即可直接進(jìn)行編修，編修完成後按下『確認(rèn)』即可儲存編修過的資料。241.點(diǎn)選承辦作業(yè)進(jìn)入2.點(diǎn)選左上角[承辦作業(yè)][案件狀態(tài)]3.將承辦打勾後,按[確定]25案件狀態(tài)查詢本次提升案新增案件狀態(tài)查詢列印功能，點(diǎn)選『案件狀態(tài)查詢』會出現(xiàn)如圖5-5-1的畫面，依照所需條件輸入後，按下『查詢』可查詢出符合條件的公文，按下『列印』即可印出符合條件的公文資料。圖5-5-126點(diǎn)承會辦作業(yè)→承辦作業(yè)→案件狀態(tài)→ˇ承辦→確定→反白收文號→經(jīng)辦事項(xiàng)→送繕打→附件

公文帶電子檔附件加入方式出現(xiàn)附件管理畫面→點(diǎn)選新增→出現(xiàn)訊息’檔案名稱未指定’時(shí),點(diǎn)確定(1.新增’檔案大小’供承辦人參考勿超過1MB)(2.新增’另存檔案’供承辦人另存來文附件)1227→出現(xiàn)開啟畫面（請將您已經(jīng)做好的電子檔附件點(diǎn)選，可能在A：磁碟或硬碟C：上）按’開啟’出現(xiàn)附件管理畫面時(shí),可在附件說明處輸入此附件名稱（例如某某統(tǒng)計(jì)表等等）再點(diǎn)新增28若有出現(xiàn)警告訊息時(shí),請點(diǎn)’是’若檔案太大會有出現(xiàn)警告訊息時(shí),請點(diǎn)’確定’並將此公文附件依說明交換.29如果還有附件請第27-30頁再作一次,若無則點(diǎn)離開回到承辦作業(yè)畫面或下一頁的送發(fā)文流程301.點(diǎn)選公文,點(diǎn)[稿轉(zhuǎn)函]列印出公文.離開word畫面2.點(diǎn)選左上角[經(jīng)辦事項(xiàng)][送發(fā)文][送機(jī)關(guān)學(xué)校名稱]3.確認(rèn)發(fā)文單位後,按[確定]4.點(diǎn)取消->離開->關(guān)掉視窗就完成了5.歸檔清單請由發(fā)文人員列印後含