第一章Office Xp 概述說明

第一章

OfficeXp

概述§3.OfficeXp的安裝§2.OfficeXp

特性

§1.OfficeXp

組件簡介

主要內(nèi)容

§5.OfficeXp

工具介紹§4.OfficeXp

啟動與退出OfficeXP是一個應用程序包，是將多個辦公軟件集成后形成的綜合辦公軟件，Word2002、Excel2002、Access2002、PowerPoint2002、FrontPage2002、Outlook2002等應用程序都是Office中的組件。作為辦公和管理的平臺，它不僅是您日常工作的重要工具，也是生活中的得力助手。盡管Office組件越來越趨向于集成化，但各個組件仍有著比較明確的分工。一般說來，

word主要用來進行文本的輸入、編輯、排版、打印等工作;Excel主要用來進行有繁重計算任務的預算、財務、數(shù)據(jù)匯總等工作；PowerPoint主要用來制作演示文稿和幻燈片及投影片等；Access是一個桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫應用程序；Outlook是一個桌面信息管理的應用程序；FrontPage主要用來制作和發(fā)布因特網(wǎng)的Web頁面。

Word、Excel、PowerPoint、Access等組件之間的內(nèi)容可以互相調(diào)用，互相鏈接，或利用復制粘貼功能使所有數(shù)據(jù)資源共享。我們也可以將這些組件結(jié)合在一起使用，以便使字處理、電子數(shù)據(jù)表、演示文稿、數(shù)據(jù)庫、時間表、出版物，以及

Internet通訊結(jié)合起來，從而創(chuàng)建適用于不同場合的專業(yè)的、生動的、直觀的文檔。

§1.OfficeXp

組件簡介§2.OfficeXp

特性1.2.1易用性1.智能標記在整個OfficeXP的環(huán)境中，隨處可見智能標記。所謂“智能標記”就是一組在所有Office應用程序中共享的按鈕，當用戶在進行實際操作時（如粘貼數(shù)據(jù)、自動更正或輸入人名、地址和日期等），這些按鈕就會及時出現(xiàn)，提供幫助用戶繼續(xù)操作的選項。有了這樣一組工具，就相當于在用戶工作時有一個無形的助手隨時待命，一旦用戶需要他們就會及時出現(xiàn)，幫助用戶完成正確的操作。2.任務窗格任務窗格是OfficeXP中新增加的一個功能特性，它是一個可折疊的窗口，向用戶提供比菜單更便捷的方式來使用命令、收集信息和修改文檔。這個窗口會根據(jù)用戶的操作需求自動彈出來，使人們隨時獲得所需工具，讓用戶有效控制Office工作方式，大幅度提高了工作成效。任務窗格的設(shè)計使原來許多不為用戶所知或者不易調(diào)用的命令使用起來更加方便了，因為許多常用的命令可以放在這里，隨手可得。在以往的版本中，用戶需要記住每項操作在菜單中的位置，如果不小心忘記了，就要花時間在不同層次的菜單中翻箱倒柜地尋找。在OfficeXP中，用戶可以很容易地從顯示在屏幕右側(cè)的“任務窗格”中執(zhí)行搜索、打開或啟動新文檔、查看剪切板內(nèi)容、設(shè)置文檔和演示文稿的格式等操作?！叭蝿沾案瘛钡膬?nèi)容與特定的應用程序有關(guān)。一個任務窗格可以包含一個或多個頁面，每個頁面可以分成若干個區(qū)。OfficeXP允許開發(fā)人員通過編程來操作任務窗格，讓它完成特定的功能。

3.改進的剪貼板

OfficeXP的剪貼板最多可以記憶24次復制的內(nèi)容，這讓我們在撰寫文檔的時候能夠同時復制更多的內(nèi)容。同時，所有復制下來的信息內(nèi)容、文字扼要、圖片縮略圖等都會在窗口右邊的區(qū)域中按次序排列顯示，可以根據(jù)需要有選擇的粘貼或者刪除。

4．智能折疊菜單

OfficeXP下拉菜單中只顯示最常用的功能。對于其他功能，如果需要，按一下菜單最底下的箭頭，菜單就會完全打開，對使用過的菜單項，下一次打開菜單后，OfficeXP就把這它作為常用菜單顯示出來，而隱藏其他不常用的菜單項。

5．多文檔切換方式

OfficeXP將每一個文檔分別作為一個任務單獨顯示，如果我們同時打開多個文檔之后，系統(tǒng)將會在任務欄上分別顯示每個文件的圖標，我們只需使用ALT+TAB快捷鍵或用鼠標單擊任務欄上的文檔圖標就可以在同一應用程序中的不同文檔之間進行切換。

6．直接預覽字體OfficeXP在字體列表框中不再是簡單地列出字體的名稱，而是將字體的形狀也顯示出來，使人一目了然，可以很方便地選擇字體。

1.2.2網(wǎng)絡功能

1.Web頁OfficeXP包含的所有組件都與Web緊密結(jié)合，Word、Excel、PowerPoint、Access等組件所生成的文檔都可以保存為HTML格式，而且可以最大限度地保持原文檔的格式?？梢院苋菀椎剡M行信息的匯總和直接發(fā)布，提高了工作效率。OfficeXP更獨特的Web功能表現(xiàn)在：PowerPoint制作的幻燈片另存為超文本后，在IE中效果仍然存在，而且前后翻頁甚至放映也都與PowerPoint中的效果一樣。為了生成有效的HTML文件格式，OfficeXP把創(chuàng)建HTML文檔功能嵌入到我們都很熟悉的文檔打開和保存標準命令中，從而簡化了HTML文檔的創(chuàng)建。2.將頁面保存為單獨的文件

一般保存網(wǎng)頁時，需要將網(wǎng)頁（html）文件和圖片的文件保存在同一個目錄中，否則將出現(xiàn)頁面中圖片缺損的情況。而在Access、Excel、PowerPoint、和Word中都可以使用一種特殊的頁面文件格式，將頁面中的所有元素(包括文本、圖形和樣式表)保存到單個文件中。這樣既方便了我們管理文件，又容易復制攜帶。

3.電子郵件

在OfficeXP中所有組件的工具欄下都新增了一個E-mail按鈕，通過它可以在工作的時候直接將所編輯的文檔以附件或者是正文的形式發(fā)送出去。而且在作為附件形式發(fā)送時，僅僅填寫對方的電子信箱地址，并給這封信件進行簡短的介紹即可。當別人收到郵件之后，還可以直接在附件欄中再進行編輯修改，等處理完畢后也能很便捷的將文檔發(fā)送給你。

1.2.3新增的中文特性

OfficeXP開發(fā)新增了許多專門針對中文應用的功能和工具，比如基于漢語分詞原理的中文詞和句的選擇、中文校對、整句輸入法等。另外在表格、字庫、簡繁體轉(zhuǎn)換方面也作了大量改進。OfficeXP中文版支持高達64000個漢字的超大字符集，包含了新的語音輸入合成技術(shù)以及新版本的微軟拼音和改進了的手寫輸入，有多達十五萬詞條的強大的中英雙向詞典。

1.語音和手寫輸入

在OfficeXP中集成了語音輸入，經(jīng)過短暫的機器語音培訓之后，我們就可以直接通過聲音來輸入文檔的內(nèi)容，或者是實現(xiàn)對段落格式設(shè)置、字體更改的操作。這對于不熟悉中文打字的用戶來說是很有意義的。OfficeXP還允許用戶通過手寫板書寫文稿，并且可以把手寫文稿直接輸入到

Office應用程序。用戶既可以讓Office應用程序?qū)⑹謱懳母遄R別為印刷體的電子稿，也可以按手寫體保存。文檔的輸入

鍵盤輸入語音輸入聯(lián)機手寫輸入特殊符號通過“插入|符號”掃描輸入OCR文字識別.符號輸入

?:+(:+):+|=+=+>“”<+=+>.語音輸入

☆首次使用需安裝:更改office組件—選擇應用程序的高級自定義—office共享功能—中文可選輸入法—語音輸入或手寫輸入☆右擊輸入法圖標—設(shè)置—添加—語音☆選擇語音識別—屬性—高級語音—訓練配置文件

.聯(lián)機手寫輸入

.掃描輸入

2.微軟拼音3.0

在OfficeXP中內(nèi)建了微軟拼音輸入法3.0，在智能化方面比以前版本有了極大的提高，其整句輸入功能在同類軟件中可以說處于領(lǐng)先地位。微軟拼音輸入法3.0與系統(tǒng)緊密集成，標準拼音、語句輸入、高準確率，性能更穩(wěn)定。微軟拼音輸入法以自然語言處理技術(shù)為核心，以句子為基本單位，根據(jù)句子前后的相關(guān)屬性，智能地確定輸入的漢字信息，從而突破了傳統(tǒng)中文輸入法以詞為單位，手工選詞的障礙。微軟拼音輸入法具有自動組句功能，用戶可隨意輸入不同長短的句子，連續(xù)輸入相應的漢字拼音，這樣既保證了用戶思維的流暢，又無需人工分詞，過多地查找重碼，大大提高了寫作的效率。這種輸入法重碼率低又不需要培訓。

3．中文斷詞功能

OfficeXP使用了中文斷詞技術(shù)，可以根據(jù)上下文自動斷詞，它為中文校對和整句輸入提供方便。當我們雙擊中文句子或詞組時，就會選定距光標最近的中文詞語。這樣可以使我們快速選定中文詞語并執(zhí)行一些操作，比如重新輸入另一個詞來代替所選詞語或進行復制、粘貼等。在中文OfficeXP中，引入了一種新的測量單位——字符單位。我們就能夠以字符為單位測量一些段落格式設(shè)置、頁邊距、行距、字符間距等。這對于中文文字的處理特別有用，因為許多人在日常如縮進寫作中有在段落起始處縮進兩個字符的習慣。如果以字符為單位，您就不必擔心因改變了字體、字號等造成格式上的混亂

4．中文校對

漢語的自動校對很不容易實現(xiàn)，在Office97以前的版本中，語法校對主要針對西文部分。在OfficeXP對中文文檔也提供一些明顯的語法、錯別字等自動校對的功能，它在確信有錯誤的中文詞語下面用紅色的波折線表示，在有疑問的詞語下面用綠色的波折線表示，甚至可以糾正某些不太明顯的錯誤，比如它可以發(fā)現(xiàn)“山青水秀”中的“青”字用錯了。

5．表格功能的增強

OfficeXP對制表功能進行了許多擴充，可以在文檔中拖動表格，改變表格大小，可以實現(xiàn)文字繞排和表格的嵌套，還可以創(chuàng)建網(wǎng)頁風格的表格。

6．簡繁體轉(zhuǎn)換OfficeXP的Word應用程序提供了簡體中文與繁體中文之間的轉(zhuǎn)換，而且還提供了基于詞的簡體中文與繁體中文之間的轉(zhuǎn)換。利用這個功能，我們可以很方便地將一篇簡體中文的文章轉(zhuǎn)換為繁體的形式，也可以把繁體中文的文章轉(zhuǎn)換為簡體的形式。

7．中英互譯Word應用程序還提供了中、英文之間的翻譯功能。成為我們手頭邊很方便的電子字典。1.2.4其它功能

1.掃描與OCR功能

在OfficeXP中直接集成了對掃描儀的支持，可以直接調(diào)用掃描儀對文章進行掃描，并通過內(nèi)置的OCR文字識別之后導入Word，所以極大的減輕了文字輸入的工作量。以前都是先將文章掃描并進行OCR識別，然后再轉(zhuǎn)貼到Word中進行處理，非常麻煩。

2.壓縮圖片

用戶可用OfficeXP的“圖片”工具來“壓縮圖片”。用戶可以選擇文件的用途（Web、打印、屏幕顯示等），并指定是否優(yōu)化文件中的一個或多個圖形。然后程序?qū)⒂靡环N盡量壓縮圖形尺寸（但不損失圖形質(zhì)量）的方式來壓縮圖形。

OfficeXP的組件使用了改進的圖形系統(tǒng)，通過這個圖形系統(tǒng)，可以讓圖形和藝術(shù)字具有更平滑的輪廓，并能夠調(diào)整色調(diào)和透明度級別。1.3Office通用操作

OfficeXP的各個應用程序共享公用的命令、對話框和操作步驟。學會了一個應用程序的用法后，對學習其它應用程序會大有幫助。比如對文本的剪切、復制、刪除，對象的插入和圖形的繪制等。如果我們知道了在一個程序中如何移動、查找、更正文本和為文本添加批注，那么我們就會知道在其他程序中如何執(zhí)行這些操作。

1.3.1共用的操作

在OfficeXP中有下面一些共用的操作。

1．文件類

同時打開多個文檔；設(shè)置文檔的屬性；將文檔存為WEB頁；進行頁面設(shè)置和打印。

2．編輯類

進行復制、刪除、剪切和移動；利用拖動選定文本；查找和替換；撤消和恢復；格式刷的使用。

3．格式類

設(shè)置文字的字體、大小、顏色等；設(shè)置文字或段落的對齊方式。4．視圖類改變顯示比例。5．對象類繪制圖形；插入藝術(shù)字；插入剪貼畫；創(chuàng)建圖表；創(chuàng)建組織結(jié)構(gòu)圖。6．自定義類工具欄的顯示和隱藏；智能菜單的顯示；工具欄按鈕的添加和刪除；自定義工具欄和菜單。

7．其它

批注；拼寫檢查；宏的使用；超級鏈接的方法；自動更正；幫助的使用等。表1.2編輯快捷鍵操作快捷鍵復制Ctrl+C插入/改寫Insert取消操作Esc粘貼Ctrl+V重復F4恢復Ctrl+Y查找Ctrl+F查找替換Ctrl+H繼續(xù)查找Shift+F4撤消Ctrl+Z剪切Ctrl+X表1.3格式快捷鍵操作快捷鍵粗體Ctrl+B下劃線Ctrl+U選擇字體Ctrl+Shift+F選擇字號Ctrl+Shift+P15.2通用快捷鍵3．定位表1.4定位快捷鍵操作快捷鍵定位至上一屏PageUp定位到下一屏PageDown定位到上一行↑定位到下一行↓定位到行首Home定位到行尾End向右定位一個字符→向左定位一個字符←向右定位一個詞Ctrl+→向左定位一個詞Ctrl+←4．文檔表1.5文檔快捷鍵操作快捷鍵保存文檔Ctrl+S或Alt+Shift+F2或Shift+F12打開文檔Ctrl+O或Alt+Ctrl+F2或Ctrl+F12打印文檔Ctrl+P或Ctrl+Shift+F12關(guān)閉文檔Ctrl+F4或Ctrl+W或Alt+F4另存文檔F12新建文檔Ctrl+N5．其它表1.6其它快捷鍵操作快捷鍵拼寫檢查F7幫助F1這是什么Shift+F1激活菜單方式F10激活快捷菜單Shift+F10激活應用窗口圖標Alt+空格顯示VB代碼Alt+F11打開宏對話框Alt+F8刷新顯示F9輸入法通用技巧

設(shè)置首選中文輸入法：將非首選項先刪除，需要的再添加強制元音分節(jié)：對只有韻母的漢字，用’強制分節(jié)模糊音的輸入：選擇“拼音方式”下的模糊拼音中英文混輸：選擇“拼音方式”

支持中/英混合輸入不完整輸入：選擇“拼音方式”