公司檔案資料管理制度范文（3篇）

第12頁共12頁公司檔案資?料管理制度?范文為了?做好工程及?設(shè)備檔案資?料的管理工?作，參照《?建設(shè)工程文?件歸檔整理?規(guī)范》等文?件的有關(guān)要?求，結(jié)合本?公司實(shí)際情?況和公司領(lǐng)?導(dǎo)對(duì)檔案管?理的相關(guān)要?求特制訂本?檔案管理制?度。（1?）歸檔范圍?主要為工?程和設(shè)備檔?案資料。a?.工程檔案?是指各類報(bào)?批文件（對(duì)?政府各行政?部門的各類?報(bào)批文件、?回復(fù)的批示?文件、對(duì)外?發(fā)文、對(duì)外?接收的文件?）、各類合?同（所有合?作合同、供?給合同、工?程合同以及?各合同的附?件、補(bǔ)充合?同，供應(yīng)商?（服務(wù)）單?位的報(bào)價(jià)資?質(zhì)資料、報(bào)?價(jià)商務(wù)資料?及報(bào)價(jià)匯總?表說明文件?，比價(jià)的考?察調(diào)研報(bào)告?，考察調(diào)研?的影像、照?片資料）、?設(shè)計(jì)資料及?圖紙、設(shè)計(jì)?變更與工程?洽商資料、?監(jiān)理文件、?施工日志、?會(huì)議紀(jì)要、?審計(jì)結(jié)論及?各種驗(yàn)收證?件、檢測報(bào)?告、材料設(shè)?備的合格證?及說明書、?施工圖、財(cái)?產(chǎn)移交手續(xù)?及其他需要?存檔的文件?等。b.?設(shè)備檔案是?鑒定評(píng)價(jià)（?儀器）技術(shù)?狀態(tài)的科學(xué)?資料，是為?保障（儀器?）設(shè)備正常?運(yùn)轉(zhuǎn)并處于?良好狀態(tài)的?重要依據(jù)。?檔案員接收?歸檔本公司?的各類設(shè)備?資料。主要?包括計(jì)劃、?選購階段的?儀器設(shè)備購?買申請(qǐng)單、?協(xié)議、合同?、重要來往?函件、電文?；開箱驗(yàn)收?階段的裝箱?單、開箱驗(yàn)?收單、出廠?合格證書、?出廠精度檢?驗(yàn)單、圖樣?、技術(shù)手冊?、使用維護(hù)?手冊、說明?書、校驗(yàn)標(biāo)?準(zhǔn)、隨機(jī)備?件圖冊、軟?件、硬件部?分的文件材?料、開箱檢?驗(yàn)記錄；安?裝調(diào)試階段?的試車、試?驗(yàn)記錄、安?裝驗(yàn)收單、?存在問題及?處理意見；?運(yùn)行及維護(hù)?修理階段的?設(shè)備儀器移?交使用部門?的附件和隨?機(jī)工具清單?、設(shè)備儀器?維護(hù)保養(yǎng)和?安全技術(shù)操?作規(guī)程、設(shè)?備儀器使用?記錄、設(shè)備?儀器保養(yǎng)情?況記錄、設(shè)?備儀器檢查?記錄及維修?記錄；改造?、更新階段?合理化建議?及處理結(jié)果?、設(shè)備儀器?改造、改裝?、更新的報(bào)?告與批復(fù)、?改進(jìn)、改裝?過程中形成?的圖樣、技?術(shù)文件、設(shè)?備儀器報(bào)廢?技術(shù)鑒定書?、請(qǐng)示及批?復(fù)文件、技?術(shù)鑒定及成?果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)?等各類文件?。（2）?檔案保密制?度a.檔?案工作人員?必須樹立高?度的保密觀?念，遵守公?司的各項(xiàng)保?密制度。b?.凡涉及不?宜公開的公?司機(jī)密等檔?案，應(yīng)作秘?密保管并嚴(yán)?格控制查閱?范圍，本?公司人員需?要查閱者，?須經(jīng)本公司?主管領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)。c.?凡作秘密和?內(nèi)部管理的?檔案，應(yīng)嚴(yán)?格履行查閱?審批手續(xù)，?嚴(yán)禁擅自拍?照和復(fù)制，?利用者應(yīng)嚴(yán)?格遵守保密?規(guī)定，不得?泄露公司秘?密。d.?對(duì)確已無保?存價(jià)值的建?設(shè)工程和設(shè)?備檔案，列?出銷毀清冊?，經(jīng)主管領(lǐng)?導(dǎo)審批后，?由銷毀人、?監(jiān)銷人銷毀?，并簽名注?銷。（3?）檔案工作?人員崗位職?責(zé)a.熱?愛檔案事業(yè)?，忠于職守?，遵紀(jì)守法?，勤奮學(xué)習(xí)?，具備檔案?專業(yè)知識(shí)。?b.負(fù)責(zé)本?公司建設(shè)工?程中形成的?資料和設(shè)備?資料的收集?、整理、立?卷、歸檔工?作，積極提?供利用，為?各項(xiàng)工作服?務(wù)。c.?按規(guī)定向當(dāng)?地檔案館移?交應(yīng)進(jìn)館的?檔案。d?.積極主動(dòng)?地向上級(jí)主?管部門匯報(bào)?檔案工作情?況，接受其?監(jiān)督、檢查?和指導(dǎo)。?e.辦理領(lǐng)?導(dǎo)交辦的其?他檔案業(yè)務(wù)?工作。（?4）檔案管?理制度a?.非檔案管?理人員不得?擅自查閱檔?案柜里的案?卷，確因工?作需要，須?經(jīng)本公司主?管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?同意后方可?查閱。b?.檔案柜內(nèi)?的檔案要進(jìn)?行系統(tǒng)排列?存放，不準(zhǔn)?堆放與檔案?無關(guān)的東西?，做到完整?安全，存放?有序，查找?方便c.?做好檔案柜?內(nèi)“六防”?（防盜、防?火、防塵、?防陽光、防?潮、防鼠蟲?蛀）工作，?平時(shí)要勤檢?查、勤打掃?、保持檔案?柜衛(wèi)生整潔?、安全。?d.對(duì)檔案?柜所藏檔案?要進(jìn)行經(jīng)常?檢查，發(fā)現(xiàn)?問題及時(shí)采?取有效措施?。e.凡屬?歸檔范圍內(nèi)?的儀器設(shè)備?的全套隨機(jī)?技術(shù)文件，?儀器設(shè)備說?明書、樣本?、圖紙、技?術(shù)操作規(guī)程?、合格證及?安裝調(diào)試等?材料若系一?式二份，應(yīng)?留一份存檔?；只有一份?的，將原件?存檔，復(fù)印?件隨機(jī)使用?。f.檔?案員負(fù)責(zé)儀?器設(shè)備檔案?的收集、整?理、保管、?利用和統(tǒng)計(jì)?工作。儀器?設(shè)備檔案內(nèi)?的文件材料?，要按時(shí)間?先后排列好?，用鉛筆編?寫頁號(hào)，凡?有文字的頁?面，都要編?號(hào)，正面編?在右上角，?背面寫在左?上角，然后?填寫好卷內(nèi)?目錄。（?5）檔案安?全制度a?.嚴(yán)格執(zhí)行?定期檢查和?進(jìn)出檔案清?點(diǎn)制度，檔?案柜實(shí)行專?人負(fù)責(zé)，鑰?匙應(yīng)妥善?保管，如有?丟失應(yīng)及時(shí)?匯報(bào)并采取?措施，非管?理人員不得?隨意翻閱檔?案柜里的檔?案。b.?每次長假前?應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)?行全面檢查?，檔案柜加?貼封條，切?實(shí)消除安全?隱患。（?6）檔案資?料查閱利用?制度a.?本單位人員?借閱檔案、?資料須登記?，未履行登?記手續(xù)的，?檔案管理人?員不予提供?檔案、資料?。檔案資料?的借出時(shí)間?，不得超過?半個(gè)月，確?需繼續(xù)借閱?，必須辦理?續(xù)借手續(xù)。?對(duì)于關(guān)鍵性?和常用部分?的檔案應(yīng)使?用復(fù)印件，?盡量不用原?件，一般由?使用人復(fù)印?。b.檔?案、資料的?原件一般不?外借給其他?單位人員，?特殊情況需?要外借時(shí)，?須經(jīng)分管領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)，辦?理外借手續(xù)?并限期歸還?。借出的檔?案材料的原?件，借用人?要妥善保管?，不得毀壞?和遺失，按?期歸還，如?有損壞、遺?失，由借用?人負(fù)責(zé)。外?單位人員需?要復(fù)印檔案?柜里資料時(shí)?，須經(jīng)主管?領(lǐng)導(dǎo)同意后?方可進(jìn)行。?c.檔案?柜里有檔案?、資料需交?給其他單位?時(shí)應(yīng)填交接?單方可交付?。d.查閱?檔案時(shí)，嚴(yán)?禁吸煙，嚴(yán)?禁在文件材?料上劃線、?打勾、作記?號(hào)、折角等?，嚴(yán)禁涂改?和拆撕檔案?，違者且造?成檔案損毀?的，依法追?究當(dāng)事人行?政、法律責(zé)?任。e.?查閱檔案者?有義務(wù)將利?用效果反饋?給檔案管理?人員，以利?探索和總結(jié)?檔案利用工?作規(guī)律，更?好地為各項(xiàng)?工作服務(wù)。?（7）檔?案的收集?a.檔案管?理人員收到?公司內(nèi)部人?員或相關(guān)單?位人員給予?的資料應(yīng)及?時(shí)登記。b?.工程檔案?資料按項(xiàng)目?收集，檔案?應(yīng)按系統(tǒng)分?類統(tǒng)一存放?檔案盒貼上?標(biāo)簽并做電?子目錄方便?日后檢索。?c.設(shè)備?檔案資料按?名稱分類組?卷，將一組?內(nèi)容上具有?有機(jī)聯(lián)系的?材料組合成?一個(gè)保管單?位。卷內(nèi)文?件排列，依?照設(shè)備材料?的自然形成?過程排列并?做電子目錄?方便日后檢?索。d.?應(yīng)妥善保存?各類檔案和?資料，如發(fā)?現(xiàn)用途不明?的資料應(yīng)交?總工程師審?閱確定用途?。e.勘?察、設(shè)計(jì)、?施工、監(jiān)理?等單位向本?公司移交檔?案時(shí)，應(yīng)編?制移交清單?，雙方簽?字、蓋章后?方可交接。?f.項(xiàng)目?簽訂承包合?同中應(yīng)明確?規(guī)定工程檔?案資料和設(shè)?備資料編制?的責(zé)任范圍?、內(nèi)容、套?數(shù)、案卷質(zhì)?量標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)?間要求。施?工單位不按?時(shí)提交合格?竣工圖的不?算完成施工?任務(wù)。g?.本公司購?置的設(shè)備儀?器的隨機(jī)全?套資料，由?拆箱負(fù)責(zé)人?收集齊全，?及時(shí)移交檔?案員，統(tǒng)一?積累和集中?保管。公?司檔案資料?管理制度范?文（二）?第一條為了?規(guī)范公司檔?案資料管理?工作，保證?檔案的完整?性及保密性?，理順工作?程序，明確?工作職責(zé)，?杜絕資料流?失，特制定?本制度。?第二條檔案?管理機(jī)構(gòu)及?其職責(zé)1?、公司檔案?工作實(shí)行二?級(jí)管理，一?級(jí)管理是指?公司綜合辦?公室的統(tǒng)籌?管理；二級(jí)?管理是指各?部門的檔案?資料管理。?2、綜合?辦公室負(fù)責(zé)?公司所有檔?案資料的統(tǒng)?一收集管理?，各部門的?內(nèi)勤負(fù)責(zé)本?部門檔案資?料的使用管?理。第三?條歸檔制度?1、凡是?屬于公司戰(zhàn)?略發(fā)展、生?產(chǎn)經(jīng)營、企?業(yè)管理及工?程建設(shè)等活?動(dòng)，具有查?考利用價(jià)值?的文件、制?度、資料均?屬歸檔范圍?。2、凡?屬歸檔范圍?的文件資料?，均由公司?集中統(tǒng)一管?理。3、?歸檔的文件?資料，原則?上必須是原?件，原件用?于報(bào)批不能?歸檔或相關(guān)?部門保留的?，綜合辦公?室保存復(fù)印?件。4、?凡公司業(yè)務(wù)?活動(dòng)中收到?的文件、函?件承辦后均?要及時(shí)歸檔?；以公司名?義發(fā)出的文?件、函件要?留底稿及正?文備查。?5、業(yè)務(wù)活?動(dòng)中涉及金?融財(cái)稅方面?的資料，由?經(jīng)營管理部?按《中華人?民共和國會(huì)?計(jì)法》的相?關(guān)規(guī)定保存?原件；屬于?人力資源方?面的資料，?由綜合辦公?室人力資源?保存原件；?屬于工程建?設(shè)方面的，?由工程后勤?部保存原件?。6、公?司對(duì)外簽訂?的經(jīng)濟(jì)合同?，應(yīng)由經(jīng)營?管理部及合?同執(zhí)行（或?簽訂）部門?各保存一份?。特殊情況?只有一份原?件時(shí)，由經(jīng)?營管理部保?存原件。?7、歸檔范?圍外的資料?包括各部門?收集的客史?檔案、客情?通報(bào)、經(jīng)營?數(shù)據(jù)分析、?部門下發(fā)的?內(nèi)部通啟、?工作聯(lián)絡(luò)單?、以及經(jīng)營?部門的小票?等由各部門?自行保管。?第四條檔?案資料保管?制度1、?公司要設(shè)立?存放檔案的?專門庫房，?各部門應(yīng)根?據(jù)保存檔案?數(shù)量，設(shè)置?存放檔案的?箱柜，并具?備防火、防?潮、防蟲等?安全條件。?2、檔案?要分類、分?卷裝訂成冊?，保管要有?條理，主次?分明，存放?科學(xué)，以便?于查找。?3、根據(jù)有?關(guān)規(guī)定及公?司實(shí)際情況?，確定檔案?保存期限，?每年終據(jù)此?進(jìn)行整理、?剔除。4?、經(jīng)確定需?銷毀的檔案?，由檔案管?理員編造銷?毀清冊，經(jīng)?公司領(lǐng)導(dǎo)及?有關(guān)人員會(huì)?審批準(zhǔn)后銷?毀。銷毀的?檔案清單由?檔案員永久?保存。5?、凡公司工?作人員調(diào)離?崗位前必須?做好資料移?交工作，方?可辦理調(diào)動(dòng)?手續(xù)。第?五條檔案資?料保存期限?1、凡是?由公司名義?發(fā)出的文件?、請(qǐng)示、會(huì)?議紀(jì)要、通?報(bào)、管理制?度、工程建?設(shè)等檔案資?料，以及公?司收到的重?要的文件、?會(huì)議紀(jì)要、?函件、相關(guān)?批復(fù)等資料?永久保存。?2、凡是?涉及金融財(cái)?稅方面的資?料、經(jīng)營合?同等保存期?限嚴(yán)格按照?《中華人民?共和國會(huì)計(jì)?法》的相關(guān)?規(guī)定保存。?3、在各?部門存放的?由部門下發(fā)?的內(nèi)部通啟?、工作聯(lián)絡(luò)?單，保存期?限為一年。?營業(yè)小票、?預(yù)訂單、客?情通報(bào)等在?核對(duì)清楚業(yè)?務(wù)已完結(jié)的?情況下，保?存期限為半?年，業(yè)務(wù)仍?未完畢的可?酌情延長。?4、各部?門內(nèi)勤要按?保存期限及?時(shí)將本部門?保存的檔案?資料進(jìn)行整?理，經(jīng)部門?經(jīng)理審核后?，按要求分?類處理。屬?于歸檔范圍?的由部門內(nèi)?勤于年末移?交綜合辦公?室保存；屬?于部門滿期?存放的內(nèi)部?通啟、工作?聯(lián)絡(luò)單等資?料于年末由?內(nèi)勤移交綜?合辦公室統(tǒng)?一處理；屬?于預(yù)訂單、?小票、客情?通報(bào)等資料?于滿期后由?內(nèi)勤移交經(jīng)?營管理部統(tǒng)?一處理。?第六條檔案?資料借閱制?度1、檔?案屬于公司?機(jī)密，未經(jīng)?許可不得外?借、外傳。?外單位人員?未經(jīng)公司領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)不得?借閱。2?、借閱檔案?資料，須經(jīng)?檔案保管部?門負(fù)責(zé)人批?準(zhǔn)。閱檔必?須在指定的?地方，不得?攜帶外出。?需要借出檔?案的，須經(jīng)?檔案保管部?門負(fù)責(zé)人批?準(zhǔn)。3、?借閱檔案，?必須履行登?記、簽收手?續(xù)。4、?借出檔案時(shí)?，要規(guī)定歸?還時(shí)間（原?則上不超過?一周）。過?期由檔案管?理員及時(shí)催?還。需要長?期借出的，?須經(jīng)分管副?總經(jīng)理批準(zhǔn)?。5、借?閱檔案資料?者必須妥善?保管檔案資?料，不得任?意轉(zhuǎn)借或復(fù)?印、不得拆?封、損污文?件，歸還時(shí)?保證檔案材?料完整無損?，否則，追?究當(dāng)事人責(zé)?任。6、?借出檔案材?料，因保管?不慎丟失時(shí)?，要及時(shí)追?查，并報(bào)告?主管部門及?時(shí)處理。?7、重要檔?案、機(jī)密檔?案不得借閱?，必須借閱?的要經(jīng)分管?副總經(jīng)理同?意，必須外?借的，由總?經(jīng)理審批。?第七條注?意事項(xiàng)在?日常文件資?料使用時(shí)，?需加蓋印章?的要嚴(yán)格印?章的使用規(guī)?范。公司各?部門的印章?只限于公司?內(nèi)部使用。?需加蓋公司?印章的要按?要求履行相?關(guān)審批手續(xù)?。對(duì)于無用?或作廢的文?件資料凡加?蓋印章、有?公司領(lǐng)導(dǎo)簽?字和客戶信?息的該頁不?得轉(zhuǎn)為他用?，應(yīng)做銷毀?處理。第?八條本制度?從下發(fā)之日?起執(zhí)行。?第二篇：公?司檔案管理?資料四、歸?檔要求1?、檔案質(zhì)量?總的要求是?。遵循文件?的形成規(guī)律?和特點(diǎn)，保?持文件之間?的有機(jī)聯(lián)系?，區(qū)別不同?的價(jià)值，便?于保管和利?用。2、?歸檔的文件?材料種數(shù)、?份數(shù)以及每?份文件的頁?數(shù)均應(yīng)齊全?完整。3?、在歸檔的?文件材料中?，應(yīng)將每份?文件的正件?與附件、印?件與定稿、?請(qǐng)示與批復(fù)?、轉(zhuǎn)發(fā)文件?與原件，分?別立在一起?，不得分開?，文電應(yīng)合?一歸檔。?4、不同年?度的文件一?般不得放在?一起立卷；?跨年度的總?結(jié)放在針對(duì)?的最后一年?立卷；跨年?度的會(huì)議文?件放在會(huì)議?開幕年。?5、檔案文?件材料應(yīng)區(qū)?別不同情況?進(jìn)行排列，?密不可分的?文件材料應(yīng)?依序排列在?一起，即批?復(fù)在前，請(qǐng)?示在后；正?件在前，附?件在后；印?件在前，定?稿在后；其?它文件材料?依其形成規(guī)?律或特點(diǎn)，?應(yīng)保持文件?之間的密切?聯(lián)系并進(jìn)行?系統(tǒng)的排列?。6、案?卷封面，應(yīng)?逐項(xiàng)按規(guī)定?用鋼筆書寫?，字跡要工?整、清晰。?五、檔案?管理人員職?責(zé)1、按?照有關(guān)規(guī)定?做好文件材?料的收集、?整理、分類?、歸檔等工?作。2、?按照歸檔范?圍、要求，?將文件材料?按時(shí)歸檔。?3、工作?人員應(yīng)當(dāng)遵?紀(jì)守法、忠?于職守，努?力維護(hù)公司?檔案的完整?與安全。?六、檔案的?利用1、?公司檔案只?有公司內(nèi)部?人員可以借?閱，借閱者?都要填寫《?借閱單》，?報(bào)主管人員?批準(zhǔn)后，方?可借閱，其?中非受控文?檔的借閱要?由部門經(jīng)理?簽字批準(zhǔn)，?受控文檔的?借閱要由總?經(jīng)理簽字批?準(zhǔn)。2、?檔案借閱的?最長期限為?兩周；對(duì)借?出檔案，檔?案管理人員?要定期催還?，發(fā)現(xiàn)損壞?、丟失或逾?期未還，應(yīng)?寫出書面報(bào)?告，報(bào)總經(jīng)?理處理。?3、必須嚴(yán)?格保密，不?準(zhǔn)泄露檔案?材料內(nèi)容，?如發(fā)現(xiàn)遺失?必須及時(shí)匯?