工程項目檔案管理

工程項目檔案管理4.4.1工程部門負(fù)責(zé)建立相應(yīng)臺賬，將本部門歸檔資料及項目重要的工程成本、招采資料（詳見附表1）定期整理移交給工程部歸檔。4.4.2工程部門負(fù)責(zé)按集團成本采購部要求上報項目重要的工程成本、招采資料（詳見附表1）。5.工程資料檔案管理5.1工程部門負(fù)責(zé)工程資料檔案的管理工作，并設(shè)置專人負(fù)責(zé)。開發(fā)設(shè)計部、合同預(yù)算部配合進行有關(guān)報建、設(shè)計、招標(biāo)采購、合同預(yù)算和成本資料的定期歸檔工作。5.2配合部門歸檔范圍為本部門主辦的批文、發(fā)文、會議紀(jì)要、總結(jié)、報告、簡報、合同類文件、招標(biāo)文件、管理過程文件、首地集團要求移交的項目檔案（詳見附表1）等。5.3配合部門移交工程部的檔案應(yīng)包括紙版資料、電子版資料（若有）和相應(yīng)臺賬。5.4工程部專職資料管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。5.5工程部及相關(guān)部門應(yīng)在首地集團對口部門要求的時限內(nèi)及時備案重要的工程文件（詳見附表1）到首地集團相關(guān)職能部門。6、工程資料分級管理6.1為加強公司工程資料檔案管理，根據(jù)資料的重要性程度，對工程資料實行分級管理，分為主控文件和一般文件兩個等級，分別用“★★”和“★”表示，詳見附表1。7、工程資料的收發(fā)管理7.1.1對于公司內(nèi)部統(tǒng)一模板表單，要求施工單位報送時不可隨意更改原表單格式，內(nèi)容填寫規(guī)范、表單編號正確方可進行流轉(zhuǎn)；7.1.2工程資料管理人員須建立收發(fā)文薄，對外收發(fā)文件材料要求必須進行收、發(fā)、流轉(zhuǎn)登記、簽收，跟蹤、催辦流轉(zhuǎn)過程，使文件的流轉(zhuǎn)處于受控狀態(tài)（詳見附件3、4、5、6）；7.1.3要求工程專職資料管理人員于每月底組織施工單位，對關(guān)于本月所發(fā)生的文件材料（特指：設(shè)計變更、技術(shù)洽商單、施工圖紙、施工方案、收方單、簽證單、工程進度款審核等）事宜進行清理核對并形成記錄，對于未及時完成流轉(zhuǎn)歸檔的文件進行追蹤。7.1.4工程紙質(zhì)文檔歸檔建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位應(yīng)按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）及建委、城建檔案館的要求，收集、整理、歸檔各類工程檔案。建設(shè)單位工程部專職資料管理人員應(yīng)定期按規(guī)范及檔案館關(guān)于竣工資料的相關(guān)要求進行檢查，確保項目建設(shè)過程中工程檔案與現(xiàn)場實施進度同步。7.1.5工程文件的主辦人員應(yīng)在文件產(chǎn)生后三天內(nèi)將文件的書面文本或電子文本移交給工程部專職資料管理人員。專職資料管理人員應(yīng)分類歸檔，并做好相關(guān)登記（詳見附表2：工程資料歸檔管理臺賬）。7.1.6開發(fā)設(shè)計部在接到設(shè)計單位領(lǐng)取初設(shè)、施工圖紙的通知后，應(yīng)指派專人在3天內(nèi)領(lǐng)取。施工圖紙的變更圖紙和零星出圖應(yīng)在通知當(dāng)天領(lǐng)取。圖紙領(lǐng)取完畢后，應(yīng)交由工程部專職資料管理人員登記并發(fā)放。7.1.7工程部專職資料管理人員應(yīng)及時發(fā)放圖紙，并做好施工圖紙發(fā)放登記。監(jiān)理單位和施工單位領(lǐng)取圖紙時，應(yīng)有公司工程部專業(yè)人員確認(rèn)。7.1.8工程部專職資料管理人員應(yīng)適時與設(shè)計單位進行施工圖紙目錄、圖紙接收情況的核對工作，確保工程人員所使用的施工圖是最新版。7.1.9各項目歸檔文件檔案盒脊背文字樣式為“XX公司XX項目XX期（標(biāo)段）+年份+文件類別”。7.1.10文件類別按政府、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、供應(yīng)商、其他等大類區(qū)分。文件類別的細(xì)分名錄可根據(jù)需要按以下原則命名：第一冊：政府文件第二冊：公司管理制度-工程部人員架構(gòu)及職責(zé)-工程管理制度-工程類表單第三冊：公司內(nèi)部往來文件-報公司及各部門文件-公司下發(fā)文件-概預(yù)算文件-目標(biāo)成本文件-招采、合同文件-結(jié)算文件-審計文件-其他文件第四冊：會議紀(jì)要-公司周/月例會紀(jì)要-公司專題會議紀(jì)要-工程部例會紀(jì)要-合同預(yù)算部例會紀(jì)要-現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會紀(jì)要-其他會議紀(jì)要第五冊：監(jiān)理公司往來文件-監(jiān)理合同（含招投標(biāo)文件）-監(jiān)理細(xì)則-監(jiān)理例會紀(jì)要-監(jiān)理月報及審核意見-監(jiān)理通知及回復(fù)意見-發(fā)監(jiān)理單位文件-其他往來文件第六冊：施工單位往來文件-施工合同（含招投標(biāo)文件）-施工組織設(shè)計（施工單位提供）-施工方案（施工單位提供）-施工單位來文及回復(fù)-發(fā)施工單位文件及回復(fù)-工程聯(lián)系單-其他往來文件第七冊：供應(yīng)商-考察報告及相關(guān)資料第八冊：設(shè)計變更（按時間順序）-方案、擴初階段-施工圖階段-圖紙會審紀(jì)要-施工技術(shù)交底記錄第九冊：工程洽商（按時間順序）第十冊：工程簽證第十一冊：驗收檢查記錄-中間驗收資料-竣工驗收資料-竣工圖-開竣工報告-工程驗收報告7.11工程資料編號由工程資料管理員負(fù)責(zé)。每個文件夾必須包含《文件卷目總索引》、《文件卷目索引表》和《文件目錄表》。《文件卷目總索引》列出歸檔文件的各卷目編號和名稱?！段募砟克饕怼妨谐霰揪砟繗w檔文件的分類和名稱?！段募夸洷怼纷鳛檎碛涗浐臀募淖罱K目錄，在文件歸檔時進行登錄，必須列明文件的編號、主題和歸檔時間。對施工和供應(yīng)商合同，可按工程部編制的序號進行排序，并在首頁打印出目錄表。7.12標(biāo)識：對已分類和編號的文件，應(yīng)在檔案盒上進行標(biāo)識。標(biāo)識應(yīng)簡單、清晰、明了、易懂。在工程結(jié)束時，原件需交政府部門留存，復(fù)印件留存公司，并在復(fù)印件上注明原件去處。8、工程資料借閱管理8.1公司各部門管理人員借閱工程資料時，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，填寫借閱登記表。外單位人員借閱資料需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（附表7：借閱登記表）。8.2所有借閱人員借閱資料后，應(yīng)妥善保管。原則上借閱30天后必須歸還（特殊情況可申請續(xù)借）。造成資料檔案損失的，視情況進行賠償或處理。9、工程資料的歸檔管理工程實施過程中，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位應(yīng)按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）及建委、城建檔案館的要求，收集、整理、歸檔各類工程檔案。建設(shè)單位工程專職資料管理人員應(yīng)定期按規(guī)范及檔案館關(guān)于竣工資料的相關(guān)要求進行檢查，確保項目建設(shè)過程中工程檔案與現(xiàn)場實施進度同步。9.1卷內(nèi)目錄：9.1.1每個檔案盒內(nèi)必須附有卷內(nèi)目錄。9.1.2必須具備文件編號、責(zé)任人、文件題名、歸檔日期等要素。建議可利用電子登記臺賬。9.1.3要求一周更新一次。可先手寫式，待更新至新檔案盒時，對前檔案盒中完整目錄進行打印，并粘貼至檔案盒內(nèi)側(cè)。要求項目后期檔案盒中目錄均為打印版。9.2歸檔編號9.2.1所有歸檔文件材料必須具備歸檔編號。此編號統(tǒng)一要求寫于歸檔資料封左上角。9.2.2從簡化管理出發(fā)，歸檔編號僅為流水號，但不允許出現(xiàn)斷號、重號現(xiàn)象。9.2.3歸檔文件材料為完成審批的原始文件材料，且參建各方簽字、簽章（鮮章）完善，附件附圖完整。卷內(nèi)歸檔文件材料應(yīng)與卷內(nèi)目錄一一對應(yīng)，按順序整理擺放。9.2.4專職資料管理人員有確保項目歸檔文件材料完整性的責(zé)任。如被借閱，應(yīng)在卷內(nèi)目錄中進行標(biāo)注。9.2.5為保證歸檔文件材料的及時清理，卷內(nèi)文件材料要求至少一周更新一次。9.3工程檔案管理交底9.3.1在總包單位和監(jiān)理單位進場后的一周內(nèi)，專職資料管理人員應(yīng)組織各參建方的資料員，就本項目工程檔案管理進行交底，并形成交底紀(jì)要并存檔。9.3.2在工程實施過程中，隨著后續(xù)分包單位的不斷進場，專職資料員應(yīng)對所有參建單位的資料員進行二次交底，并形成交底紀(jì)要并存檔。9.3.3在工程即將辦理竣工檔案前，專職資料員應(yīng)對竣工檔案的收集、整理、裝訂、移交等工作，對參建方的資料員進行最后的交底，并形成交底紀(jì)要并存檔。9.3.4工程的電子檔案應(yīng)由項目團隊共享平臺進行管理。9.4在工程部成立后，工程專職資料管理人員應(yīng)聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人員建立項目團隊共享平臺。工程電子檔案要求及時、真實，施工單位報送的工程電子檔案要求與紙質(zhì)文件材料同步、內(nèi)容一致。9.5工程部應(yīng)將項目立項到工程驗收合格全過程管理中形成的工程資料，按照附表1中的要求分類歸檔，確保同類文件集中歸檔，并在檔案盒內(nèi)附有歸檔目錄。9.6歸檔的工程資料應(yīng)為原件，當(dāng)為復(fù)印件時，單位應(yīng)在復(fù)印件上加蓋單位印章，并由經(jīng)辦人簽字及日期。9.7工程資料一律采用A4規(guī)格歸檔，文字、圖標(biāo)、印章應(yīng)清晰，不得采用圓珠筆或其他易于褪色的墨水書寫和繪制。其內(nèi)容應(yīng)完整、結(jié)論明確、簽認(rèn)手續(xù)齊全。9.8圖紙一般采用藍圖，圖面整潔，線條字跡清楚，修改符合技術(shù)要求?？⒐D應(yīng)真實反映竣工工程的實際情況，竣工圖必須編制各專業(yè)竣工圖的圖紙目錄，竣工圖應(yīng)有竣工圖章及相關(guān)責(zé)任人簽字。圖紙的繪制和折疊應(yīng)滿足當(dāng)?shù)貦n案館的有關(guān)要求。9.9移交當(dāng)?shù)貦n案館的工程資料需在收集完整、系統(tǒng)整理后進行組卷，組卷原則應(yīng)符合當(dāng)?shù)貦n案管理部門及當(dāng)?shù)亟ㄖこ藤Y料管理制度的要求，保證編有卷內(nèi)目錄和移交目錄。對于檔案的形成過程和完整、準(zhǔn)確情況要有簡要說明，要有立卷人的簽字。9.10照片要求圖像清晰，聲像資料要求聲音清楚，解說與畫面同步，照片與聲像資料的文字說明準(zhǔn)確精煉。電子檔案應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。10、工程檔案的竣工驗收10.1公司應(yīng)在項目開工后三個月內(nèi)派專人與當(dāng)?shù)貦n案館溝通，了解當(dāng)?shù)毓こ藤Y料檔案管理規(guī)定及驗收程序等問題。10.2公司在組織工程竣工驗收前，應(yīng)派專人按當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)要求組織工程檔案預(yù)驗收。10.3公司在工程檔案的驗收階段，應(yīng)按照首地集團要求向集團備案以下資料：工程檔案預(yù)驗收工作計劃安排、預(yù)驗收后的整改要求及整改反饋。11、工程資料的移交在工程竣工驗收合格后，項目各參建單位需按照當(dāng)?shù)貦n案管理部門的檔案移交范圍和要求，按合同、協(xié)議規(guī)定時間將竣工檔案向公司工程部移交，分包單位資料由總包單位負(fù)責(zé)匯總。工程部經(jīng)辦人和專職資料管理人員需共同審核、接收?？⒐n案移交時，必須填寫移交目錄一式兩份，由移交單位和接收單位簽字蓋章后各存一份。經(jīng)過工程竣工驗收后，公司工程部專職資料管理人員需配合開發(fā)設(shè)計部前期主管負(fù)責(zé)將工程檔案移交當(dāng)?shù)爻墙n案館一套，移交物業(yè)公司一套，留存項目所屬法人公司一套，移交首地集團總部電子