ECOVADIS、RBA實(shí)用的《可持續(xù)采購管理程序》嘔心瀝血之作

ECOVADIS、RBA實(shí)用的《可持續(xù)采購管理程序》嘔心瀝血之作可持續(xù)采購管理程序文件編號(hào)：OP-QA-047版本：00生效日期：2019/09/18共8頁（包括此頁）修訂管制版本：00修訂人：***目錄：F-QA-03-00修訂細(xì)則：第一次分發(fā)正式受控副本有綠色管制印章，只可使用正式（管制）副本目的：本程序旨在確保公司采購活動(dòng)的可持續(xù)性，促進(jìn)環(huán)保、社會(huì)責(zé)任和經(jīng)濟(jì)效益的平衡發(fā)展。應(yīng)用/范圍：本程序適用于公司采購活動(dòng)的所有方面，包括但不限于原材料、設(shè)備、服務(wù)等采購。參考文件：1.ISO20400:2017《可持續(xù)采購指南》2.中國政府采購法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)3.公司采購政策及相關(guān)管理制度釋義：1.可持續(xù)采購：在滿足公司采購需求的同時(shí)，兼顧環(huán)保、社會(huì)責(zé)任和經(jīng)濟(jì)效益的采購方式。2.環(huán)保：指對(duì)環(huán)境的保護(hù)和改善，包括但不限于減少污染、節(jié)約資源等。3.社會(huì)責(zé)任：指公司在采購活動(dòng)中應(yīng)承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任，包括但不限于保障供應(yīng)商權(quán)益、防止賄賂等。4.經(jīng)濟(jì)效益：指采購活動(dòng)應(yīng)達(dá)到的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，包括但不限于降低采購成本、提高采購效率等。1.0目的本文旨在制定一套可持續(xù)采購管理程序，以評(píng)估供應(yīng)商和分包商的社會(huì)責(zé)任實(shí)施能力，并督促他們逐步接近或達(dá)到符合企業(yè)社會(huì)責(zé)任(CSR)相關(guān)準(zhǔn)則的要求。2.0應(yīng)用/范圍本程序適用于為本公司提供貨物或服務(wù)的供應(yīng)商和分包商。本公司將依據(jù)CSR相關(guān)準(zhǔn)則和適用法律法規(guī)對(duì)供應(yīng)商和分包商的社會(huì)責(zé)任實(shí)施能力進(jìn)行評(píng)估。3.0參考文件OP-PUR-001《采購控制程序》OP-PER-002-01《童工與未成年工管理程序》4.0釋義4.1供應(yīng)商：直接向本公司供貨的公司，包括生產(chǎn)商、代理商和經(jīng)銷商。4.2分包商：接受本公司外排訂單，為本公司生產(chǎn)半成品和成品的公司。5.0職責(zé)5.1采購部負(fù)責(zé)向供應(yīng)商和分包商傳達(dá)社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)要求，鼓勵(lì)他們采取措施改善社會(huì)責(zé)任表現(xiàn)。5.2VQE負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商和分包商進(jìn)行社會(huì)責(zé)任能力的調(diào)查評(píng)估和管理工作。5.3QA部協(xié)助提供CSR相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和適用法律法規(guī)。6.0程序6.1總體要求6.1.1采購部應(yīng)向供應(yīng)商和分包商傳達(dá)和宣傳CSR相關(guān)準(zhǔn)則的要求，鼓勵(lì)他們采取措施改善社會(huì)責(zé)任表現(xiàn)。6.1.2VQE應(yīng)建議采購和管理層選擇社會(huì)責(zé)任表現(xiàn)良好的伙伴作為供應(yīng)商和分包商，淘汰表現(xiàn)不好的，不斷提高整體的社會(huì)責(zé)任表現(xiàn)。定進(jìn)行整改和提交反饋報(bào)告。6.4供應(yīng)商、分包商的持續(xù)監(jiān)管6.4.1VQE應(yīng)定期對(duì)合格供應(yīng)商、分包商進(jìn)行監(jiān)管，監(jiān)管的頻次至少每年1次。6.4.2監(jiān)管內(nèi)容包括但不限于：供應(yīng)商、分包商的生產(chǎn)條件、環(huán)境管理、員工福利、社會(huì)責(zé)任履行情況等。6.4.3VQE應(yīng)建立供應(yīng)商、分包商社會(huì)責(zé)任檔案，保存其評(píng)估結(jié)果及改善措施的記錄和證據(jù)，并定期進(jìn)行復(fù)審。6.5不符合項(xiàng)的整改和反饋6.5.1供應(yīng)商、分包商在實(shí)地評(píng)估中被發(fā)現(xiàn)存在不符合CSR相關(guān)準(zhǔn)則及法律法規(guī)的情況，應(yīng)按照評(píng)估報(bào)告規(guī)定的整改期限，對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行整改。6.5.2整改完成后，供應(yīng)商、分包商應(yīng)提交《供應(yīng)商評(píng)估發(fā)現(xiàn)反饋報(bào)告》，VQE進(jìn)行核實(shí)并記錄在檔案中。6.5.3如供應(yīng)商、分包商未在規(guī)定期限內(nèi)完成整改或提交反饋報(bào)告，VQE應(yīng)暫停其業(yè)務(wù)往來，并通知采購部門及其他相關(guān)部門。直至整改完成并提交反饋報(bào)告后，方可恢復(fù)業(yè)務(wù)往來。6.5.4VQE應(yīng)定期對(duì)已整改的供應(yīng)商、分包商進(jìn)行復(fù)查，確認(rèn)其整改措施是否有效，并將復(fù)查結(jié)果記錄在檔案中。如復(fù)查結(jié)果仍存在不符合項(xiàng)，VQE應(yīng)要求供應(yīng)商、分包商重新整改，并按照規(guī)定提交反饋報(bào)告。以便采購部與供應(yīng)商、分包商協(xié)商改進(jìn)措施。6.4.4審核結(jié)束后，VQE負(fù)責(zé)整理審核報(bào)告，并將報(bào)告提交QA部審核，審核通過后歸檔保存。6.4.5如供應(yīng)商、分包商未通過客戶審核，需提供改進(jìn)計(jì)劃并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成改進(jìn)，VQE負(fù)責(zé)跟蹤驗(yàn)證改進(jìn)情況，直至通過客戶審核為止。6.5供應(yīng)商、分包商退出機(jī)制6.5.1供應(yīng)商、分包商如存在以下情況之一，本司有權(quán)終止與其合作關(guān)系：（1）未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成改進(jìn)；（2）提供虛假信息；（3）存在嚴(yán)重違反CSR相關(guān)規(guī)范的行為；（4）未能通過客戶審核；（5）因其他原因無法繼續(xù)合作。6.5.2供應(yīng)商、分包商如主動(dòng)申請(qǐng)退出合作關(guān)系，需提前30天書面通知本司，并完成相關(guān)交接工作。6.5.3供應(yīng)商、分包商退出合作關(guān)系后，本司有權(quán)保留其社會(huì)責(zé)任評(píng)估報(bào)告及相關(guān)證明文件，直至其達(dá)到合格供應(yīng)商要求或合作關(guān)系結(jié)束3年后，方可銷毀。6.3.4制造類供應(yīng)商、分包商社會(huì)責(zé)任評(píng)估根據(jù)其社會(huì)責(zé)任實(shí)施情況分為以下四個(gè)等級(jí)：6.3.4.1A級(jí)：沒有高風(fēng)險(xiǎn)不符項(xiàng)，中風(fēng)險(xiǎn)不超過6項(xiàng)。這類供應(yīng)商是優(yōu)先合作商，需要在采購合同中加入社會(huì)責(zé)任相關(guān)條款，并提供改進(jìn)計(jì)劃。本司的供應(yīng)商質(zhì)量工程師（VQE）將在180天內(nèi)跟進(jìn)改進(jìn)計(jì)劃的實(shí)施情況。6.3.4.2B級(jí)：高風(fēng)險(xiǎn)不符項(xiàng)不超過1項(xiàng)，中風(fēng)險(xiǎn)不超過12項(xiàng)。這類供應(yīng)商是良好合作商，需要在采購合同中加入社會(huì)責(zé)任相關(guān)條款，并針對(duì)本司VQE在評(píng)估中提出的不符項(xiàng)提供改進(jìn)計(jì)劃。本司VQE將在180天內(nèi)跟蹤驗(yàn)證改進(jìn)情況，同時(shí)本司應(yīng)了解供應(yīng)商、分包商與其分供商的關(guān)系，防止有嚴(yán)重違反CSR相關(guān)規(guī)范F-QA-03-00可持續(xù)采購管理程序的情況發(fā)生，促進(jìn)此類供應(yīng)商、分包商盡可能達(dá)到A級(jí)水平。6.3.4.3C級(jí)：高風(fēng)險(xiǎn)不符項(xiàng)不超過2項(xiàng)，中風(fēng)險(xiǎn)不超過18項(xiàng)。這類供應(yīng)商是一般合格合作商，需要針對(duì)VQE在評(píng)估中提出的不符項(xiàng)提供改進(jìn)計(jì)劃。VQE將在90天內(nèi)跟蹤驗(yàn)證改進(jìn)情況，促進(jìn)此類供應(yīng)商、分包商盡可能達(dá)到B級(jí)水平。6.3.4.4D級(jí)：高風(fēng)險(xiǎn)不符項(xiàng)不超過3項(xiàng)，中風(fēng)險(xiǎn)不符項(xiàng)不超過24項(xiàng)。這類供應(yīng)商是不合格合作商。除非該供應(yīng)商、分包商在針對(duì)本司VQE在評(píng)估中提出的不符項(xiàng)經(jīng)過改進(jìn)，并書面向本司提出申請(qǐng)，經(jīng)本司再次現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估并承擔(dān)全部相關(guān)費(fèi)用，達(dá)到C級(jí)或以上水平，否則不得列入合格供應(yīng)商名單，不考慮與其合作。已獲得相關(guān)認(rèn)證的供應(yīng)商將獲得加分，例如勞工方面獲得SA8000、BSCI等認(rèn)證或認(rèn)可直接列入A級(jí)供應(yīng)商，可持續(xù)方面獲得FSC認(rèn)證抵消3個(gè)中風(fēng)險(xiǎn)不符項(xiàng)，管理體系類ISO14001、ISO45001等各抵消1個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)不符項(xiàng)，以鼓勵(lì)供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)認(rèn)證。6.3.5供應(yīng)商、分包商如已通過CSR相關(guān)認(rèn)證（如SA8000、IETP、BSCI、SMETA等審核）且能提供有效期內(nèi)之證書或合格審核報(bào)告者可免除現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，直接填寫《供應(yīng)商社會(huì)任問卷調(diào)查表》列入合格供應(yīng)商名單，本司保留其證書或合格審核報(bào)告副本。6.4客戶對(duì)本司的供應(yīng)商、分包商進(jìn)行審核6.4.1當(dāng)客戶提出對(duì)供應(yīng)商、分包商進(jìn)行審核的要求時(shí)，業(yè)務(wù)部門與客戶進(jìn)行接洽，并提供客戶的審核要求及行程具體事項(xiàng)。6.4.2QA部負(fù)責(zé)組織VQE人員陪同客戶進(jìn)行審核。6.4.3審核過程中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，VQE負(fù)責(zé)記錄，并將內(nèi)容以書面形式傳遞采購部，以便采購部與供應(yīng)商、分包商協(xié)商改進(jìn)措施。6.4.4審核結(jié)束后，VQE負(fù)責(zé)整理審核報(bào)告，并將報(bào)告提交QA部審核，審核通過后歸檔保存。6.4.5如供應(yīng)商、分包商未通過客戶審核，需提供改進(jìn)計(jì)劃并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成改進(jìn)，VQE負(fù)責(zé)跟蹤驗(yàn)證改進(jìn)情況，直至通過客戶審核為止。6.5供應(yīng)商、分包商退出機(jī)制6.5.1供應(yīng)商、分包商如存在以下情況之一，本司有權(quán)終止與其合作關(guān)系：（1）未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成改進(jìn)；（2）提供虛假信息；（3）存在嚴(yán)重違反CSR相關(guān)規(guī)范的行為；（4）未能通過客戶審核；（5）因其他原因無法繼續(xù)合作。6.5.2供應(yīng)商、分包商如主動(dòng)申請(qǐng)退出合作關(guān)系，需提前30天書面通知本司，并完成相關(guān)交接工作。6.5.3供應(yīng)商、分包商退出合作關(guān)系后，本司有權(quán)保留其社會(huì)責(zé)任評(píng)估報(bào)告及相關(guān)證明文件，直至其達(dá)到合格供應(yīng)商要求或合作關(guān)系結(jié)束3年后，方可銷毀。采購部門負(fù)責(zé)向供應(yīng)商和分包商發(fā)出通知，要求他們制定整改計(jì)劃，并按照客戶的整改要求和規(guī)定期限進(jìn)行整改驗(yàn)證。對(duì)供應(yīng)商和分包商的整改驗(yàn)證屬于第二方審核。根據(jù)不符合項(xiàng)的嚴(yán)重程度，本公司給予不同的整改期限，并按照6.3.4.1~6.3.4.4執(zhí)行。對(duì)于客戶審核時(shí)發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，其整改期限由客戶確定。本公司絕不會(huì)與使用童工、監(jiān)獄勞工、強(qiáng)迫勞工的公司合作。一旦發(fā)現(xiàn)，立即停止與其業(yè)務(wù)合作。對(duì)于出現(xiàn)童工問題的供應(yīng)商和分包商，本公司將暫停與其合作，并要求其按照本公司《OP-PER-002-01.童工與未成年工管理程序》的糾正或補(bǔ)救措施進(jìn)行整改。當(dāng)約定的整改期限到期時(shí)，質(zhì)量保證工程師對(duì)供應(yīng)商和分包商進(jìn)行整改效果的驗(yàn)證。當(dāng)?shù)谝淮悟?yàn)證整改效果仍不符合要求時(shí)，本公司可以延長期限并要求供應(yīng)商和分包商繼續(xù)整改，時(shí)間最長為2個(gè)月；整改期限再次滿限時(shí)按照6.5.4規(guī)定執(zhí)行，當(dāng)?shù)诙悟?yàn)證整改效果仍不符合要求時(shí)，本公司將取消其供應(yīng)商資格。質(zhì)量保證工程師根據(jù)6.1.4-6.5.3的要求，對(duì)供應(yīng)商和分包商進(jìn)行社會(huì)責(zé)任評(píng)價(jià)，并將所有被驗(yàn)證為合格的供應(yīng)商和分包商列入《合格供應(yīng)商名單》中。本公司不定期或現(xiàn)場(chǎng)對(duì)供應(yīng)商開展企業(yè)社會(huì)責(zé)任相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，以促進(jìn)供應(yīng)鏈社